Comment mesurer le taux d'occupation des bureaux sans capteurs

 En quelques mots :

Vous pouvez mesurer l’occupation réelle des bureaux sans installer de capteurs, en exploitant les signaux déjà produits par le bâtiment : connexions Wi-Fi, activité des écrans, passages de badge et enregistrements.

• Les registres de réservation indiquent ce que les employés avaient prévu de faire, et non ce qui s'est réellement passé.
• Le Wi-Fi, les connexions réseau et la détection des appareils sont déjà présents dans votre bâtiment et peuvent alimenter les analyses d'occupation.
• La collecte de données anonymisées et uniquement agrégées permet d’analyser l’occupation dans le respect du RGPD, sans y ajouter le coût d’installation de capteurs.

Que sont les données d’occupation sans matériel ?

Les données d’occupation sans matériel mesurent l’utilisation réelle de vos locaux à partir des signaux déjà présents dans le bâtiment. Aucun capteur dédié, aucune caméra ni aucun appareil IoT n’est nécessaire.

Vos bureaux émettent déjà des signaux numériques. Le réseau Wi-Fi détecte les connexions des appareils, tandis que les écrans et les stations d’accueil enregistrent celles des ordinateurs. Ces signaux révèlent l’utilisation des espaces sans ajouter de nouvel équipement.

Cette approche diffère des données de réservation, qui ne reflètent que les intentions des utilisateurs. Elle se distingue aussi de la surveillance : aucune caméra n’est utilisée et les rapports peuvent rester entièrement agrégés. En reliant ces signaux existants à une plateforme de gestion des espaces de travail, vous obtenez une vision claire de leur utilisation.

Mesurer l’occupation des bureaux sans matériel dédié

Signaux de présence via le Wi-Fi

Le suivi de la présence via le Wi-Fi recense les appareils qui se connectent aux points d'accès de vos bureaux. Lorsqu'un téléphone ou un ordinateur portable se connecte au réseau, le système enregistre la présence de son utilisateur dans cette zone.

Cette méthode utilise l'infrastructure dont vous disposez déjà. Elle permet de couvrir facilement de vastes zones. Le défi réside dans la précision : une personne équipée d'un téléphone, d'un ordinateur portable et d'une tablette apparaît comme trois personnes, à moins que le système n'applique une déduplication. Vous devez également faire intervenir votre équipe réseau, et la précision dépend fortement de la densité des points d'accès.

Signaux de connexion réseau et Ethernet

Les connexions filaires, notamment aux ports Ethernet et aux stations d’accueil, indiquent une présence à un poste. Lorsqu’un ordinateur se connecte à un écran ou à une station d’accueil, le réseau sait qu’une personne travaille à ce poste précis.

Cette approche mesure la présence au niveau du poste sans aucune action de l’utilisateur. Elle ne fonctionne toutefois qu’avec les équipements filaires. La détection logicielle doit être déployée via un MDM et ne relève une présence que lorsque les collaborateurs connectent leur appareil.

Données de réservation avec règles d'enregistrement

Les systèmes de réservation avec enregistrement obligatoire améliorent la qualité des données. Lorsque les collaborateurs doivent confirmer leur réservation à leur arrivée, l’écart entre postes réservés et postes utilisés diminue. Une règle de libération automatique remet le poste à disposition si l’utilisateur ne s’enregistre pas dans le délai prévu.

Aucune nouvelle infrastructure n’est nécessaire et la mise en œuvre est simple. En revanche, la méthode dépend toujours du respect des consignes par les utilisateurs : elle mesure une intention confirmée, pas une présence continue au fil de la journée.

Signaux de présence d'un ordinateur et d'un écran

La détection logicielle s’appuie sur un agent léger installé sur l’ordinateur des collaborateurs pour repérer leur connexion à un écran du bureau. C’est ainsi que fonctionne deskbird Dock.

Dock détecte la présence sur le réseau Wi-Fi, le point d’accès (BSSID) et la passerelle par défaut, ainsi que les connexions aux écrans et aux stations d’accueil. Le point d’accès et la passerelle permettent de distinguer un appareil réellement sur site d’un appareil connecté depuis le domicile par VPN.

Cette méthode fournit un signal de présence au niveau du poste sans coût matériel. Son déploiement nécessite un MDM et la présence n’est détectée que lorsque l’appareil se connecte au poste de travail. Pour la DSI, l’intérêt est l’absence de maintenance : aucune pile à remplacer, aucun appareil à étalonner et aucun parc matériel à gérer.

