Warum ein Mitarbeitenden-Management-System? 8 Vorteile für Unternehmen

Was ist für den Unternehmenserfolg am wichtigsten? Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass der Schlüssel zu zufriedenen Kund:innen und einem florierenden Unternehmen darin liegt, zufriedene Mitarbeitende zu haben. Es liegt auf der Hand, dass das HR-Management eine wichtige Rolle bei der Erreichung dieses Ziels spielt. Doch je weiter ein Unternehmen expandiert, desto größer wird die Herausforderung, die Mitarbeitenden zu verwalten. Ein effizientes Mitarbeitenden-Management-System (EMS, engl. Employee Managament System) wird schnell zu einem Muss. Ein EMS ist eine wichtige Unterstützung für HR-Teams und Führungskräfte. Es zielt darauf ab, alles, was mit der Verwaltung eurer Belegschaft zu tun hat, an einem Ort zu zentralisieren, von Einstellungsverfahren bis hin zu Leistungsbewertungen und Urlaubsanträgen. Die Arbeitswelt entwickelt sich weiter, um Flexibilität und Digitalisierung zu integrieren. Neue Trends mischen die Arbeitswelt auf, und die jüngsten Generationen haben großen Einfluss auf die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden. Deshalb müssen Personalabteilungen und Führungskräfte dies berücksichtigen. Die Technologie ist da, um uns bei der Gestaltung der Zukunft der Arbeit zu helfen. Wie kann euer Unternehmen von einem HRMS (Human Resource Management System) profitieren? Was sind die wichtigsten Vorteile? Warum kann deskbird Teil einer benutzerfreundlichen Mitarbeitenden-Management-Lösung sein?

1. Schafft einen reibungslosen und zentralisierten Arbeitsablauf

Der Kerngedanke eines Mitarbeitenden-Management-Systems besteht darin, eine zentralisierte und organisierte Datenbank aufzubauen. Alle Informationen über eure Mitarbeitenden werden an einem einzigen Ort gesammelt. Dieses System ist sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende von Vorteil. Es kann z. B. die Rekrutierung und das Onboarding für HR-Teams und neue Mitarbeitende erleichtern. Ein weiterer interessanter Aspekt eines EMS ist die Plattform für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, auf der die Arbeitnehmenden leicht eine Auszeit beantragen können. 

Anstatt mehrere Ressourcen für jeden Bereich der Mitarbeitendenverwaltung zu haben, ist alles miteinander verbunden und in einer digitalen Lösung zusammengefasst. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören eine bessere Kommunikation, Koordination und Entscheidungsfindung. Arbeitsabläufe haben einen großen Einfluss auf die Produktivität eures Teams. Deshalb ist es wichtig, in Tools zu investieren, die einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf ermöglichen.

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2. Verringert des Risikos menschlicher Fehler

Der Einsatz einer HR-Management-Lösung reduziert manuelle Prozesse dank Automatisierung. Wie wir in unserem Artikel über Technologie am Arbeitsplatz erörtert haben, ist die Vorstellung, dass Menschen mehr Fehler machen als Roboter, eine Tatsache. Einigen Untersuchungen zufolge machen wir im Allgemeinen zwischen 3 und 6 Fehler pro ... Stunde! (Quelle: Menschliche Faktoren, menschliche Fehler und die Rolle von Pech bei der Untersuchung von Vorfällen, Graham Edkins auf LinkedIn). Für jede Position ist die Minimierung monotoner und geringwertiger Aufgaben eine Priorität. Erstens haben eure Mitarbeitenden dadurch Zeit, ihre Aufmerksamkeit und ihre Fähigkeiten auf wichtigere Aufgaben zu richten. Zweitens bedeuten Wiederholungen in der Regel Langeweile, was häufig zu einem höheren Fehlerrisiko führt.

Die Implementierung von Automatisierung am Arbeitsplatz ist für jedes Unternehmen ein kluger Schachzug. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass eure Mitarbeitenden weniger zu tun haben werden. Stattdessen haben sie mehr Zeit, sich auf Aufgaben mit höherem Wert zu konzentrieren, von maschinellem Lernen zu profitieren und folglich weniger Fehler zu machen und effizienter zu sein. Nicht zuletzt kann ein HRMS die Personalabteilung dabei unterstützen, Mitarbeitende bei der Weiterqualifizierung zu fördern. Die Möglichkeit zu geben, ihre Fähigkeiten zu erweitern, spielt auch eine Rolle bei der Verringerung der Anzahl der gemachten Fehler.

