Software di desk sharing: cosa cercare e come scegliere il sistema giusto

La maggior parte delle aziende paga per lo spazio ufficio in base al numero totale di dipendenti, ma i manager della gestione dell'ambiente di lavoro che investono in un sistema di desk sharing prendono decisioni immobiliari basate sull'effettiva presenza. Questo articolo spiega i miglioramenti nell'esperienza dei dipendenti, le riduzioni dei costi e i vantaggi operativi che giustificano l'investimento, oltre a cosa cercare quando si valutano le piattaforme e come le organizzazioni misurano il successo dopo l'implementazione.

TL;DR

Un sistema di desk sharing aiuta i team ibridi a prenotare scrivanie, a vedere chi è in ufficio e a utilizzare lo spazio in base all'effettiva presenza, anziché affidarsi a supposizioni.

• Le aziende possono far crescere la propria forza lavoro senza ingrandire lo spazio ufficio
• I dipendenti prenotano le scrivanie in pochi secondi e sanno chi sarà in sede prima di recarsi in ufficio
• I manager della gestione dell'ambiente di lavoro ottengono dati di utilizzo per prendere decisioni immobiliari informate

Cos'è il desk sharing e come funziona un sistema di desk sharing?

Il desk sharing è una disposizione flessibile dei posti a sedere in cui i dipendenti non hanno scrivanie assegnate in modo permanente. Prenoti uno spazio di lavoro solo nei giorni in cui ti rechi in ufficio. Un sistema di desk sharing è il software che semplifica questo processo, fornendo planimetrie interattive e strumenti di prenotazione.

Questo modello sostituisce la configurazione tradizionale in cui le scrivanie vuote rimangono inutilizzate quando le persone lavorano da casa. Le aziende possono supportare più dipendenti con meno scrivanie fisiche. Il software funge da mappa digitale e strumento di prenotazione per il tuo intero ambiente di lavoro.

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Quando apri un'app di desk sharing, vedi una planimetria con le scrivanie disponibili evidenziate. Tocca una scrivania, scegli la data e conferma. La prenotazione si sincronizza con il tuo calendario così ricordi dove andare. I tuoi colleghi possono vedere che sarai in ufficio quel giorno, il che li aiuta a pianificare i propri impegni.

ILF Consulting Engineers Austria, una società di ingegneria con oltre 800 dipendenti distribuiti in 6 sedi, faticava ad allocare equamente le scrivanie mentre la sua forza lavoro si espandeva in un modello ibrido. A ogni dipartimento era stato assegnato un numero fisso di postazioni di lavoro, ma alcuni dipartimenti occupavano troppo spazio mentre altri ne avevano troppo poco. La direzione mediava costantemente le dispute tra i responsabili di dipartimento.

Dopo aver implementato un sistema di desk sharing, ora gestiscono circa 800 postazioni di lavoro in modo trasparente. Oltre l'80% dei dipendenti utilizza attivamente la piattaforma per prenotare scrivanie in base all'effettiva necessità piuttosto che alle politiche dipartimentali.

Non ci sono più discussioni e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche realizzato che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Anzi, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente non diventerebbero comunque scarse.

Josef P. Mayr, Managing Director presso ILF Consulting Engineers Austria

Vantaggi per i dipendenti di un sistema di condivisione delle scrivanie

Il lavoro ibrido ha successo solo quando funziona bene per le persone che utilizzano l'ufficio. Un sistema di condivisione delle scrivanie ti offre la flessibilità di prenotare una scrivania esattamente quando ne hai bisogno, riservando un posto da qualsiasi luogo prima ancora di iniziare il tuo tragitto.

Ottieni l'autonomia di scegliere una zona tranquilla per la massima concentrazione o di sederti vicino al tuo team per progetti di gruppo. Il software offre anche una visibilità completa su chi è in ufficio in un dato giorno. Sai esattamente quali colleghi saranno in sede prima del tuo arrivo.

Tutti hanno pari accesso alle scrivanie senza dover affrontare posti rivendicati o dinamiche d'ufficio. Quando lo strumento è intuitivo, i dipendenti lo utilizzano effettivamente per pianificare la loro settimana lavorativa.

MR Datentechnik, un'azienda di servizi IT con 500 dipendenti, ha sperimentato il caos quando i dipendenti sono tornati in ufficio dopo la pandemia. Le scrivanie preferite venivano rivendicate. Le ricerche mattutine di posti disponibili si allungavano. I team di progetto faticavano a coordinarsi. Dopo aver implementato un sistema di condivisione delle scrivanie, i dipendenti possono ora pianificare l'intera settimana in pochi clic.

deskbird offre una migliore panoramica sia per i dipendenti che per i manager, il che a sua volta aumenta la soddisfazione dei dipendenti. Tutti sanno quali scrivanie sono libere e possono assicurarsi il loro spazio di lavoro preferito giorni o addirittura settimane in anticipo.

