Pianificazione dello spazio ufficio: 7 passi per farla correttamente

La maggior parte degli uffici ibridi finisce con spazio ufficio inutilizzato ogni giorno. Le scrivanie rimangono vuote perché i dipendenti le prenotano ma non si presentano, o perché il layout non corrisponde al modo in cui le persone lavorano realmente. La pianificazione dello spazio ufficio risolve questo problema progettando il tuo spazio di lavoro attorno a modelli di utilizzo reali, non a supposizioni. Se ben pianificata, riduce lo spazio sprecato, taglia i costi immobiliari e crea un ufficio che le persone vogliono usare.

TL;DR

La pianificazione dello spazio ufficio significa progettare uno spazio di lavoro che corrisponda al modo in cui il tuo team lavora realmente, non a quante scrivanie hai. Fatta bene, riduce lo spazio sprecato, taglia i costi e rende l'ufficio degno del tragitto.

• Inizia con i dati su come il tuo spazio viene effettivamente utilizzato prima di apportare modifiche
• Dai priorità alla varietà e alla flessibilità nella tua planimetria per supportare i team ibridi
• Usa gli analytics del workplace per monitorare l'utilizzo e adattare nel tempo

Cos'è la pianificazione dello spazio ufficio?

La progettazione dello spazio ufficio consiste nel creare uno spazio di lavoro che soddisfi le esigenze sia dell'azienda che dei dipendenti. Essa massimizza l'utilizzo dello spazio migliorando la creatività e la produttività della forza lavoro. I membri del team dovrebbero essere felici di venire in ufficio, sapendo di poter lavorare e collaborare nelle migliori condizioni. Ciò include l'accesso alle attrezzature e alla tecnologia giuste, ottenendo al contempo una spinta motivazionale dal loro ambiente di lavoro.

Rivedere il tuo layout d'ufficio e il design va oltre l'estetica e la disposizione dei posti a sedere. Include l'atmosfera che desideri creare. La tua scelta di arredi, le planimetrie degli edifici per uffici e le decorazioni generano una certa atmosfera e riflettono i tuoi valori. L'integrazione di aree per il relax aumenta il benessere dei dipendenti, portando a maggiore creatività, coinvolgimento e produttività. Non anticipare la necessità di scrivanie individuali e zone tranquille per le persone che richiedono un luogo per concentrarsi può causare frustrazione e stress.

Perché la progettazione dello spazio ufficio è importante per i team ibridi

Se hai implementato modalità di lavoro flessibili negli ultimi anni, avrai probabilmente notato che puoi ridurre le dimensioni del tuo ufficio. Non tutti vengono in ufficio ogni giorno. Il tuo personale si concentra sui progetti di gruppo quando è in sede e sui compiti individuali quando lavora da casa. Questo cambia completamente il ruolo del luogo di lavoro fisico.

Creare uno spazio ufficio ben progettato avvantaggia la tua azienda e i suoi profitti tanto quanto valorizza il tuo team. La pianificazione dello spazio di lavoro ti aiuta:

• Ottimizzare l'utilizzo dello spazio e ridurre i costi immobiliari
• Promuovere l'employee experience e la soddisfazione
• Migliorare la collaborazione e il lavoro di squadra
• Rafforzare la cultura organizzativa
• Supportare la salute fisica e mentale dei lavoratori
• Potenziare la produttività e le prestazioni
• Aumentare l'attrazione e la fidelizzazione dei talenti

7 passi per pianificare il tuo spazio ufficio

Sia che tu stia riprogettando uno spazio esistente o pianificandone uno nuovo, questi 7 passi ti saranno d'aiuto. Ti guideranno a creare uno spazio di lavoro che funzioni per il tuo team ibrido.

1. Analizza come viene utilizzato attualmente il tuo spazio

Prima di pianificare qualsiasi cosa, devi sapere come viene utilizzato attualmente il tuo spazio ufficio. Quante persone vengono in sede ogni giorno? Che tipo di spazi di lavoro preferiscono? Possono accedere rapidamente alle scrivanie e alle sale riunioni di cui hanno bisogno, o ci sono conflitti di programmazione?

