I migliori software per la gestione degli spazi d'ufficio del 2026: confronto tra 11 strumenti

Che cos'è un software per la gestione degli spazi dell'ufficio?

I software di gestione degli spazi d'ufficio aiutano le aziende a pianificare, prenotare e monitorare i propri spazi d'ufficio. Sostituiscono i fogli di calcolo e le planimetrie statiche con mappe interattive, postazione, sala riunioni e la prenotazione dei parcheggi, oltre a fornire dati sull'utilizzo di ciascuna area.

Gli strumenti presenti in questo elenco si dividono in 3 gruppi, e alcuni rientrano in più di uno:

• Piattaforme di pianificazione per i team immobiliari e di gestione delle strutture: pianificazione degli spazi, scenari e trasferimenti. Esempi: OfficeSpace, Eptura Workplace, Kadence SpaceOps, Tactic.
• Piattaforme di prenotazione con funzionalità di analisi per uffici ibridi: postazioni e sale, spesso anche parcheggi, oltre a report sull’utilizzo. Esempi: deskbird, Robin, Envoy, Skedda, OfficeRnD, Microsoft Places.
• Misurazione dell'occupazione che riflette l'utilizzo effettivo anziché le prenotazioni, tramite Wi-Fi, computer portatili, badge o sensori. Esempi: VergeSense, deskbird Intelligence.

I software per il coworking, come OfficeRnD Flex, sono pensati per gli operatori di spazi di coworking e spazi flessibili, non per le aziende che gestiscono i propri uffici per i dipendenti.

Come si sceglie un software per la gestione degli spazi d'ufficio?

Inizia dalla decisione che devi prendere, poi verifica il livello di dettaglio della pianificazione, la provenienza dei dati sull’occupazione, l’hardware, le planimetrie, la sincronizzazione del calendario, l’unità di prezzo e la protezione dei dati. Se stai pianificando traslochi e accorpamenti di piani, hai bisogno di strumenti di pianificazione. Se devi sapere quante postazioni di lavoro utilizzi effettivamente, verifica innanzitutto da dove provengono i dati sull’occupazione di uno strumento.

• Profondità di pianificazione. I piani di impilamento, gli scenari e la gestione degli spostamenti sono fondamentali quando si riorganizzano molti piani o sedi.
• Prenotazioni in un unico posto. Assicurati che le postazioni di lavoro, le sale riunioni e i parcheggi siano prenotabili dalla stessa app, così i dipendenti impareranno a usare un unico strumento e i tuoi dati copriranno tutte e tre le aree.
• Da dove provengono i dati sull'occupazione. Le prenotazioni indicano l'intenzione, mentre i check-in manuali ne confermano una parte. I segnali automatici provenienti da badge, Wi-Fi, computer portatili o sensori indicano la presenza effettiva, anche se i dati dei badge non rilevano le persone che entrano subito dopo un collega. Chiedete a ciascun fornitore se i suoi dati arrivano a livello di edificio, piano o postazione .
• Hardware. I sensori forniscono informazioni dettagliate su sala riunioni e postazione , ma comportano un costo aggiuntivo e richiedono l’installazione. Alcuni strumenti misurano l’occupazione tramite la rete e le apparecchiature già in vostro possesso.
• Planimetrie. Chiedete chi le crea e le aggiorna, se è possibile importare file CAD e in quanto tempo una modifica viene resa operativa.
• Microsoft 365 e Google. Le sale dovrebbero sincronizzarsi in entrambe le direzioni con Outlook o Google Calendar. Per quanto riguarda le postazioni di lavoro, chiedete se i dipendenti le prenotano in Outlook o se la prenotazione viene semplicemente aggiunta al calendario.
• Unità di prezzo. I fornitori applicano tariffe per utente, per postazione, per spazio, per risorsa o per superficie in piedi quadrati, spesso con un canone di piattaforma o una durata minima del contratto. Calcola il costo in base alle dimensioni del tuo ufficio, includendo gli importi minimi, il livello di piano di cui hai bisogno, i canoni di piattaforma, i sensori e i costi di installazione.
• Protezione dei dati. Chiedete dove sono ospitati i dati, se è possibile misurare l'affluenza in modo anonimo e quali autorizzazioni siano necessarie da parte del comitato aziendale o del team responsabile della privacy.

