Comment réduire les coûts sur le lieu de travail grâce aux données d'utilisation de l'espace

La plupart des organisations paient pour des bureaux qui restent inoccupés la majeure partie de la semaine. Les postes sont réservés mais jamais utilisés, les salles de réunion restent souvent inoccupées après avoir été réservées, et les systèmes CVC chauffent des étages où personne ne travaille. Le manque de visibilité sur l'utilisation réelle de cet espace crée le problème, et non l'espace lui-même. Ce guide détaille les catégories de coûts spécifiques où le travail hybride génère des économies mesurables, de l'immobilier et de l'énergie aux dépenses souvent négligées comme les subventions de transport et les opérations de cafétéria, ainsi que les étapes pratiques pour mettre en œuvre des changements qui réduisent le gaspillage sans perturber votre équipe.

 En quelques mots :

Le travail hybride peut réduire les coûts de bureau lorsque vous combinez une utilisation stratégique de l'espace avec la bonne technologie de gestion du lieu de travail. La clé est de prendre des décisions basées sur des données d'utilisation réelles, et non sur des hypothèses concernant l'usage de votre bureau. Ce guide couvre les catégories de coûts spécifiques où les modèles hybrides génèrent des économies, des coûts immobiliers et énergétiques aux dépenses négligées comme les subventions de transport, ainsi que des conseils pratiques pour mettre en œuvre des changements sans perturber votre équipe.

Qu'est-ce que la réduction des coûts de l'espace de travail

La réduction des coûts de l'espace de travail signifie la diminution des dépenses courantes liées à l'exploitation de vos bureaux. L'évitement des coûts, en revanche, empêche les dépenses futures de se produire. Les deux sont importants, mais la réduction des coûts a un impact immédiat et mesurable sur votre budget.

Les principales catégories de coûts où les organisations réalisent des économies sont les suivantes :

• Coûts immobiliers : leasing, loyer et gestion immobilière
• Coûts énergétiques : CVC, éclairage et services publics
• Technologie : licences logicielles, matériel et infrastructure informatique
• Opérations : nettoyage, entretien, restauration et fournitures

Une réduction efficace des coûts exige une visibilité sur les modèles d'utilisation réels. De nombreuses organisations découvrent qu'elles paient pour des espaces inoccupés la plupart du temps, ou qu'elles gèrent la climatisation dans des zones que personne n'utilise. Sans données, vous faites des suppositions. Avec des données, vous pouvez effectuer des coupes ciblées qui réduisent le gaspillage sans affecter l'expérience des employés.

Le passage au travail hybride a rendu cette visibilité plus importante que jamais. Lorsque les employés partagent leur temps entre le domicile et le bureau, les hypothèses traditionnelles concernant les besoins en espace ne s'appliquent plus. Les organisations qui optimisent leurs coûts d'espace de travail en se basant sur des données d'utilisation réelles surpassent constamment celles qui s'appuient sur des repères pré-pandémiques.

L'état actuel du travail hybride

Les modèles de travail flexibles ont fondamentalement modifié la façon dont les organisations perçoivent l'espace de bureau et sa finalité. Le bureau est passé d'un lieu d'exécution des tâches  à un centre pour établir des relations et se connecter avec des collègues.

Pourquoi le rôle du bureau évolue

La recherche montre que les individus sont souvent plus productifs en télétravail car les distractions sociales sont minimisées. Cet isolement crée un changement : lorsque les employés viennent au bureau, ils ont besoin d'un espace conçu pour la collaboration d'équipe plutôt que pour le travail individuel. Les implications en termes de coûts sont significatives. Vous avez besoin de moins d'espace total, mais de types d'espaces différents.

Ce changement exige une conception intentionnelle des bureaux qui favorise à la fois la productivité et la collaboration, comme le démontre le nouveau bureau de McKinsey à Mumbai, en Inde. Une étude du Gensler's 2025 Global Workplace Survey souligne que la conception des bureaux pour l'avenir du travail doit être intentionnelle, créant des espaces qui favorisent la productivité et la collaboration.

Bien que rencontrer des collègues en personne reste une priorité pour beaucoup, le rôle du bureau évolue. Il remplit une fonction sociale où les gens se rencontrent, se connectent et collaborent. Cela offre l'opportunité de repenser les types d'espaces de bureau nécessaires et de réduire les coûts en conséquence.

Le partage de postes comme levier de réduction des coûts

La logique du desk sharing est simple. En raison de la nature du travail hybride, avec des employés de différentes équipes venant au bureau des jours différents, les postes peuvent être alternés entre les personnes. Si seulement la moitié des effectifs vient chaque jour, les mêmes postes peuvent être partagés. Cela réduit le besoin d'un espace de bureau plus grand.

