Das Arbeitsplatz-Tech-Audit: 4 Tools, die deskbird ersetzt 

Die meisten IT-Teams verwalten vier verschiedene Tools, um ein hybrides Büro zu betreiben: eines für die Schreibtischreservierung, eines für Meetingräume, ein weiteres für die Besucheranmeldung und ein viertes für Facility-Tickets. Ein Tech-Audit für den Arbeitsplatz zeigt, wie viele dieser Tools du abschaffen kannst, wenn du alles auf einer einzigen Plattform zusammenfasst, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen.

Kurz zusammengefasst

IT-Teams können die Buchung von Schreibtischen und Räumen, Besuchermanagement und das Arbeitsplatz-Ticketing auf einer einzigen Plattform zusammenfassen und so die Vielzahl an Tools sowie den Aufwand für die Bereitstellung reduzieren.

• deskbird ersetzt 4 separate Arbeitsplatz-Lösungen, ohne dass neue Hardware oder Sensoren erforderlich sind
• Durch native Single-Sign-On-Integrationen (SSO), das System for Cross-domain Identity Management (SCIM) und die Integration mit Microsoft Entra -ID (Azure AD) entfällt die manuelle Benutzerverwaltung
• Nutzungsraten von über 90 % stellen sicher, dass die Nutzungsdaten genau genug sind, um fundierte Immobilienentscheidungen zu treffen

Was ist ein Tech-Audit am Arbeitsplatz?

Ein Tech-Audit am Arbeitsplatz ist eine strukturierte Überprüfung aller Tools, die deine Mitarbeitenden nutzen, um Schreibtische zu buchen, Meetingräume zu reservieren, Besucher anzumelden oder Probleme im Büro zu melden. IT-Teams führen diese Audits durch, wenn die unkontrollierte Ausbreitung von Tools zu Problemen bei der Bereitstellung, unzuverlässigen Daten oder redundanten Softwarekosten führt. 87 % der IT-Führungskräfte berichten von mäßigen bis erheblichen finanziellen Auswirkungen durch diese IT-Flut.

Das Ziel ist ganz einfach: herauszufinden, welche Tools sich überschneiden, wo Integrationen nicht funktionieren und welche Sicherheitslücken bestehen. Der Umfang umfasst in der Regel Schreibtischbuchung, Raumbuchung, Besuchermanagement, Anwesenheitserfassung und Ticketverwaltung für die Ausstattung. Das Ergebnis ist ein klarer Überblick darüber, was konsolidiert, ersetzt oder ganz abgeschafft werden sollte.

Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie 3 bis 5 verschiedene Tools nutzen, die Funktionen abdecken, die eine einzige Arbeitsplatzmanagement-Plattform übernehmen könnte. Jedes Tool erfordert einen eigenen Bereitstellungs-Workflow, eine eigene Kalenderintegration und eine eigene Support-Dokumentation. Diese Fragmentierung verursacht einen ständigen Wartungsaufwand für die IT.

Wer sollte ein Tech-Audit am Arbeitsplatz durchführen?

Ein erfolgreiches Audit erfordert eine abteilungsübergreifende Mitverantwortung. Die IT-Abteilung überprüft die Sicherheitslage, die Zuverlässigkeit der Integration und die Bereitstellungsabläufe. Die Facility-Management- oder Workplace-Teams sind für die Räumlichkeiten und das Mitarbeitererlebnis zuständig. Die Personalabteilung ist in der Regel für die Anwesenheitsrichtlinien und die Einhaltung der Vorschriften zum hybriden Arbeiten verantwortlich.

[Table1]

Unseren internen Daten zufolge ist die IT-Abteilung an etwa 29 % bis 31 % der Evaluierungen von deskbird beteiligt. Oftmals leitet die IT-Abteilung den Kaufprozess ein. Selbst wenn die Facility-Management-Abteilung den Bedarf feststellt, hat die IT-Abteilung das letzte Wort bei der Entscheidung. Eine neue Plattform für das Arbeitsplatzmanagement muss den Wartungsaufwand verringern, anstatt ihn zu erhöhen.

Anzeichen dafür, dass die Technologie-Vielfalt an deinem Arbeitsplatz zusätzlichen IT-Aufwand verursacht

IT-Teams erkennen die Anzeichen für eine Tool-Flut schnell. Sie verwalten die Bereitstellung für jedes Tool separat, was bedeutet, dass Nutzer manuell in den Systemen für Schreibtisch-, Raum- und Besucherbuchungen hinzufügt und entfernt werden müssen. Jeder neue Mitarbeitende muss in mehreren Anwendungen eingerichtet werden. Bei jedem Ausscheiden müssen an mehreren Stellen Bereinigungen vorgenommen werden.

Fehler bei der Kalendersynchronisierung sind ein weiteres Warnsignal. Doppelbuchungen oder „Phantombesprechungen“ führen zu ständigen Helpdesk-Anfragen. Mitarbeitende beschweren sich, dass der von ihnen gebuchte Raum in Outlook als verfügbar angezeigt wird, im Buchungstool aber als belegt erscheint. Diese Synchronisierungsprobleme untergraben das Vertrauen in das System.