Per una lista di controllo più completa, consulta la nostra guida all’acquisto dei software per la gestione degli spazi d’ufficio. Se ti serve principalmente un sistema di prenotazione, i nostri confronti tra i migliori software di prenotazione “ postazione ”, i software di prenotazione “ sala riunioni ” per le riunioni e i software di gestione dei visitatori approfondiscono ulteriormente l’argomento.

Confronto tra 11 strumenti per la gestione degli spazi d'ufficio

La tabella mette a confronto le informazioni pubblicate da ciascuno degli 11 fornitori sulle proprie pagine. Di seguito sono riportati i dettagli relativi a ciascuno strumento.

1. deskbird

Ideale per: aziende ibride che desiderano disporre, in un unico strumento, di postazione, sala riunioni , oltre alla prenotazione dei parcheggi e ai dati reali sull’occupazione, senza dover installare sensori.

Su deskbird, i dipendenti prenotano postazioni di lavoro, sale riunioni e posti auto sullo stesso sito planimetria, mentre i team responsabili degli spazi di lavoro possono monitorare l’utilizzo di tali spazi. Le analisi sulle prenotazioni sono incluse in tutti i piani a pagamento. deskbird Intelligence integra i dati sull’occupazione rilevati tramite il Wi-Fi dell’ufficio e i monitor postazione , consentendo di vedere come lo spazio viene effettivamente utilizzato, non solo ciò che è stato prenotato.

• Planimetrie: carica la tua planimetria in formato SVG, PDF o immagine e posiziona aree, scrivanie, stanze e posti auto in un unico editor. Le planimetrie in formato SVG e PDF possono essere modificate su deskbird quando si spostano i mobili. Nei piani Professional ed Enterprise, un designer basato sull’intelligenza artificiale planimetria trasforma un’immagine caricata in una planimetria modificabile planimetria.
• Aree riservate alle squadre: puoi rendere un’area accessibile a tutti, limitarne l’accesso a squadre specifiche in determinati giorni feriali oppure concedere a una squadra la priorità rispetto alle altre nella prenotazione. Le regole relative ai giorni feriali e l’accesso prioritario sono disponibili a partire dal piano Professional.
• Statistiche incluse in tutti i piani a pagamento: numero di persone in ufficio, prenotazioni, mancate presentazioni, utilizzo medio e frequenza di prenotazione di ogni postazione, sala riunioni e posto auto, oltre ai giorni in ufficio e in remoto per team. I dati vengono aggiornati una volta al giorno.
• Occupazione senza sensori: deskbird Intelligence utilizza l’ deskbird Dock app desktop installata sui portatili aziendali per rilevare la rete dell’ufficio e i monitor collegati. Fornisce dati sull’occupazione per ufficio, piano, area e postazione, con una panoramica completa di tutti i vostri uffici. Il prezzo è su richiesta ed è disponibile anche come prodotto autonomo.
• Dashboard su richiesta: grazie all’ deskbird Intelligence, gli amministratori globali descrivono ciò che desiderano sapere e un assistente basato sull’intelligenza artificiale crea la dashboard utilizzando i dati relativi alle prenotazioni, alla programmazione e all’occupazione.
• Privacy e sicurezza: ISO 27001, SOC 2 Tipo 2 e GDPR; sviluppato e ospitato in Europa. deskbird Intelligence è progettato per mostrare come viene utilizzato lo spazio, non chi si trova dove, e può funzionare in modo completamente anonimo. Nella modalità con autenticazione dell’utente, gli amministratori possono vedere chi è presente in ufficio nella visualizzazione in tempo reale.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 2. OfficeSpace →

2. OfficeSpace

Ideale per: strutture aziendali e team immobiliari che elaborano piani di riorganizzazione e gestiscono traslochi in diverse sedi e desiderano poter effettuare prenotazioni tramite “ postazione ” e “ sala riunioni ” sulla stessa piattaforma.

