Comment mesurer le taux d'occupation des bureaux sans capteurs

 En quelques mots :

Vous pouvez évaluer le taux d'occupation réel des bureaux sans installer de capteurs, en exploitant les données déjà générées par votre immeuble : connexions Wi-Fi, activité des écrans, lectures de badges et enregistrements de réservation.

• Les registres de réservation indiquent ce que les gens avaient prévu de faire, et non ce qui s'est réellement passé.
• Le Wi-Fi, les connexions réseau et la détection des appareils sont déjà présents dans votre bâtiment et peuvent alimenter les analyses d'occupation.
• La collecte de données anonymisées et exclusivement agrégées permet de réaliser des analyses de fréquentation conformes au RGPD, sans frais d'installation de capteurs.

Que valent les données de fréquentation sans le matériel nécessaire ?

La collecte de données sur l'occupation sans matériel consiste à mesurer l'utilisation réelle de vos locaux en analysant les signaux déjà présents dans votre immeuble. Aucun capteur, caméra ou appareil IoT dédié n'est nécessaire.

Votre bureau émet déjà des signaux numériques. Les réseaux Wi-Fi suivent les connexions des appareils. Les écrans et les stations d'accueil détectent lorsque des ordinateurs portables y sont branchés. Ces signaux révèlent les performances de l'espace sans qu'il soit nécessaire d'ajouter de nouveaux équipements.

Cette approche diffère des données de réservation, qui ne reflètent que les intentions des utilisateurs. Elle se distingue également de la surveillance : elle ne fait pas appel à des caméras et permet de ne fournir que des rapports agrégés. En reliant ces signaux existants à une plateforme d'gestion du lieu de travail , vous obtenez une vision claire de l'utilisation de l'espace.

Méthodes de mesure de l'occupation des bureaux ne nécessitant aucun matériel

Signaux de présence via le Wi-Fi

Le suivi de la présence via le Wi-Fi recense les appareils qui se connectent aux points d'accès de vos bureaux. Lorsqu'un téléphone ou un ordinateur portable se connecte au réseau, le système enregistre la présence de son utilisateur dans cette zone.

Cette méthode utilise l'infrastructure dont vous disposez déjà. Elle permet de couvrir facilement de vastes zones. Le défi réside dans la précision : une personne équipée d'un téléphone, d'un ordinateur portable et d'une tablette apparaît comme trois personnes, à moins que le système n'applique une déduplication. Vous devez également faire intervenir votre équipe réseau, et la précision dépend fortement de la densité des points d'accès.

Signaux de connexion réseau et Ethernet

Les connexions filaires, telles que les ports Ethernet et les stations d'accueil, indiquent une présence au niveau de l'poste. Lorsqu'un ordinateur portable est connecté à un écran ou à une station d'accueil, le réseau détecte qu'une personne travaille à cette adresse spécifique : poste.

Cette approche offre une précision digne d'un « poste » sans nécessiter aucune intervention de l'utilisateur. Elle présente toutefois une limite : elle ne fonctionne que pour les configurations filaires. La détection logicielle nécessite un déploiement MDM et ne permet de détecter la présence des employés que lorsqu'ils branchent leurs appareils.

Données de réservation selon les règles d'enregistrement

Les systèmes de réservation assortis de politiques d'enregistrement obligatoire améliorent la qualité des données. Si les employés doivent confirmer leur réservation sur poste dès leur arrivée, l'écart entre les réservations effectuées et celles effectivement utilisées diminue. Une politique de libération automatique libère la réservation sur poste si l'utilisateur ne s'enregistre pas dans un délai défini.

Aucune nouvelle infrastructure n'est nécessaire. Facile à mettre en œuvre. L'inconvénient est que cette solution repose toujours sur la bonne volonté des utilisateurs. L'intention est évaluée à l'aide d'une étape de confirmation plutôt que par une présence continue tout au long de la journée.

Signaux de présence d'un ordinateur et d'un écran

La détection logicielle utilise un agent léger installé sur les ordinateurs portables des employés pour détecter lorsqu'un appareil se connecte à un écran de bureau. C'est ainsi que fonctionne l'deskbird Dock.

La station d'accueil détecte la présence d'un réseau Wi-Fi, identifie le point d'accès (BSSID) et la passerelle par défaut, et surveille les connexions à la station d'accueil. Le point d'accès et la passerelle permettent de distinguer un appareil réellement présent sur site d'un autre connecté au VPN depuis son domicile.

Cette méthode fournit un signal de présence de niveau « poste » sans aucun coût matériel. Elle nécessite un MDM pour son déploiement et ne détecte la présence que lorsque l'appareil se connecte au poste de travail. Pour les équipes informatiques, l'intérêt réside dans l'absence totale d'entretien: pas de piles à remplacer, pas d'appareils à étalonner, pas de parc matériel à gérer.

