Comment mesurer le retour sur investissement de vos bureaux et optimiser le rendement de votre espace de travail

La plupart des responsables d'entreprise sont capables de citer au centime près le coût annuel de leur bail, mais dès qu'on leur demande si cet espace apporte une valeur ajoutée mesurable, la conversation s'enlise. Le retour sur investissement des bureaux permet de relier vos dépenses immobilières aux bénéfices réels que vous en tirez en termes de productivité, de fidélisation et de collaboration. Cependant, le travail hybride complique ce calcul, car la présence au bureau varie d'un jour à l'autre et les indicateurs traditionnels, comme le passage des badges, ne reflètent pas la manière dont l'espace est réellement utilisé.

TL;DR

Le retour sur investissement des bureaux permet de déterminer si votre espace de travail génère suffisamment de valeur pour justifier les dépenses que vous y consacrez. La plupart des entreprises ont du mal à le démontrer, car elles mesurent les mauvais indicateurs ou ne disposent pas d'une vision claire de la manière dont l'espace est réellement utilisé.

Qu'est-ce que le retour sur investissement (ROI) d'un bureau ?

Le retour sur investissement des locaux (ROI) correspond au bénéfice que votre entreprise tire de son investissement dans ses espaces de travail. Il se calcule en comparant la valeur générée par vos locaux au coût total de leur exploitation. Cette valeur englobe la productivité, la fidélisation des employés, la qualité de la collaboration et la rapidité avec laquelle les équipes accomplissent leur travail.

Pourquoi est-ce important ? Vos locaux représentent sans doute l'un de vos principaux postes de dépenses. Si vous ne pouvez pas démontrer que cet espace apporte une réelle valeur ajoutée, vous ne pourrez pas justifier le budget qui lui est alloué. Le travail hybride complique la tâche, car la fréquentation varie d'un jour à l'autre. Vous devez savoir précisément comment et quand vos employés utilisent les locaux pour justifier vos dépenses.

Les décideurs de haut niveau veulent des données concrètes avant d'approuver les budgets immobiliers. Ils ont besoin de constater une réduction des coûts, une optimisation mesurable de l'espace et la preuve que les outils que vous utilisez seront réellement adoptés. Pour leur fournir ces éléments, vous devez comprendre les deux aspects de l'équation du retour sur investissement : ce que vous dépensez et ce que vous en retirez.

L'équation du retour sur investissement (ROI) en matière de coûts et de valeur dans le domaine des bureaux

Une formule simple permet de calculer le retour sur investissement d'un bureau : la valeur générée moins le coût total, divisée par le coût total. La difficulté réside dans la définition précise de chaque élément.

La plupart des entreprises connaissent leurs coûts. Elles suivent de près les loyers, les locaux, l'infrastructure informatique et les services tels que la restauration. Rares sont celles qui accordent la même rigueur au suivi de la valeur ajoutée. Celle-ci englobe les gains de productivité, la fidélisation des employés, la qualité de la collaboration, la rapidité d'exécution et votre capacité à attirer les talents.

[Tableau1]

Le travail hybride complique la donne pour les deux parties. Vous payez souvent pour des espaces qui restent inoccupés certains jours, ce qui fait grimper le coût par poste sans apporter de valeur ajoutée. Le choix de votre modèle d'exploitation a également une incidence sur l'équation. Un bail traditionnel engendre des coûts différents de ceux liés à un espace flexible. Les tableurs créés en interne nécessitent davantage de ressources informatiques qu'une plateforme dédiée.

Pour évaluer les deux aspects avec précision, il faut commencer par suivre les bons indicateurs.

Indicateurs de retour sur investissement (ROI) pour les bureaux qui démontrent l'impact sur l'espace et la productivité

Vous avez besoin d'indicateurs qui reflètent les performances réelles de votre espace.

Les comptages traditionnels de la présence ne tiennent pas compte des subtilités du travail hybride. Le simple fait qu'une personne passe son badge pour entrer dans le bâtiment ne permet pas de savoir si elle a trouvé un poste, collaboré avec son équipe ou quitté les lieux au bout d'une heure.

• ‍Le taux d'utilisation mesure le pourcentage de bureaux ou de salles disponibles qui sont effectivement utilisés au cours d'une période donnée. Cela permet de déterminer si vous disposez d'un espace trop important ou insuffisant. ‍
• L'analyse des jours de pointe permet d'identifier les jours où la demande est la plus forte, ce qui vous aide à planifier vos capacités et à éviter de surdimensionner vos ressources pour les jours creux.
• No-show correspond aux réservations qui ne débouchent pas sur enregistrements. no-shows élevé no-shows vous bloquez des chambres qui pourraient être attribuées à d'autres clients.
• Le ratio réservations/présence compare le nombre de réservations au nombre de présences effectives, ce qui s'avère utile pour établir des prévisions et mettre en œuvre des mesures.
• La densité de collaboration mesure la fréquence à laquelle les équipes se retrouvent ensemble au bureau, ce qui permet de déterminer si votre espace favorise la collaboration que vous souhaitez.

Ces indicateurs nécessitent une bonne visibilité sur les données relatives aux réservations et à la fréquentation. De nombreuses organisations s'appuient sur le passage de badges ou sur des comptages manuels. Ces deux méthodes ne permettent pas de saisir la manière dont l'espace est réellement utilisé tout au long de la journée.

Signaux relatifs à l'utilisation et à la demande

En analysant no-shows le taux d'occupation, les jours de pointe et no-shows , vous obtenez une vue d'ensemble complète. Un taux d'occupation élevé associé à un nombre important no-shows un problème de discipline dans les réservations plutôt qu'un manque d'espace. Un faible taux d'occupation les jours de pointe signifie généralement que vous pouvez réduire votre surface occupée ou regrouper certains étages.

