Politique de poste de travail propre : des directives pour renforcer la sécurité et la productivité

Une politique de poste de travail propre (Clean desk policy ou CDP) établit des procédures claires pour maintenir l'hygiène et la sécurité des espaces de travail dans les environnements de bureau partagés. Elle comprend des règles pour sécuriser les documents confidentiels, retirer les objets personnels, éliminer correctement les déchets et nettoyer les surfaces avant de partir. Lorsque plusieurs employés partagent le même espace de travail par le partage de postes ou le hot desking, une politique de poste de travail propre devient essentielle pour maintenir un environnement de travail positif, sain et sécurisé.

Ce guide fournit des recommandations pratiques pour la mise en œuvre et l'application des règles de propreté des bureaux dans votre environnement de travail hybride.

Définition d'une politique de bureau propre

Une politique de poste de travail propre garantit que votre environnement de bureau reste propre et organisé. Elle sert de guide aux employés en clarifiant les attentes de l'entreprise concernant la propreté et l'ordre. Ces règles claires aident à maintenir l'hygiène et l'ordre sur les postes tout en ajoutant une couche de protection supplémentaire pour les données confidentielles.

Alors que les configurations de bureau traditionnelles encouragent déjà à garder les postes propres, c'est devenu un impératif pour les bureaux en hot desking. Laisser un espace de travail en désordre et sale n'est plus une option lorsque quelqu'un d'autre s'assiéra à ce poste dans les heures ou les jours qui suivent.

Pourquoi les règles de propreté au bureau sont indispensables dans un environnement de travail partagé ?

Nous allons nous pencher sur ce sujet et vous illustrer pourquoi il est encore plus important d'être clair et strict sur la propreté du bureau dans un lieu de travail partagé que dans un bureau traditionnel.

Le partage des espaces de travail exige le respect et l'attention

Reprenons l'exemple de la colocation. Si les gens se manquent de respect, laissent la vaisselle sale dans l'évier de la cuisine et les cheveux dans la douche, ce système ne fonctionne pas. Il crée une mauvaise ambiance, les colocataires ne se sentent pas bien chez eux et des conflits surgissent entre eux. Il en va de même lorsque vous mettez en place des modalités de travail flexibles et un modèle de hot desking dans votre bureau. Une politique de bureau propre vous permet de fixer des règles identiques pour tous. Les procédures de non-conformité garantissent l'absence de comportements partiaux. Les employés se respectent mutuellement et sont soucieux de laisser le bureau impeccable pour la personne qui l'utilisera après eux.

Laisser les bureaux propres et bien rangés améliore la productivité et la créativité

Il est prouvé que travailler dans un environnement propre et bien rangé augmente la productivité et la créativité¹. Mais cela est d'autant plus important lorsque vous partagez votre bureau avec d'autres personnes. Personne n'a envie d'arriver au travail et de s'asseoir sur un bureau rempli des affaires de ses collègues ou pire, de tasses vides et de taches de café. Ce genre de situation a sans aucun doute un impact sur l'humeur des employés et sur leur capacité à se concentrer efficacement sur leurs tâches. Si le travail à domicile stimule la productivité, l'application de règles telles que le maintien de la propreté et de l'ordre sur le lieu de travail améliore la productivité sur place.

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La propreté des espaces de travail permet d'éloigner les microbes et de préserver la santé des personnes

Le partage des bureaux facilite la propagation des microbes. Mais, bien entendu, vous ne voulez pas que vos employés se contaminent les uns les autres lorsqu'ils sont malades. Dans l'idéal, les membres de votre équipe devraient prendre des notes de maladie ou travailler à domicile lorsqu'ils ne se sentent pas bien. Cependant, il peut arriver qu'ils quittent leur poste le matin en pleine forme et qu'ils tombent malades tout au long de la journée. C'est pourquoi il faut mettre en place des règles d'hygiène pour vos bureaux partagés afin de maintenir un environnement de travail sain et d'éloigner les virus. Commencez donc à faire du nettoyage de votre bureau une habitude pour tout le monde !

Une politique du bureau propre garantit des niveaux de cybersécurité plus élevés

Quand on parle de garder vos postes partagés propres, on ne se réfère pas seulement à l'hygiène. Cela signifie également de vider les espaces de travail partagés de toutes les ressources et documents pour éviter d'exposer des informations confidentielles. C'est pourquoi on l'appelle aussi une « politique de poste de travail vides ».

