Wie lange dauert die Einführung einer Software zur Tischreservierung?

Ja, probiert es erst mal mit einer Niederlassung aus. Unter „ deskbird “ richtet ihr die Testniederlassung ein und veröffentlicht sie, während alle anderen Niederlassungen als Entwurf verborgen bleiben. Wir können keine feste Einführungszeit garantieren. Die Einrichtung erfolgt in einer festgelegten Reihenfolge von Schritten, für einige davon braucht ihr euer IT-Team, und bei manchen Änderungen dauert es Stunden, bis sie bei allen Nutzern durchgeschlagen sind.

Wie lange dauert die Einführung einer Software zur Tischreservierung?

Wir können keine einheitliche Einführungszeit garantieren. Die Einrichtung erfolgt in einer festgelegten Reihenfolge: Büros, Etagen und Räume, Grundrisse, Benutzer und Gruppen, Zugriffsregeln, Meetingräume und schließlich die Veröffentlichung. Für einige Schritte ist dein IT-Team erforderlich, und bei manchen Änderungen dauert es Stunden, bis die Änderungen bei allen Benutzern durch sind. Wir empfehlen, zunächst einen Pilotversuch in einem Büro durchzuführen und dann schrittweise auszuweiten.

Bevor du loslegst, halte Folgendes bereit:

• Die Rolle „Global Admin“ in „ deskbird “ für die Person, die die Einrichtung vornimmt.
• Angaben zu den Geschäftsstellen: Name, Adresse und Öffnungszeiten der einzelnen Geschäftsstellen.
• Grundrissbilder: eines pro Etage.
• Deine Teamstruktur: die Abteilungen oder Teams, die du als Gruppen festlegen möchtest.
• Eine Entscheidung bezüglich „ Meetingräume “: Soll es mit den Kalendern von Microsoft 365 oder Google Workspace synchronisiert werden oder nur unter deskbird gespeichert bleiben?

Wo die Software selbst eine Wartezeit einbaut:

• SAML-Single-Sign-On (Add-on „User & Data Management Plus“): Du sendest die Metadaten deines Identitätsanbieters an unser Support-Team. Wir richten die Verbindung ein und geben Bescheid, sobald sie bereit ist.
• SCIM-Einrichtung (dasselbe Add-on): Die erste Synchronisierung kann 1 bis 2 Stunden dauern.
• Microsoft Teams: Das Anheften der „ deskbird “-App für alle kann bis zu 24 Stunden dauern, bis es bei allen Nutzern sichtbar ist.

Solltest du die Schreibtischreservierung erst mal in einem Büro ausprobieren?

Ja. Eine kleine Pilotgruppe sammelt erste Erfahrungen mit dem Tool, deckt Probleme auf und hilft dabei, diese zu beheben, bevor alle anderen mit der Buchung beginnen. In „ deskbird “ richtest du das Pilotbüro ein und veröffentlichst es, während andere Büros als Entwürfe gespeichert bleiben. Entwürfe bleiben für die Nutzer verborgen, bis du sie veröffentlichst.

So richtest du den Pilot-Modus in „ deskbird “ ein:

• Erstelle das Büro, bevor es jemand sieht. Speichere das Büro als Entwurf und füge dann Etagen, Bereiche, Schreibtische und den Grundriss hinzu. Wenn alles fertig ist, veröffentliche das Büro, seine Etagen und Bereiche sowie den Grundriss. Das Veröffentlichen eines Bereichs kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Schränke ein, wer buchen darf. Stelle das Pilotbüro auf „Eingeschränkt“ ein, damit nur ausgewählte Gruppen dort buchen können.
• Teste es als normaler Nutzer. Globale Administratoren, Büroadministratoren und Manager können jeden Bereich buchen, unabhängig von den Zugriffsregeln. Um einen gesperrten Bereich zu überprüfen, bitte einen Kollegen ohne Administratorrolle, zu versuchen, ihn zu buchen.

Wähle Pilotnutzer aus verschiedenen Teams, Abteilungen und Funktionen aus. Die Teilnehmer des Pilotprojekts können später als „Tool-Champions“ fungieren, die bei der Ausweitung des Projekts die Fragen der Kollegen beantworten.

Planst du ein Pilotprojekt? Mehr als 250.000 Nutzer in über 80 Ländern buchen bereits über deskbird. Hol dir eine auf deine Büros zugeschnittene Demo, ausgehend von deinen Standorten und den Tools, die du derzeit nutzt.

Wie sieht ein Plan für die Einführung vom Pilotprojekt bis zur vollständigen Umsetzung aus?

Wir schlagen drei Phasen vor: ein Pilotprojekt in einer Niederlassung, eine Ausweitung auf weitere Niederlassungen und eine vollständige Einführung für alle. Legt vor Beginn des Pilotprojekts Erfolgskriterien fest und plant einen Entscheidungspunkt am Ende ein: ausweiten, anpassen oder beenden. Die Tabelle zeigt, was in jeder Phase passiert und wer normalerweise daran beteiligt ist.

Trag die Meilensteine in einen Kalender ein: Schulung, Beginn und Ende der Pilotphase, die Frist für das Feedback und der Entscheidungszeitpunkt.

Was musst du in „ deskbird “ einrichten?

Du brauchst Büros, Etagen und Bereiche, Benutzer und Gruppen, Zugriffsregeln und „ Meetingräume “ – und zwar in genau dieser Reihenfolge. Lege zuerst fest, wie sich die Benutzer anmelden und woher die Benutzerkonten stammen. Richte beides ein, bevor du Benutzer einlädst, damit niemand ein separates E-Mail- und Passwort-Konto anlegt. Globale Administratoren können einer Einrichtungs-Checkliste in der App folgen.

