Comment concevoir une politique de travail hybride réussie

Qu'est-ce qu'une politique de travail hybride ?

Une politique de travail hybride est la politique officielle de l'entreprise qui régit le travail hybride au sein d'une organisation. Il s'agit de l'ensemble des consignes qui définissent comment le travail hybride est organisé et géré. Tout y est, des définitions du travail hybride aux critères d'éligibilité, en passant par les jours de présence obligatoires au bureau et la santé et la sécurité sur le lieu de travail hybride. Il est indispensable de créer et de mettre en œuvre une politique de bureau hybride pour évitent les piègesles plus fréquents liés aux modalités de travail flexibles, notamment :

• Cohérence : une politique bien ficellée garantit que tous les employés et les responsables suivent les mêmes règles.
• Légalité : des politiques hybrides claires aident les organisations à se conformer au droit du travail, aux réglementations en matière de sécurité au travail et aux exigences de sécurité des données.
• Égalité : des politiques standardisées favorisent l'équité car tous les employés ont un accès égal aux opportunités, aux ressources et à la flexibilité.
• Clarté : un cadre formalisé ne laisse pas la place aux malentendus et évite la confusion en énonçant clairement les attentes et les procédures.
• Responsabilité : des règles clairement définies facilitent l'évaluation de la conformité et la résolution des problèmes en cas de non-respect de la politique.
• Confiance : une politique appliquée de manière cohérente témoigne de la transparence et renforce la confiance des employés puisqu'ils savent que la politique n’est pas appliquée de manière arbitraire.

Exemples de politiques de travail hybride

Les accords de travail hybride à l'échelle de l'entreprise peuvent se décliner de plusieurs façons. Voici quelques exemples de politiques de travail hybride dont vous pouvez vous inspirer.

• Dell Technologies : Dell Technologies permet à ses employés de choisir leur style de travail (télétravail, au bureau ou hybride) pour favoriser la mobilité, la collaboration, le recrutement, la durabilité et la résilience de l'entreprise. La politique de travail hybride de Dell définit les critères d'éligibilité, les attentes en matière de communication et de productivité, les dispositions de support technologique et les conseils aux managers pour évaluer et approuver les demandes.
• Université de Cambridge : L'Université de Cambridge propose un modèle hybride optionnel qui permet le travail sur site et le travail à distance au Royaume-Uni, l'admissibilité étant basée sur les tâches du poste et les besoins opérationnels. La politique comprend des procédures claires pour convenir des arrangements, des indicateurs de performance et de conduite, des exigences en matière de santé et de sécurité pour les environnements distants, et des garanties pour assurer un accès égal aux opportunités, quel que soit le lieu de travail.
• Université Fordham : L'Université Fordham propose un travail hybride (et rarement entièrement à distance) aux administrateurs éligibles, soulignant que la flexibilité ne doit pas compromettre la productivité ou la mission. La politique comprend des règles d'éligibilité claires, des procédures de validation, des mesures de protection technologiques et des clauses de résiliation.

Que faut-il inclure dans une politique de travail hybride ?

Les politiques de travail hybride doivent inclure certains éléments fondamentaux, tels que les critères d'éligibilité, le modèle et l'horaire de travail hybride, les normes de communication et les règles relatives au lieu de travail. Elles doivent également fournir des définitions des concepts clés et des directives pour des aspects tels que la santé, la sécurité, le bien-être et la conformité.

Objet et portée de la politique

L'introduction d'une politique de travail hybride doit rendre clairs certains aspects :

• Pourquoi votre organisation a adopté un modèle de travail hybride,
• Comment la politique s'aligne sur les valeurs et les objectifs de votre entreprise, et
• Quels sièges, quels départements, quelles équipes ou quels profils de l'entreprise sont affectés par la politique.