Les employés qui partagent différents postes doivent redoubler d'efforts pour laisser leurs postes de travail impeccables. Du point de vue de la sécurité, cela inclut :

• Ne pas jeter de documents contenant des informations sensibles dans les poubelles.
• Se déconnecter de la session de bureau avant de partir
• Sécuriser tous les documents confidentiels

Votre politique de poste de travail propre doit s'appliquer autant à l'environnement physique qu'au numérique.

Les éléments à inclure dans une politique du bureau propre

Le champ d'application et l'objectif d'un PBP

Avant d'introduire de nouvelles règles et lignes directrices, vous devez expliquer pourquoi vous les avez mises en place, leur portée et leur objectif. La compréhension des enjeux actuels et des avantages que vos employés tireront de l'application de ces mesures joue un rôle important dans la réussite de la mise en œuvre de votre PBP.  

Rappelez-leur que ces procédures s'appliquent également lorsqu'ils travaillent en dehors du bureau. Bien entendu, les employés à distance n'ont pas besoin de laisser leur bureau propre et bien rangé pour leurs collègues lorsqu'ils travaillent à domicile. Cependant, la confidentialité doit rester leur priorité absolue, et il est donc primordial de maintenir leur espace de travail propre d'un point de vue numérique.

Les choses à faire et à ne pas faire en ce qui concerne la propreté du bureau

C'est l'élément central de votre politique de bureau propre. Passer d'un poste privé à un partage et à un travail quotidien depuis un espace de travail différent représente un changement important auquel les membres de votre équipe doivent s'adapter.

Les règles à suivre doivent :

• Clarifier toutes les questions de votre personnel concernant ce sujet
• Offrir un résumé transparent de vos attentes en matière de propreté des bureaux
• Aborder les problèmes courants rencontrés par les employés concernant la propreté des postes partagés

Essayez de penser à toutes les questions que votre personnel pourrait avoir afin de fournir une ressource qui harmonise les connaissances de chacun et dissipe tous les doutes et incertitudes. La meilleure façon d'y parvenir est de recueillir les retours sur les problèmes qu'ils rencontrent avec la propreté des postes partagés.

Liste de contrôle de la politique du bureau propre

Une liste de contrôle est une ressource rapide et facile à laquelle se référer en cas de doute. Elle résume ce que votre personnel doit faire pour maintenir un environnement de travail propre et ordonné où tout le monde se sent à l'aise.

Faites en sorte que cette liste de contrôle soit téléchargeable pour que les employés puissent l'avoir sur leur bureau ou leur téléphone. Avant de rentrer chez eux, il leur suffira de la parcourir pour s'assurer qu'ils laissent à leurs collègues un bureau impeccable et prêt à l'emploi.

Vous pouvez également créer plusieurs listes de contrôle, une pour chaque type d'espace de travail :

• Postes individuels
• Salles de réunion
• Salles de réunion informelles
• Autres espaces partagés

Procédures en cas de non-conformité

Nous devons aborder un sujet moins marrant. Que se passe-t-il si les bureaux partagés sont toujours parsemés de miettes et les documents confidentiels ne sont pas mis à l'abri de regards indiscrets ?

Votre politique de propreté doit énoncer des protocoles de non-conformité, même si nous espérons que vous n'aurez pas à les appliquer. Comme nous l'avons expliqué, la garantie d'un environnement de bureau propre va au-delà de l'hygiène. C'est aussi une question de sécurité et de respect de la vie privée. Cette partie de la politique doit donc indiquer explicitement les mesures à prendre en cas de non-respect des règles de propreté du bureau.

🧐 Lisez notre index européen du partage des bureaux pour en savoir plus sur les tendances actuelles des lieux de travail !

Meilleures pratiques pour une politique du bureau propre efficace

Analyser les problèmes actuels de propreté des bureaux partagés

La première étape consiste à analyser la situation actuelle sur ce sujet. De quoi vos employés se plaignent-ils le plus en ce qui concerne la propreté dans un environnement de hot desk ? Vous avez peut-être vous-même remarqué certains problèmes en entrant dans votre bureau.

La meilleure approche est d'aborder cela collectivement. Impliquez les membres de votre équipe en leur demandant leur avis :

• Quels sont, selon eux, les principaux problèmes ?
• Comment pensent-ils que cela pourrait être résolu ?