Selon Gartner, le travail à distance et hybride continue de se développer comme modèle dominant. Les organisations doivent s'adapter en comprenant mieux les besoins de ces environnements et comment les rendre plus efficaces. L'utilisation efficace de l'espace de bureau nécessite une coordination centrale. Bien que le travail hybride offre cette opportunité, les responsables de bureau doivent organiser les efforts pour garantir des employés plus heureux et plus productifs.

Pour mettre en œuvre efficacement le travail hybride, les bureaux ont besoin de la bonne technologie pour coordonner les employés à distance et sur site. Des innovations en matière d'espace de travail émergent pour résoudre les défis du travail hybride et rendre l'utilisation des bureaux plus rentable.

Comment le travail hybride réduit les coûts de l'espace de travail

Définissons les coûts liés à l'exploitation d'un bureau en utilisant un espace de 10 000 m² de bureaux en Allemagne à titre d'exemple.

En nous basant sur la recherche de JLL, nous supposons :

• Chaque employé a besoin de 8 m²
• Chaque m² coûte 25 €
• Le ratio de postes idéal est de 1 (chaque personne qui vient au bureau dispose d'un poste)
• Une marge est appliquée pour les jours de pointe lorsque plus de personnes se rendent au bureau

À noter : dans des villes comme New York et San Francisco, ces prix au m² sont 5 à 6 fois plus élevés, ce qui signifie que les économies seraient encore plus importantes.

Ces chiffres sont basés sur le Calculateur de bureau hybride de deskbird.

Coûts immobiliers et de location

Les coûts immobiliers comprennent le leasing, le loyer, les frais de gestion et le parking. Ces coûts s'élèvent à environ 30 000 € :

• 24 000 € pour les coûts de leasing
• 6 000 € pour les coûts annexes

Historiquement, les coûts annexes représentaient environ 15 %, mais avec l'augmentation des prix de l'énergie, on a constaté :

• Une augmentation de 50 % de l'électricité
• Une augmentation de 150 % du gaz
• Augmentation globale de 20 % des coûts annexes (selon la recherche de JLL)

Les coûts annexes peuvent être répartis en 4 catégories avec les économies potentielles suivantes :

Énergie et facility management

La gestion d'un bureau implique des coûts énergétiques tels que le CVC et l'éclairage, qui s'élèvent à environ 4 000 € par an. Moins de personnes se rendant au bureau, moins d'espace et d'énergie sont nécessaires. Ces coûts peuvent être compensés.

Les entreprises peuvent également choisir de fermer temporairement certaines zones pour réduire les coûts si elles ont une meilleure connaissance de l'occupation future. Si un étage n'est pas utilisé, les Facility managers peuvent le désactiver pour la journée. Cette approche, parfois appelée Espaces Dynamiques, permet d'adapter la consommation d'énergie à la demande réelle plutôt que de tout faire fonctionner à pleine capacité, quelle que soit la fréquentation.

En utilisant un logiciel de gestion du lieu de travail, des données sont collectées pour mesurer le nombre d'employés qui se rendent réellement au bureau. En évaluant , vous pouvez déterminer si certaines zones peuvent être réaffectées ou si les zones de postes peuvent être transformées en salles de réunion.

Le nettoyage intelligent est une autre opportunité. La technologie de gestion du lieu de travail peut allouer les ressources de nettoyage en fonction du nombre réel d'utilisateurs du bureau, plutôt que de nettoyer chaque espace quotidiennement, quelle que soit son utilisation.

Réduire le gaspillage dû aux no-shows et aux réservations non utilisées

L'une des principales sources de gaspillage en entreprise est le no-show : les postes et les salles qui sont réservés mais jamais utilisés. Cela crée un effet d'entraînement. D'autres employés ne peuvent pas utiliser l'espace. Les équipes de facility management préparent des zones qui restent vides. Vos données d'utilisation deviennent peu fiables.

Les tactiques pour réduire le gaspillage lié aux réservations incluent :

• Libérer automatiquement les postes après 15 minutes si aucun enregistrement n'a lieu
• Envoyer des rappels d'enregistrement via l'application mobile ou par e-mail
• Suivre les taux de no-show par équipe ou département pour identifier les tendances
• Exiger une confirmation la veille pour les réservations de salles de réunion

Ces changements améliorent l'utilisation des bureaux sans nécessiter de modifications de bail ou d'investissements majeurs. L'espace dont vous disposez est simplement utilisé plus efficacement.

Les systèmes de réservation de postes qui imposent des exigences d'enregistrement vous fournissent des données précises sur la fréquentation réelle, et non pas seulement sur les intentions. Ces données deviennent la base de décisions plus intelligentes concernant l'espace dont vous avez réellement besoin.