3. Erfüllt die Anforderungen der Gen. Z mit einem HRMS

Millennials und insbesondere die Generation Z sind mit der Technologie aufgewachsen. Diese neuen Generationen sind es gewohnt, Zugang zu digitalen Werkzeugen zu haben, die es ihnen ermöglichen, effektiver zu arbeiten. Sie wollen keine Zeit mit Papierkram und Verwaltungsaufgaben verlieren. Mitarbeitendenverwaltungssoftware erfüllt diese Anforderungen, indem sie ihnen eine zentrale Plattform bietet, auf der sie alles finden können, was sie brauchen.

Ähnlich wie die Möglichkeit, remote zu arbeiten, kann auch der Grad der Digitalisierung eines Unternehmens ein Magnet für Talente sein. Millennials und die Gen. Z mögen schnelle, einfache und unkomplizierte Prozesse. Die Investition in ein Mitarbeitendenverwaltungssystem zeigt Professionalität, Modernität und beweist, dass der Mensch im Mittelpunkt steht. Und wir können es nicht oft genug sagen: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Konzentration auf die Mitarbeitenden!

4. Erhöht die Produktivität mit einem Mitarbeitenden-Management-System

Wie kann der Einsatz eines Mitarbeitenden-Management-System die Produktivität der Mitarbeitenden verbessern? Automatisierung und künstliche Intelligenz übernehmen manuelle Prozesse, alle Informationen werden an einem Ort synchronisiert, was zur Zeitoptimierung beiträgt, die Arbeitsabläufe sind reibungsloser, die Teamkoordination ist einfacher, und vieles mehr. Es besteht kein Zweifel daran, dass sich all diese Verbesserungen auf die Gesamtproduktivität eurer Arbeitskräfte auswirken können.

Später in diesem Artikel werdet ihr sehen, dass sich die Verwendung eines UMS auch positiv auf das Engagement und die Erfahrung der Mitarbeitenden auswirkt. Auch das ist wichtig, denn engagierte und zufriedene Arbeitnehmende sind in der Regel produktiver. Ja, alles ist miteinander verbunden, genau wie eure digitale HR-Lösung! 

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5. Anwesenheit und Arbeitszeiten verfolgen

Da viele Menschen heute die Möglichkeit haben, remote zu arbeiten, ist die Erfassung der Anwesenheits- und Arbeitszeiten für einige Unternehmen zu einer Priorität geworden. Dabei geht es nicht darum, sicherzustellen, dass eure Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten. Vertrauen ist wichtig für eine positive Arbeitsplatzkultur. Ihr müsst jedoch sicherstellen, dass sie nicht zu viel arbeiten. 

Einer der wenigen Nachteile des Home-Office ist, dass viele Arbeitnehmende dazu neigen, mehr zu arbeiten als sie sollten. Das kann daran liegen, dass sie das Zeitgefühl verlieren, weil sie konzentrierter sind, oder daran, dass sie Schwierigkeiten haben, sich Grenzen zu setzen. Es ist einfacher, die Arbeit zu beenden, wenn man vor Ort ist, da alle ungefähr zur gleichen Zeit gehen. Das ist anders, wenn ihr zu Hause seid. 

Ein Zeiterfassungssystem ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass eure Mitarbeitenden die von euch geforderte Stundenzahl leisten - nicht weniger und nicht mehr. Wenn sie richtig eingesetzt wird, trägt sie dazu bei, eine bessere Work-Life-Balance zu erschaffen und langfristiges Burnout zu vermeiden.

6. Erhöht das Engagement mit eurem EMS

Eines der wichtigsten Instrumente zur Bewertung und Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung ist konstruktives Feedback. Ein effektives Personalmanagementsystem ermöglicht ein größeres Engagement innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeitenden fühlen sich eher berechtigt, ihre Meinung zu sagen, Ideen zu teilen und ihre Gefühle auszudrücken. Um es einfach und benutzerfreundlich zu machen, haben einige UMS eine Vorschlagsbox, in die Teammitglieder ihre Gedanken jederzeit einwerfen können. 