Définitions

La section « Définitions » doit expliquer les termes clés de la politique tels que travail hybride, télétravail, jours de présence au bureau, heures de base, lieu de travail principal, et les jours de « travail depuis n’importe où » (le cas échéant). Il est également utile de marquer une distinction entre des concepts similaires (par exemple, le télétravail uniquement par rapport au travail hybride) afin d’éviter les malentendus.

Modèle de travail hybride et principes

Décrivez le cadre général sur lequel repose la politique et fournissez une courte description du modèle de travail hybride de votre organisation (par exemple, remote first, entièrement flexible ou hybride fixe), ainsi que les principes qui le sous-tendent (par exemple, confiance, responsabilité, inclusion, performance plutôt que présence).

Critères hybrides d'éligibilité au travail

Précisez les critères que les employés doivent remplir pour être éligibles au travail hybride, tels que les fonctions, le lieu, l'ancienneté ou les performances. Vous pouvez soit énumérer les profils qui doivent rester sur place, soit ceux qui sont éligibles pour le télétravail. Dans tous les cas, expliquez le processus de demande d'arrangement hybride afin d'assurer la transparence et l'uniformité.

Horaire de travail hybride et consignes en matière d'assiduité

Votre politique doit clairement définir l'horaire de travail hybride de votre entreprise et les attentes en matière de présence au bureau. Selon le modèle hybride que vous avez choisi, cela peut inclure :

• Nombre de jours de présence obligatoires au bureau (par exemple, 2–3/semaine),
• Horaires de travail principaux et flexibilité des heures de début et de fin,
• Consignes pour les semaines de travail comprimées ou flexibles, et
• Répartition des jours au bureau/à distance et attentes en matière de planification.

Clauses d'approbation, de révocation et de révision

Définissez clairement comment les modalités hybrides sont approuvées, révoquées et réexaminées. Les clauses d'approbation précisent qui autorise les horaires, comment les demandes sont soumises, les critères d'approbation et les délais de réponse. Les clauses de révocation décrivent quand le statut hybride peut être retiré (par exemple, en raison de problèmes de performance), ainsi que les délais de préavis et les étapes de recours. Les clauses de révision fixent les attentes quant à la fréquence à laquelle les modalités sont réévaluées et à la manière dont les changements sont documentés à des fins de transparence.

Consignes de communication

Détaillez dans votre politique quelles sont vos attentes en matière de réactivité (par exemple, répondre aux emails urgents dans les quatre heures) et spécifiez les outils à utiliser, tels que les emails, Slack, MS Teams ou les logiciels de gestion de projet. Définissez également les règles de bonne conduite pendant les réunions et les normes de documentation afin de garantir une collaboration fluide.

Garanties d'équité et contre les biais de présence

Une politique de travail hybride efficace doit inclure des mesures contre les inégalités afin de prévenir les préjugés de présence et de garantir un accès égal aux opportunités pour les employés à distance et sur site. Cela signifie évaluer les performances sur la base de résultats mesurables et d'indicateurs clés de performance (KPI) clairs, plutôt que sur la présence physique. Les principales mesures de protection comprennent la formation des managers à des évaluations équitables, des audits réguliers de la participation aux réunions et des critères de promotion transparents.

Technologie et équipement

Indiquez clairement la technologie et l'équipement que votre entreprise fournit (par exemple, les ordinateurs portables et les écrans) et ce que les employés doivent fournir eux-mêmes. Indiquez les normes minimales de connectivité Internet, les exigences de sécurité (par exemple, l'utilisation d'un VPN) et la procédure de demande d'assistance technique. Si vous utilisez des outils comme deskbird pour la réservation de postes ou la réservation de salles, mentionnez-les ici afin que les employés puissent facilement gérer la logistique de l'espace de travail hybride.

Lieux de travail et responsabilité

Les règles de localisation du travail spécifient les environnements de travail approuvés, tels que les bureaux à domicile, les espaces de coworking ou d'autres lieux de travail tiers. Dans le cadre de votre politique hybride, elles doivent également décrire la procédure à suivre pour travailler temporairement depuis un nouvel emplacement et indiquer comment la responsabilité est gérée lorsque les employés travaillent hors site.

