Perché avere spazi di lavoro dedicati negli uffici ibridi?

Mentre l'hot desking diventa sempre più diffuso, molti dipendenti esprimono ancora una chiara necessità di spazi di lavoro dedicati. Questo non significa fare un passo indietro rispetto alla flessibilità, ma adattarsi a ciò di cui la tua forza lavoro ha realmente bisogno.

Il futuro del lavoro si basa sulla centralità del dipendente e sull'adattabilità. Mantenendo alcune scrivanie assegnate accanto a spazi flessibili, si crea un luogo di lavoro che bilancia l'efficienza dei costi con le preferenze individuali, aiutando tutti a lavorare al meglio.

Cos'è una scrivania o uno spazio di lavoro dedicato?

Gli spazi di lavoro dedicati, anche noti come “scrivanie assegnate o dedicate”, sono un tipo di disposizione dei posti a sedere comunemente presente negli spazi di lavoro tradizionali e negli ambienti open space. A differenza di un modello di hot desking, dove i dipendenti prenotano una qualsiasi scrivania disponibile, le scrivanie dedicate sono solitamente riservate all'uso esclusivo di una persona specifica.

Questo sistema offre agli utenti una postazione di lavoro coerente, dove possono lasciare le loro attrezzature e i loro effetti personali senza dover sgomberare lo spazio alla fine di ogni giornata. Mantenere delle scrivanie dedicate in un ambiente di lavoro ibrido può essere ottimo per trovare un equilibrio tra la flessibilità dell'hot desking e la personalizzazione degli uffici tradizionali. Offrono un senso di permanenza e un luogo designato per concentrarsi all'interno di un ufficio condiviso e agile.

Gli spazi di lavoro dedicati si presentano in due forme: uffici a casa per il lavoro da remoto e scrivanie assegnate in ufficio. Entrambi servono allo stesso scopo: offrire ai dipendenti uno spazio coerente e personalizzato per lavorare in modo efficace.

• Spazio di lavoro dedicato in ufficio: una scrivania assegnata in ufficio è la configurazione tradizionale della scrivania che la maggior parte delle persone riconosce, una postazione di lavoro specifica designata per un particolare dipendente.
• Spazio di lavoro dedicato a casa: a casa, i dipendenti possono dedicare un'area specifica esclusivamente alle attività lavorative.

I vantaggi di avere una scrivania dedicata

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente hai già compreso l'importanza di modernizzare il luogo di lavoro e di abilitare un ufficio più flessibile. Tuttavia, l'elemento più cruciale per abbracciare il futuro del lavoro e potenziare la tua attività è un approccio incentrato sul dipendente.

Se qualcuno, nel tuo personale, esprime il desiderio di mantenere una scrivania assegnata, tienine conto nella tua pianificazione dello spazio ufficio. Conoscere e considerare ciò che i membri del tuo team desiderano è essenziale.

Una scrivania fissa offre anche alcuni vantaggi, tra cui:

• Può essere personalizzata: con una scrivania dedicata, i dipendenti hanno la comodità di rendere personale la loro area di lavoro. Possono collocare quadri, piante o persino attrezzature ergonomiche, per favorire la produttività e il divertimento.
• Offre coerenza: tornare nello stesso spazio ogni volta che si arriva in sede offre un ambiente di lavoro stabile, che aiuta la routine quotidiana e la produttività.
• Questo rafforza la gestione del rischio informatico: i dipendenti non devono preoccuparsi di lasciare i propri effetti personali quando la scrivania è esclusivamente loro.
• Riduce i tempi di allestimento: per il personale, sapere di avere uno spazio allestito con tutti i materiali a portata di mano può snellire il flusso di lavoro, consentendo una maggiore efficienza.

In definitiva, l'integrazione di spazi assegnati all'interno di un piano di posti a sedere flessibile combina struttura e libertà, migliorando la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Può essere particolarmente vantaggioso per coloro che danno il meglio di sé in contesti coerenti oppure che gestiscono informazioni sensibili.

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Perché scegliere di avere delle scrivanie assegnate in un ufficio ibrido?