• Progettazione degli spazi:
  La pianificazione degli spazi comprende la progettazione delle planimetrie con funzione "drag-and-drop", piani a blocchi e a pile, scenari ipotetici e operazioni di trasferimento, aggiunta e modifica. Le planimetrie vengono create a partire da file CAD, PDF o disegni, con sincronizzazione con AutoCAD, mentre un’integrazione con il sistema HRIS aggiunge i nuovi assunti alla coda dei trasferimenti.
• Prenotazioni:
  Il piano Essentials Plus include postazione e sala riunioni per la gestione delle prenotazioni e dei visitatori. I dipendenti prenotano le postazioni su Slack o Microsoft Teams e ricevono suggerimenti su sala riunioni tramite un componente aggiuntivo di Outlook.
• Dati sull'occupazione:
  I dashboard sull'utilizzo in Looker combinano i dati relativi ai badge, al Wi-Fi e alle prenotazioni tramite l'postazione . I connettori per badge, Wi-Fi e IoT, nonché il monitoraggio dell'utilizzo in tempo reale, sono inclusi nel piano Pro Plus, mentre è possibile integrare i propri sensori, come VergeSense, tramite un'API.
• Agenti di intelligenza artificiale:
  AI Canvas introduce un agente per la pianificazione degli spazi e un agente per l'esperienza sul posto di lavoro. L'agente Insights è disponibile nella versione Pro Plus.

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3. Robin

Ideale per: aziende con 500 o più dipendenti che desiderano gestire la pianificazione degli spazi, le prenotazioni e l'analisi dei dati in un'unica piattaforma.

• Progettazione degli spazi:
  Il modulo di gestione degli spazi dispone di un editor di mappe con funzione di importazione CAD, pianificazione di scenari in bozza, quartieri, gestione degli spostamenti e suggerimenti sui posti a sedere in base alla capienza del piano e al numero di persone. Robin afferma che il modulo prevede la domanda di spazio con mesi di anticipo.
• Prenotazioni:
  Le postazioni di lavoro, le sale, i posti auto e gli armadietti vengono prenotati sulla stessa piattaforma, che gestisce anche i visitatori. I dipendenti prenotano le postazioni di lavoro tramite il componente aggiuntivo di Outlook e su Microsoft Teams.
• Analisi:
  Le analisi combinano prenotazioni, check-in, dati dei badge e sensori di occupazione, ad esempio quelli di VergeSense. Robin non vende hardware. L'assistente AI per le analisi e i report personalizzati sono funzionalità aggiuntive.

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4. Eptura (Engage, Workplace e Serraview)

Ideale per: grandi portafogli aziendali che desiderano affidare la prenotazione e la pianificazione degli spazi a un unico fornitore e non hanno problemi ad acquistarle come prodotti separati.

• Prenotazione su Engage:
  Eptura Engage (precedentemente Condeco) gestisce la prenotazione di postazioni di lavoro, sale, armadietti e posti auto, con dashboard dedicati ai giorni di punta, all’utilizzo e alle assenze, oltre a Power BI. Consente di registrare l’ingresso delle persone tramite la lettura dei badge e di associare le postazioni di lavoro ai sensori di presenza.
• Progettazione degli spazi:
  La pianificazione degli spazi è presente anche in altri prodotti Eptura. Eptura Workplace importa planimetrie da AutoCAD e Revit, elabora piani di suddivisione in blocchi e piani di distribuzione, scenari e pianificazioni dei trasferimenti, e sincronizza i dati con Engage. Serraview modella scenari relativi al portafoglio immobiliare e, nella versione Power, importa dati relativi a badge, sensori e Wi-Fi.
• Sensori e visitatori:
  I sensori sono opzionali; Eptura cita VergeSense e Relogix. La gestione dei visitatori è un prodotto a sé stante, denominato Eptura Visitor.

↑ Tabella comparativaTabellaAvanti: 5. Envoy →

5. Envoy

Ideale per: organizzazioni con più sedi e soggette a normative che desiderano gestire scrivanie, sale, parcheggi e visitatori come moduli da un unico fornitore.