Prenons un scénario courant. Vos données de réservation indiquent une faible demande constante le vendredi, avec un taux d'occupation moyen de seulement 34,5 % à l'échelle mondiale. Vous pouvez fermer un étage ou réduire les services ce jour-là, ce qui vous permet de réduire les coûts sans nuire à l'expérience des employés. Pour prendre ces décisions, vous avez besoin de sources de données fiables : les plateformes de réservation, les capteurs et les intégrations de calendriers fournissent tous les renseignements nécessaires.

Étape par étape : comment mesurer le retour sur investissement (ROI) d'un bureau

La mise en place d'un processus de mesure fiable nécessite une approche structurée. Commencez par définir le périmètre et le calendrier de votre projet. Déterminez ce que vous souhaitez mesurer (un site unique ou l'ensemble de votre portefeuille) et sur quelle période. Alignez ces éléments sur votre cycle budgétaire ou sur le calendrier de renouvellement des baux.

Définissez ensuite votre base de référence en matière de coûts. Regroupez tous les coûts liés aux espaces de travail, notamment les loyers, les installations, l'informatique, les services et les coûts liés à la sous-utilisation. Utilisez un indicateur par poste de travail ou par mètre carré afin de pouvoir comparer les différents sites.

Identifiez ensuite les facteurs de valeur qui comptent pour votre entreprise. Toutes les organisations n'accordent pas la même importance aux mêmes résultats. Choisissez 2 ou 3 facteurs prioritaires, tels que la fidélisation ou la fréquence de collaboration, et définissez précisément comment vous allez les mesurer.

Collectez des données sur l'utilisation et la fréquentation à l'aide de systèmes de réservation ou de capteurs. Intégrez ces données à des outils de calendrier pour comparer la fréquentation prévue à la fréquentation réelle. Élaborez des scénarios et comparez les conséquences d'une réduction de l'espace, d'une modification des politiques hybrides ou d'un investissement dans de meilleurs équipements. Comparez le retour sur investissement pour chaque scénario.

Enfin, communiquez les résultats aux parties prenantes. Traduisez ces conclusions en économies, en gains de productivité et en réduction des risques. Utilisez des supports visuels pour convaincre la direction.

Définir le périmètre et la base de référence

La portée est un facteur déterminant lors de l'établissement de votre référence. L'évaluation d'un seul étage nécessite une approche différente de celle requise pour un portefeuille immobilier mondial. Vos politiques de travail hybride ont une incidence directe sur les schémas d'utilisation et doivent être prises en compte dans votre référence.

Votre référence doit refléter les conditions d'exploitation en régime permanent. Évitez de choisir un mois comportant des jours fériés importants ou des événements exceptionnels au sein de l'entreprise. Cela garantit que vos données reflètent des conditions de travail normales.

Élaborer le modèle de retour sur investissement et communiquer les résultats

Vos modèles de retour sur investissement devraient inclure une analyse de sensibilité. Que se passerait-il si le taux d'utilisation baissait ? Et si le taux de fidélisation des employés augmentait ? Cela permet à la direction de saisir toute la gamme des résultats possibles.

Les meilleures présentations sur le retour sur investissement établissent un lien direct entre les décisions en matière d'espace et les résultats commerciaux, plutôt que de se limiter aux économies réalisées. Réduire votre surface occupée d'un étage permet de réaliser des économies que vous pouvez réinvestir dans des espaces de collaboration plus performants. Un suivi régulier rend votre retour sur investissement visible et favorise l'amélioration continue.

6 conseils pour optimiser le retour sur investissement de votre bureau

Comment mettre en place le suivi du retour sur investissement des bureaux avec deskbird

Pour mesurer le retour sur investissement des bureaux, il faut disposer de données précises et d'un taux d'adoption élevé parmi les employés. deskbird une gestion du lieu de travail tout-en-un gestion du lieu de travail qui simplifie le travail hybride pour les employés et le rend transparent pour la direction. Les employés peuvent réserver des bureaux, des salles et des places de parking en quelques clics seulement, directement depuis MS Teams, Slack ou Outlook.

Ce taux d'adoption élevé génère des données précises pour Analyses de bureau. Vous bénéficiez d'une transparence totale sur les comportements au bureau : jours de pointe, zones les plus fréquentées et demande réelle en ressources. La plateforme s'intègre à plus de 50 outils, y compris SIRH principales SIRH telles que Personio SAP, vous permettant d'exporter des rapports vers des outils BI comme Power BI ou BigQuery.

La fonctionnalité « Dynamic Spaces » limite automatiquement les ressources réservables les jours de faible fréquentation afin de générer des gains immédiats en termes de coûts et de durabilité. La sécurité et la confidentialité restent au cœur de la plateforme. deskbird entièrement développé et hébergé en Europe, et répond d'emblée aux normes des entreprises en tant que solution certifiée conforme au RGPD, à la norme ISO 27001 et à la norme SOC 2 Type II.

Traduire les informations sur le retour sur investissement des bureaux en mesures concrètes

Mesurer le retour sur investissement des bureaux n'a de sens que si vous tirez parti des informations recueillies. deskbird aux responsables des espaces de travail la visibilité dont ils ont besoin pour comprendre comment l'espace est utilisé, identifier les gaspillages et prendre des décisions fondées sur des données concernant l'immobilier.

La plateforme vous aide à identifier les jours et les zones où la demande est forte. Vous pouvez repérer no-shows, identifier les ressources sous-utilisées et adapter vos effectifs en toute confiance. Cela vous permet d'étayer votre politique hybride à l'aide de données réelles sur la présence.

Prêt à transformer les données de votre entreprise en un retour sur investissement solide ? Réservez une démonstration.

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