Collaborazione e visibilità tra team

I sistemi di desk sharing ti aiutano a trovare e sederti facilmente vicino ai tuoi colleghi. Funzionalità come seguire i colleghi o prenotare per il team trasformano l'ufficio in un luogo dove la collaborazione avviene in modo intenzionale. Quando sai che il tuo manager o partner di progetto è in sede, puoi prenotare una scrivania proprio accanto a loro.

Il desk sharing rende le giornate in ufficio più produttive per tutti i soggetti coinvolti. Niente più messaggi infiniti avanti e indietro per coordinare gli orari.

L'Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam ha affrontato la preoccupazione che la coesione del team potesse risentirne quando 120 dipendenti hanno dovuto condividere solo 65 scrivanie flessibili dopo il trasferimento. Il sistema di desk sharing ha invece rafforzato i legami del team, permettendo ai dipendenti di vedere chi è in ufficio e coordinare intenzionalmente i loro giorni in presenza. Hanno raggiunto un'adozione da parte degli utenti superiore al 90%.

Eravamo preoccupati che la coesione del nostro team potesse risentirne a causa del cambiamento, con un conseguente aumento del lavoro da remoto, ma fortunatamente, queste preoccupazioni si sono rivelate infondate. Infatti, deskbird ha rafforzato i legami del nostro team più del previsto.

Lotte Snellenburg, Management Assistant presso il VU Athena Institute della Vrije Universiteit Amsterdam

Vantaggi per i datori di lavoro di un sistema di desk sharing

Le aziende investono in sistemi di desk sharing per ridurre i costi immobiliari e comprendere l'effettivo utilizzo delle scrivanie. I manager utilizzano i dati di utilizzo per vedere quali scrivanie e piani sono popolari e quali rimangono vuoti. Queste informazioni ti aiutano a ottimizzare lo spazio ufficio in base all'effettiva presenza piuttosto che al numero totale di dipendenti.

Il software fornisce i numeri esatti necessari per giustificare le decisioni immobiliari al senior management. Smetti di pagare per riscaldare, raffreddare e mantenere scrivanie vuote, risparmiando dal 10% al 50% sui costi dello spazio.

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Risparmio sui costi e utilizzo dello spazio ufficio

La maggior parte degli uffici è sottoutilizzata in determinati giorni, con la presenza concentrata il martedì al 58,6% di occupazione a livello globale. Un sistema di desk sharing evidenzia questi dati in modo che i manager del workplace possano agire: consolidare i piani, subaffittare spazi inutilizzati o ritardare costose espansioni degli uffici.

ILF Consulting Engineers Austria ha scoperto, tramite analisi dettagliate sull'utilizzo, di avere effettivamente spazio sufficiente per continuare a crescere. Hanno potuto raggiungere questa conclusione solo dopo aver esaminato attentamente i dati di occupazione delle scrivanie. La direzione non funge più da arbitro tra i dipartimenti che discutono sull'allocazione dello spazio. Il sistema lo gestisce in modo trasparente basandosi sui modelli di utilizzo effettivi.

LOOPING GROUP, un'agenzia di marketing con 250-300 dipendenti in 5 sedi, utilizza l'analisi di utilizzo mensile per identificare i giorni di punta. I loro dati hanno rivelato che martedì e mercoledì sono i giorni più affollati. Ciò ha permesso loro di prendere decisioni informate sull'incoraggiamento della presenza nei giorni più tranquilli piuttosto che sull'espansione dello spazio ufficio.

Vantaggi operativi del software di prenotazione scrivanie

Il software di prenotazione scrivanie elimina il caos quotidiano della gestione di un ufficio ibrido. Previene le doppie prenotazioni e ferma i conflitti su chi ha occupato una specifica scrivania. I facility manager risparmiano ore ogni settimana perché non devono più monitorare la presenza manualmente.

Politiche chiare integrate direttamente nel sistema aiutano a far rispettare automaticamente le regole di buona condotta per le scrivanie. I check-in automatici liberano le scrivanie se i dipendenti non si presentano. Le regole di prenotazione stabiliscono limiti su quanto in anticipo le scrivanie possono essere prenotate. Il monitoraggio dell'igiene mostra quando una scrivania è stata utilizzata o pulita l'ultima volta.

Un buon sistema di desk sharing richiede una formazione minima. Elimina l'attrito dalle giornate in ufficio in modo che i dipendenti possano concentrarsi sul loro lavoro effettivo.

MR Datentechnik ha dato priorità alla prenotazione efficiente delle scrivanie e ai check-in rapidi tramite codici QR nella scelta del proprio sistema. L'implementazione è stata rapida e senza intoppi. I dipendenti erano entusiasti di usare lo strumento perché eliminava la frustrazione di cercare scrivanie disponibili ogni mattina e sostituiva i macchinosi fogli di tracciamento manuale.