Quand le suivi de l'occupation ne fonctionne plus

[Table1]

Lorsque les dirigeants remettent en cause les chiffres, ils cessent complètement de s'en servir. Les décisions reposent alors sur des suppositions. Les entreprises continuent de comptabiliser leurs dépenses au centime près, tandis qu'elles évaluent leurs locaux à l'œil nu.

À quoi ressemblent les données d'occupation respectueuses de la vie privée ?

La mesure de la présence soulève une question légitime concernant la surveillance des employés, et pour les organisations opérant dans l’UE ou dotées de comités d’entreprise, elle détermine souvent si le déploiement du système aura lieu ou non. deskbird Dock y répond en proposant 3 modes.

Utilisateur authentifié. L'appareil est associé à un compte deskbird . Statistiques complètes, ainsi que des automatisations telles que l'enregistrement automatique et le remplacement de l'poste .

Anonyme. La présence repose sur un identifiant d'appareil pseudonymisé, jamais sur un nom.

Anonymat avec rotation quotidienne. Les identifiants des appareils sont réinitialisés toutes les 24 heures, ce qui empêche d'établir un lien entre les visites d'un jour à l'autre. C'est le mode de fonctionnement sur lequel les comités d'entreprise posent généralement des questions.

Les rapports sont agrégés quel que soit le mode utilisé. La plateforme est hébergée en Europe et est certifiée ISO 27001 et SOC 2 Type II. Le passage en mode anonyme rend anonymes les données historiques au niveau de l'utilisateur, ce qu'il est utile de savoir avant de faire votre choix.

Coût des capteurs par rapport aux données de présence sans matériel

Les capteurs doivent être installés par des professionnels, étage par étage, puis il faut les alimenter en piles et les étalonner tant que vous les possédez. Le logiciel se déploie via MDM en quelques jours, s'adapte facilement à de nouveaux sites sans pratiquement aucun coût supplémentaire, et ne laisse au service informatique que les mises à jour à gérer.

Quels sont les changements apportés aux données au niveau du portefeuille ?

Événements liés aux baux. Chaque renouvellement, clause de résiliation et décision d'extension devient une question de données concrètes plutôt que d'estimations. L'analyse de l'occupation étage par étage vous permet de déterminer quels immeubles justifient leur superficie avant que vous ne vous engagiez pour une nouvelle période.

Regroupement. Les données d'utilisation recueillies sur l'ensemble des sites permettent de déterminer quels étages, actuellement à moitié occupés, peuvent être regroupés en un seul, et quels sites génèrent une demande suffisante pour être conservés.

Coût par poste de travail utilisé. Le coût lié à l'occupation, divisé par le nombre de postes de travail effectivement occupés – et non par le nombre de postes mis à disposition –, est le chiffre qui résiste à l'examen minutieux du conseil d'administration. C'est également le chiffre que la plupart des départements ne sont actuellement pas en mesure de fournir.

Rapports sur les journées de présence obligatoires. Les données de présence permettent de déterminer si une politique de retour au bureau (RTO) se traduit par un temps passé au bureau, et si les équipes se chevauchent lorsqu’elles sont présentes. Ces données sont agrégées et anonymisées, de sorte que le rapport porte sur la politique et non sur les personnes.

Espace réservé et espace utilisé. L'écart entre ces deux chiffres, à l'échelle d'un portefeuille, est généralement le premier élément qui amène une personne à revoir ses estimations quant à l'espace dont elle a besoin.

Comment « deskbird » fournit des données fiables sur le taux d'occupation sans matériel informatique

deskbird « Intelligence » est la couche analytique du système d’exploitation deskbird pour gestion du lieu de travail.

deskbird Dock transforme les écrans et l'activité réseau déjà présents dans votre bâtiment en un système passif de détection de présence. Il se déploie en toute discrétion via MDM pour Windows et macOS, sans nécessiter aucun équipement supplémentaire ni aucune modification du réseau.

C'est au niveau de la couche « agentique » que les données cessent d'être simplement affichées sous forme de tableau de bord. Elle s'intègre aux assistants que vos équipes utilisent déjà, notamment Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT et Gemini ; il n'y a donc rien de nouveau à mettre en place.

Demandez en termes simples quelles économies une consolidation permettrait de réaliser sur six sites, ou quels étages affichent un taux d'occupation inférieur à 40 % le lundi, et l'outil vous proposera les indicateurs et la présentation nécessaires pour y répondre, en quantifiant les économies associées à chaque scénario.

Si vous recherchez des données de présence fiables pour la prise de décision sans recourir à des capteurs, découvrez deskbird Dock en action.