Política de escritorio limpio: directrices para mejorar la seguridad y la productividad

Una política de escritorio limpio (CDP) establece procedimientos claros para mantener la higiene y seguridad del espacio de trabajo en entornos de oficina compartidos. Incluye normas para asegurar documentos confidenciales, retirar objetos personales, desechar la basura correctamente y limpiar las superficies antes de irse. Cuando varios empleados comparten el mismo espacio de trabajo a través del desk sharing o hot desking, una política de escritorio limpio se vuelve esencial para mantener un entorno de trabajo positivo, saludable y seguro.

Esta guía ofrece recomendaciones prácticas para implementar y hacer cumplir las normas de limpieza de la oficina en tu espacio de trabajo híbrido.

Definición de una política de escritorio limpio

Una política de escritorio limpio asegura que tu entorno de oficina se mantenga limpio y organizado. Sirve como guía para los empleados al clarificar las expectativas de la empresa en cuanto a la limpieza y el orden. Estas reglas claras ayudan a mantener la higiene y el orden en los escritorios mientras añaden una capa adicional de protección para los datos confidenciales.

Si bien las configuraciones de oficina tradicionales ya fomentan mantener los escritorios limpios, se ha convertido en una necesidad para las oficinas con hot desking. Dejar un espacio de trabajo desordenado y sucio ya no es una opción cuando otra persona se sentará en ese escritorio en cuestión de horas o días.

Por qué es crucial aplicar normas de limpieza en la oficina en un entorno de trabajo compartido

Profundicemos en este tema y expliquemos por qué ser claro y estricto con la limpieza del escritorio es aún más importante en un lugar de trabajo compartido que en una oficina tradicional.

Compartir espacios de trabajo exige ser respetuoso y consciente

Volvamos al ejemplo de compartir piso. Si la gente se falta al respeto, deja los platos sucios en el fregadero de la cocina y los pelos en la ducha, este sistema no funciona. Crea mal ambiente, los compañeros de piso no se sienten bien en casa y surgen conflictos entre ellos. Lo mismo ocurre cuando aplicas un sistema de trabajo flexible y un modelo de "hot desking" en tu oficina. Una política de clean desk te permite establecer normas iguales para todos. Los procedimientos de incumplimiento garantizan la ausencia de comportamientos tendenciosos. Los empleados se respetan mutuamente y se preocupan de dejar el escritorio impecable para la persona que lo utilizará después de ellos.

Dejar los escritorios limpios y ordenados aumenta la productividad y la creatividad

Está demostrado que trabajar en un entorno limpio y ordenado aumenta la productividad y la creatividad^.1 Pero esto es aún más importante cuando se comparte escritorio con otras personas. ¿Quién quiere llegar al trabajo y sentarse en un escritorio lleno de pertenencias de sus compañeros o, peor aún, con tazas vacías y manchas de café? Experimentar este tipo de situaciones repercute sin duda en el estado de ánimo de los empleados y en su capacidad para centrarse en sus tareas con eficacia. Aunque trabajar desde casa aumenta la productividad, aplicar normas como mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado es esencial para mejorar la productividad in situ.

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Mantener limpios los espacios de trabajo mantiene alejados los microbios y a las personas sanas

Compartir escritorio facilita la propagación de microbios. Pero, por supuesto, no querrás que tus empleados se contaminen entre sí cuando estén enfermos. Lo ideal es que los miembros de tu equipo estén de baja por enfermedad o trabajen desde casa cuando se sientan indispuestos. Sin embargo, puede ocurrir que salgan de su puesto por la mañana sintiéndose perfectamente y empiecen a enfermar a lo largo del día. Por este motivo, aplicar normas de higiene a tus escritorios es crucial para mantener un entorno de trabajo saludable y alejar los virus. Así que, ¡empieza a hacer de la limpieza de escritorios un hábito para todos!

Establece políticas de escritorio claras y limpias garantiza mayores niveles de ciberseguridad.

Mantener tus escritorios compartidos limpios no solo se refiere a la higiene. También significa despejar los espacios de trabajo compartidos de todos los recursos y documentos para evitar la exposición de información confidencial. Por eso también se le llama "política de escritorio despejado".

