Comment réserver des postes et des salles dans Microsoft Teams (2 façons)

Les employés travaillent déjà dans Microsoft Teams. Leur demander de changer d'application juste pour réserver un poste crée une friction qui nuit à l'adoption. Ce guide présente deux façons de permettre la réservation de postes et de salles directement dans Teams : la fonctionnalité native de Microsoft, Bookable desks, et les applications tierces comme deskbird qui ajoutent des plans d'étage interactifs, des enregistrements et des analyses détaillées.

TL;DR

Vous pouvez réserver des postes et des salles dans Teams en utilisant la fonctionnalité native de Microsoft, Bookable desks, ou en installant une application tierce comme deskbird.

• La fonctionnalité native de réservation de postes nécessite une configuration Exchange et offre des listes de base sans plans d'étage ni enregistrements.
• Les applications intégrées comme deskbird ajoutent des plans interactifs, la libération automatique des no-shows et des analyses détaillées.
• deskbird se synchronise avec Outlook et Google Agenda, garantissant ainsi la précision des réservations sur tous les outils.

Pourquoi les équipes souhaitent la réservation de postes et de salles au sein de Microsoft Teams

Les employés passent déjà leur journée de travail dans Teams. Passer à une application distincte juste pour réserver un poste crée une friction. Les travailleurs basculent environ 1 200 fois par jour entre les applications. Lorsque la réservation se fait là où le travail se déroule, les gens l'utilisent réellement.

Voici ce que vous gagnez en gardant la réservation au sein de Teams :

• Un seul espace de travail : Pas de connexions supplémentaires ni d'onglets de navigateur à gérer
• Visibilité en temps réel : Savoir qui vient et où ils sont assis
• Moins de no-shows : La synchronisation du calendrier supprime automatiquement les réservations annulées.
• Meilleures données sur l'espace : L'utilisation est intégrée aux rapports sans étapes manuelles, ce qui est essentiel lorsque le taux d'utilisation global des bureaux n'est en moyenne que de 54 %.

C'est particulièrement important pour les équipes hybrides qui coordonnent leurs jours de présence au bureau. Si vous voyez que votre équipe vient le mercredi, vous réservez un poste à proximité en quelques secondes.

2 façons de réserver des postes et des salles directement dans Microsoft Teams

Deux approches sont possibles. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités intégrées de Microsoft, ou ajouter une application de réservation dédiée depuis le store Teams.

Option 1 utilise la fonctionnalité native de Microsoft, Bookable desks, et les boîtes aux lettres de ressources Outlook. Cette méthode repose sur Exchange Online. Elle est gratuite avec les licences existantes mais nécessite une configuration informatique.

L'option 2 ajoute une application dédiée comme deskbird directement depuis le store Teams. Vous obtenez des cartes interactives, des enregistrements et des analyses sans toucher à Exchange.

[Tableau1]

Option 1 : Utiliser les postes réservables de Microsoft et les ressources Outlook

La réservation de postes est l'approche intégrée de Microsoft. Les administrateurs configurent des pools de postes et des boîtes aux lettres de salles dans Exchange Online, et les employés réservent ensuite via Teams ou Outlook.

Cela convient mieux aux organisations fortement intégrées à Microsoft 365 avec un support informatique dédié, mais la configuration révèle des lacunes importantes qui ont un impact sur l'adoption et la gestion de l'espace.

Ce dont vous avez besoin pour commencer

Les exigences techniques sont substantielles. Vous avez besoin d'une licence Microsoft 365 avec Teams et Exchange Online, d'un accès au centre d'administration au niveau Global ou Teams Admin, et de la capacité à créer des comptes de ressources dans Exchange. Les politiques de réservation doivent être configurées séparément pour les salles. Ce n'est pas une activation rapide : cela nécessite des ressources informatiques dédiées et une expertise Exchange.

Comment fonctionnent les ressources de postes et de salles

Les ressources se trouvent dans le centre d'administration Exchange. Vous créez des comptes de postes individuels ou des "pools de postes" où plusieurs personnes réservent un emplacement générique dans une zone. Cela simplifie la gestion mais supprime la granularité : les employés ne peuvent pas voir ou choisir des postes spécifiques. Pour les salles, vous créez des boîtes aux lettres de ressources qui fonctionnent comme des espaces de réunion réservables.

