12 indicateurs d'utilisation des bureaux pour des environnements de travail hybrides optimisés

83 % des équipes immobilières d'entreprise suivent désormais les indicateurs d'utilisation de l'espace, pourtant, beaucoup prennent encore des décisions coûteuses basées sur des données incomplètes ou leur intuition. Ce guide explique quels indicateurs d'utilisation des bureaux sont réellement pertinents pour les environnements de travail hybrides. Apprenez à les calculer avec précision. Découvrez les actions à entreprendre une fois que vous avez compris comment votre espace de travail est réellement utilisé.

TL;DR

Les indicateurs d'utilisation des bureaux mesurent l'utilisation réelle de votre espace de travail par rapport à sa capacité. Ils remplacent les hypothèses par des faits. Avec les bonnes données, vous pouvez optimiser la taille de votre bureau et réduire les coûts. Vous pouvez également améliorer l'expérience au bureau.

• Les 12 indicateurs ci-dessous couvrent tout, du taux d'occupation de base à la précision des prévisions. Chacun comprend une définition claire et une méthode de calcul.
• Le taux de réservation-présence et les taux de no-show révèlent les réservations fantômes qui faussent vos données et gaspillent des ressources.
• Le suivi des bons indicateurs vous aide à justifier les décisions immobilières et à réduire l'espace inutilisé. Il permet également de créer une meilleure expérience au bureau.

Que sont les indicateurs d'utilisation des bureaux ?

Les indicateurs d'utilisation des bureaux mesurent l'utilisation de votre espace de travail physique par rapport à sa capacité. Ils suivent l'utilisation des postes, des salles de réunion, des étages et des espaces communs. Cela se produit sur des périodes spécifiques.

Ces indicateurs répondent à une question simple : les collaborateurs utilisent-ils réellement l'espace pour lequel vous payez ?

Dans les bureaux traditionnels, les entreprises supposaient que chaque employé avait besoin d'un poste dédié. Le travail hybride a changé la donne. La présence n'est plus prévisible. Les effectifs statiques ne reflètent pas la réalité. Les indicateurs d'utilisation de l'espace vous fournissent les données nécessaires pour gérer la présence flexible et contrôler les coûts immobiliers. Désormais, 83 % des équipes immobilières d'entreprise les suivent.

Utilisation des bureaux vs. occupation des bureaux : quelle est la différence ?

De nombreux responsables du lieu de travail ne savent pas discriminer ces deux termes. Pourtant, ils mesurent des choses différentes.

L'occupation est un instantané : elle vous indique combien de personnes se trouvent dans un espace à un moment donné. L'utilisation examine l'usage sur une période donnée. Elle mesure la durée d'utilisation d'un espace par rapport aux heures où il est disponible.

[Tableau1]

Vous avez besoin des deux. L'occupation vous aide à comprendre la demande de pointe. L'utilisation vous aide à comprendre si les espaces sont rentables sur la durée.

Comment calculer le taux d'utilisation des bureaux

Le calcul de l'utilisation de l'espace compare le temps d'utilisation par rapport au temps disponible. Cette formule s'applique aux postes individuels, aux salles de réunion ou à des étages entiers.

Taux d'utilisation de l'espace = (Temps d'utilisation réel ÷ Temps disponible) × 100

Voici comment décomposer chaque élément :

• Temps d'utilisation réel : les heures ou les jours pendant lesquels un espace a été activement occupé ou réservé.
• Temps disponible : le total des heures ou des jours d'ouverture pendant lesquels l'espace était disponible à l'utilisation.
• Période : vous pouvez le calculer quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, en fonction de votre cycle de planification.

Considérons une salle de réunion ouverte 8 heures et occupée pendant 4 heures. Le taux d'utilisation est de 50 %. Différents outils peuvent calculer l'« utilisation » de manière légèrement différente. La cohérence est plus importante que la formule exacte. Choisissez une méthode et tenez-vous-y afin de pouvoir comparer les résultats dans le temps.

Les 12 indicateurs d'utilisation des bureaux à suivre

Tous les indicateurs n'ont pas la même importance. Les meilleurs KPIs de facility management sont ceux qui incitent à l'action. Ces 12 indicateurs de planification de l'espace de bureau apportent le plus de valeur aux équipes hybrides.