Santé, sécurité, bien-être et conformité

Établissez des règles claires pour des espaces de travail sûrs et ergonomiques, un soutien à la santé mentale et des protocoles de santé au bureau. Couvrez les aspects essentiels de la conformité tels que la protection des données, la confidentialité, les normes de santé et de sécurité, les obligations en matière d'équipement et toutes les exigences légales transfrontalières, telles que la conformité aux politiques régionales de travail hybride.

Remboursement des frais

Votre politique doit clairement indiquer quelles dépenses liées au travail hybride seront prises en charge par votre entreprise (par exemple, l'accès à Internet à domicile ou les fournitures de bureau) et comment les employés peuvent soumettre des demandes de remboursement pour validation. Le cas échéant, précisez les règles concernant les frais de déplacement ou de stationnement, et expliquez quel soutien est disponible pour la mise en place d'un espace de travail à domicile productif.

Inclusion, culture et liens avec l'équipe

Pour favoriser une culture d'entreprise forte et inclusive, votre politique doit valoriser la possibilité que chacun s'exprime lors des réunions, la combination de team-buildings virtuels et en présentiel, et célébrer les succès sur tous les sites. Ces pratiques aident à maintenir des liens solides et à éviter les cloisonnements entre les employés à distance et ceux travaillant au bureau.

Examen et commentaires sur les politiques

Indiquez clairement à quelle fréquence la politique sera révisée (par exemple, une ou deux fois par année) et comment vous recueillerez les commentaires des employés, par exemple à l'aide d'enquêtes ou de canaux dédiés. Expliquez comment les changements seront apportés en réponse à l'évolution des besoins de l'entreprise, aux nouvelles réglementations ou à l'évolution des attentes des employés, afin que la politique soit toujours d'actualité et efficace.

Comment créer et gérer des politiques hybrides avec deskbird

Avec deskbird, créer et gérer des politiques de travail hybride est une tâche toute simple, ainsi que vérifier qu'elles soient respectées par vos équipes. Grâce à des règles flexibles, des processus de validation et des outils de reporting, les responsables gagnent du temps tout en assurant l'équité, la conformité et l'alignement de l'équipe.

• Créez et personnalisez des politiques : indiquez les jours obligatoires pour travailler au bureau ou en télétravail, fixez des plages minimales/maximales et des jours de présence obligatoires au bureau.
• Attribuez facilement des politiques : appliquez des règles à l'échelle de l'entreprise, par équipe ou par individu, avec des exemptions pour des utilisateurs spécifiques.
• Workflows d'approbation : choisissez si vous souhaitez qu'il n'y ait aucune validation, une validation totale du manager ou encore une validation nécessaire seulement pour les jours supplémentaires en télétravail.
• Paramètres de statut personnalisés : déterminez si les activités telles que les formations ou les déplacements professionnels sont comptabilisées comme des journées au bureau ou en télétravail.
• Vue responsable : accédez à une vue d'ensemble complète de l'équipe, approuvez ou rejetez les plannings et contrôlez la conformité à partir d'un tableau de bord unique.

Astuces : communiquer efficacement la politique de travail hybride

Pour une communication efficace de votre politique de travail hybride, utilisez un plan de communication structuré et différents canaux, et formez les chefs d'équipe et les managers dès le début pour qu'ils portent eux aussi cette politique. De la première annonce aux rappels continus, les employés ont besoin d'un accès facile et d'explications claires.

1. Partagez votre politique efficacement

• Lancement ciblé par email : envoyez une annonce à l'échelle de l'entreprise avec un lien direct vers la politique et décrivez en quelques lignes les aspects clés.
• Plusieurs formats pour un accès plus facile : partagez la politique numérique via votre intranet, votre portail RH ou votre système de gestion de documents, et incluez-la dans le manuel de l'employé.
• Version officielle : sauvegardez la version officielle et actuelle dans un emplacement dédié et facilement accessible.

