L'audit technologique sur le lieu de travail : 4 outils que l'deskbird e remplace pour les services informatiques

La plupart des équipes informatiques gèrent quatre outils distincts pour faire fonctionner un bureau hybride : un pour la réservation d’ poste s, un pour les salles de réunion, un autre pour l’ enregistrements des visiteurs et un quatrième pour les demandes d’intervention sur les installations. Un audit technologique du lieu de travail permet de déterminer quelle partie de cette pile d’outils vous pouvez supprimer en tout en regroupant le tout sur une plateforme unique que les employés utilisent réellement.

 En quelques mots :

Les équipes informatiques peuvent regrouper la gestion de l'poste , la réservation de salles, la gestion des visiteurs et la gestion des tickets liés aux postes de travail au sein d'une seule et même plateforme, ce qui permet de réduire la prolifération des outils et les coûts liés à leur mise en place.

• deskbird remplace 4 outils distincts utilisés sur le lieu de travail sans nécessiter de nouveau matériel ni de nouveaux capteurs
• Les intégrations natives de l'authentification unique (SSO), du système de gestion des identités interdomaines (SCIM) et d'Microsoft Entra t ID (Azure AD) éliminent la gestion manuelle des comptes utilisateurs.
• Des taux d'adoption supérieurs à 90 % garantissent que les données d'utilisation sont suffisamment précises pour étayer les décisions immobilières.

Qu'est-ce qu'un audit technologique sur le lieu de travail ?

Un audit technologique sur le lieu de travail consiste en un examen structuré de tous les outils utilisés par vos collaborateurs pour réserver des postes de travail, des salles de réunion, enregistrer les visiteurs ou signaler des problèmes au bureau. Les équipes informatiques mènent ces audits lorsque la prolifération des outils entraîne des difficultés de mise à disposition, des données peu fiables ou des coûts logiciels redondants. 87 % des responsables informatiques font état d’un impact financier modéré à important lié à cette prolifération.

L'objectif est simple : identifier les outils qui se chevauchent, les points de rupture dans les intégrations et les failles de sécurité existantes. Le périmètre couvre généralement l'poste , la réservation de salles, la gestion des visiteurs, le suivi des présences et la gestion des tickets d'accès aux installations. Il en résulte une vue d'ensemble claire des éléments à regrouper, à remplacer ou à supprimer purement et simplement.

La plupart des entreprises constatent qu'elles disposent de 3 à 5 outils distincts pour gérer des fonctions qu'une seule plateforme d'gestion du lieu de travail s pourrait prendre en charge. Chaque outil nécessite son propre processus de mise en service, sa propre intégration au calendrier et sa propre documentation d'assistance. Cette fragmentation génère une charge d'entretien permanente pour le service informatique.

Qui devrait mener un audit technologique sur le lieu de travail ?

Pour qu'un audit soit couronné de succès, il est indispensable que tous les services s'y investissent. Le service informatique vérifie le niveau de sécurité, la fiabilité des intégrations et les processus de mise à disposition des ressources. Les équipes chargées des installations ou de l'environnement de travail sont responsables de l'espace physique et de l'expérience des employés. Les ressources humaines sont généralement chargées de la politique d'assiduité et du respect des règles relatives au travail hybride.

[Table1]

D'après nos données internes, le service informatique intervient dans environ 29 % à 31 % des évaluations de solutions « deskbird ». C'est souvent le service informatique qui lance le processus d'achat. Même lorsque c'est le service des installations qui identifie le besoin, c'est le service informatique qui prend la décision finale. Toute nouvelle plateforme d'gestion du lieu de travail s doit alléger la charge de travail liée à l'entretien plutôt que de l'alourdir.

Signes indiquant que l'infrastructure technologique de votre entreprise génère des coûts informatiques supplémentaires

Les équipes informatiques identifient rapidement les signes d’une prolifération des outils. Vous devez gérer le provisionnement séparément pour chaque outil, ce qui implique d’ajouter et de supprimer manuellement des utilisateurs dans les systèmes de gestion d’ poste , de réservation de salles et d’accueil des visiteurs. Chaque nouvelle embauche nécessite une configuration dans plusieurs applications. Chaque départ nécessite un nettoyage à plusieurs niveaux.

Les problèmes de synchronisation des calendriers constituent un autre signe d'alerte. Les doubles réservations ou les réunions fantômes génèrent sans cesse des tickets d'assistance. Les employés se plaignent que la salle qu'ils ont réservée apparaît comme disponible dans Outlook, mais comme occupée dans l'outil de réservation. Ces problèmes de synchronisation sapent la confiance dans le système.

