État des lieux
Institut Athena, Vrije Universiteit Amsterdam, un centre d'innovation et de recherche
La Vrije Universiteit Amsterdam (VU) est une université de recherche renommée fondée en 1880. L'Institut Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam est reconnu pour son approche interdisciplinaire et son engagement envers l'impact sociétal. Son but est de fournir une éducation de haute qualité et mener des recherches à fort impact. Récemment, l'Institut Athena a reconnu la nécessité de solutions modernes pour l'espace de travail, dans le but de créer un environnement engageant et collaboratif pour tous ses membres.
Défi
S'adapter aux changements dans la gestion de l'espace de bureau
Comme de nombreuses institutions, l'Institut Athena a ressenti l'impact de la pandémie de COVID-19, qui a accéléré la transition vers des modèles de travail hybrides. Alors que la Vrije Universiteit Amsterdam entreprend une restructuration et des rénovations de son campus, la gestion des espaces de bureaux est devenue un véritable défi.
Après le Département des sciences de la santé et l’Institut d’études environnementales en 2023, ce fut enfin au tour de l’Institut Athena de déménager en 2025. Ils ont dû s’installer dans le bâtiment principal historique, ce qui a représenté un véritable défi : les employés devaient se rapprocher les uns des autres et commencer à partager leurs postes de travail. Avec l’enthousiasme suscité par une collaboration renforcée sont également apparues des inquiétudes concernant la cohésion des équipes et le casse-tête logistique consistant à tirer le meilleur parti d’un espace limité.
Pour gérer efficacement les nouveaux espaces de bureaux limités, nous avons rapidement réalisé la nécessité d'une solution de réservation de postes.
Lotte Snellenburg, assistante de direction à l'Institut Athena de la VU de la Vrije Universiteit Amsterdam
Solutions
Mise en œuvre de deskbird pour une gestion flexible de l'espace de travail
Initialement, deskbird a été introduit par le bâtiment MF – qui abrite les sciences médicales, comportementales, du sport et de la santé de la VU – en octobre 2023. L’outil a rapidement démontré son efficacité, incitant l’Institut Athena à l’adopter lors de son déménagement en janvier 2025. Aujourd’hui, un total de 640 employés répartis dans trois départements utilisent régulièrement deskbird pour organiser leur espace de travail et réserver des postes, dont désormais 120 employés de l’Institut Athena.
Le fil d'actualité convivial de deskbird permet aux employés de voir qui est au bureau et de rester informés des événements prévus. Les plans d'étage interactifs offrent une vue complète des options de places assises disponibles et de l'emplacement des collègues. En quelques clics, les employés peuvent réserver des postes ou des places de parking, minimisant ainsi les tracas de dernière minute. Ils peuvent également utiliser des filtres avancé pour leurs besoins spécifiques en équipement, ainsi que de fonctionnalités pour les réservations de visiteurs et les réservations d'espaces d'équipe.
Nous craignons que la cohésion de notre équipe ne souffre de ce changement, entraînant une augmentation du travail à distance, mais heureusement, ces peurs se sont avérées infondées. En fait, deskbird a renforcé les liens de notre équipe plus que prévu et a été d'une grande aide, en particulier pour le personnel administratif.
Lotte Snellenburg
Assistante de direction à l'Institut Athena de la VU de la Vrije Universiteit Amsterdam