Una garanzia che i dipendenti abbiano lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno

Non tutti vogliono cambiare scrivania ogni volta che vengono in ufficio. Alcuni potrebbero semplicemente preferire una postazione di lavoro e non volerla cambiare costantemente. Altri potrebbero richiedere attrezzature specifiche, e uno spazio di lavoro particolare soddisfa perfettamente le loro esigenze.

La cosa più importante è che ogni dipendente abbia accesso a uno spazio di lavoro che soddisfi le sue esigenze. Questo approccio offre due vantaggi principali:

• Aumenta la produttività individuale
• Migliora la soddisfazione e il benessere

Uno spazio di lavoro dedicato per concentrarsi al massimo 

Prova a immaginare: il tuo collega Andrea viene in ufficio due volte a settimana, il martedì e il giovedì. Quando pianifica il suo programma, dedica un giorno a progetti collaborativi e l'altro a compiti che richiedono alta concentrazione e che non può svolgere a casa.

In ogni luogo di lavoro, alcune aree sono più favorevoli alla concentrazione di altre. Andrea lo sa e cerca sempre di prenotare la stessa scrivania. Purtroppo, questa postazione non è sempre disponibile, e lui deve per forza prenotare un altro posto, magari non riuscendo a concentrarsi e sentendosi frustrato.

Mantenere alcune scrivanie dedicate nel tuo luogo di lavoro e assegnarne una ad Andrea ogni giovedì ti aiuta a risolvere questo conflitto di programmazione e gli offre la migliore opportunità di essere in modalità full-focus.

Un approccio alla gestione dello spazio per aumentare la soddisfazione dei dipendenti

La forte domanda di modalità di lavoro flessibili costringe le aziende ad adeguare le proprie politiche di lavoro e a ripensare a come il luogo di lavoro viene utilizzato e progettato. Lo spazio ufficio dovrebbe soddisfare le esigenze di una forza lavoro ibrida pur rimanendo redditizio.

Due vantaggi principali del passaggio a un modello di lavoro ibrido:

1. Ridurre lo spazio ufficio e i costi immobiliari
2. Ridurre le bollette di utenze e manutenzione

Tuttavia, non dimenticare di considerare le aspettative dei tuoi dipendenti quando pianifichi di ridurre le dimensioni del tuo spazio di lavoro. Chiediti:

• Tutti i membri del team sono a proprio agio con un sistema di hot desking?
• Alcuni vengono più spesso di altri e sono disposti a lavorare dalla stessa scrivania volta che sono in sede?

Mantenendo alcune scrivanie fisse, è più probabile che tutti siano soddisfatti. Tutti possono avere la scrivania desiderano e passare a un modello di lavoro ibrido secondo i propri ritmi.

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Come gestire gli spazi di lavoro dedicati in un ambiente di lavoro ibrido?

Conoscere le esigenze dei dipendenti

Il primo passo per creare un ambiente di lavoro che risponda alle esigenze del tuo personale è includerli nel processo. Se vuoi costruire un luogo che li faccia lavorare al meglio, il modo migliore per riuscirci è chiedere loro cosa si aspettano dal luogo di lavoro fisico.

Se possono scegliere quando venire in ufficio, invia sondaggi per capire:

• Con quale frequenza prevedono di essere in sede settimanalmente
• Quale tipo di spazio di lavoro intendono solitamente prenotare (scrivania singola isolata, posto a un tavolo collettivo, sala riunioni, ecc.)
• Se sono disposti a lavorare da diverse aree dell'ufficio, o preferiscono attenersi alla stessa postazione di lavoro

Trovare il giusto equilibrio tra la quantità di spazio di lavoro dedicato e l'hot desk

Uno dei maggiori vantaggi del lavoro ibrido per le aziende è il suo potenziale di riduzione dei costi. Non vanificare questo vantaggio pianificando più scrivanie assegnabili del necessario. Ecco perché analizzare prima le aspettative dei tuoi dipendenti è fondamentale. Potrai quindi trovare il giusto equilibrio tra le loro esigenze e le tue.

Alcune posizioni richiedono più lavoro in sede rispetto ad altre. Questo può anche essere un utile indicatore:

• Una persona che deve essere in ufficio quasi ogni giorno potrebbe preferire lavorare dalla stessa scrivania
• Un membro del team che viene una volta ogni tanto probabilmente non faticherà a capire e non sarà infastidito se si siede in un posto diverso ogni volta

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Essere giusti e uguali con tutti i membri del team

Le assegnazioni delle scrivanie devono essere fatte in modo equo e imparziale. Tutti i dipendenti dovrebbero avere diritto a uno spazio di lavoro che li aiuti a svolgere il proprio lavoro nelle migliori condizioni. Per fare ciò, i manager non dovrebbero esprimere favoritismi o discriminazioni.

