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Leader européen des logiciels pour le secteur automobile, présent dans 11 pays
Nextlane développe des solutions logicielles dédiées à la vente automobile en Europe. Ses plateformes accompagnent aussi bien la gestion des concessions et des showrooms numériques que les activités des constructeurs, et sont utilisées par plus de 70 000 personnes dans 11 pays européens. Son ambition : moderniser en profondeur le fonctionnement du secteur.
Nextlane dispose de bureaux dans plusieurs villes européennes, notamment à Paris, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund et Zurich. Cette implantation constitue un véritable atout commercial, mais représente aussi un défi au quotidien : il faut proposer une organisation du travail adaptée à dix bâtiments, cinq pays et plusieurs langues.
L’entreprise a ainsi fait le choix d’un modèle hybride, avec deux jours au bureau et trois jours à distance.
Faire revenir les équipes sur site, sans passer par Excel
Avant la pandémie, le site de Nextlane à Saint-Pierre-des-Corps s’étendait sur cinq étages et environ 2 000 mètres carrés. À l’époque, chaque collaborateur avait son poste attitré en permanence.
Avec l’arrivée du travail hybride, Nextlane a réduit la surface de ses bureaux. Les cinq étages ont été ramenés à un seul, avec un rythme de deux jours sur site et trois jours à distance.
Résultat : des locaux plus petits pour le même effectif, et des collaborateurs qui ont tendance à venir les deux mêmes jours.
Le système de réservation ne pouvait plus suivre. Un fichier Excel ne permet pas de voir en temps réel qui a réservé quoi. Difficile, dans ces conditions, de décider dès le dimanche soir si l’on viendra au bureau le lendemain. Il ne permet pas non plus d’analyser l’occupation des espaces trois mois plus tard.
J’adore l’outil que nous avons mis en place il y a quelques années. Avant, nous utilisions un fichier Excel pour les réservations : c’était catastrophique.
Nathalie Dieumegard
Responsable des services généraux en France, Nextlane
Nextlane devait répondre à deux besoins : donner aux collaborateurs envie de venir au bureau et leur garantir qu’un poste les y attendrait.
deskbird était vraiment la solution qui répondait au problème que nous voulions résoudre il y a près de deux ans et demi : faire revenir nos collaborateurs sur site.
Jean Penhouët
Vice-président Ressources humaines monde, Nextlane
Ce n’était pas qu’une question de gestion des locaux. Pour redonner envie de venir au bureau, les équipes RH, Expérience collaborateur et Services généraux ont dû travailler ensemble. L’objectif n’était pas d’occuper tous les postes, mais de faire en sorte que les journées passées ensemble valent le déplacement.
Réserver un poste en trois clics dans 10 bureaux
Nextlane a d’abord déployé la réservation de postes avec deskbird sur ses sites français, puis dans ses bureaux européens. Les collaborateurs planifient leur semaine dans l’application, ouvrent le plan interactif et choisissent leur poste.
Chaque lundi, Nathalie organise sa semaine dans l'application. Comme la plupart de ses collègues, elle planifie à l’avance ses deux jours sur site et organise ses réunions en fonction des personnes présentes.
En trois clics, on peut réserver son poste très facilement et très rapidement. Le plan est vraiment clair et efficace : il permet de voir qui est présent et où chacun est installé. Si je souhaite m’asseoir à côté de quelqu’un, je peux rapidement choisir le poste voisin. On a même les photos de chacun.
Jean Penhouët
Vice-président Ressources humaines monde, Nextlane
Ce n’est pas la réservation en elle-même qui a changé les habitudes, mais la possibilité de voir qui vient sur site, et quand.
Réserver un poste, c’est alors choisir à côté de qui l’on veut s’installer. Grâce aux photos de profil affichées sur le plan, on ne choisit plus seulement un numéro de poste : on choisit son voisin. Une toute autre raison de venir au bureau.
De quoi lever la dernière hésitation avant de faire le trajet.
Ça permet d’être serein : on sait que son poste est réservé et qu’en venant sur site, on aura bien une place où s’installer.
Nathalie Dieumegard
Responsable des services généraux en France, Nextlane
Plus de monde, moins d'espace, chiffres à l'appui
La fréquentation augmente, et Nextlane peut le prouver
Faire revenir les collaborateurs au bureau était l’objectif de départ. Aujourd’hui, Nextlane peut mesurer les résultats au lieu de les estimer. Dans les retours des collaborateurs, le même avantage revient sans cesse : savoir en temps réel qui sera présent.
On a obtenu des résultats concrets sur le retour des collaborateurs sur site, avec une hausse de la fréquentation. Les retours ont aussi été très positifs sur la possibilité de voir en temps réel qui serait présent sur site.
Jean Penhouët
Vice-président Ressources humaines monde, Nextlane
Les locaux de Nextlane ne sont jamais saturés. deskbird répartit la fréquentation sur toute la semaine, au lieu de la laisser se concentrer sur les deux mêmes jours. Les postes sont mieux utilisés, sans que personne se retrouve sans place en arrivant.
Les locaux de Nextlane ne sont jamais saturés : deskbird répartit la fréquentation sur toute la semaine pour l’ensemble des collaborateurs d’un site, au lieu qu’elle se concentre sur les deux mêmes jours. Les postes sont mieux utilisés et personne ne vient au bureau pour découvrir qu’il n’y a plus de place.
C’est l’équilibre que la plupart des entreprises peinent à trouver. Réduire la surface est facile. Le faire sans dégrader l’expérience au bureau demande une organisation solide.
Des données d’occupation plutôt que des intuitions
Lorsque Nextlane a commencé à utiliser deskbird, les statistiques étaient encore assez sommaires. Aujourd’hui, l’entreprise dispose d’un véritable outil d’analyse qui montre comment les bureaux sont réellement occupés et qui ne vient pas sur site. Les décisions concernant les espaces s’appuient ainsi sur des données concrètes, plutôt que de faire l’objet de débats.
Deux ans et demi après le déploiement, Nextlane accueille plus de monde dans des locaux plus petits. La fréquentation progresse, l’aménagement s’appuie sur des données plutôt que sur l’intuition, et trois équipes partagent la même vision de l’utilisation des bâtiments.
L’outil qui a rendu tout cela possible ne nécessite aucune formation.
Ce que j’aime chez deskbird, c’est sa simplicité et sa rapidité. On a aussi des super personnes qui nous accompagnent. En tant qu’administratrice, je sais qu’il y a toujours quelqu’un pour répondre à mes questions.
Valérie Meunier
Spécialiste des projets Environnement de travail et Engagement, Nextlane
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