Subventions pour les trajets domicile-travail et coûts négligés

Certaines entreprises choisissent de subventionner les trajets domicile-travail. Si les employés travaillent à distance, ce coût ne s'applique plus. Si certains employés choisissent de venir au bureau quelques fois par semaine, les entreprises auront moins de coûts à subventionner.

Il existe également de nombreux coûts qui peuvent être négligés lors de la gestion d'un bureau, tels que :

• Fonctionnement de la cafétéria et services de traiteur
• Papeterie et fournitures de bureau
• Licences informatiques pour les logiciels sur site
• Gestion du stationnement
• Personnel d'accueil et de réception

Chacun de ces éléments s'adapte à la fréquentation du bureau. Lorsque moins de personnes se présentent, ou lorsque la fréquentation est plus prévisible, vous pouvez ajuster la taille de ces services plutôt que de maintenir une capacité pour des jours de pointe qui se produisent rarement.

Investissements technologiques rentables

La technologie du lieu de travail s'amortit grâce à la réduction des coûts immobiliers, à une charge administrative allégée et à une meilleure prise de décision.

Plateformes de gestion du lieu de travail

Ces plateformes gèrent la réservation, les analyses et la coordination en un seul endroit. Elles s'intègrent aux outils que votre équipe utilise déjà, comme Microsoft Teams ou Slack, de sorte que l'adoption se fait naturellement plutôt que d'exiger un changement de comportement.

Les fonctions principales incluent :

• Réservation de postes et de salles avec exigences d'enregistrement
• Visibilité de l'occupation en temps réel
• Les analyses de bureau montrant les tendances d'utilisation au fil du temps
• Intégration avec les outils de calendrier et de communication

Les données générées par ces plateformes constituent la véritable valeur ajoutée. Au lieu de deviner l'espace dont vous avez besoin, vous pouvez voir exactement quelles zones sont utilisées, lesquelles restent vides et comment la fréquentation varie selon le jour de la semaine.

Pourquoi les taux d'adoption sont importants pour les économies de coûts

Les outils ne permettent d'économiser de l'argent que si les gens les utilisent réellement. Un faible taux d'adoption signifie des données peu fiables, ce qui vous ramène à des suppositions concernant les besoins en espace.

Le lien est direct : des taux d'adoption de plus de 90 % produisent des données d'utilisation précises, ce qui permet des décisions éclairées concernant l'empreinte du bureau. Les organisations qui atteignent un taux d'adoption élevé constatent généralement des économies de 20 à 30 % sur les coûts immobiliers, car elles réduisent ou ajustent leur taille en toute confiance.

Un taux d'adoption élevé dépend de la facilité d'utilisation. Si la réservation d'un poste prend plus de quelques secondes, les gens ne le feront pas. Si l'application mobile est peu pratique, les gens la contourneront. Les meilleures plateformes de gestion du lieu de travail semblent évidentes, ne nécessitent aucune formation et s'intègrent aux flux de travail existants.

Avantages au-delà des économies de coûts

Un travail hybride bien organisé offre des avantages au-delà de la réduction directe des coûts. Ces résultats supplémentaires représentent un réel retour sur investissement, même s'ils sont plus difficiles à quantifier dans une feuille de calcul.

Le travail hybride est flexible par nature. Choisir où travailler donne à chaque individu l'autonomie de concevoir sa journée de travail de la manière qui lui convient le mieux. Que cela signifie travailler depuis son bureau à domicile, depuis un nouveau pays ou depuis un bureau traditionnel, l'hybride offre le choix aux employés.

Alors qu'un bureau flexible permet aux organisations de réduire leurs coûts, il permet également aux employés d'économiser des coûts, notamment les frais de transport. Avec l'augmentation du prix de l'essence et l'accumulation des coûts des transports en commun au fil du temps, éviter les trajets quotidiens vers le bureau peut faire économiser une somme d'argent considérable. Éviter les embouteillages ou un train en retard réduit le stress des trajets quotidiens.

Du point de vue de la culture d'entreprise, les modèles hybrides sont excellents pour assurer l'équilibre vie pro-vie perso. Le temps supplémentaire économisé sur les trajets et la possibilité de travailler de n'importe où donnent aux individus l'occasion de consacrer plus de temps à leurs loisirs, à l'exercice physique, et à l'accomplissement de leurs obligations familiales sans stress supplémentaire.

Ceci étant dit, il est facile de comprendre pourquoi les modèles de travail hybrides entraînent une satisfaction accrue des employés et une réduction de l'attrition. Avoir un équilibre vie pro-vie perso, de la flexibilité et de la confiance rend les employés plus heureux, plus satisfaits de leur travail et moins susceptibles de partir.