Un faible taux d'adoption pose un problème tout à fait différent. Lorsque les employés trouvent l'outil officiel trop lent ou trop compliqué, ils se rabattent sur des tableurs ou des applications parallèles. Ce « shadow IT » (informatique parallèle) fait que vos rapports d'utilisation ne reflètent pas la réalité. Vous ne pouvez pas prendre de décisions immobilières en toute confiance sur la base de données qui ne rendent compte que d'une fraction des comportements réels.

Éléments à inclure dans un audit technologique des lieux de travail pour les bureaux hybrides

Votre audit doit recenser cinq catégories spécifiques. En ce qui concerne la réservation d’poste , précisez qui est le propriétaire de l’outil, comment fonctionne son déploiement et quel est son taux d’adoption actuel. Pour la réservation de salles, évaluez la fiabilité de l’intégration avec le calendrier, la gestion des « no-show » (demandes de réservation) ainsi que toute dépendance vis-à-vis du matériel d’ kiosque ou d’affichage.

La gestion des visiteurs nécessite d’examiner attentivement le flux de travail de l’ enregistrement , le processus de pré-inscription et les journaux de conformité. L’analyse des données de présence doit faire l’objet d’une évaluation portant sur l’exactitude des données et le respect de la confidentialité. Il convient d’évaluer la billetterie des installations afin de déterminer dans quelle mesure elle s’intègre aux systèmes existants tels que Jira ou ServiceNow.

Chaque catégorie dispose souvent d'un outil distinct, avec son propre contrat fournisseur, sa console d'administration et son canal d'assistance. L'audit met en évidence les chevauchements entre ces outils et les domaines où une consolidation s'avère pertinente.

Indicateurs d'audit technologique du lieu de travail que le service informatique devrait mesurer

Le service informatique devrait s'appuyer sur des critères quantitatifs pour évaluer chaque outil de la pile d'outils utilisés en entreprise. Ces indicateurs permettent de déterminer s'il convient de conserver un outil ou s'il est grand temps de procéder à une consolidation.

[Table2]

Le taux d'adoption est l'indicateur le plus important. La fiabilité des données dépend entièrement du fait que les employés utilisent réellement le logiciel. Un outil dont le taux d'adoption est faible génère des données d'utilisation peu fiables, et des données peu fiables conduisent à de mauvaises décisions en matière d'immobilier.

Liste de contrôle étape par étape pour un audit technologique sur le lieu de travail

1. Dresser l'inventaire des outils présents sur le lieu de travail et de leurs propriétaires

Dressez la liste de tous les outils utilisés pour l’ poste , la réservation de salles, l’ enregistrement des visiteurs, le suivi des présences et la gestion des accès aux installations. Indiquez pour chaque application le responsable interne, le coût annuel de la licence et le mode de mise à disposition. Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble de votre parc logiciel actuel.

2. Recenser les intégrations et les flux de données essentiels

Identifiez comment chaque outil s'intègre à Microsoft 365 (MS365), à Google Workspace, à votre système d'information des ressources humaines (SIRH) et à des fournisseurs d'identité tels qu'Microsoft Entra ID (Azure AD) ou Okta. Notez tout transfert manuel de données, toute synchronisation défaillante ou toute limitation des API. La fiabilité de l'intégration a un impact direct sur le nombre de tickets d'assistance reçus par le service informatique.

3. Vérifier les réservations confirmées et les réservations fantômes

Extrayez les données d'utilisation pour déterminer combien d'employés réservent activement des postes de travail ou des salles. Calculez le nombre de réservations qui aboutissent à une « no-shows ». Une analyse de l'utilisation des espaces de travail suggère que près de 30 % des salles réservées restent inoccupées. Un faible taux d'adoption signifie que les données ne sont pas fiables et que l'outil ne remplit pas son objectif principal.

4. Vérifier la synchronisation du calendrier et la fiabilité des réservations

Vérifiez si les réservations effectuées sur Microsoft Teams, Outlook ou Google Agenda s'affichent correctement dans l'outil Workplace. Signalez tout retard ou échec de synchronisation susceptible d'entraîner des doubles réservations. Les employés s'attendent à ce que ces systèmes communiquent entre eux instantanément.

5. Vérifier les journaux de sécurité, d'accès et d'audit

Vérifiez que chaque outil prend en charge l'authentification unique (SSO) via le langage SAML (Security Assertion Markup Language) ou OpenID Connect (OIDC), ainsi que le provisionnement SCIM. Vérifiez que les certifications ISO 27001 et SOC 2 Type 2 sont bien en vigueur. Assurez-vous que la plateforme est conforme au RGPD et qu'elle vous permet d'exporter les journaux d'audit à des fins de contrôle de conformité.

