Comment CANCOM Austria a déployé deskbird auprès de 1 800 collaborateurs dans quatre pays

CANCOM Austria AG, dont le siège se trouve à Vienne, est un prestataire de services numériques et un facilitateur de l’IA appartenant au groupe allemand CANCOM. L’entreprise accompagne les sociétés, les organisations et le secteur public dans leur transformation numérique. Son offre va de l’intégration classique de systèmes informatiques aux solutions numériques fondées sur les données, en passant par les services managés et le cloud.

Environ 1 800 collaborateurs travaillent dans quinze bureaux situés en Autriche, en République tchèque, en Suisse et en Roumanie. La plupart se rendent au bureau deux à trois jours par semaine : savoir qui est présent et où est donc une question quotidienne, pas occasionnelle.

Cette envergure fait de CANCOM Austria un client très intéressant. L’entreprise conseille elle-même ses clients dans leurs choix technologiques : tout outil adopté en interne doit donc répondre aux mêmes exigences que lors d’un projet client. Architecture d’entreprise, RSSI, protection et localisation des données : chaque domaine a son mot à dire. Chez CANCOM Austria, un outil de gestion des espaces n’est pas un achat des services généraux soumis ensuite à l’IT. C’est une décision informatique prise avec les services généraux.

CANCOM Austria ne cherchait pas à remplacer son outil de gestion des espaces. Mais le contrat avec son ancien fournisseur arrivait à échéance : il fallait donc déployer une nouvelle solution partout où l’ancien système était utilisé.

Cette contrainte a dicté tout le projet. Impossible de tester la solution dans un seul bâtiment, d’en tirer des enseignements, puis de la déployer progressivement. Les quinze sites répartis dans quatre pays devaient être opérationnels, et quelque 1 800 collaborateurs devaient pouvoir réserver un poste.

Le plus gros défi a été représenté par les bâtiments eux-mêmes. Les plans se présentaient sous toutes les formes possibles : fichiers d’architecte comportant 250 calques ou simples contours de bâtiments avec des espaces de travail dessinés à la main. Avant de les intégrer dans deskbird, il fallait vérifier que les murs, les salles et les postes représentés correspondaient bien à la réalité.

Facility Management a d'abord évalué l'aspect fonctionnel. Tout ce qui a suivi consistait en une analyse technique, menée par les mêmes personnes qui valident les propositions que CANCOM Austria soumet à ses propres clients.

Le déploiement a commencé dans les locaux autrichiens, puis s'est étendu à partir de là, chaque collaborateur ayant été intégré dès le début, qu'il utilise ou non deskbird dès le départ. Il a fallu deux à trois mois entre le lancement du projet et le premier déploiement. Ce sont les plans d'étage qui ont dicté ce rythme, et c'est leur mise au point qui a rendu possible tout ce qui a suivi.

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1 219 utilisateurs inscrits, dont 742 présents chaque mois

Depuis son lancement en octobre 2025, 64 % de ces utilisateurs mensuels reviennent chaque semaine. Pour un déploiement qui a concerné quinze sites dans quatre pays en l'espace d'un an, sans phase pilote, ce chiffre est exceptionnellement élevé.

Pic de fréquentation le mardi, le vendredi, c'est télétravail

Le mardi, on enregistre environ 265 réservations sur poste , contre environ 94 le vendredi. La fréquentation atteint son pic en milieu de semaine et chute brutalement en fin de semaine, et l'écart entre les sites les plus fréquentés et les moins fréquentés est énorme.

Il s'agit de réservations, qui témoignent d'une intention. deskbird Dock détecte la présence grâce aux écrans et au réseau déjà présents dans les bâtiments ; ainsi, l'utilisation réelle de l'espace par les occupants est également mesurée, sans qu'il soit nécessaire d'installer des capteurs ni d'acheter du matériel. Aucun de ces éléments n'était visible avant d'être mesuré.

Des données de présence aux décisions concrètes

Avec deskbird Intelligence, CANCOM Austria ne se contente plus de suivre la fréquentation : l’entreprise peut désormais décider quels sites sont bien utilisés, lesquels le sont moins et où adapter son parc immobilier.

Ce portefeuille ne reste pas inactif. Des succursales ouvrent leurs portes en Roumanie, et un site de Vienne est en cours de regroupement au sein du siège social, où un étage est en cours de rénovation afin de créer davantage d’espaces de travail. Les décisions continuent d’être prises là où elles l’ont toujours été, par les propriétaires du patrimoine immobilier. Ce qui a changé, ce sont les données qui sous-tendent ces décisions.