Les modèles de travail hybrides peuvent également favoriser une productivité accrue. Notre recherche montre qu'un travail hybride bien coordonné améliore la concentration, la flexibilité et l'expérience des employés.

Conseils pour la mise en œuvre de la réduction des coûts du lieu de travail

Savoir où réduire les coûts n'est que la moitié du défi. La mise en œuvre détermine si les changements perdurent ou créent des frictions qui sapent les économies.

Commencez par les données, pas par les hypothèses

Avant d'apporter des modifications, mesurez votre état actuel. Quel est votre taux d'utilisation réel ? Quels sont les jours les plus fréquentés ? Quels étages ou zones restent vides le plus souvent ?

Cette base de référence sert à deux fins. Premièrement, elle vous aide à identifier les plus grandes opportunités. Deuxièmement, elle vous offre un point de départ défendable lors de la communication des changements à la direction et aux employés.

De nombreuses organisations découvrent que leurs hypothèses sont erronées. L'étage que tout le monde croit « toujours plein » fonctionne à 60 % de sa capacité. Les salles de réunion qui semblent impossibles à réserver affichent des taux de no-show de 40 %.

Communiquez clairement les changements

Les initiatives de réduction des coûts échouent lorsque les employés se sentent pris au dépourvu. Expliquez le « pourquoi » des changements avant qu'ils ne se produisent. Partagez les données qui ont éclairé vos décisions.

Présentez les changements en termes de résultats qui importent aux employés, et non pas seulement en chiffres budgétaires. « Nous consolidons sur 2 étages pour que les équipes puissent travailler plus étroitement ensemble » est mieux perçu que « nous réduisons les coûts immobiliers de 30 % ».

Recueillez l'avis des employés

Les personnes qui utilisent votre bureau tous les jours connaissent des choses qui n'apparaissent pas dans les rapports d'utilisation. Elles savent quels espaces fonctionnent bien pour la collaboration, quelles zones semblent exigües et ce qui rendrait leurs journées au bureau plus productives.

Les enquêtes et les canaux de feedback vous aident à éviter les changements qui semblent bons sur le papier mais créent de réels problèmes. Ils favorisent également l'adhésion. Les gens soutiennent les changements qu'ils ont contribué à façonner.

Comment deskbird contribue à la réduction des coûts liés au lieu de travail

deskbird offre aux responsables de l'espace de travail la visibilité et les outils nécessaires pour réduire les coûts en toute confiance. La plateforme combine les analyses de bureau avec une réservation intuitive, vous obtenez ainsi des données précises sans forcer de changement de comportement.

Les analyses de bureau vous montrent précisément comment votre espace est utilisé : quels postes restent inoccupés, quelles salles de réunion ont des taux de no-shows élevés, et comment la fréquentation varie selon le jour et l'équipe. Ces données vous permettent de prendre des décisions concernant la surface de bureau basées sur des faits, et non des suppositions.

La réservation de postes avec des exigences d'enregistrement élimine le problème des no-shows. La libération automatique libère les postes non utilisés, de sorte que vos données d'utilisation reflètent la réalité. Le résultat est une utilisation de l'espace plus efficace sans ajouter de charge administrative.

La plateforme s'intègre à Microsoft 365, Slack et d'autres outils que votre équipe utilise déjà. Le provisionnement SSO et SCIM signifie zéro entretien pour l'IT. Cette combinaison de capacités de niveau entreprise avec une UX de niveau grand public est la raison pour laquelle deskbird atteint plus de 90 % d'adoption auprès de plus de 500 entreprises.

ILF Consulting Engineers Austria, un cabinet de conseil en ingénierie comptant plus de 800 employés répartis sur six sites, a été confronté à un défi courant pour les organisations hybrides en croissance : un espace de bureau limité, un effectif croissant et des litiges constants entre les chefs de département concernant l'attribution des postes. Après la mise en œuvre de deskbird, l'entreprise a utilisé des données d'utilisation détaillées pour découvrir qu'elle disposait en fait de suffisamment d'espace pour une croissance continue sans agrandir sa surface. La direction n'a plus besoin d'arbitrer l'attribution de l'espace, car le système gère la distribution des postes de manière transparente et basée sur les données.

Il n'y a plus de discussions et, grâce à toutes les analyses, nous avons également réalisé que nous disposons en fait de suffisamment d'espace. En fait, nous pourrions continuer à croître, et les postes ne deviendraient probablement toujours pas rares. Mais nous n'avons pu faire cette déclaration qu'après avoir utilisé deskbird pour examiner attentivement l'occupation des postes et tout évaluer en détail.

Josef P. Mayr, Directeur Général, ILF Consulting Engineers Austria