1. Taux d'utilisation de l'espace

Cet indicateur montre le pourcentage de votre espace total disponible qui est activement utilisé sur une période donnée. Il sert de référence pour comprendre l'efficacité des bureaux.

Un faible taux d'utilisation de l'espace suggère que vous payez pour de l'espace vide. Vous avez besoin d'optimiser l'espace de bureau. Un taux proche de 100 % indique une surpopulation. Utilisez cet indicateur pour identifier les étages ou les zones sous-utilisés. Un étage peut afficher 20 % d'utilisation tandis qu'un autre est à 80 %. Consolidez les équipes pour économiser sur les coûts d'énergie et de nettoyage grâce à l'optimisation des bureaux.

2. Taux d'occupation

Le taux d'occupation mesure le nombre de personnes présentes divisé par la capacité totale. Il se concentre sur un moment précis, une sorte de photo de l'activité actuelle du bureau.

Cet indicateur est essentiel pour la planification opérationnelle. Les équipes de facility management l'utilisent pour savoir quelle quantité de nourriture commander pour la cafétéria. Elles l'utilisent également pour planifier les services de nettoyage en fonction du flux de personnes réel.

3. Occupation de pointe

L'occupation de pointe identifie le niveau de présence le plus élevé sur une période donnée. L'occupation moyenne masque souvent la réalité des horaires hybrides. Un bureau peut être occupé à 30 % en moyenne, mais atteindre 90 % de sa capacité les mercredis.

Vous devez planifier votre espace pour les jours de pointe, et non pour les jours moyens. Réduisez l'espace en vous basant uniquement sur les moyennes et vous manquerez de postes les jours de forte affluence. Cet indicateur met en évidence les journées de présence « du mardi au jeudi » courantes dans le travail hybride.

4. Densité par poste

Cette métrique mesure la surface en mètres carrés allouée à chaque poste de travail. Elle impacte directement le confort des employés et la collaboration.

Les bureaux hybrides visent souvent une densité plus faible. Moins de personnes viennent quotidiennement, les entreprises peuvent donc se permettre de donner plus d'espace aux employés. Le suivi de la densité par poste garantit le respect des normes de sécurité. Il offre également un environnement propice au travail concentré.

5.  Taux d'inoccupation

Le taux d'inoccupation est le pourcentage de postes ou de salles disponibles qui restent non réservés ou inutilisés pendant les heures de travail. Un taux d'inoccupation élevé signale un espace de bureau inutilisé ou une mauvaise conception de l'espace.

Le suivi de l'inoccupation vous aide à justifier les décisions immobilières. Si 40 % des postes sont vacants chaque jour pendant 6 mois, vous avez tout ce qu'il faut pour faire quelque chose. Envisagez une réduction de la taille de votre espace de bureau ou la renégociation de votre bail.

6. Coût par poste

Calculez ce coût en divisant les coûts totaux liés au lieu de travail (loyer, services publics, services) par le nombre de postes. Cette métrique relie vos données d'espace aux résultats financiers.

Lorsque vous améliorez l'utilisation, votre coût par poste diminue souvent. Vous servez plus de personnes avec les mêmes ressources. Cela en fait un indicateur puissant qui montre les avantages financiers d'une politique de travail hybride bien gérée.

7. Taux de réservation-présence

Le taux de réservation-présence mesure le pourcentage de réservations où une personne s'est effectivement enregistrée. Un taux faible indique une tendance à monopoliser les espaces. Les employés réservent des postes ou des salles « au cas où », mais ne les utilisent jamais.

Cet indicateur est essentiel pour la conformité à l'enregistrement. Des outils comme la fonctionnalité de Réservation de postes de deskbird suivent automatiquement ces taux. Ils encouragent les employés à confirmer leur arrivée. Sans ces données, vos chiffres d'utilisation reflètent des intentions, et non la réalité.

8. Taux de no-show

Le taux de no-show est le pourcentage de réservations pour lesquelles personne ne s'est présenté. Des taux de no-show élevés suggèrent la nécessité de politiques plus strictes ou de meilleurs outils. Ces réservations fantômes gaspillent des ressources et frustrent les collègues qui ne trouvent pas de place pour travailler.