• Prenotazioni:
  Envoy Reservations gestisce le prenotazioni di postazioni di lavoro, sale e posti auto, compresi quelli per uso giornaliero parziale, in base ai reparti, ai posti assegnati e agli orari “ postazione ” che variano a seconda del giorno o del turno.
• Gestione dello spazio:
  Per la gestione degli spazi, Envoy offre mappe interattive create a partire da un’immagine caricata, una coda delle operazioni per le richieste di spostamento “ postazione ” e una vista di previsione degli spazi che mette a confronto l’occupazione con la capacità. Non abbiamo riscontrato alcuna funzione di pianificazione degli stack.
• Analisi e presenza:
  La piattaforma Premium offre funzionalità di analisi di base relative alle prenotazioni e ai check-in. I dati relativi alle presenze provenienti dal sistema HRIS, dal Wi-Fi, dal controllo degli accessi e dalla geolocalizzazione sono inclusi nella piattaforma Enterprise, mentre i sensori si collegano tramite il partner Butlr.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 6. Kadence →

6. Kadence

Ideale per: team immobiliari aziendali che desiderano disporre di dati di prenotazione ibridi da utilizzare nei piani di consolidamento, con un agente basato sull’intelligenza artificiale per la pianificazione degli spazi e delle postazioni.

• Due prodotti:
  Kadence commercializza 2 prodotti. WorkOps gestisce le prenotazioni giornaliere di postazioni di lavoro, sale riunioni, parcheggi e armadietti, oltre alla gestione dei visitatori e alla pianificazione di base degli spazi. SpaceOps si occupa della pianificazione degli stack, della modellizzazione di scenari e dell’occupazione, della pianificazione degli spazi e della programmazione dei traslochi.
• Agente di pianificazione basato sull'intelligenza artificiale:
  SpaceOps è stato lanciato nell'aprile 2026 con un agente di pianificazione basato sull'intelligenza artificiale a cui è possibile chiedere, in linguaggio naturale, di creare o modificare piani di disposizione e di spazio.
• Dati relativi alla presenza:
  I dati relativi alla presenza provengono dai check-in effettuati su postazione , dall’agente Kadence installato sui computer portatili, dalla rete Wi-Fi dell’ufficio, dai chioschi, dai display sala riunioni e dai dati dei badge. I sensori hardware sono opzionali.
• Sicurezza e hosting:
  Entrambi i livelli di WorkOps includono SSO e SCIM, oltre alla possibilità di scegliere tra hosting negli Stati Uniti o nell'Unione Europea.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 7. Tattica →

7. Tattica

Ideale per: i team responsabili degli ambienti di lavoro e delle strutture che desiderano disporre di una soluzion postazione e per la prenotazione e la pianificazione dei posti a sedere e degli spostamenti su un'unica piattaforma in tempo reale planimetria e preferiscono acquistare un prodotto alla volta.

• Spazio e movimenti:
  Space & Move Management modella la crescita dell'organico, i trasferimenti dei team e il consolidamento dei piani come scenari prima delle modifiche alla disposizione dei posti di lavoro. Parte da un file PDF, un'immagine o una planimetria CAD e gestisce i trasferimenti individuali, di team e in blocco.
• Prenotazioni:
  Scrivanie, sale, parcheggi, armadietti e visitatori sono gestiti dallo stesso planimetria, e ogni prodotto può essere acquistato singolarmente. Le sale si sincronizzano in entrambe le direzioni con Outlook e Google Calendar.
• Reportistica:
  La reportistica si basa sulle prenotazioni e sui check-in. Il confronto tra i check-in e i dati relativi ai badge è un’operazione personalizzata che viene effettuata dal team di assistenza clienti.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 8. VergeSense →

8. VergeSense

Ideale per: team immobiliari aziendali che necessitano di misurare il tasso di occupazione su un ampio portafoglio e desiderano integrare tale dato con attività di pianificazione, avvalendosi di sensori laddove i dati esistenti non siano sufficienti.

