Perché vale la pena investire in un software scrivania ?

La maggior parte delle aziende paga gli spazi per gli uffici in base al numero totale di dipendenti, ma manager delle strutture lavorative manager investono in un sistema scrivania prendono decisioni immobiliari in base alle presenze effettive. Questo articolo illustra i miglioramenti nell'esperienza dei dipendenti, le riduzioni dei costi e i vantaggi operativi che giustificano l'investimento, oltre a indicare quali aspetti considerare nella valutazione delle piattaforme e come le organizzazioni misurano il successo dopo l'implementazione.

TL;DR

Un sistema scrivania aiuta i team ibridi a prenotare le postazioni, a vedere chi è in ufficio e a utilizzare lo spazio in base alla presenza effettiva piuttosto che a supposizioni.

• Le aziende possono aumentare il proprio organico senza ampliare gli spazi degli uffici
• I dipendenti prenotano le postazioni in pochi secondi e sanno chi sarà in ufficio prima ancora di mettersi in viaggio
• manager delle strutture aziendali manager dati sull'utilizzo per prendere decisioni informate in materia immobiliare

Che cos’è scrivania e come funziona un sistema di " scrivania "?

scrivania è una soluzione flessibile in cui i dipendenti non dispongono di postazioni fisse. È possibile prenotare uno spazio di lavoro solo nei giorni in cui ci si reca in ufficio. Un sistemascrivania è il software che semplifica questo processo, fornendo planimetrie interattive e strumenti di prenotazione.

Questo modello sostituisce la configurazione tradizionale, in cui le scrivanie rimangono vuote e inutilizzate quando i dipendenti lavorano da casa. Le aziende possono ospitare un maggior numero di dipendenti con un numero inferiore di scrivanie fisiche. Il software funge da mappa digitale e strumento di prenotazione per l'intero ambiente di lavoro.

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Quando apri un'app scrivania , vedrai una planimetria le scrivanie disponibili evidenziate. Tocca una scrivania, scegli la data e conferma. La prenotazione verrà sincronizzata con il tuo calendario, così non dimenticherai dove andare. I tuoi colleghi potranno vedere che quel giorno sarai in ufficio, il che li aiuterà a pianificare i propri impegni.

ILF Consulting Engineers Austria, una società di ingegneria con oltre 800 dipendenti distribuiti in 6 sedi, ha avuto difficoltà a ripartire equamente le postazioni di lavoro man mano che la forza lavoro cresceva nell’ambito di un modello ibrido. A ciascun reparto era stato assegnato un numero fisso di postazioni, ma alcuni reparti occupavano troppo spazio mentre altri ne avevano troppo poco. La direzione era costretta a mediare continuamente nelle controversie tra i responsabili dei reparti.

Dopo aver implementato un sistema scrivania , ora gestiscono in modo trasparente circa 800 postazioni di lavoro. Oltre l'80% dei dipendenti utilizza attivamente la piattaforma per prenotare le scrivanie in base alle effettive necessità, piuttosto che a dinamiche interne ai reparti.

Non ci sono più discussioni e, dopo tutte le analisi, ci siamo anche resi conto che in realtà disponiamo di spazio sufficiente. Anzi, potremmo continuare a crescere e probabilmente i posti di lavoro non verrebbero comunque a mancare.

Josef P. Mayr, amministratore delegato di ILF Consulting Engineers Austria

Vantaggi per i dipendenti di un sistema scrivania

Il lavoro ibrido funziona solo se soddisfa le esigenze di chi utilizza l'ufficio. Un sistema scrivania ti offre la flessibilità di prenotare una scrivania quando ne hai bisogno, riservandoti un posto da qualsiasi luogo prima ancora di metterti in viaggio.

Avrai la libertà di scegliere una zona tranquilla per concentrarti al meglio oppure di sederti vicino al tuo team per i progetti di gruppo. Il software offre inoltre una panoramica completa su chi è presente in ufficio in un dato giorno. Saprai esattamente quali colleghi saranno in sede prima ancora di arrivare.

Tutti hanno pari accesso alle scrivanie senza dover fare i conti con posti riservati o giochi di potere in ufficio. Quando lo strumento è intuitivo, i dipendenti lo utilizzano davvero per pianificare la loro settimana lavorativa.

MR Datentechnik, un'azienda di servizi informatici con 500 dipendenti, ha vissuto un periodo di grande confusione quando i dipendenti sono tornati in ufficio dopo la pandemia. Le scrivanie preferite venivano occupate. La ricerca mattutina di posti liberi richiedeva sempre più tempo. I team di progetto faticavano a coordinarsi. Dopo aver implementato un sistema scrivania , i dipendenti possono ora pianificare l'intera settimana con pochi clic.

deskbird una visione d'insieme più chiara sia ai dipendenti che ai manager, il che a sua volta aumenta la soddisfazione dei dipendenti. Tutti sanno quali postazioni sono libere e possono assicurarsi il proprio spazio di lavoro preferito con giorni o addirittura settimane di anticipo.