Los empleados que comparten diferentes escritorios deben duplicar sus esfuerzos para dejar sus estaciones de trabajo impecables. Desde el punto de vista de la seguridad, esto incluye:

• No tirar papeles con material sensible en las papeleras
• Cerrar la sesión de escritorio antes de irse
• Asegurar todos los documentos confidenciales

Tu política de escritorio limpio debe aplicarse tanto al entorno físico como al digital.

Elementos clave que debe incluir tu política de escritorio limpio

Ámbito y finalidad de la CPD

Antes de introducir nuevas normas y directrices, debes explicar por qué las estableces, su alcance y su finalidad. Comprender los problemas actuales y los beneficios que tus empleados obtendrán de la aplicación de estas medidas desempeña un papel importante para implantar con éxito su CPD.  

Recuérdales que esos procedimientos también se aplican cuando trabajan fuera de la oficina. Por supuesto, los empleados remotos no tienen que pensar en dejar sus escritorios limpios y ordenados para sus compañeros cuando trabajan desde casa. Sin embargo, la confidencialidad debe seguir siendo su máxima prioridad, por lo que mantener su espacio de trabajo limpio y despejado desde el punto de vista digital sigue siendo primordial.

Lo que se debe y no se debe hacer con respecto a la limpieza de la oficina

Esta es la parte central de tu política de escritorio limpio. Cambiar de tener un escritorio privado a compartir y trabajar desde un espacio de trabajo diferente cada día es un cambio considerable al que tus miembros del equipo deben adaptarse.

Las directrices deben:

• Aclarar todas las preguntas de tu personal sobre este tema
• Ofrece un resumen transparente de tus expectativas sobre la limpieza de la oficina
• Aborda los problemas comunes que experimentan los empleados con la limpieza del desk sharing

Intenta considerar todas las preguntas que tu personal pueda tener para proporcionar un recurso que alinee a todos y elimine todas las dudas e incertidumbres. La mejor manera de hacerlo es recopilar feedback sobre los problemas que experimentan con la limpieza del desk sharing.

Lista de comprobación de la política de escritorio limpio

Una checklist es un recurso rápido y sencillo al que recurrir en caso de duda. Resume lo que tu personal debe hacer para mantener un entorno de trabajo limpio y ordenado donde todos se sientan cómodos.

Descarga esta lista de comprobación para que los empleados puedan tenerla en sus escritorios o teléfonos. Antes de irse a casa, pueden repasarla para asegurarse de que dejan un escritorio impecable y listo para sus compañeros.

También puedes crear varias checklists, una para cada tipo de espacio de trabajo:

• Escritorios individuales
• Salas de reunión
• Aulas de huddle
• Otros espacios compartidos

Procedimientos en caso de incumplimiento

Ahora viene la parte no graciosa pero inevitable. Qué pasa si tus empleados siguen recibiendo hot desks con restos de migas de galleta y documentos confidenciales de la persona que los utilizó antes que ellos?

Tu política de escritorio limpio debe establecer protocolos de incumplimiento, aunque esperamos que no tengas que hacerlos cumplir. Como ya hemos explicado, garantizar un entorno de oficina limpio y despejado va más allá de la higiene. También es una cuestión de seguridad y privacidad. Por eso, esta parte de la política debe indicar explícitamente las medidas aplicables en caso de que no se respeten las normas de limpieza de la oficina.

🧐 Lee nuestro índice de escritorios compartidos en Europa para saber más sobre las tendencias actuales en oficinas.

Buenas prácticas para aplicar con éxito la política de escritorio limpio

Analiza los problemas actuales de limpieza de las oficinas compartidas

El primer paso consiste en analizar la situación actual en relación con este tema. ¿De qué se quejan más tus empleados con respecto a la limpieza en un entorno de "hot desk"? Es posible que tu mismo se haya dado cuenta de algunos problemas al entrar en la oficina.

El mejor enfoque es abordar esto de forma colectiva. Involucra a los miembros de tu equipo pidiéndoles su opinión:

• ¿Cuáles creen que son los principales problemas?
• ¿Cómo creen que podría resolverse?