Wie wir bereits gesagt haben, sind eure Mitarbeitenden euer wichtigstes Kapital für euren Erfolg. Deshalb müsst ihr nicht nur dafür sorgen, dass sie die richtigen Werkzeuge haben, um zu arbeiten, sondern auch, dass sie sich engagiert fühlen. Ein geringes Engagement der Mitarbeitenden ist nie ein gutes Zeichen. Hier sind die wichtigsten Aspekte, um das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern:

• Aufbau einer positiven Arbeitsplatzkultur;
• Angebot zielgerichteter Karrieremöglichkeiten;
• die Förderung einer auf Vertrauen und Anerkennung basierenden Zusammenarbeit;
• eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu schaffen;
• Umsetzung von hybriden Arbeitsmöglichkeiten;
• die Einrichtung eines guten Mitarbeitenden-Management-Systems.

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7. Verbessert die Mitarbeitendenerfahrung

Natürlich mag es jeder, wenn die Dinge reibungslos und einfach laufen. Arbeitnehmende sind da keine Ausnahme. Ein Personalverwaltungstool hilft dabei, die verschiedenen Verfahren zu vereinfachen, die Arbeitnehmenden durchlaufen müssen, wie z. B. den Einstellungsprozess. Dies ist für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung, da dies die erste Erfahrung ist, die potenzielle Mitarbeitende mit dem Unternehmen macht. Ein komplizierter Rekrutierungs- oder Onboarding-Prozess kann ein negatives Image des Unternehmens erzeugen oder sich langfristig negativ auf die Arbeitnehmenden und das Unternehmen auswirken. Wie gibt und sammelt eure Belegschaft Feedback? Ist das ein einfaches Verfahren? Das Mitarbeitendenverwaltungssystem vereinfacht diesen Prozess.

Auch die Mitarbeiterleistung ist ein wichtiger Aspekt, den ihr bewerten und berücksichtigen müsst. Eine Personalmanagement-Software zeigt, wie eure Mitarbeitenden performen. Anhand dieser Informationen könnt ihr ihre Schwächen und Stärken analysieren, um herauszufinden, wie ihr ihre Hard und Soft Skills optimal nutzen könnt. Wenn ihr euch darauf konzentriert, ihnen zu helfen, ihre Fähigkeiten optimal zu nutzen, profitiert nicht nur euer Unternehmen, sondern auch ihre Erfahrung als Mitarbeitende. Sie fühlen sich empowered, motiviert und wertgeschätzt für das, was sie als Person und als Arbeitskraft sind.

8. Vereinfacht die Verwaltung hybrider Teams

Obwohl Hybridarbeit erstaunliche Ergebnisse für ein Unternehmen und seine Beschäftigten bringt, braucht sie eine gewisse Organisation. Mitarbeiterverwaltungssysteme helfen euch dabei, indem sie die Daten jedes einzelnen Mitarbeiters aktuell halten. Wenn ihr Remote Work in eurem Unternehmen einführt, müsst ihr darauf vorbereitet sein, Talente aus der ganzen Welt anzuziehen und eine hybride Belegschaft zu verwalten. Wer befindet sich wo? Arbeiten sie zu viele Stunden, wenn sie von zu Hause aus arbeiten? Wie stellt ihr sicher, dass sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind und sich in ihrer Karriere erfüllt fühlen?

EMS unterstützt euch dabei, all diese Informationen zu verfolgen und gleichzeitig Feedback zu sammeln, um die Arbeitsweise und die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu verbessern. Auch die Kommunikation ist entscheidend, wenn es um die Verwaltung eines gemischten Teams geht. Wie ihr jetzt wisst, trägt ein HRMS zu einer besseren Kommunikation und Koordination bei.

Da Hybrid nun Teil unserer neuen Arbeitsweise ist, ist die Verwendung eines EMS mit einem Hybridmanagement-Tool wie deskbird ein Muss!

Eine Mitarbeitendenverwaltungssoftware ist für ein Unternehmen ebenso nützlich, um seine Belegschaft zu erfassen, wie für die Mitarbeitenden, um bessere Leistungen zu erbringen. Daher ist sie ein Bestandteil des digitalen Wandels, der sich heute am Arbeitsplatz vollzieht. Technologie, insbesondere Automatisierung, ist heute Teil jedes modernen Unternehmens und eine treibende Kraft bei der Gewinnung von Talenten. Die Trends der Zukunft der Arbeit aufzugreifen bedeutet auch, hybride Möglichkeiten anzubieten. HRMS unterstützt euch dabei, organisiert zu sein, deskbird hilft euch, Flexibilität am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Wie verwaltet ihr die hybride Planung eurer Mitarbeitenden? Können eure Mitarbeitenden ins Büro kommen, wann immer sie wollen, und den Arbeitsplatz haben, den sie brauchen?

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