6. Synthétiser et définir un plan de déploiement

En vous appuyant sur les conclusions de l'audit, identifiez les outils dont vous pouvez vous passer et les fonctions qu'une plateforme unique peut prendre en charge. Définissez un calendrier de déploiement comprenant des étapes claires pour la migration des données et l'intégration des utilisateurs.

Ce que le service informatique y gagne lorsque les outils professionnels sont regroupés

La consolidation des outils professionnels apporte des avantages opérationnels immédiats au service informatique. La consolidation technologique permet souvent de réduire les coûts de 20 % à 35 % en l'espace de 60 à 90 jours.

Une plateforme unique permet également de réduire le nombre de demandes d'assistance. Le service informatique n'a plus qu'à gérer un seul ensemble de flux de travail et une seule intégration de calendrier. Lorsque les collaborateurs utilisent effectivement la plateforme consolidée, les données d'utilisation qui en résultent deviennent fiables. Les responsables des espaces de travail peuvent enfin s'appuyer sur des données précises pour prendre des décisions immobilières fondées.

La conformité s'en trouve également améliorée. Au lieu de vérifier les certifications de sécurité auprès de quatre fournisseurs distincts, vous n'effectuez qu'une seule vérification. Au lieu de gérer quatre ensembles de journaux d'audit, vous les exportez à partir d'un seul système.

Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel professionnel avant que le service informatique ne l'approuve

Les équipes informatiques des entreprises ont des exigences strictes concernant tout nouveau déploiement logiciel. Une plateforme d’ gestion du lieu de travail s doit alléger la charge d’ entretien et s’intégrer naturellement à l’infrastructure existante. Si le service informatique doit intervenir sur l’outil tous les trimestres, celui-ci devient alors un frein.

Parmi les exigences incontournables figurent l’intégration native de Microsoft 365 avec Microsoft Teams et Outlook, ainsi que l’intégration des identités avec Azure Active Directory ( Microsoft Entra ). La plateforme doit prendre en charge les protocoles SSO, SCIM, SAML et OIDC afin d’éliminer tout provisionnement manuel. Les certifications ISO 27001 et SOC 2 Type 2 en vigueur attestent du respect des normes de sécurité, au lieu de se contenter de les revendiquer.

Une architecture hébergée par l'UE et conforme au RGPD garantit que vos données sont conservées à Francfort, en Allemagne. Une interface de programmation d'applications (API) ouverte prend en charge les intégrations restantes, ce qui réduit les besoins en développement sur mesure. Des taux d'adoption avérés supérieurs à 90 % auprès de plus de 500 entreprises garantissent l'exactitude des données.

Contrôles relatifs à la protection de la vie privée et à la conformité des outils professionnels en Europe

Le service informatique doit vérifier la conformité en matière de protection de la vie privée de tout outil permettant de suivre la localisation des employés et leur présence au bureau. Une architecture respectant en priorité le RGPD est obligatoire pour les organisations européennes. Le système doit permettre la minimisation des données et offrir des options d'anonymisation claires.

L'hébergement au sein de l'UE constitue un atout en matière de sécurité. deskbird héberge les données de ses clients à Francfort, en Allemagne, et respecte les exigences du RGPD. La plateforme offre un contrôle d'accès granulaire basé sur les rôles, ce qui permet aux responsables de ne voir que les données pertinentes pour leur équipe. Les journaux d'audit exportables sont indispensables pour les audits internes et la conformité réglementaire.

Comment « deskbird » remplace quatre outils professionnels sans nécessiter de nouveau matériel

deskbird regroupe les réservations d’ poste , les réservations de salles, la gestion des visiteurs et la gestion des accès aux postes de travail au sein d’une seule et même plateforme. Le système s’appuie sur une intégration native à MS365 et sur la provisionnement automatique via SCIM, plutôt que sur des capteurs coûteux ou du matériel propriétaire.

[Table3]

deskbird est développé et hébergé en Europe. Il est certifié ISO 27001, audité selon la norme SOC 2 Type 2 et conforme au RGPD. Les clients atteignent souvent un taux d'adoption supérieur à 90 %, ce qui rend les données d'utilisation plus fiables.

Gérez un bureau hybride sans vous prendre la tête avec l'informatique

La gestion d’un environnement de travail hybride ne nécessite pas de gérer une douzaine d’applications différentes. deskbird a été conçue pour les professionnels de l’informatique qui recherchent des intégrations natives, un provisionnement sans intervention et une sécurité de niveau entreprise. La plateforme offre à la fois la simplicité d’utilisation dont les collaborateurs ont besoin et la précision des données exigée par la direction.

Pour regrouper quatre outils en un seul, réservez une démonstration.