Comment CANCOM Austria a déployé deskbird auprès de 1 800 collaborateurs dans quatre pays

CANCOM Austria AG, dont le siège se trouve à Vienne, est un prestataire de services numériques et un facilitateur de l’IA appartenant au groupe allemand CANCOM. L’entreprise accompagne les sociétés, les organisations et le secteur public dans leur transformation numérique. Son offre va de l’intégration classique de systèmes informatiques aux solutions numériques fondées sur les données, en passant par les services managés et le cloud.

Environ 1 800 collaborateurs travaillent dans quinze bureaux situés en Autriche, en République tchèque, en Suisse et en Roumanie. La plupart se rendent au bureau deux à trois jours par semaine : savoir qui est présent et où est donc une question quotidienne, pas occasionnelle.

Cette envergure fait de CANCOM Austria un client très intéressant. L’entreprise conseille elle-même ses clients dans leurs choix technologiques : tout outil adopté en interne doit donc répondre aux mêmes exigences que lors d’un projet client. Architecture d’entreprise, RSSI, protection et localisation des données : chaque domaine a son mot à dire. Chez CANCOM Austria, un outil de gestion des espaces n’est pas un achat des services généraux soumis ensuite à l’IT. C’est une décision informatique prise avec les services généraux.

CANCOM Austria ne cherchait pas à remplacer son outil de gestion des espaces. Mais le contrat avec son ancien fournisseur arrivait à échéance : il fallait donc déployer une nouvelle solution partout où l’ancien système était utilisé.

Cette contrainte a dicté tout le projet. Impossible de tester la solution dans un seul bâtiment, d’en tirer des enseignements, puis de la déployer progressivement. Les quinze sites répartis dans quatre pays devaient être opérationnels, et quelque 1 800 collaborateurs devaient pouvoir réserver un poste.

Le plus gros défi a été représenté par les bâtiments eux-mêmes. Les plans se présentaient sous toutes les formes possibles : fichiers d’architecte comportant 250 calques ou simples contours de bâtiments avec des espaces de travail dessinés à la main. Avant de les intégrer dans deskbird, il fallait vérifier que les murs, les salles et les postes représentés correspondaient bien à la réalité.

Les services généraux ont d’abord évalué les fonctionnalités. Avant toute signature, les solutions présélectionnées ont ensuite été examinées par l’équipe chargée de l’architecture d’entreprise, le RSSI et le service de protection des données. ServiceNow, le produit destiné à remplacer l’outil en place et une autre solution ont été comparés. Le partenariat naissant entre deskbird et CANCOM Allemagne sur des projets clients a été évidemment pris en compte, mais bien moins que les exigences de conformité.

Deux fonctionnalités étaient indispensables : l’authentification unique et l’intégration à Microsoft Teams, afin que les collaborateurs puissent réserver depuis l’outil qu’ils utilisent déjà.

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Le déploiement a commencé dans les bureaux autrichiens, mais tous les collaborateurs ont été ajoutés dès le départ, qu’ils utilisent immédiatement deskbird ou non. Les autres sites ont suivi. Aux côtés de l’équipe centrale des services généraux à Vienne, chaque bâtiment disposait d’un responsable local chargé du projet, notamment des particularités de ses plans. Il s’est écoulé environ deux à trois mois entre le lancement du projet et le premier déploiement. L’état des plans explique en grande partie ce délai.

En plus des plans, deux autres difficultés ont émergé. Certains services et collaborateurs disposaient d’espaces qui ne devaient pas être ouverts à la réservation générale. Il fallait également créer une procédure pour demander un poste attitré. Aujourd’hui, sur les 1 218 postes, 151 sont attitrés et les autres sont partagés.

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1 219 utilisateurs inscrits, dont 742 présents chaque mois

Depuis le lancement en octobre 2025, 1 219 personnes se sont inscrites sur deskbird et 742 l’utilisent chaque mois. Parmi ces utilisateurs mensuels, 64 % reviennent au bureau chaque semaine. Les quinze sites comptent désormais 1 218 postes réservables, dont 1 067 partagés et 151 attitrés. Depuis le déploiement, 44 292 réservations de postes ont été effectuées, soit environ 212 par jour ouvré. Au cours des trente derniers jours, 230 personnes ont réservé directement depuis Microsoft Teams.

Pour un déploiement réalisé en moins d’un an, sans phase pilote, auprès de plus de 1 200 personnes réparties sur quinze sites dans quatre pays, ce taux de retour est particulièrement élevé.

Pic de fréquentation le mardi, le vendredi, c'est télétravail

Le rythme de la semaine est très net : environ 265 réservations de postes le mardi, contre 94 le vendredi. La fréquentation culmine en milieu de semaine, puis chute fortement en fin de semaine. Les écarts entre les sites les plus et les moins fréquentés sont eux aussi considérables. Sans mesure, ces tendances restent invisibles. Avec les données, elles deviennent évidentes.

Des données de présence aux décisions concrètes

Avec deskbird Intelligence, CANCOM Austria ne se contente plus de suivre la fréquentation : l’entreprise peut désormais décider quels sites sont bien utilisés, lesquels le sont moins et où adapter son parc immobilier.

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