Monitora il divario tra prenotazioni e utilizzo effettivo. No-show e prenotazioni fantasma creano una falsa scarsità, dove le scrivanie sembrano piene ma rimangono vuote. Se i membri del tuo team prenotano scrivanie ma non si presentano, stai prendendo decisioni basate su dati imprecisi. Monitora l'occupazione effettiva, non solo le prenotazioni.

Analizzare come il tuo personale utilizza lo spazio di lavoro è cruciale. Se i membri del team lavorano sui loro computer seduti sui divani anziché ai tavoli, chiedi loro perché. Potrebbero sentirsi più produttivi in quello spazio piuttosto che in una singola postazione con una semplice scrivania e una sedia rigida.

Per comprendere l'utilizzo e l'occupazione del tuo ufficio, usa il nostro calcolatore di spazio ufficio e controlla i tuoi workplace analytics. Utilizza questi dati per prendere decisioni informate. Raccogli il feedback dei tuoi lavoratori per creare un ambiente di lavoro incentrato sui dipendenti.

2. Includi i dipendenti nel processo di pianificazione 

Il design del tuo spazio ufficio deve corrispondere ai requisiti della tua azienda. Dovrebbe anche supportare ambienti che migliorino la produttività e il benessere dei membri del tuo team. I dipendenti sono la spina dorsale della tua attività. Comprendere le loro preferenze e necessità è essenziale per soddisfarli e aumentare le loro prestazioni.

Inizia discutendo con il tuo team e creando un ambiente per una comunicazione aperta e onesta. La migliore progettazione dello spazio ufficio riflette le esigenze dei tuoi dipendenti. Capire cosa funziona e cosa no è fondamentale per prendere decisioni più intelligenti. Puoi chiedere loro di persona come si sentono riguardo all'uso attuale dello spazio e cosa credono manchi.

I questionari sulla soddisfazione dei dipendenti sono una soluzione semplice per ottenere feedback onesti e costruttivi. Il tuo team ha il tempo di riflettere sulle proprie risposte. Possono annotare gli aspetti più importanti che si aspettano quando vengono in sede. Ottenere questo input in anticipo previene problemi di adozione in seguito.

3. Allinea il tuo layout con la cultura e i valori del workplace

Il layout del tuo edificio per uffici dovrebbe rispecchiare la tua cultura organizzativa e i valori.

La tua cultura è employee-centric? Allora il tuo ufficio dovrebbe dare priorità al benessere dei dipendenti attraverso spazi di riposo e un design biophilic. Vuoi promuovere il lavoro di squadra? Includi diversi tipi di aree collettive nella tua pianificazione dello spazio ufficio. Avere un impatto positivo sul pianeta è uno dei tuoi obiettivi chiave? Fai un vero sforzo per considerare le pratiche di sostenibilità quando ricrei il layout del tuo ufficio.

Costruire uno spazio ufficio che rifletta la tua cultura workplace favorisce la lealtà e la connessione. Questo diventa ancora più cruciale negli ambienti di luogo di lavoro ibrido poiché si trascorre meno tempo in ufficio interagendo di persona con gli altri.

4. Progetta per la varietà e la flessibilità nella tua planimetria

Flessibilità significa più che accordi di lavoro. Per soddisfare le esigenze dei tuoi dipendenti, devi creare uno spazio di lavoro agile, dinamico e funzionale.

Le scrivanie individuali non sono più l'unico layout di spazio di lavoro utile. Le persone vengono in ufficio per connettersi con i loro colleghi. Ma un ufficio composto solo da spazi di lavoro collaborativi non è adatto a lavori che richiedono postazioni tranquille per il lavoro concentrato.

Non puoi avere il numero perfetto di scrivanie e sale riunioni. Le esigenze della tua forza lavoro cambiano quotidianamente in base ai loro compiti. Offrire vari layout d'ufficio e disposizioni flessibili dei posti a sedere è il modo più vicino per creare uno spazio di lavoro fiorente, incentrato sulle persone.

Considera di costruire la tua planimetria attorno all'activity-based working. I dipendenti scelgono gli spazi in base a ciò che stanno facendo, non a dove si siedono. Mantieni la tua mappa delle planimetrie aggiornata in modo che rifletta la realtà. Planimetrie obsolete causano confusione e conflitti di prenotazione.