Microsoft permet aux administrateurs de lier des équipements aux comptes de postes afin que les employés puissent filtrer par matériel comme les postes assis-debout ou les écrans supplémentaires. Cependant, ce balisage se fait en arrière-plan et non sur un plan d'étage visuel. Les employés choisissent toujours à partir de listes textuelles.

Visibilité et coordination d'équipe

Le partage de la localisation de travail permet aux collègues de voir où quelqu'un travaille : au bureau, à la maison ou à un poste spécifique. Les administrateurs activent cette fonction via les politiques d'administration de Teams, et les employés contrôlent leur propre visibilité. Bien que cela améliore la coordination, cela ne résout pas le problème fondamental : les employés ne peuvent toujours pas voir où leurs coéquipiers sont assis dans le bureau ou quels postes sont proches les uns des autres.

Limitations des tests et du déploiement

Avant le déploiement, vous vérifiez l'expérience du point de vue de l'utilisateur. Dans Teams, les employés vont dans Calendrier, sélectionnent "Réserver un poste" et choisissent une date et un emplacement dans une liste déroulante. Dans Outlook, ils ajoutent une salle comme ressource à une invitation de réunion. Les réservations apparaissent dans les calendriers, mais il n'y a pas de confirmation visuelle de l'emplacement du poste, pas de processus d'enregistrement et aucun moyen de vérifier si quelqu'un s'est réellement présenté.

Où les analyses sont insuffisantes

Une fois le système en place, les administrateurs peuvent accéder aux données de base dans le centre d'administration Teams et les rapports Exchange. Mais voici la lacune critique : les rapports natifs montrent la fréquence des réservations, et non l'utilisation réelle. Vous voyez combien de fois un poste a été réservé, mais vous ne saurez pas si les postes réservés sont réellement utilisés. Il n'y a pas de cartes thermiques, pas de données d'enregistrement et pas de taux de no-show. Lorsque vous essayez d'optimiser la taille de l'immobilier ou de justifier les décisions concernant les espaces de bureau, cette lacune de données devient coûteuse.

Le résultat : un système de réservation fonctionnel qui demande un effort informatique significatif mais qui manque de la visibilité, de l'automatisation et des analyses dont les équipes hybrides ont besoin pour gérer efficacement l'espace.

Option 2 : Utiliser deskbird pour réserver des postes et des salles au sein de Microsoft Teams

deskbird est une application de gestion du lieu de travail qui s'installe directement dans Teams. Contrairement aux postes réservables natifs, elle offre aux employés des plans d'étage interactifs et une disponibilité en temps réel. Les fonctions d'enregistrement et de libération automatique aident à gérer l'espace efficacement.

Installer deskbird dans Microsoft Teams

La configuration est plus rapide que celle des ressources Exchange :

• Trouvez deskbird dans le magasin d'applications Teams
• L'administrateur informatique approuve l'application pour l'organisation
• Connectez-vous à votre fournisseur d'identité (SSO pris en charge)
• Synchronisez avec Outlook ou Google Agenda

Cela prend des minutes, pas des jours. Aucun script PowerShell n'est requis.

Réservez un poste à partir d'un onglet Teams

L'expérience de réservation de poste est visuelle avant tout dans deskbird. Au lieu de faire défiler des noms de postes basés sur du texte, vous interagissez avec une carte.

Ouvrez l'onglet deskbird dans Teams. Vous voyez un plan d'étage interactif avec une disponibilité en temps réel : vert signifie disponible, rouge signifie réservé. Filtrez par équipement, étage ou quartier, puis cliquez pour réserver. La confirmation se synchronise instantanément avec votre calendrier.

Réservez une salle de réunion à partir d'un onglet Teams

La réservation de salles suit le même processus. Parcourez les salles disponibles par capacité et équipement (visioconférence ou tableaux blancs, par exemple). Visualisez la disponibilité en temps réel sur tous les sites, réservez directement et invitez les participants. La confirmation apparaît dans le calendrier de chacun.