Collaborazione e visibilità tra i team

I sistemiscrivania ti aiutano a trovare facilmente un posto vicino ai tuoi colleghi. Funzionalità come seguire i colleghi o effettuare prenotazioni di gruppo trasformano l'ufficio in un luogo in cui la collaborazione è un obiettivo consapevole. Quando sai che il tuo responsabile o il tuo partner di progetto è in sede, puoi prenotare una scrivania accanto a loro.

scrivania rende le giornate in ufficio più proficue per tutti. Niente più infinite scambi di messaggi per coordinare gli orari.

L'Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam temeva che la coesione del team potesse risentirne quando, dopo il trasferimento, 120 dipendenti si sono trovati a dover condividere solo 65 postazioni flessibili. Il sistema scrivania ha invece rafforzato i legami all'interno del team, consentendo ai dipendenti di vedere chi era in ufficio e di coordinare in modo mirato le proprie giornate di presenza in sede. Il tasso di adozione da parte degli utenti ha superato il 90%.

Temevamo che la coesione del nostro team potesse risentire di questo cambiamento, che ha comportato un aumento del lavoro da remoto, ma fortunatamente queste preoccupazioni si sono rivelate infondate. Anzi, deskbird rafforzato i legami all’interno del nostro team più di quanto ci aspettassimo.

Lotte Snellenburg, assistente di direzione presso l’Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam

I vantaggi per i datori di lavoro di un sistema scrivania

Le aziende investono in sistemi scrivania per ridurre i costi immobiliari e comprendere scrivania effettivo scrivania . manager i dati sull'utilizzo per individuare quali postazioni e quali piani sono più frequentati e quali rimangono vuoti. Queste informazioni consentono di dimensionare l'ufficio in base alla presenza effettiva piuttosto che al numero totale di dipendenti.

Il software fornisce i dati precisi necessari per giustificare le decisioni immobiliari dinanzi ai vertici aziendali. Si smette di pagare per il riscaldamento, il raffreddamento e la manutenzione delle postazioni vuote, risparmiando dal 10% al 50% sui costi degli spazi.

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Risparmio sui costi e ottimizzazione dello spazio negli uffici

La maggior parte degli uffici è sottoutilizzata in determinati giorni, con una presenza concentrata soprattutto il martedì, quando il tasso di occupazione globale raggiunge il 58,6%. Un sistema scrivania mette in evidenza questi dati, manager degli spazi manager intervenire: raggruppare i piani, subaffittare gli spazi inutilizzati o rinviare costosi ampliamenti degli uffici.

ILF Consulting Engineers Austria ha scoperto, grazie a un'analisi dettagliata dei dati di utilizzo, di disporre in realtà di spazio sufficiente per continuare a crescere. È stata possibile giungere a questa conclusione solo dopo aver esaminato attentamente i dati scrivania . La direzione non deve più fungere da arbitro tra i reparti in disaccordo sull'assegnazione degli spazi. Il sistema gestisce la questione in modo trasparente, basandosi sui modelli di utilizzo effettivi.

LOOPING GROUP, un'agenzia di marketing con 250-300 dipendenti distribuiti in 5 sedi, utilizza analisi mensili sull'utilizzo degli spazi per individuare i giorni di maggiore affluenza. Dai dati è emerso che il martedì e il mercoledì sono i giorni più trafficati. Ciò ha permesso all'azienda di prendere decisioni consapevoli volte a incoraggiare la presenza in ufficio nei giorni meno affollati, anziché ampliare gli spazi.

Vantaggi operativi del software scrivania

Il softwarescrivania elimina il caos quotidiano legato alla gestione di un ufficio ibrido. Impedisce le doppie prenotazioni e mette fine alle discussioni su chi abbia occupato una determinata scrivania. I responsabili delle strutture risparmiano ore ogni settimana, poiché non devono più registrare manualmente le presenze.

Le politiche chiare integrate direttamente nel sistema contribuiscono ad applicareregole di buona condotta scrivania . I check-in automatici liberano le scrivanie se i dipendenti non si presentano. Le regole di prenotazione stabiliscono i limiti di anticipo con cui è possibile prenotare le scrivanie. Il monitoraggio dell'igiene indica quando una scrivania utilizzata o pulita l'ultima volta.

Un buon sistema scrivania richiede una formazione minima. Elimina gli ostacoli nella routine lavorativa, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sul proprio lavoro.

Nella scelta del sistema, MR Datentechnik ha dato priorità a scrivania efficiente scrivania e a check-in rapidi tramite codici QR. L'implementazione è avvenuta in modo rapido e senza intoppi. I dipendenti erano entusiasti di utilizzare lo strumento perché eliminava la seccatura di dover cercare ogni mattina le scrivanie disponibili e sostituiva i complicati fogli di registrazione manuali.