• Pianificazione:
  La piattaforma Meridian combina la misurazione dell'occupazione con la pianificazione predittiva: previsioni della domanda, modellizzazione di scenari e piani di distribuzione degli spazi, a partire da un file . planimetria caricato.
• Fonti dei dati:
  I dati provengono da badge, Wi-Fi, videoconferenze, sistemi di prenotazione e sensori di terze parti. I sensori di VergeSense, come il sensore di area Infinity, rappresentano un’ plugin e opzionale per gli spazi che i dati già disponibili non sono in grado di misurare.
• Integrazioni e sicurezza:
  Si integra con strumenti di prenotazione e di gestione degli spazi di lavoro quali Microsoft Places, Robin, Eptura e OfficeSpace. VergeSense è certificata SOC 2 Tipo II e ISO 27001.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 9. Skedda →

9. Skedda

Ideale per: team che desiderano postazione, sala riunioni e la prenotazione dei parcheggi con tariffa a posto anziché a utente, con analisi sull’utilizzo.

• Prenotazioni e mappe:
  Le postazioni di lavoro, le sale e i posti auto vengono prenotati tramite un unico prodotto. Il team di Skedda crea la mappa interattiva partendo da un PDF, un file CAD, un’immagine o uno schizzo, e gli amministratori la aggiornano autonomamente in un secondo momento. Le postazioni assegnate partono dal livello Premier.
• Approfondimenti:
  Le statistiche mostrano i giorni di picco, il tasso medio di occupazione e i tassi di " no-show ", ricavati dalle prenotazioni, dai check-in e dalla presenza sulla rete Wi-Fi tramite un'app desktop. Non è richiesto alcun hardware. Il piano EMEA Starter prevede una dashboard con statistiche limitate.
• Calendari e componenti aggiuntivi:
  Le prenotazioni vengono sincronizzate in entrambe le direzioni con Microsoft 365 e Google Workspace, e Skedda dispone di un’app per Teams e di un’app per Slack . Nelle regioni di hosting più recenti, integrazioni come Slack sono ancora in fase di implementazione. La gestione dei visitatori è disponibile al costo di 99 $ al mese plugin.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 10. Microsoft Places →

10. Microsoft Places

Ideale per: organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 e desiderano integrare le funzionalità di prenotazione di sala riunioni e postazione all’interno di Outlook e Teams, con la possibilità di configurare le planimetrie con l’aiuto di un partner o tramite PowerShell.

• Prenotazioni e analisi:
  Le sale e i pool “ postazione ”, che raggruppano le postazioni di lavoro in aree o zone dedicate ai team, vengono prenotati tramite Outlook, Teams o l’app Places. Le analisi di Places mettono a confronto l’occupazione prevista con quella effettiva di edifici, sale e pool “ postazione ”, inclusi i tassi di “ no-show ” e i picchi di domanda. A partire dal 1° aprile 2026, per le analisi non sarà più necessario Teams Premium.
• Dati sull'occupazione:
  I dati relativi alla presenza nell'edificio provengono dai piani di lavoro e dai dati dei badge. I dati di " sala riunioni " includono i dispositivi Teams Rooms, i check-in tramite pannello e i sensori dei partner.

↑Tabella comparativaTabellaSuccessivo: 11. OfficeRnD →

11. OfficeRnD

Ideale per: uffici ibridi con un massimo di 1.000 utenti che desiderano un sistema di prenotazione su planimetria a un prezzo al pubblico, con i dati ospitati nell'UE.

• Due prodotti:
  OfficeRnD commercializza due prodotti: Workplace, destinato agli uffici ibridi aziendali, e Flex, destinato agli operatori di spazi di coworking. Questo articolo riguarda Workplace.
• Planimetrie:
  Le planimetrie interattive sono disponibili sul web, nell’app mobile e in Teams, con le aree dedicate ai team presenti in ogni planimetria. I limiti di capienza e il parcheggio come risorsa prenotabile sono disponibili a partire dal piano Professional.
• Analisi e registrazione:
  I dati analitici derivano dalle prenotazioni e dai check-in, con informazioni sull'utilizzo e sulla presenza incluse in ogni piano. I check-in alle postazioni e il rilascio automatico delle postazioni non utilizzate sono disponibili a partire dal piano Professional.
• Integrazioni e hosting:
  Teams, Slack, Outlook e Google Calendar sono disponibili in tutti i piani. Il Single Sign-On è un’ plugin e su Start ed è incluso a partire dal piano Professional, che aggiunge anche SCIM. Per impostazione predefinita, i dati vengono archiviati su AWS in Irlanda.