Vantaggi tecnologici e integrazioni del software di desk sharing

Il moderno software di desk sharing si connette con gli strumenti che il tuo team già utilizza. Vedi le scrivanie libere istantaneamente tramite aggiornamenti di disponibilità in tempo reale; non c'è bisogno di imparare un nuovo sistema complicato per prenotare un posto.

Le migliori app di desk sharing si integrano direttamente con le tue piattaforme di comunicazione e i sistemi HR esistenti. I team IT apprezzano questi strumenti perché non richiedono costose installazioni hardware.

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Disponibilità in tempo reale e prenotazione mobile

Prenota una scrivania in pochi secondi dal tuo telefono utilizzando un'app mobile. Le planimetrie interattive mostrano esattamente dove si trova una scrivania nell'edificio. Puoi filtrare i posti disponibili per attrezzature, come doppi monitor o scrivanie standing.

Questo riduce l'attrito e aumenta l'adozione in tutta l'azienda. Ti senti sicuro sapendo di avere un posto garantito prima di recarti in ufficio. Niente più girovagare alla ricerca di un posto libero.

Integrazioni con calendario e strumenti di collaborazione

Le prenotazioni delle scrivanie si sincronizzano automaticamente con Outlook, Google Calendar e Microsoft Teams. Vedi la tua prenotazione della scrivania proprio accanto alle tue riunioni quotidiane, mantenendo tutte le informazioni sull'agenda in un unico luogo familiare.

TwentyCi, un'azienda di servizi pubblicitari, aveva bisogno di uno strumento che potesse integrarsi con il loro ecosistema basato su Microsoft, rendendo la prenotazione semplice. Il loro Responsabile delle Risorse Umane ora prenota il suo programma con un mese di anticipo con pochi clic. L'azienda ha raggiunto un'adozione dell'80-85% senza dover sollecitare i dipendenti a utilizzare il sistema.

Mi imposto un promemoria e a volte mi organizzo con un mese di anticipo. È così semplice: fai clic-clic, e hai finito! Ho impostato tutti, assegnato le persone alle scrivanie, e non devo più pensarci.

Rob Taylor, Head of People, TwentyCi

In che modo deskbird rende possibile il desk sharing

deskbird è una piattaforma all-in-one per la gestione dell'ambiente di lavoro che aiuta le aziende a gestire gli uffici ibridi con facilità. La piattaforma consente ai dipendenti di prenotare scrivanie, sale riunioni e posti auto in pochi clic. Puoi gestire la presenza in ufficio direttamente da strumenti come Microsoft Teams, Slack, Outlook e Google Calendar.

Analisi dettagliate sulla presenza e sull'utilizzo dello spazio forniscono ai manager i dati necessari per prendere decisioni informate su dimensioni dell'ufficio, layout e policy di lavoro ibrido. deskbird offre un feed social dell'ufficio che aiuta i dipendenti a trovare i colleghi e a pianificare giornate di collaborazione.

Sicurezza e privacy rimangono le massime priorità per le organizzazioni aziendali. deskbird offre hosting UE conforme al GDPR, certificato SOC2 e ISO 27001 per proteggere i dati della tua azienda. La piattaforma si integra con oltre 50 strumenti, inclusi sistemi HRIS come Personio e SAP.

Un sistema di desk sharing vale l'investimento?

Un sistema di desk sharing ripaga offrendo risparmi sui costi, flessibilità per i dipendenti e chiarezza operativa. Fornisce insight basati sui dati che aiutano le aziende a prendere decisioni immobiliari più intelligenti. L'investimento ha successo quando l'adozione è elevata, il che dipende interamente dalla facilità d'uso del software.

Il lavoro ibrido è un cambiamento permanente, con il 62% delle organizzazioni globali che ora utilizzano modelli di postazioni condivise. Un sistema dedicato rende la gestione di questa nuova realtà semplice e trasparente. I dipendenti ottengono la visibilità e l'autonomia di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro. I datori di lavoro ottengono i dati di utilizzo necessari per ridurre lo spazio sprecato.

ILF Consulting Engineers Austria ha scoperto di poter continuare a crescere senza incorrere in problemi di spazio dopo aver analizzato l'occupazione effettiva delle loro scrivanie. TwentyCi ha raggiunto un'adozione dell'80-85% senza sollecitare i dipendenti. Vrije Universiteit Amsterdam ha ospitato con successo 120 dipendenti con sole 65 scrivanie flessibili e oltre il 90% di adozione da parte degli utenti.

Se vuoi vedere come funziona il desk sharing con i dati di utilizzo reali di deskbird, prenota una demo.