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ILF Consulting Engineers Austria : une entreprise d'ingénierie en pleine croissance avec un modèle de travail hybride
ILF Consulting Engineers Austria fait partie d'une société d'ingénierie et de conseil active à l'échelle internationale. Avec plus de 3 500 employés dans le monde, le groupe de conseil réalise des projets complexes dans les domaines de l'énergie et de la protection du climat, de l'eau et de l'environnement, des transports et des espaces urbains, ainsi que des ressources et de l'industrie durable. ILF Autriche emploie plus de 800 personnes sur six sites et a récemment doublé son chiffre d'affaires, passant de 75 millions d'euros à 150 millions d'euros en cinq ans.
Cependant, cette croissance a également apporté de nouveaux défis. Un nombre croissant d'employés, un espace de bureau limité et un modèle de travail hybride en expansion étaient difficiles à concilier. Parallèlement, les problèmes d'espace existants ont entraîné à plusieurs reprises des efforts organisationnels et de communication importants, impliquant fortement la direction générale. En conséquence, ILF Autriche a commencé à rechercher une solution flexible pour la gestion de l'espace de travail.
La gestion du lieu de travail entre croissance et flexibilité
La croissance rapide d'ILF Autriche a entraîné un défi majeur : l'espace de bureau est devenu limité alors que de plus en plus d'employés travaillaient selon un modèle hybride. Avec jusqu'à 100 jours de télétravail par an et un nombre élevé d'employés à temps partiel, tout le monde n'était pas au bureau en même temps. Pourtant, tout le monde ne pouvait pas toujours trouver un poste. Chaque département s'était vu attribuer un nombre fixe de postes de travail en fonction des exigences définies par les chefs de département. En réalité, cependant, il s'est souvent avéré que certains départements occupaient un espace disproportionné, tandis que d'autres en avaient trop peu.
Nous devions sans cesse organiser des réunions entre les chefs de service pour discuter de la répartition de l'espace. Et c'est finalement la direction qui a dû jouer le rôle d'arbitre. Or, je ne voulais plus être cet arbitre.
Josef P. Mayr, directeur général d'ILF Consulting Engineers Austria GmbH
Un système était donc nécessaire pour gérer l'attribution des postes de travail de manière plus équitable et pour soulager la direction des médiations constantes. La solution devait être conviviale et facile à administrer, fonctionner sur plusieurs sites et être mise en œuvre avec un minimum d'effort.
deskbird se distingue avant tout par son interface utilisateur très intuitive et facile à comprendre. Cela le rend simple à utiliser et à gérer. Le support est un point fort pour moi, quelque chose que je n'ai vraiment réalisé qu'après la mise en œuvre.
Georg Fischer
Responsable d'équipe Support Utilisateurs, ILF Consulting Engineers Austria
Réservation de postes de travail avec deskbird pour une attribution transparente de l'espace
En janvier 2025, ILF Autriche a introduit deskbird et gère désormais environ 800 postes de travail avec la plateforme. La décision de choisir deskbird a été influencée par le fait que ses sociétés sœurs, ILF Allemagne et ILF Arabie Saoudite, utilisaient déjà la solution avec des retours constamment positifs. Aujourd'hui, environ 791 employés en Autriche utilisent activement la plateforme sur les deux plus grands sites de Vienne et Innsbruck. Les données d'utilisation détaillées aident la direction à identifier les besoins réels de chaque département et à les gérer efficacement.
L'équipe deskbird a toujours répondu à nos questions en un rien de temps, ce qui a considérablement réduit les délais de onboarding. Ainsi, nous avons pu déployer deskbird tout en douceur à Vienne d'abord, et à Innsbruck après.
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Réservation équitable des postes de travail et gestion transparente des postes de travail
Depuis l'introduction de deskbird en janvier 2025, l'attribution des postes de travail chez ILF Autriche a fondamentalement changé. La plateforme est désormais utilisée par plus de 80 % des effectifs, et la répartition des postes est enfin plus équitable. Les employés peuvent rapidement et facilement trouver un poste disponible, quel que soit leur département. En même temps, l'entreprise sait exactement combien de postes sont réellement nécessaires et, plus important encore, combien sont réellement utilisés.
Ceux qui n'avaient pas leur propre poste auparavant trouvent désormais beaucoup plus facile d'en obtenir un. Les postes sont répartis plus équitablement. Avec deskbird, nous savons exactement qui a besoin et utilise combien d'espace.
Georg Fischer
Responsable d'équipe Support Utilisateurs, ILF Consulting Engineers Austria
Une autre surprise positive a été que le bureau de conseil a pu continuer à croître sans rencontrer de problèmes d'espace, grâce au desk sharing.
La direction est particulièrement satisfaite de ne plus avoir à jouer les arbitres. Le système gère désormais l'attribution des postes de manière transparente et basée sur les données. ILF Autriche est entièrement satisfaite de la collaboration et a déjà introduit deskbird comme solution de desk sharing au niveau du groupe.
Le succès d'ILF Autriche montre comment le desk sharing, lorsqu'il est soutenu par la bonne solution, peut devenir un avantage mutuel pour toutes les parties prenantes, même dans les entreprises d'ingénierie. Avec deskbird, l'entreprise a trouvé une solution de gestion de l'espace de travail qui non seulement simplifie l'attribution des postes, mais apporte également équité et transparence à un mode de travail flexible.
Les discussions se sont terminées et, grâce à toutes les analyses, nous avons également réalisé que nous disposons en fait de suffisamment d'espace. En fait, nous pourrions continuer à croître, et les postes auraient probablement continué à être disponibles. Mais nous n'avons pu faire cette déclaration qu'après avoir utilisé deskbird pour examiner de près l'occupation des postes et tout évaluer en détail.
Josef P. Mayr
Directeur général, ILF Consulting Engineers Autriche