Scopri 9 tipi di layout d'ufficio per creare un ambiente di lavoro agile e dinamico.

5. Crea un ambiente di lavoro sicuro e sano

Creare un ambiente di lavoro sicuro e sano significa seguire le linee guida sulla salute e sicurezza sul lavoro. Significa anche migliorare la salute fisica e mentale.

Il tuo layout d'ufficio e il design giocano un ruolo cruciale qui. Possono scatenare stress e ansia tanto quanto possono favorire benessere e creatività. La luce artificiale ha un impatto psicologico diverso rispetto alla luce naturale. Lo stesso vale per i dipendenti in un ambiente biofilico rispetto a quelli in uno spazio di lavoro lean.

In base al tuo budget e alle tue priorità, considera:

• Implementa pratiche ergonomiche in ufficio
• Dedica una sala alle attività sportive
• Concentrati sulla qualità dell'aria del tuo ufficio
• Pianifica un design workplace che migliori la salute mentale
• Crea più spazi per promuovere interazioni sociali e sentimenti di comunità
• Garantire la conformità con le normative edilizie locali e i requisiti di accessibilità.

6. Pianifica la crescita futura e le esigenze mutevoli

Come ogni azienda, vuoi sviluppare ed espandere le tue operazioni. Se configurato correttamente, il tuo layout d'ufficio e i passaggi che abbiamo condiviso possono aiutare a creare l'ambiente giusto per favorire la crescita aziendale. La pianificazione dello spazio ufficio è cruciale perché migliora la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Membri del team più felici e coinvolti aiutano la tua azienda a prosperare e crescere.

Guarda al futuro durante la pianificazione. Adattati a come le persone lavorano, alla tecnologia che utilizzano e alle tendenze emergenti di gestione dell'ambiente di lavoro. Ciò si basa sul monitoraggio dei dati di utilizzo dello spazio e di come cambiano nel tempo all'interno della tua organizzazione.

Non vuoi avere postazioni obsolete tra pochi mesi. Assicurati che soddisfino le tue esigenze di capacità e i requisiti dei dipendenti. Tieni a mente i tuoi obiettivi e adatta la tua strategia di pianificazione degli spazi ufficio di conseguenza. L'ufficio del futuro continuerà ad evolversi.

7. Testa i layout con gli strumenti di pianificazione degli spazi ufficio

Ad un certo punto, dovrai visualizzare le tue idee per vedere se funzionano. Strumenti di pianificazione dello spazio ufficio come SmartDraw ti permettono di progettare digitalmente le aree di lavoro. Puoi testare diverse opzioni di layout.

Quando scegli uno strumento di pianificazione, cerca:

• Aggiornamenti facili in modo che la tua planimetria rimanga aggiornata
• Chiare opzioni di esportazione senza costi nascosti
• Funzionalità di collaborazione per team remoti
• Visualizzazioni della disponibilità in tempo reale
• Integrazione con i tuoi sistemi di calendario e prenotazione esistenti

Alcuni strumenti hanno paywall o processi di esportazione complessi. Testa prima di impegnarti per evitare aggiornamenti frustranti.

Usa il nostro calcolatore di spazio ufficio per scoprire il miglior rapporto dipendente-scrivania per il tuo ufficio.

Errori comuni nella pianificazione dello spazio ufficio da evitare

Anche con le migliori intenzioni, la pianificazione dello spazio ufficio può andare storta. Ecco gli errori più comuni a cui prestare attenzione:

• Affidarsi all'istinto invece che ai dati di utilizzo. Le supposizioni su come viene utilizzato lo spazio sono spesso sbagliate. Monitora l'occupazione effettiva prima di apportare modifiche.
• Mantenere planimetrie obsolete che non corrispondono alla realtà. Se la tua mappa dei piani mostra scrivanie che non esistono più o sale che sono state riadattate, i dipendenti non possono fidarsi del sistema di prenotazione.
• Ignorare le mancate presentazioni e le prenotazioni fantasma nel calcolo della capacità. Le scrivanie prenotate che rimangono vuote creano una falsa scarsità. Misura l'utilizzo effettivo, non solo le prenotazioni.
• Progettare solo per la collaborazione senza aree di concentrazione tranquille. I team ibridi hanno bisogno di entrambi. Un ufficio con soli spazi aperti frustra le persone che hanno bisogno di concentrarsi.
• Scegliere strumenti con costi nascosti o esportazioni complesse. Se aggiornare la tua planimetria è complicato, non lo farai. Scegli strumenti che rendano semplice la manutenzione continua.