Un sujet à aborder de vive-voix, à partager en ligne et dans des lieux physiques

Une fois que vous avez identifié tous les problèmes et trouvé des solutions, il est temps de faire connaître votre politique de propreté. Toutefois, envoyer un email du type "Voici notre nouvelle politique de propreté sur le lieu de travail, veuillez l'appliquer dès à présent" ne suffira pas. Voici une meilleure mise en pratique.

Communiquez-le correctement pour vous assurer que tous vos employés le lisent et le mettent en pratique. Cela signifie :

• En parler de vive voix (en personne ou numériquement)
• Le rendre accessible virtuellement (e-mail, plateforme de ressources, etc.)
• Le rendre visible physiquement

Placez des affiches de rappel à des endroits stratégiques de votre bureau. Par exemple, vous pouvez coller une affiche ou une liste de contrôle de la politique de bureau propre sur chaque poste afin que les membres de votre équipe ne l'oublient pas.

Reprenez cette politique dans tous les documents officiels

Si vous avez adopté une approche de hot desking pour votre espace de bureau, vous avez probablement une politique de travail hybride (si ce n'est pas le cas, vous devriez en avoir une). C'est là que votre politique de bureau propre devrait également être mentionnée.

Qu'en est-il des règles de bonne conduite pour le partage de bureau ? Avez-vous établi une ligne de conduite officielle à ce sujet ? L'une des règles les plus importantes en matière de partage de bureau est de laisser les bureaux propres et bien rangés, de sorte que votre PPC devrait également y figurer.

En d'autres termes, cette politique devrait être mentionnée dans tous les documents relatifs à la gestion du travail hybride et à l'expérience des employés.

Imprimez seulement si vous n'avez pas d'autres possibilités

"Est-il nécessaire de l'imprimer ou sera-t-il jeté à la poubelle peu de temps après ?

Avant de commencer une impression, cette question devrait toujours venir à l'esprit de chacun. Essayer de devenir un bureau sans papier autant que possible n'est pas seulement une mesure facile à prendre pour promouvoir la durabilité sur le lieu de travail. Cela permet également de réduire les risques de papiers qui traînent et les problèmes de confidentialité. Moins de documents imprimés, moins de risques d'encombrement et d'informations confidentielles.

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Mettez les ressources nécessaires pour assurer l'ordre et la propreté au bureau à disposition

La théorie est la partie la plus facile lors de la mise en place d'une nouvelle politique ; la pratique est souvent une autre histoire. Votre travail ne s'arrête pas une fois que vous avez partagé votre toute nouvelle politique de bureau propre avec vos employés. Vous devez également vous assurer qu'ils disposent des ressources nécessaires pour appliquer ces règles.

Considérez ces questions :

• Votre personnel dispose-t-il de casiers individuels pour ranger ses affaires lorsqu'il ne les utilise pas ou qu'il télétravaille ?
• Votre personnel a-t-il été formé à la sécurité et à la confidentialité des données ?
• Avez-vous placé un chiffon de nettoyage et un spray à chaque poste de travail afin que les utilisateurs puissent nettoyer la zone avant de partir ?

🌿 PS : Nous vous recommandons d'éviter les lingettes nettoyantes jetables si vous souhaitez être un lieu de travail durable.

Appliquez votre politique du bureau propre à tous les membres de l'entreprise

Comme on dit, "Donnez l'exemple".

Une politique de bureau propre profite à tous en créant un environnement de travail plus agréable, en stimulant la créativité et la productivité et en prévenant les microbes et les virus. Il n'y a aucune raison d'appliquer ces règles à quelques personnes seulement.

En plus d'être injuste et inégalitaire, elle nuit à son efficacité. Ainsi, des membres du Conseil d'administration aux stagiaires en passant par les équipes de gestion, assurez-vous que tout le monde connaît et applique les nouvelles règles avec rigueur.

Les politiques agissent comme des balises pour tout le monde sur le lieu de travail et maintiennent votre environnement de travail positif, organisé et efficace. Une politique de propreté du bureau est l'un des documents indispensables que vous devez mettre en place lorsque vous travaillez de manière hybride et que vous transformez votre bureau en un lieu de travail partagé. La propreté et l'ordre évitent les conflits et agissent pour que vos employés apprécient de venir au bureau et en tirent le meilleur parti.

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Sources :

¹L'intérêt de nettoyer enfin son bureau, Harvard Business Review.