Les limites du suivi de l’occupation

[Table1]

Lorsque les responsables des espaces de travail doutent des chiffres, ils finissent par ne plus les utiliser. Les décisions reposent à nouveau sur des intuitions. Les entreprises continuent de suivre leurs dépenses au centime près, tout en évaluant leurs bureaux au ressenti.

Mesurer l’occupation sans compromettre la vie privée

Mesurer l’occupation soulève une question légitime sur le suivi des collaborateurs. Dans les organisations établies dans l’UE ou dotées d’un CSE, la réponse détermine souvent si le déploiement peut avoir lieu. deskbird Dock y répond de trois façons :

Utilisateur authentifié. L’appareil est associé à un compte deskbird. Ce mode permet des analyses complètes et des automatisations comme l'enregistrement automatique ou le changement de poste.

Anonyme. La présence repose sur un identifiant d'appareil pseudonymisé, jamais sur un nom.

Anonymat avec rotation quotidienne. Les identifiants des appareils sont réinitialisés toutes les 24 heures, ce qui empêche d'établir un lien entre les visites d'un jour à l'autre. C’est généralement ce mode que les CSE souhaitent examiner en priorité.

Les rapports sont agrégés quel que soit le mode utilisé. La plateforme est hébergée en Europe et est certifiée ISO 27001 et SOC 2 Type II. Le passage en mode anonyme rend anonymes les données historiques au niveau de l'utilisateur, ce qu'il est utile de savoir avant de faire votre choix.

Le coût des capteurs face aux données d’occupation sans matériel

Les capteurs doivent être installés par des professionnels, étage par étage, puis leurs piles doivent être remplacées et leur étalonnage maintenu tout au long de leur utilisation. Un logiciel se déploie en quelques jours via MDM, s’étend à de nouveaux sites pour un coût marginal presque nul et ne laisse à la DSI que les mises à jour à gérer.

Des données qui transforment la gestion de votre parc immobilier

Décisions liées aux baux. Pour renouveler un bail, réduire vos surfaces ou agrandir vos locaux, vous pouvez désormais vous appuyer sur des données concrètes plutôt que sur des estimations. L'analyse de l'occupation étage par étage vous permet de déterminer quels immeubles justifient leur superficie avant que vous ne vous engagiez pour une nouvelle période.

Regroupement. Les données d'utilisation recueillies sur l'ensemble des sites permettent de déterminer quels étages, actuellement à moitié occupés, peuvent être regroupés en un seul, et quels sites génèrent une demande suffisante pour être conservés.

Coût par poste utilisé. Le coût d’occupation rapporté aux postes réellement occupés, plutôt qu’aux postes disponibles, est l’indicateur qui résiste à l’examen du conseil d’administration. C’est aussi celui que la plupart des gestionnaires de parc immobilier ne savent pas encore calculer.

Rapports sur les journées de présence obligatoires. Les données de présence permettent de déterminer si une politique de retour au bureau se traduit par un temps passé au bureau, et si les équipes se chevauchent lorsqu’elles sont présentes. Ces données sont agrégées et anonymisées, de sorte que le rapport porte sur la politique et non sur les personnes.

Espace réservé et espace utilisé. L'écart entre ces deux chiffres, à l'échelle d'un portefeuille, est généralement le premier élément qui amène une personne à revoir ses estimations quant à l'espace dont elle a besoin.

Comment deskbird fournit des données d’occupation fiables sans matériel

deskbird Intelligence est la couche d’analyse du système d’exploitation deskbird dédié à la gestion des espaces de travail.

deskbird Dock transforme les écrans et l'activité réseau déjà présents dans votre bâtiment en un système passif de détection de présence. Il se déploie en toute discrétion via MDM pour Windows et macOS, sans nécessiter aucun équipement supplémentaire ni aucune modification du réseau.

C'est au niveau de la couche « agentique » que les données cessent d'être simplement affichées sous forme de tableau de bord. Elle s'intègre aux assistants que vos équipes utilisent déjà, notamment Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT et Gemini ; il n'y a donc rien de nouveau à mettre en place.

Demandez à l'outil en termes simples quelles économies une consolidation réaliserait sur six sites, ou quels étages affichent un taux d'occupation inférieur à 40 % le lundi, et il vous proposera les indicateurs et la présentation nécessaires pour y répondre, en quantifiant les économies associées à chaque scénario.

Si vous recherchez des données de présence fiables pour la prise de décision sans recourir à des capteurs, découvrez deskbird Dock en action.