In che modo deskbird supporta la pianificazione degli spazi ufficio

deskbird aiuta i team ibridi a gestire il loro spazio di lavoro e a ridurre lo spazio sprecato. La nostra app di gestione dell'ambiente di lavoro ti aiuta a gestire il tuo spazio di lavoro e a soddisfare le esigenze dei dipendenti. Ti aiuta anche a evitare i comuni problemi di pianificazione dell'ufficio ibrido.

ILF Consulting Engineers Austria ha affrontato questa esatta sfida mentre la sua forza lavoro cresceva e lo spazio ufficio rimaneva limitato. Con i dipartimenti in competizione per le scrivanie e la direzione che mediava costantemente le controversie sullo spazio, hanno implementato deskbird per gestire circa 800 postazioni di lavoro in sei sedi. Il risultato: oltre l'80% di adozione da parte della forza lavoro, una distribuzione più equa delle scrivanie e la scoperta che avevano effettivamente spazio sufficiente per continuare a crescere senza aggiungere immobili.

Non ci sono più litigi e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche capito che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Di fatto, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente sarebbero comunque abbastanza. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio

Josef P. Mayr, Managing Director at ILF Consulting Engineers Austria

Analisi del workplace per comprendere l'utilizzo effettivo dello spazio

Le nostre analisi degli uffici ti aiutano a capire come il tuo personale utilizza l'ufficio e a identificare le sue esigenze. Puoi vedere il numero di persone in ufficio ogni giorno, quali aree sono prenotate più frequentemente e per quanto tempo. Monitora il divario tra le prenotazioni e l'occupazione effettiva per individuare i no-show e le zone sottoutilizzate.

Usa le tue osservazioni e analisi per organizzare il tuo spazio ufficio con sicurezza. Anche con dati chiari, il feedback dei tuoi dipendenti rimane altrettanto importante.

Funzionalità people-centric per la employee experience

L'app deskbird semplifica la vita di tutti e migliora la employee experience. Il futuro del lavoro è all'insegna della flessibilità. Ma non tutti apprezzano lavorare da una scrivania diversa ogni volta che vengono in ufficio. La funzione spazi assegnati permette agli amministratori di allocare spazi di lavoro specifici per un periodo di tempo definito in base alle richieste dei dipendenti.

La pianificazione settimanale consente a manager e colleghi di vedere i rispettivi programmi. Puoi coordinare i giorni in ufficio con il tuo team.

Strumenti di collaborazione per team ibridi

deskbird ti aiuta a potenziare la collaborazione all'interno del tuo team ibrido. La nostra funzionalità di prenotazione sale ti assicura di avere lo spazio riunioni di cui hai bisogno quando lavori a un progetto collettivo. La planimetria interattiva è ottima per le visite in ufficio dell'ultimo minuto. I dipendenti che non hanno prenotato uno spazio di lavoro possono trovarne rapidamente uno.

I metodi di lavoro stanno cambiando e diventando più flessibili. La pianificazione degli spazi ufficio è ora cruciale per ogni organizzazione. Le strutture odierne devono adattarsi alle nuove esigenze della forza lavoro. Devono anche abbracciare le tendenze future.

I vantaggi di una pianificazione intelligente dello spazio di lavoro vanno oltre il design e l'arredamento accattivante. Promuove la soddisfazione dei dipendenti, la produttività e il benessere, portando a performance più elevate e alla crescita aziendale. I dati dell'ufficio, il feedback dei dipendenti, e l'analisi delle tendenze sono ottimi punti di partenza. Utilizzali per creare uno spazio di lavoro dinamico e funzionale.