2. Formez les managers à l'utilisation de la politique

• Priorité aux managers : déployez la politique auprès des managers avant l'annonce générale. Ils sauront ensuite répondre aux questions des employés en toute confiance.
• Formation avec des exemples concrets : fournissez des exemples réels d'application des politiques (par exemple, comment approuver les modifications d'horaire).
• Suivi des performances : montrez aux managers comment traduire les directives politiques en gestion des performances afin de réduire le risque de biais de présence.

3. Définissez un plan de mise en œuvre clair

• Séances de lancement : organisez des séances d'information virtuelles et en personne où la direction explique les raisons d'une telle politique et ses avantages.
• Communication échelonnée : renforcez le message en créant plusieurs occasions d'en parler sur plusieurs semaines, notamment à travers les newsletters, les réunions d'équipe et les discussions internes.
• Sessions de questions-réponses interactives : proposez des sessions en direct ou enregistrées afin que les employés puissent dissiper leurs doutes en temps réel.

4. Créez des opportunités pour en parler

• Désignation d'ambassadeurs de la politique d'entreprise : nommez des représentants des RH ou des managers formés comme personnes de référence pour les questions relatives à la politique d'entreprise.
• Coordonnées claires : indiquez les noms, les rôles et les adresses email de ces personnes afin que les employés puissent les contacter et obtenir des réponses.
• Avis : mettez à disposition un canal simple (par exemple, une enquête ou un formulaire anonyme) pour permettre aux employés de partager leurs expériences et de suggérer des améliorations.

5. Sensibilisez en permanence aux politiques

• Rappels continus : répétez les éléments les plus importants de la politique lors des réunions d'équipe, des évaluations de performance et des sessions d'intégration des nouvelles recrues.
• Mises à jour de la politique d'entreprise : en cas de modifications, communiquez-les clairement, avec toute la visibilité déployée pour le lancement initial. Mettre à disposition un nouveau PDF ne suffira pas.
• Célébrez l'adoption : partagez des exemples concrets pour illustrer à quel point le modèle hybride est avantageux pour les équipes et les individus. Vous créerez ainsi un récit positif autour de celui-ci.

Nous avons besoin d'une approche plus complexe et de beaucoup plus d'individualisation. Les employés ont le sentiment que leur employeur essaie de comprendre et de refléter leur situation et cela augmente de façon sensible l'acceptation du modèle.
– Prof. Johanna Bath, Experte en travail hybride, Auteure, Conférencière & LinkedIn Top Voice

Votre modèle de politique de travail hybride gratuit

La mise en place d'une politique de travail hybride pour la première fois peut s'avérer une tâche complexe et chronophage, d'autant plus que vous devez vous assurer que rien n'est oublié. Avoir une liste de contrôle détaillée sous la main vous aide à vous assurer que vous n'avez rien oublié. Téléchargez gratuitement notre liste de contrôle de la politique de travail hybride pour obtenir des conseils ciblés pour créer un accord de travail hybride réussi.

Conclusion : une politique de travail hybride réussie repose sur l'équité, la clarté et l'itération.

Pour concevoir une politique de travail hybride, il faut définir un cadre clair, équitable et adaptable qui fonctionne à la fois pour votre entreprise et vos employés. Les politiques les plus efficaces couvrent les aspects essentiels (les objectif, la portée, l'éligibilité, les horaires, etc.) tout en laissant de la marge pour des révisions et des améliorations réguliers.

‍Les managers jouent un rôle essentiel dans la réussite des politiques de travail hybride. C'est pourquoi, dans le prochain chapitre, nous allons nous concentrer sur le leadership en matière de travail hybride. Continuez à lire pour découvrir comment définir des attentes claires, instaurer la confiance et mesurer le succès en fonction des résultats, pour que votre modèle hybride soit un succès au quotidien.