Vantaggi tecnologici e integrazioni del software scrivania

I moderni softwarescrivania si integrano con gli strumenti che il tuo team utilizza già. Puoi vedere immediatamente quali scrivanie sono libere grazie agli aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità; non è necessario imparare a usare un nuovo sistema complicato per prenotare un posto.

Le migliori app scrivania si integrano direttamente con le piattaforme di comunicazione e i sistemi HR già in uso. I team IT apprezzano questi strumenti perché non richiedono costose installazioni hardware.

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Disponibilità in tempo reale e prenotazioni da dispositivo mobile

Prenota una scrivania pochi secondi dal tuo telefono tramite un'app mobile. Le planimetrie interattive mostrano esattamente dove scrivania trova una scrivania all'interno dell'edificio. Puoi filtrare i posti disponibili in base alle dotazioni, come i monitor doppi o le scrivanie regolabili in altezza.

Questo riduce gli attriti e favorisce l'adozione della soluzione in tutta l'azienda. Ti senti tranquillo sapendo di avere un posto assicurato prima ancora di metterti in viaggio. Non dovrai più andare in giro alla ricerca di un posto libero.

Integrazioni con calendari e strumenti di collaborazione

scrivania si sincronizzano automaticamente con Outlook, Google Calendar e Microsoft Teams. Potrai visualizzare scrivania tua scrivania proprio accanto alle riunioni quotidiane, mantenendo tutte le informazioni relative all'agenda in un unico posto a te familiare.

TwentyCi, un'azienda che offre servizi pubblicitari, aveva bisogno di uno strumento in grado di integrarsi con il proprio ecosistema basato su Microsoft e di semplificare al massimo la gestione degli appuntamenti. Il responsabile delle risorse umane ora pianifica il proprio calendario con un mese di anticipo con pochi clic. L'azienda ha raggiunto un tasso di adozione dell'80-85% senza dover sollecitare i dipendenti a utilizzare il sistema.

Mi imposto un promemoria e a volte mi organizzo con un mese di anticipo. È così semplice: fai clic-clic, e hai finito! Ho impostato tutti, assegnato le persone alle scrivanie, e non devo più pensarci.

Rob Taylor, Head of People, TwentyCi

In che modo deskbird rende possibile il desk sharing

deskbird una gestione dell'ambiente di lavoro completa gestione dell'ambiente di lavoro che aiuta le aziende a gestire con facilità gli uffici ibridi. La piattaforma consente ai dipendenti di prenotare postazioni di lavoro, sale riunioni e posti auto con pochi clic. È possibile gestire le presenze in ufficio direttamente da strumenti come MS Teams, Slack, Outlook e Google Calendar.

Analisi dettagliate relative alle presenze e all'utilizzo degli spazi forniscono manager dati necessari per prendere decisioni informate in merito alle dimensioni degli uffici, alla loro disposizione e alle politiche sul lavoro ibrido. deskbird un feed sociale dell'ufficio che aiuta i dipendenti a trovare i colleghi e a pianificare giornate di collaborazione.

La sicurezza e la privacy rimangono priorità assolute per le grandi aziende. deskbird un servizio di hosting nell'Unione Europea conforme al GDPR e certificato SOC2 e ISO 27001 per proteggere i dati della tua azienda. La piattaforma si integra con oltre 50 strumenti, tra cui HRIS come Personio SAP.

Vale la pena investire in un sistema scrivania ?

Un sistema scrivania offre vantaggi concreti in termini di risparmio sui costi, flessibilità per i dipendenti e chiarezza operativa. Fornisce analisi basate sui dati che aiutano le aziende a prendere decisioni più oculate in materia di spazi. L'investimento si rivela vincente quando il livello di adozione è elevato, il che dipende interamente dalla facilità d'uso del software.

Il lavoro ibrido rappresenta un cambiamento permanente: oggi il 62% delle organizzazioni a livello globale adotta modelli di postazioni condivise. Un sistema dedicato rende la gestione di questa nuova realtà semplice e trasparente. I dipendenti ottengono la visibilità e l'autonomia di cui hanno bisogno per dare il meglio di sé. I datori di lavoro ottengono i dati sull'utilizzo necessari per ridurre gli sprechi di spazio.

ILF Consulting Engineers Austria ha scoperto di poter continuare a crescere senza incorrere in problemi di spazio dopo aver analizzato l'effettivo scrivania . TwentyCi ha raggiunto un tasso di adozione dell'80-85% senza dover sollecitare i dipendenti. La Vrije Universiteit Amsterdam è riuscita ad accogliere 120 dipendenti con sole 65 postazioni flessibili e un tasso di adozione da parte degli utenti superiore al 90%.

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