85 personnes, 37 postes : le pari réussi du retour au bureau chez Nextlane

Nextlane développe des solutions logicielles dédiées à la vente automobile en Europe. Ses plateformes accompagnent aussi bien la gestion des concessions et des showrooms numériques que les activités des constructeurs, et sont utilisées par plus de 70 000 personnes dans 11 pays européens. Son ambition : moderniser en profondeur le fonctionnement du secteur.

Nextlane dispose de bureaux dans plusieurs villes européennes, notamment à Paris, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund et Zurich. Cette implantation constitue un véritable atout commercial, mais représente aussi un défi au quotidien : il faut proposer une organisation du travail adaptée à dix bâtiments, cinq pays et plusieurs langues.

L’entreprise a ainsi fait le choix d’un modèle hybride, avec deux jours au bureau et trois jours à distance.

Avant la pandémie, le site de Nextlane à Saint-Pierre-des-Corps s’étendait sur cinq étages et environ 2 000 mètres carrés. À l’époque, chaque collaborateur avait son poste attitré en permanence.

Avec l’arrivée du travail hybride, Nextlane a réduit la surface de ses bureaux. Les cinq étages ont été ramenés à un seul, avec un rythme de deux jours sur site et trois jours à distance.

Résultat : des locaux plus petits pour le même effectif, et des collaborateurs qui ont tendance à venir les deux mêmes jours.

Le système de réservation ne pouvait pas suivre. Un tableur n’indique pas en temps réel qui a réservé quoi. On ne peut pas s’y fier pour décider, le dimanche soir, si l’on viendra au bureau le lendemain. Et il ne permet pas non plus d’analyser l’occupation trois mois plus tard.

Nextlane devait répondre à deux besoins : donner aux collaborateurs envie de venir au bureau et leur garantir qu’un poste les y attendrait.

deskbird était vraiment la solution qui répondait au problème que nous voulions résoudre il y a près de deux ans et demi : faire revenir nos collaborateurs sur site.
Jean Penhouët
Vice-président Ressources humaines monde, Nextlane

Ce n’était pas qu’une question de gestion des locaux. Pour que le bureau fonctionne à nouveau, les équipes RH, Expérience collaborateur et Services généraux ont dû travailler ensemble. L’objectif n’était pas d’occuper tous les postes, mais de faire en sorte que les journées passées ensemble valent le déplacement.

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Nextlane a d’abord déployé la réservation de postes avec deskbird sur ses sites français, puis dans ses bureaux européens. Les collaborateurs planifient leur semaine dans l’application, ouvrent le plan interactif et choisissent leur poste.

Chaque lundi, Nathalie réserve ses postes pour la semaine. Comme la plupart de ses collègues, elle planifie à l’avance ses deux jours sur site et organise ses réunions selon les personnes présentes.

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Ce n’est pas la réservation en elle-même qui a changé les comportements, mais la possibilité de voir qui vient sur site et quel jour.

La réservation d’un poste devient alors le choix de la personne auprès de qui s’installer. Avec les photos de profil sur le plan, on ne choisit plus un numéro de poste, mais son voisin. Une tout autre raison de venir au bureau.

Cela lève aussi le dernier frein au trajet jusqu’au bureau.

Une fois votre poste réservé, vous avez l’esprit tranquille. En venant au bureau, vous savez qu’un poste vous attend.
Nathalie Dieumegard
Responsable des services généraux en France, Nextlane

Une présence en hausse, chiffres à l’appui

Faire revenir les collaborateurs au bureau était l’objectif de départ. Nextlane peut désormais le mesurer au lieu de l’estimer. Dans les retours, un bénéfice revient sans cesse : savoir en temps réel qui sera présent.

À Saint-Pierre-des-Corps, l’unique étage accueille environ 85 personnes avec 37 postes de travail. Sur le papier, cela semble serré. En pratique, ce n’est pas le cas.

Les locaux de Nextlane ne sont jamais saturés : deskbird répartit la fréquentation sur toute la semaine pour l’ensemble des collaborateurs d’un site, au lieu qu’elle se concentre sur les deux mêmes jours. Les postes sont mieux utilisés et personne ne vient au bureau pour découvrir qu’il n’y a plus de place.

C’est l’équilibre que la plupart des entreprises peinent à trouver. Réduire la surface est facile. Le faire sans dégrader l’expérience au bureau exige un véritable système.

Des données d’occupation plutôt que des intuitions

Lorsque Nextlane a commencé à utiliser deskbird, les statistiques étaient assez rudimentaires. Aujourd’hui, l’entreprise dispose d’un véritable outil d’analyse qui montre l’occupation réelle des bureaux et les personnes qui ne viennent pas sur site. Les décisions immobilières reposent ainsi sur des données, pas sur des débats d’opinion.