Se più persone richiedono la stessa scrivania ogni volta che vengono in sede, devi capire cosa potrebbe funzionare meglio per rendere tutti felici senza prendere decisioni di parte.

Ad esempio, le persone possono scegliere la loro scrivania preferita per un mese e prenotare altri spazi di lavoro per il resto del tempo. Utilizzando deskbird, puoi dedicare questa specifica scrivania al tuo membro del team per un mese grazie alla funzione "spazio assegnato".

Utilizzare una tecnologia ibrida per la gestione dello spazio di lavoro 

Infine, puoi ottenere un vero aiuto e migliorare la tua gestione dello spazio di lavoro ibrido, incluse le assegnazioni delle scrivanie, utilizzando la tecnologia per il luogo di lavoro ibrido.

Strumenti come deskbird ti consentono di:

• Ottimizzare il tuo ufficio flessibile
• Coordinare la prenotazione di scrivanie e sale
• Assegnare spazi (scrivania, sale, parcheggi, ecc.)

I professionisti del CRE, i responsabili delle risorse umane e i team leader possono farlo con un solo strumento e pochi clic! Accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, questo alleato digitale raccoglie anche le analisi dell'ufficio per fornire dati chiave e tu a fare le scelte giuste per quanto riguarda la gestione dello spazio ufficio.

Rianalizzare regolarmente l'utilizzo delle scrivanie dedicate

Rivalutare regolarmente l'utilizzo delle scrivanie dedicate è una pratica fondamentale per garantire che il modello di ufficio rimanga allineato sia con gli obiettivi dell'azienda sia con le esigenze in evoluzione dei dipendenti. Quando le strutture dei team, le richieste dei progetti e le dinamiche della forza lavoro cambiano nel tempo, quella che una volta sembrava una strategia ottimale di assegnazione delle scrivanie potrebbe non essere più efficace per l'organizzazione.

Un'analisi regolare dei dati relativi all'utilizzo degli uffici può mettere in luce determinati modelli, evidenziare le aree sottoutilizzate o sovrautilizzate e identificare nuove preferenze o esigenze tra il personale. Questo approccio proattivo consente alle aziende di riadattare la disposizione dei propri uffici alle mutevoli circostanze. Ciò consente di creare un ambiente favorevole e produttivo che riflette gli attuali stili di lavoro e migliora la soddisfazione complessiva dei dipendenti. Una gestione dello spazio adattabile è quindi essenziale per mantenere l'efficienza e promuovere una cultura aziendale reattiva.

Le scrivanie dedicate fanno parte di una più ampia pianificazione dell'esperienza d'ufficio

L'obiettivo dell'introduzione di pratiche di lavoro più flessibili non è ridurre le dimensioni, ma promuovere un ambiente di lavoro produttivo e incentrato sui dipendenti. Permettere alle persone di lavorare da qualsiasi luogo, e talvolta in qualsiasi momento, è una parte della definizione di flessibilità sul lavoro. Implica anche l'adattamento alle aspettative della tua forza lavoro.

Sebbene questo articolo spieghi i vantaggi di consentire alcuni spazi di lavoro dedicati in ufficio, ciò non significa che il tuo team ne abbia bisogno. Questo è specifico per ogni organizzazione, ed è fondamentale determinare se avere scrivanie assegnate sia necessario per il tuo personale. Tuttavia, raccomandiamo vivamente di non escludere la flessibilità. È la chiave per un luogo di lavoro che funziona e che sfrutta appieno i vantaggi di tutti i tipi di spazi di lavoro, dalle scrivanie hot desk a quelle fisse e alle sale riunioni.

Se stai cercando uno strumento moderno e user-friendly per gestire il tuo luogo di lavoro senza intoppi, richiedi una demo gratuita dell'app deskbird e scopri tutte le funzionalità che ti consentono di ottimizzare il tuo spazio ufficio e migliorare l'esperienza dei dipendenti.