La solution est une fonctionnalité qui permet de libérer automatiquement une salle ou un poste si aucun enregistrement n'a lieu dans un délai imparti, en général, 15 minutes. La fonction de Réservation de salles de deskbird inclut cette capacité, garantissant que vos données d'utilisation reflètent l'usage réel.

9. Utilisation des salles de réunion

L'utilisation des salles de réunion mesure l'efficacité avec laquelle vos salles de conférence sont utilisées. Elle prend en compte leur capacité et leur disponibilité. Cela va au-delà des simples données de réservation. Cette mesure examine si les salles sont dimensionnées de manière appropriée pour les réunions qui s'y déroulent.

Suivez à la fois l'utilisation temporelle, c'est-à-dire les heures réservées par rapport aux heures disponibles, et l'utilisation de la capacité, c'est-à-dire les participants par rapport à la capacité de la salle. Vos données peuvent révéler que de grandes salles de conférence sont souvent utilisées par seulement 2 personnes. Vous avez donc un feu vert pour en faire des salles plus petites. Le taux de rotation des salles mesure la rapidité avec laquelle les salles enchaînent les réunions. Il peut également révéler des inefficacités de planification.

10. Taux de mobilité

Le taux de mobilité mesure le pourcentage de votre personnel qui travaille de manière flexible. Il le compare à ceux qui ont des postes attribués. Calculez-le en divisant le nombre d'employés utilisant des postes de travail partagés par votre effectif total.

Cette métrique vous aide à comprendre à quel point votre environnement de travail est réellement hybride. Un taux de mobilité élevé signifie que vous pouvez prendre en charge plus d'employés avec moins de postes. Utilisez des aménagements de postes flexibles. Un faible taux suggère que les employés s'attendent toujours à un espace dédié, ce qui affecte votre planification du ratio postes/employés. Suivez cette métrique au fil du temps pour voir si votre culture hybride mûrit.

11. Taux d'occupation maximal moyen

Le taux d'occupation maximal moyen lisse les pics d'une seule journée. Il fait la moyenne de vos chiffres d'occupation maximale sur une période plus longue, généralement un mois ou un trimestre. Cela vous évite de surréagir à une journée exceptionnellement chargée.

L'occupation maximale sur une seule journée est importante pour comprendre la demande maximale. L'occupation maximale moyenne vous offre une base de référence plus fiable pour la planification de l'espace. Votre pic sur une seule journée peut atteindre 95 % une seule fois, mais votre pic moyen est de 70 %. Il est probable que vous n'ayez pas besoin d'ajouter de l'espace pour cette occurrence rare.

12. Précision des prévisions d'utilisation

La précision des prévisions d'utilisation mesure la concordance entre vos prévisions et la réalité. Comparez vos chiffres d'occupation ou d'utilisation projetés aux résultats réels. Cela calcule l'écart.

Le suivi de cet indicateur améliore votre planification future et s'inscrit dans des indicateurs de succès plus larges pour le travail hybride. Si vous surestimez constamment la fréquentation du mardi de 20 %, ajustez vos prévisions. Mettez à jour votre allocation de ressources en conséquence. Au fil du temps, des prévisions précises vous aident à prendre de meilleures décisions, notamment en matière de restauration, de plannings de nettoyage et de besoins en espace à long terme.

Comment collecter des données d'utilisation fiables

Vous pouvez collecter des données d'utilisation à partir de plusieurs sources. Chacune présente des compromis.

[Table2]

Des Analyses de bureau fiables nécessitent une collecte de données cohérente, ainsi que un engagement fort envers la confidentialité des employés. Les employés doivent savoir que leurs données sont sécurisées. Les Analyses de bureau de deskbird sont conçues avec une approche axée sur la confidentialité, assurant une pleine conformité au RGPD afin que vous puissiez instaurer la confiance tout en recueillant des informations.

Lorsque vous abordez les préoccupations des employés concernant la surveillance, concentrez-vous sur les données agrégées. Évitez le suivi individuel. Soyez transparent sur ce que vous mesurez et pourquoi. L'objectif est d'améliorer l'utilisation de l'espace, et non de surveiller les individus.

Modèles hebdomadaires et tendances à long terme

Les indicateurs instantanés sont utiles mais c'est les modèles au fil du temps qui racontent la véritable histoire. Le travail hybride a créé des rythmes hebdomadaires distincts auxquels la plupart des bureaux sont confrontés.