• Büros und Etagen. Jedes Büro braucht einen Namen, eine Adresse und Öffnungszeiten. Lade pro Etage ein Bild des Grundrisses hoch (empfohlen: .svg; .pdf, .jpg, .jpeg, .png und .webp funktionieren ebenfalls, maximal 15 MB) und platziere Bereiche und Schreibtische in einem Drag-and-Drop-Editor.
• Anmelden. Die Anmeldung mit Microsoft oder Google funktioniert bei jedem Tarif. SAML-Single-Sign-On ist Teil des Add-ons „User & Data Management Plus“.
• Benutzerkonten. Lade Leute per E-Mail ein oder lade sie in einer CSV-Datei hoch. Standardmäßig können sich Kollegen mit einer E-Mail-Adresse deiner Unternehmensdomain auch selbst registrieren. SCIM-Provisioning und HRIS-Synchronisierung sind Teil des Add-ons „User & Data Management Plus“.
• Meetingräume. Lege für jeden Raum fest, ob er mit den Kalendern von Microsoft 365 oder Google Workspace synchronisiert wird oder nur unter deskbird existiert. Ein Raum, der ausschließlich unter deskbird angelegt wurde, kann später nicht in einen synchronisierten Raum umgewandelt werden.
• Microsoft Teams. Dein Microsoft 365-Administrator kann die App „ deskbird “ im Teams-Verwaltungscenter freigeben und sie für alle installieren und anheften.

Unsere Anleitung zur Grundeinrichtung im Hilfe-Center führt dich Schritt für Schritt durch den Vorgang.

Was solltest du während eines Pilotprojekts zur Schreibtischbuchung messen?

Ermittle, ob die Leute das Tool nutzen und wie das Büro genutzt wird. Verfolge die Akzeptanzrate, also den Anteil der Pilotnutzer, die regelmäßig buchen, sowie die Schreibtischauslastung und die Nichterscheinen. Füge Support-Anfragen und eine kurze Umfrage hinzu. Legt die Ziele fest, bevor das Pilotprojekt startet, damit ihr es am Entscheidungspunkt daran messen könnt.

Kombiniere die Zahlen mit dem Feedback aus Interviews oder einem kurzen Workshop mit Pilotnutzern.

Wer muss bei der Einführung eines Tischreservierungssystems einbezogen werden?

Die Personalabteilung und die Standortleiter leiten die Einführung gemeinsam. Die Personalabteilung konzentriert sich auf die personelle Seite: Kommunikation, Schulungen und Richtlinien. Der Standortleiter ist für die technische und organisatorische Umsetzung verantwortlich. Dein IT-Team kümmert sich um die Anmeldung, die Benutzeranlegung, die Kalendersynchronisierung und die Teams-App. Führungskräfte, die selbst Termine buchen, motivieren ihre Teams, es ihnen gleichzutun.

• Standort- oder Facility-Manager: Büros, Grundrisse, Buchungsregeln, Zugangsregeln.
• IT: Anmeldemethode, Benutzerverwaltung, Besprechungsraumkalender, Teams und Outlook.
• Personalwesen: Richtlinien, Kommunikation, Schulungen.
• Tool-Champions: Early Adopters in jedem Team, die ihren Kollegen helfen.
• Führungskräfte und Manager: Unterstützt das Projekt und geht mit gutem Beispiel voran, indem ihr selbst einen Termin bucht.

Unser kostenloser Leitfaden „6 Strategien für die erfolgreiche Einführung von Desk-Sharing-Software“ behandelt die Rolle von Personal- und Arbeitsplatzmanagern sowie von Tool-Beauftragten und Führungskräften und erklärt, wie man die Kommunikation plant.

Was verlangsamt die Einführung von Schreibtischreservierungen?

Die häufigsten Fehler sind, die Überprüfung der aktuellen Raumnutzung zu überspringen, keine schriftlichen Buchungsrichtlinien zu haben und schwer zu bedienende Software auszuwählen. Ein vierter Fehler ist, den Starttag als Ziellinie zu betrachten. Ohne Überwachung und Anpassungen driftet selbst eine gut geplante Einführung immer weiter von der tatsächlichen Arbeitsweise der Teams ab.

Ein paar Einstellungsdetails kosten auch Zeit, wenn du sie erst spät entdeckst:

• Ein Büro zu früh sperren. Bevor du ein Büro sperrst, füge alle, denen dort ein Schreibtisch oder ein Parkplatz zugewiesen ist, einer zulässigen Gruppe hinzu. Andernfalls werden ihre Zuweisungen entfernt.
• Räume erstellen, bevor du dich für die Kalendersynchronisierung entscheidest. Ein Raum, der nur in „ deskbird “ erstellt wurde, muss erneut erstellt werden, um ihn später zu synchronisieren.
• Benutzer werden eingeladen, bevor Single Sign-On und die Bereitstellung eingerichtet sind. Die Benutzer richten dann separate E-Mail- und Passwort-Konten ein.

Was die Umsetzung am Arbeitsplatz betrifft – von den Richtlinien bis zur Bürogestaltung –, schau dir unseren Leitfaden zur Einführung von Hot Desking an. Um vor dem Start verschiedene Tools zu vergleichen, schau dir die beste Software zur Tischreservierung an oder sieh dir an, wie die Tischreservierung bei „ deskbird “ funktioniert.