Preséntalo verbalmente, comunícalo virtualmente y compártelo físicamente.

Una vez que hayas identificado todos los problemas y encontrado soluciones, es hora de compartir tu política de limpieza. Sin embargo, enviar un correo electrónico del tipo: "¡Eh, aquí está nuestra nueva política de limpieza en el lugar de trabajo! Por favor, aplícala a partir de ahora". He aquí cómo debes hacerlo.

Comunícalo adecuadamente para asegurar que todos tus empleados lo lean y lo pongan en práctica. Esto significa:

• Presentarlo verbalmente (en persona o digitalmente)
• Hacerlo accesible virtualmente (correo electrónico, plataforma de recursos, etc.)
• Hacerlo visible físicamente

Coloca señalización recordatoria en algunos puntos críticos de tu oficina. Por ejemplo, puedes pegar un póster o una lista de verificación de la política de escritorio limpio en cada escritorio para que los miembros de tu equipo no lo olviden.

Haz referencia a ella en otros de tus documentos oficiales

Si has adoptado un enfoque de hot desking para tu espacio de oficina, probablemente tienes una política de trabajo híbrido (si no, deberías tenerla). Aquí es donde también debería mencionarse tu política de escritorio limpio.

¿Qué hay del protocolo para compartir escritorios ? ¿Han establecido una guía oficial al respecto? Una de las normas más importantes para compartir escritorios es dejarlos limpios y ordenados, por lo que su CDP también debería aparecer allí.

En otras palabras, esta política debe mencionarse en todos los documentos relacionados con la gestión del trabajo híbrido y la experiencia de los empleados.

Haz de la impresión la última opción

"¿Es necesario imprimirlo, o se tirará a la basura poco después?".

Antes de empezar a imprimir, esta pregunta debería surgir siempre en la cabeza de todos. Intentar convertirse en una oficina sin papeles en la medida de lo posible no es sólo un paso fácil para fomentar la sostenibilidad en el lugar de trabajo. También reduce las posibilidades de que haya papeles por ahí y los problemas de confidencialidad. Cuantos menos documentos se impriman, menor será el riesgo de que haya desorden e información confidencial por ahí.

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Proporciona recursos para permitir el orden y la limpieza en la oficina

La teoría es la parte más fácil al establecer una nueva política; la práctica suele ser otra historia. Tu parte del trabajo no termina una vez que has compartido tu flamante política de escritorio limpio con tu personal. También necesitas asegurarte de que tengan los recursos para aplicar esas reglas.

Considera estas preguntas:

• ¿Tiene tu personal taquillas individuales para guardar sus pertenencias cuando no las usan o cuando trabajan desde casa?
• ¿Ha sido tu personal capacitado en seguridad y privacidad de datos?
• ¿Has colocado un paño de limpieza y un pulverizador en cada estación de trabajo para que las personas puedan limpiar el área antes de irse?

🌿 PD: Te recomendamos evitar las toallitas de limpieza desechables si tu objetivo es ser un lugar de trabajo sostenible.

Aplica tu política de escritorio limpio a todos los miembros de la empresa

Como se suele decir: "Predica con el ejemplo".

Una política de escritorios limpias beneficia a todos, ya que crea un entorno de trabajo más agradable, impulsa la creatividad y la productividad y previene la aparición de microbios y virus. No hay razón para aplicar esas normas sólo a unas pocas personas.

Además de ser injusto y desigual, afecta a su eficacia. Así que, desde los miembros de la C-Suite hasta los becarios y los equipos directivos, asegúrate de que todos conocen y aplican a fondo las nuevas normas.

Las políticas actúan como faros para todos en el lugar de trabajo y mantienen su entorno de trabajo positivo, organizado y eficiente. Una política de escritorio limpio es uno de los documentos clave que debe establecer cuando trabaje en un entorno híbrido y convierta su oficina en un lugar de trabajo compartido. La limpieza y el orden son cruciales para evitar conflictos y garantizar que tus empleados disfrutan acudiendo a la oficina y sacan el máximo partido de ella.

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Fuentes:

¹ Por fin hay que limpiar el escritorioHarvard Business Review.