Eine geringe Akzeptanz führt zu einem ganz anderen Problem. Wenn Mitarbeitende das offizielle Tool als zu langsam oder zu unübersichtlich empfinden, greifen sie wieder auf Tabellenkalkulationen oder Drittanbieter-Apps zurück. Diese Schatten-IT führt dazu, dass deine Auslastungsberichte nicht die Realität widerspiegeln. Du kannst keine fundierten Entscheidungen zur Immobiliennutzung treffen, wenn du dich auf Daten stützt, die nur einen Bruchteil des tatsächlichen Verhaltens erfassen.

Was sollte ein Tech-Audit für hybride Büros beinhalten?

Bei der Prüfung sollten 5 bestimmte Kategorien erfasst werden. Bei der Schreibtischbuchung wird dokumentiert, wer die Verantwortung für das Tool hat, wie die Bereitstellung funktioniert und wie hoch die aktuelle Nutzungsrate ist. Bei der Raumbuchung wird die Zuverlässigkeit der Kalenderintegration, den Umgang mit No-Shows sowie eventuelle Abhängigkeiten von Kiosksystemen oder Display-Hardware bewertet.

Besuchermanagement erfordert eine genaue Prüfung des Workflows für den Check-in, des Vorregistrierungsprozesses und der Compliance-Protokolle. Die Anwesenheitsanalysen müssen hinsichtlich Datengenauigkeit und Datenschutzlage bewertet werden. Das Ticketingsystem für die Ausstattung sollte daraufhin geprüft werden, wie gut es sich in bestehende Systeme wie Jira oder ServiceNow integrieren lässt.

Oft gibt es für jede Kategorie ein eigenes Tool mit eigenem Lieferantenvertrag, eigener Verwaltungskonsole und eigenem Supportkanal. Die Prüfung zeigt auf, wo sich diese Tools überschneiden und wo eine Konsolidierung sinnvoll ist.

Kennzahlen für das Tech-Audit am Arbeitsplatz, die die IT-Abteilung messen sollte

Die IT-Abteilung sollte jedes Tool im Workplace-Stack anhand quantitativer Kriterien bewerten. Anhand dieser Kennzahlen lässt sich feststellen, ob ein Tool beibehalten werden sollte oder ob eine Konsolidierung längst überfällig ist.

[Table2]

Die Akzeptanzrate ist der wichtigste Indikator. Die Genauigkeit der Daten hängt ganz davon ab, ob die Mitarbeitenden die Software tatsächlich nutzen. Ein Tool mit geringer Akzeptanz liefert unzuverlässige Nutzungsdaten, und unzuverlässige Daten führen zu schlechten Immobilienentscheidungen.

Checkliste für ein schrittweises Tech-Audit am Arbeitsplatz

1. Erstelle eine Bestandsliste der Arbeits-Software und der verantwortlichen Personen

Liste alle Tools auf, die für die Schreibtisch- und Raumreservierung, den Besucher-Check-in, die Anwesenheitserfassung und das Ticketing für Ausstattung verwendet werden. Halte für jede Anwendung den internen Verantwortlichen, die jährlichen Lizenzkosten und die Bereitstellungsmethode fest. So erhältst du einen ersten Überblick über deinen aktuellen Softwarebestand.

2. Wichtige Integrationen und Datenflüsse abbilden

Finde heraus, wie jedes Tool mit Microsoft 365 (MS365), Google Workspace, deinem Personalinformationssystem (HRIS) und Identitätsanbietern wie Microsoft Entra ID (Azure AD) oder Okta verbunden ist. Notiere dir alle manuellen Datenübertragungen, fehlerhafte Synchronisierungen oder API-Einschränkungen. Die Zuverlässigkeit der Integration wirkt sich direkt auf die Anzahl der Support-Tickets aus, die die IT-Abteilung erhält.

3. Überprüfe die Einhaltung und die Zahl der Phantombuchungen

Ruf die Nutzungsdaten ab, um zu sehen, wie viele Mitarbeitende aktiv Schreibtische oder Räume buchen. Berechne, wie viele Buchungen zu No-Shows führen. Eine Analyse der Arbeitsplatzauslastung legt nahe, dass fast 30 % der gebuchten Räume leer stehen. Eine geringe Akzeptanz bedeutet, dass die Daten unzuverlässig sind und das Tool seinen Hauptzweck verfehlt.

4. Überprüfe die Kalendersynchronisierung und die Zuverlässigkeit der Buchungen

Prüfe, ob Termine, die in Microsoft Teams, Outlook oder Google Kalender erstellt wurden, korrekt im Workplace-Tool angezeigt werden. Dokumentiere alle Synchronisierungsverzögerungen oder -fehler, die zu Doppelbuchungen führen. Die Mitarbeitenden erwarten, dass diese Systeme in Echtzeit miteinander kommunizieren.

5. Überprüfe die Sicherheits-, Zugriffs- und Prüfprotokolle

Vergewissere dich, dass jedes Tool SSO über Security Assertion Markup Language (SAML) oder OpenID Connect (OIDC) unterstützt und SCIM-Provisioning ermöglicht. Überprüfe, ob aktive Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC 2 Typ 2 vorliegen. Stelle sicher, dass die Plattform DSGVO-konform ist und dir den Export von Audit-Protokollen für Compliance-Prüfungen ermöglicht.

