Plus d'économies pour les entreprises : des idées efficaces pour réduire les coûts

Le travail hybride peut faire économiser aux organisations jusqu'à 30 % sur les coûts de bureau lorsqu'il est correctement structuré avec la technologie du lieu de travail. Ce changement réduit les dépenses liées à la location immobilière, à la consommation d'énergie, à la gestion des installations et aux subventions de transport, tout en améliorant la satisfaction et la productivité des employés. En coordonnant l'utilisation des bureaux via des plateformes de gestion du lieu de travail, les entreprises obtiennent des données en temps réel pour optimiser l'utilisation de l'espace, mettre en œuvre une allocation intelligente des ressources et prendre des décisions éclairées concernant les opérations de bureau sans sacrifier l'expérience employé.

Le travail hybride aujourd'hui 

Quel est l'état actuel du travail flexible ?

Les modèles de travail flexible modifient fondamentalement notre perception de l'espace de bureau et de son rôle. Le bureau n'est plus seulement un lieu pour accomplir des tâches, il est désormais un lieu central pour tisser des liens et interagir socialement avec les collègues.

Las recherches montrent que les individus sont plus productifs en télétravail car les distractions sociales sont minimisées. Cependant, cet isolement signifie que lorsque les employés viennent au bureau, ils ont besoin d'un espace conçu pour la collaboration d'équipe. Ce changement exige une conception de bureau intentionnelle qui favorise à la fois la productivité et la collaboration, comme le démontre le nouveau bureau de McKinsey à Mumbai, en Inde.   

La pandémie mondiale a accéléré notre transition vers cet avenir du travail. Une étude de HSM advisory souligne que la conception des bureaux pour l'avenir du travail doit être intentionnelle, créant des espaces qui favorisent la productivité et la collaboration.

Nouvelles tendances pour les espaces de bureau

Nous observons une nette évolution s'éloignant des environnements de bureau traditionnels :

• D'ici 2030, 48 % des employés travailleront à distance, contre 30 % avant la COVID-19 (Gartner)
• D'ici 2022, 60 % des travailleurs privilégieront un bureau intelligent équipé pour le bien-être plutôt qu'un bureau à distance (Gartner)

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Bien que rencontrer des collègues en personne reste une priorité pour beaucoup, le rôle du bureau évolue. Il devient plus qu'un lieu pour accomplir des tâches, il remplit également une fonction sociale où les personnes se rencontrent, se connectent et collaborent. Cela offre l'opportunité de repenser les types d'espaces de bureau nécessaires et, par conséquent, de réduire les coûts.

En raison de la nature du travail hybride, avec des employés de différentes équipes venant au bureau à des jours différents, les postes peuvent être alternés entre les personnes. Si seulement la moitié des effectifs vient chaque jour, les mêmes postes peuvent être partagés, réduisant le besoin d'un espace de bureau plus grand, car moins de personnes doivent être accueillies quotidiennement.

La tendance au travail à distance et hybride ne cesse de croître, il est donc crucial que nous nous adaptions en comprenant mieux les besoins d'un tel environnement et la manière dont nous pouvons l'optimiser. Par exemple, l'utilisation efficace des espaces de bureau nécessitera une coordination centrale. Si le travail hybride offre cette possibilité, il appartient aux chefs de bureau d'organiser les efforts pour que les employés soient les plus heureux et les plus productifs.

Pour exploiter les tendances du travail hybride, nous devons équiper les bureaux de la bonne technologie pour coordonner les employés à distance et sur site. La collaboration a toujours été essentielle au travail, mais les effectifs hybrides nécessitent des outils et des espaces plus sophistiqués pour la favoriser. Des innovations en matière de lieu de travail émergent pour résoudre les défis du travail hybride et optimiser l'utilisation de l'espace de bureau pour des systèmes rentables.

Un modèle de travail hybride qui réduit les coûts 

Parmi ses nombreux avantages, le modèle hybride peut aider votre entreprise à faire des économies.

Tout d'abord, définissons les coûts liés à la gestion d'un bureau avant la Covid, pour un espace de bureau de 1 000 m² en Allemagne.

En nous basant sur l'étude de JLL, nous supposons :

• Chaque employé a besoin de 8 m²
• Chaque m² coûte 25 €
• Le ratio de postes idéal est de 1 (chaque personne qui vient au bureau dispose d'un poste)
• Une marge est appliquée pour les jours de pointe lorsque plus de personnes se rendent au bureau

À noter : dans des villes comme New York et San Francisco, ces prix au m² sont 5 à 6 fois plus élevés, ce qui signifie que les économies seraient encore plus importantes.

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Ces chiffres sont basés sur notre nouveau calculateur de bureaux hybrides.

Répartition des coûts immobiliers

Les coûts immobiliers comprennent le leasing, le loyer, les frais de gestion et le parking. Ces coûts s'élèvent à environ 30 000 € :

• 24 000 € pour les coûts de leasing
• 6 000 € pour les coûts annexes

Historiquement, les coûts annexes représentaient environ 15 %, mais avec l'augmentation des prix de l'énergie, on a constaté :

• Une augmentation de 50 % de l'électricité
• Une augmentation de 150 % du gaz
• Une augmentation globale de 20 % des coûts annexes (recherche JLL)

Les coûts annexes peuvent être répartis en 4 catégories avec les économies potentielles suivantes :

Comment les modèles hybrides réduisent les coûts

Le modèle hybride permet de réduire ces coûts, en partie parce que moins d'employés doivent se déplacer au quotidien : le besoin d'espace se réduit. L'utilisation d'un logiciel de gestion du lieu de travail permet de collecter des données et mesurer le nombre d'employés qui se rendent effectivement au bureau. En évaluant l'utilisation de l'espace, vous pouvez déterminer si certaines zones peuvent être réaffectées ou si les bureaux peuvent être transformés en salles de réunion.