Maintenir une synchronisation fiable entre Outlook et Google Agenda

Les doubles réservations se produisent lorsque l'outil de réservation ne communique pas avec le calendrier. deskbird résout ce problème grâce à une synchronisation bidirectionnelle.

• De Teams au calendrier : Les réservations effectuées dans deskbird apparaissent dans votre calendrier personnel.
• Du calendrier à l'application : Les réservations effectuées dans Outlook ou Google apparaissent dans deskbird.
• Mises à jour : Les annulations sont automatiquement mises à jour partout.

Cela élimine les réservations fantômes où une salle apparaît libre dans un système mais est réservée dans un autre.

Réduire les réservations fantômes grâce aux enregistrements et à la libération automatique

Un problème courant dans les bureaux hybrides : les employés réservent des postes "au cas où" mais ne se présentent jamais. L'espace reste vide pendant que d'autres cherchent désespérément une place.

deskbird gère cela grâce à l'automatisation, en maintenant la précision des plans d'étage et en s'assurant que l'espace réservé est réellement utilisé.

• Rappels d'enregistrement : Les notifications invitent les employés à confirmer leur arrivée
• Enregistrement par code QR : Scannez au poste pour confirmer votre présence
• Libération automatique : Les postes non occupés redeviennent disponibles après un certain temps.

Bookable desks vs deskbird pour la réservation de postes et de salles dans Microsoft Teams

Le bon choix dépend de vos besoins. La solution native convient aux configurations simples, tandis que deskbird est conçu pour une gestion hybride active.

[Table2]

Si vous avez besoin de plans d'étage, d'enregistrements ou d'analyses détaillées pour optimiser la taille de votre parc immobilier, deskbird est la meilleure solution.

TwentyCi, une entreprise de services publicitaires, avait besoin d'un outil compatible avec leur écosystème Microsoft après être passée de Slack à Microsoft Teams. Après avoir mis en œuvre deskbird, ils ont atteint un taux d'adoption de 80 à 85 % sans avoir à relancer les employés.

Je me mets un rappel et parfois je réserve mon emploi du temps un mois à l'avance. C'est tellement simple : vous cliquez, et c'est fait ! J'ai tout configuré, attribué les personnes aux postes, et je n'ai plus à y penser.

Rob Taylor, Responsable des Ressources Humaines, TwentyCi

Ce qu'il faut rechercher dans une application de réservation de postes et de salles pour Microsoft Teams

Lors de l'évaluation d'une solution de réservation, concentrez-vous sur les fonctionnalités qui favorisent l'adoption et fournissent des données utiles.

• Plans d'étage interactifs : Les employés devraient voir l'emplacement des postes sur une carte, et non pas seulement une liste
• Disponibilité en temps réel : Les mises à jour de statut sont instantanées lorsqu'une personne réserve ou annule.
• Synchronisation du calendrier : Bidirectionnelle avec Outlook et Google Agenda
• Enregistrement et libération automatique : Réduit les no-shows et maintient la précision des données
• Filtrage : Par équipement, capacité, étage ou quartier d'équipe
• Notifications dans Teams : Rappels sans quitter l'application
• Analyses : Utilisation, jours de pointe, taux de no-show
• Confidentialité et sécurité : Conformité RGPD, certification SOC 2 Type II, ISO 27001

Teams devient la porte d'entrée du bureau

Lorsque la réservation se fait dans Teams, l'utilisation du bureau devient intentionnelle. Les employés planifient leurs journées autour de la collaboration, et non de l'habitude, et les organisations obtiennent des données précises sur la façon dont l'espace est réellement utilisé. Le résultat est moins de fatigue liée aux applications grâce à un seul outil pour la communication et la coordination du bureau, moins de no-shows, car les enregistrements et la libération automatique garantissent que l'espace réservé est utilisé, et de meilleures décisions concernant l'espace, basées sur des données d'utilisation réelles.

deskbird se configure en quelques minutes dans Teams et fonctionne là où vos collaborateurs se trouvent déjà. Pas de configuration Exchange. Pas d'applications supplémentaires. Un bureau qui fonctionne, tout simplement.