6. Konsolidieren und einen Einführungsplan festlegen

Ermittle anhand der Ergebnisse des Audits, welche Tools du ausmustern kannst und welche Funktionen eine einzige Plattform übernehmen kann. Lege einen Zeitplan für die Einführung mit klaren Meilensteinen für die Datenmigration und die Einarbeitung der Nutzer fest.

Was die IT davon hat, wenn Arbeits-Software konsolidiert wird

Die Konsolidierung von Arbeits-Software bringt der IT sofortige betriebliche Vorteile. Durch die Technologiekonsolidierung lassen sich die Kosten oft innerhalb von 60 bis 90 Tagen um 20 % bis 35 % senken.

Eine einzige Plattform bedeutet auch weniger Support-Anfragen. Die IT muss sich nur noch um einen Satz von Arbeitsabläufen und eine Kalenderintegration kümmern. Wenn die Mitarbeitenden die konsolidierte Plattform tatsächlich nutzen, werden die daraus resultierenden Auslastungsdaten zuverlässig. Die Verantwortlichen für den Arbeitsplatz können endlich genaue Daten nutzen, um fundierte Entscheidungen in Sachen Immobilien zu treffen.

Auch die Compliance-Situation verbessert sich. Anstatt Sicherheitszertifikate bei vier verschiedenen Anbietern zu überprüfen, reicht eine einzige Überprüfung aus. Anstatt vier verschiedene Sätze von Audit-Protokollen zu verwalten, exportierst du die Daten aus einem einzigen System.

Worauf du bei Software für den Arbeitsplatz achten solltest, bevor die IT-Abteilung sie genehmigt

IT-Teams in Unternehmen haben strenge Anforderungen an jede neue Softwareeinführung. Eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement muss den Wartungsaufwand reduzieren und sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügen. Wenn die IT-Abteilung das Tool jedes Quartal anpassen muss, wird es zu einer Belastung.

Zu den unverzichtbaren Anforderungen gehören eine native Microsoft-365-Integration in Microsoft Teams und Outlook sowie die Identitätsintegration mit Microsoft Entra (Azure AD). Die Plattform muss SSO, SCIM, SAML und OIDC unterstützen, um manuelle Provisionierung zu vermeiden. Aktive Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC 2 Typ 2 belegen die Einhaltung von Sicherheitsstandards, anstatt diese nur zu behaupten.

Dank der von der EU gehosteten und DSGVO-konformen Architektur bleiben deine Daten in Frankfurt, Deutschland. Eine offene Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) deckt die restlichen Integrationen ab, was den Aufwand für kundenspezifische Entwicklungen reduziert. Bewährte Akzeptanzraten von über 90 % bei mehr als 500 Unternehmen stellen sicher, dass die Daten tatsächlich korrekt sind.

Datenschutz- und Compliance-Prüfungen für Arbeits-Software in Europa

Die IT-Abteilung muss die Datenschutzkonformität jedes Tools überprüfen, das den Standort der Mitarbeitenden und deren Anwesenheit im Büro erfasst. Für europäische Unternehmen ist eine „GDPR-First“-Architektur zwingend erforderlich. Das System muss die Datenminimierung unterstützen und klare Anonymisierungsoptionen bieten.

Das Hosting in der EU ist ein Sicherheitsvorteil. deskbird speichert Kundendaten in Frankfurt/Main, Deutschland, und hält sich an die Anforderungen der DSGVO. Die Plattform bietet eine detaillierte, rollenbasierte Zugriffskontrolle, sodass Führungskräfte nur die für ihr Team relevanten Daten sehen. Exportierbare Prüfprotokolle sind für interne Überprüfungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich.

Wie deskbird vier Arbeitsplatz-Lösungen ersetzt – ganz ohne neue Hardware

deskbird vereint Schreibtischbuchung, Raumbuchung, Besuchermanagement und Arbeitsplatz-Ticketing auf einer einzigen Plattform. Das System setzt auf native MS365-Integration und automatische SCIM-Bereitstellung statt auf teure Sensoren oder proprietäre Hardware.

[Table3]

deskbird wird in Europa betrieben und gehostet. Es ist nach ISO 27001 zertifiziert, SOC 2 Typ 2 geprüft und DSGVO-konform. Kunden erreichen oft eine Nutzungsrate von über 90 %, was die Nutzungsdaten zuverlässiger macht.

Ein Hybridbüro betreiben – ganz ohne IT-Kopfzerbrechen

Um ein hybrides Büro zu verwalten, muss man nicht ein Dutzend verschiedener Anwendungen verwalten. deskbird wurde für IT-Fachleute entwickelt, die native Integrationen, Zero-Touch-Provisioning und Sicherheit auf Unternehmensniveau wünschen. Die Plattform bietet die Benutzerfreundlichkeit, die Mitarbeitende benötigen, und die Datengenauigkeit, die Führungskräfte verlangen.

Um vier Tools in einem zu vereinen, buche eine Demo.