• Gestion de l'espace et des installations : nous pouvons mettre en place un nettoyage intelligent des bureaux grâce à la technologie de gestion de l'espace de travail, qui alloue les ressources de nettoyage en fonction de l'utilisation réelle des bureaux, en plus de prendre en charge les coûts de gestion de l'espace et des installations, y compris le nettoyage.
• ‍Coûts énergétiques : le fonctionnement d'un bureau engendre des coûts énergétiques tels que le CVC et l'éclairage, qui s'élèvent à environ 4 000 € par an. Moins de personnes se rendant au bureau, moins d'espace et d'énergie sont nécessaires, et ces coûts peuvent être compensés. Les entreprises peuvent également choisir de fermer temporairement certaines zones pour économiser des coûts si elles ont une meilleure connaissance de l'occupation future. Par exemple, si un étage n'est pas utilisé, les gestionnaires d'installations peuvent décider de le fermer pour la journée. L'utilisation de la bonne technologie a un impact plus immédiat sur les économies de coûts.‍
• Coûts informatiques : les entreprises encourent des coûts informatiques tels que la cybersécurité et les services cloud. Cependant, ces technologies facilitent le modèle hybride et permettent de réaliser des économies à long terme. L'investissement initial dans les logiciels de productivité offre d'excellents retours sur investissement au fil du temps.‍
• Subventions pour les trajets : certaines entreprises choisissent de subventionner les trajets domicile-travail. Si les employés travaillent à distance, ce coût ne s'applique plus. Si certains employés choisissent de venir au bureau quelques fois par semaine, les entreprises auront moins de coûts à subventionner.‍
• Coûts négligés :il existe également de nombreux coûts qui peuvent être négligés lors de la gestion d'un bureau, tels que la mise à disposition d'une cafétéria pour vos employés ou les fournitures de bureau et les services publics.

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Les avantages d'un travail hybride bien organisé 

Nous avons donc mentionné que les avantages d'un travail hybride bien organisé sont nombreux, en dehors de la réduction des coûts. En voici quelques-uns !

Le travail hybride, par nature, est flexible: c'est ce qui le rend attrayant pour de nombreuses personnes. Le choix du lieu de travail donne à chaque individu l'autonomie nécessaire pour organiser sa journée de travail de la manière qui lui convient le mieux. Qu'il s'agisse de travailler depuis son bureau à domicile, depuis un nouveau pays ou depuis un bureau traditionnel, l'hybride permet aux employés de choisir tout cela ou rien du tout ! 

Si un bureau flexible permet aux organisations de faire des économies, il permet également aux employés de réduire d'autres dépenses, les frais de transport en particulier. Avec la hausse du prix de l'essence et les tarifs des transports publics qui s'ajoutent aux heures supplémentaires, éviter le trajet vers le bureau peut permettre d'économiser une somme non négligeable. Sans compter que le fait d'éviter les embouteillages ou les retards de train réduit le stress lié aux déplacements quotidiens. 

Du point de vue de la culture du travail, les modèles hybrides sont également excellents pour assurer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le temps supplémentaire économisé sur les trajets domicile-travail et la possibilité de travailler de n'importe où permettent aux individus de consacrer plus de temps à leurs loisirs, de faire de l'exercice et de remplir leurs obligations familiales sans stress supplémentaire. 

Tout ceci étant dit, il est facile de comprendre pourquoi les modèles de travail hybrides conduiraient à une plus grande satisfaction des employés et à une réduction du mécontentement. L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la flexibilité et la confiance rendront les employés plus heureux, plus satisfaits de leur travail et moins susceptibles de quitter leur entreprise.

Il a également été démontré que les modèles de travail hybrides augmentent la productivité. En moyenne, les travailleurs entièrement à distance sont 47 % plus productifs que leurs homologues travaillant depuis le bureau, et ce tous les jours de la semaine. Nos recherches montrent qu'un travail hybride bien coordonné, à l'aide d'un système de gestion du lieu de travail, peut faire gagner à vos employés jusqu'à un jour de productivité, chaque semaine.

Agir pour la réduction des coûts de bureau

Le rôle du bureau évolue à mesure que nous explorons différents modèles d'organisation du travail, tels que le modèle hybride. Ces changements nous permettent de réévaluer les coûts liés à l'espace de travail, contribuant ainsi à économiser sur les ressources et l'espace dont nous n'aurions pas besoin si nous travaillions au bureau tous les jours. En réduisant la consommation d'énergie et les coûts de maintenance, les bureaux hybrides peuvent grandement bénéficier de la technologie de l'espace de travail. Avec un travail hybride coordonné, l'impact est immédiat, car les données d'une plateforme de gestion de l'espace de travail fournissent un retour d'information en temps réel.

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