• Tendances hebdomadaires : la plupart des bureaux hybrides enregistrent une faible fréquentation les lundis et vendredis. Les mardis affichent un taux d'utilisation de 51,5 %. En prendre connaissance vous aide à gérer des ressources comme la restauration et la consommation d'énergie. Cela contribue également à améliorer la fréquentation les jours plus calmes.
• Tendances saisonnières : l'utilisation diminue souvent pendant les mois d'été et les vacances. Le suivi de ces tendances permet d'éviter des réductions permanentes d'espace basées sur des baisses temporaires.

Les outils de planification du travail hybride vous aident à visualiser ces tendances et à planifier des semaines ou des mois à l'avance.

Comment améliorer l'utilisation des bureaux

Les données ne sont utiles que si vous agissez en conséquence. Une fois que vous comprenez vos indicateurs d'utilisation, vous pouvez apporter des changements pratiques. Ceux-ci améliorent le fonctionnement de votre bureau.

1. Définissez des journées de présence pour les équipes : coordonnez les jours de présence des équipes spécifiques. Cela améliore la gestion de l'espace de travail et garantit que le bureau est dynamique plutôt que vide.
2. Optimisez votre plan d'étage : utilisez vos données d'utilisation et un Calculateur d'espace de bureau pour identifier les zones inactives. Convertissez les rangées de postes vides en espaces sociaux ou en salles de réunion.
3. Mettez en œuvre le partage de postes : passez de l'attribution de places à des postes réservables. Moins de postes de travail peuvent servir plus de personnes confortablement.
4. Ajoutez des exigences d'enregistrement : demandez aux employés de confirmer leur arrivée. Cette étape simple réduit les réservations fantômes et libère de l'espace pour d'autres qui en ont besoin.
5. Examinez l'inventaire des salles de réunion :vos données peuvent montrer que de grandes salles de conférence sont souvent utilisées par seulement 2 personnes. Divisez-les en salles plus petites.

Pour plus de conseils sur la structuration de ces règles, vous pouvez explorer les meilleures pratiques en matière de planification de l'espace de bureau.

Comment deskbird vous aide à suivre les indicateurs d'utilisation des bureaux

Les feuilles de calcul manuelles et les enquêtes ne suffisent pas pour une gestion efficace de l'espace de bureau. Les besoins des bureaux hybrides modernes s'étendent plus loin. deskbird automatise l'ensemble du processus. Il vous offre une visibilité sur l'utilisation de l'espace sans la charge administrative.

• Suivi automatisé de la fréquentation : voyez exactement qui vient et quand grâce aux outils de gestion des effectifs. Plus besoin de demander aux managers de rapporter les chiffres manuellement.
• Tableaux de bord d'utilisation de l'espace : des rapports visuels vous montrent l'utilisation des postes et des salles par étage, par équipe ou par période. Repérez les tendances instantanément.
• Intégration avec les outils quotidiens : les données proviennent directement de MS Teams, Slack, Outlook et Google Agenda. Les employés n'ont pas à apprendre un nouvel outil.
• Conception axée sur la confidentialité : vos données sont hébergées dans l'UE, en pleine conformité avec le RGPD et certifiées ISO 27001.

ILF Consulting Engineers Austria était confrontée à un défi courant : une croissance rapide entraînait une limitation de l'espace de bureau, tandis que de plus en plus d'employés travaillaient selon un modèle hybride, avec des départements qui n'étaient jamais d'accord sur la manière d'allouer les postes. En mettant en œuvre deskbird, ils sont passés à un modèle de partage de postes qui gère désormais environ 800 postes de travail sur six sites. La plateforme leur a fourni les données nécessaires pour maximiser leur patrimoine immobilier existant, et la direction n'a plus à arbitrer les litiges d'espace.

Il n'y a plus de discussions et, grâce à toutes les analyses, nous avons également réalisé que nous avions en fait suffisamment d'espace. En fait, nous pourrions continuer à croître, et les postes ne deviendraient probablement toujours pas rares. Mais nous n'avons pu faire cette déclaration qu'après avoir utilisé deskbird pour examiner attentivement l'occupation des postes et tout évaluer en détail.

Josef P. Mayr, Directeur général chez ILF Consulting Engineers Austria

Pour des données d'utilisation exploitables, réservez une démo avec deskbird.