↑ Tabella comparativaTabellaAvanti: quale strumento è adatto? →

Quale software per la gestione degli spazi d’ufficio è più adatto al tuo team?

Due fattori sono determinanti: è necessario pianificare i trasferimenti e l’assegnazione dei piani, e quanto devono essere dettagliati i dati sull’occupazione (a livello di edificio, piano o postazione)? Le piattaforme di pianificazione sono adatte ai team immobiliari con portafogli di grandi dimensioni. Le piattaforme di prenotazione con funzionalità di analisi sono adatte agli uffici ibridi che desiderano che i dipendenti utilizzino un’unica app ogni giorno.

• Piani e spostamenti su più piani o sedi: OfficeSpace, Eptura Workplace o Serraview, Robin, Kadence SpaceOps o Tactic.
• Misurazione dell'occupazione tramite sensori in numerosi edifici: VergeSense, oppure OfficeSpace Pro Plus e Robin con sensori dei partner.
• Misurazione della presenza senza sensori: deskbird Dati raccolti tramite Wi-Fi e monitor " postazione ", Kadence tramite il proprio agente installato sui laptop e il Wi-Fi, Skedda tramite la rilevazione della presenza via Wi-Fi, oppure VergeSense tramite sistemi dell'edificio quali Wi-Fi e tessere di accesso.
• Postazione di lavoro, sala riunioni e prenotazione dei posti auto con analisi dei dati incluse nel piano di base: deskbird, oppure Skedda negli Stati Uniti e in Canada. Il piano Starter di Skedda per le regioni EMEA e APAC offre una dashboard di analisi limitata, mentre OfficeRnD aggiunge la gestione dei parcheggi a partire dal piano Professional.
• Un ampio portafoglio che utilizza già un sistema IWMS: mantenere l’IWMS per la pianificazione e aggiungere deskbird come livello che mostra come viene utilizzato lo spazio.
• Tutto ciò che offre Microsoft 365, con le funzionalità di base: Microsoft Places, se è possibile configurare le planimetrie con un partner.
• Scrivanie, locali, parcheggi e gestione dei visitatori come moduli offerti da un unico fornitore: Envoy.
• Un prezzo pubblico: per spazio con Skedda, per risorsa prenotabile con OfficeRnD, per utente attivo con deskbird.

Perché i team ibridi gestiscono gli spazi di ufficio in modalità “ deskbird ”?

I dipendenti utilizzano ogni giorno l’ deskbird per prenotare postazioni di lavoro, sale e posti auto, quindi i dati relativi agli spazi provengono da un’app che le persone utilizzano effettivamente. L’ deskbird Intelligence aggiunge ciò che le prenotazioni non possono mostrare: quanto spazio viene utilizzato senza prenotazione e quali postazioni rimangono vuote.

• Un " planimetria":
  Un unico servizio " planimetria " per scrivanie, sale riunioni e parcheggi, con aree che è possibile aprire o limitare a seconda del team e priorità per i team a partire dal piano Professional.
• Funzionalità di analisi incluse in tutti i piani a pagamento:
  Analisi relative agli uffici e al personale incluse in tutti i piani a pagamento, con dati su assenze ingiustificate, utilizzo e giorni di presenza in ufficio per team.
• Occupazione senza sensori:
  Tasso di occupazione per ufficio, piano, area e postazione derivante dal Wi-Fi e dai monitor, senza sensori, telecamere o integrazione con badge, grazie all’ deskbird Intelligence, disponibile anche come prodotto a sé stante.
• Sviluppato in Europa:
  ISO 27001, SOC 2 Tipo 2 e GDPR, sviluppato e ospitato in Europa, con una modalità anonima per i dati relativi all'occupazione.

Non ci sono più discussioni e attraverso tutte le analisi, abbiamo anche realizzato che abbiamo effettivamente spazio sufficiente. Infatti, potremmo continuare a crescere, e le scrivanie probabilmente non diventerebbero ancora scarse. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio.

Josef P. Mayr, amministratore delegato di ILF Consulting Engineers Austria (leggi la storia di ILF)

Più di 250.000 utenti in oltre 10.000 team aziendali in più di 80 paesi usano deskbird, con un'adozione quotidiana superiore al 90%.