Plus d'employés que de postes de travail : comment TST gère « journées de présence » pour une équipe de 50 personnes depuis un seul bureau à Londres

TST est un cabinet de services professionnels implanté dans le quartier de London Bridge, spécialisé dans la formation expérientielle, l'organisation d'événements et le conseil en ressources humaines. Son équipe, composée de 50 collaborateurs, accompagne des clients issus de secteurs aussi variés que les services financiers et l'ingénierie.

Notre mission consiste à libérer le potentiel en pérennisant le changement, tant au niveau des individus que des équipes et des organisations. Pour ce faire, TST conçoit et met en œuvre des expériences transformatrices au travail, en s'appuyant sur la science, la créativité et une conception centrée sur l'humain. Nos services s'articulent autour de trois axes : Diagnostic et analyse comparative, Lancement et ancrage du changement, et Développement et perfectionnement des compétences. Chacun de ces domaines propose différents niveaux de personnalisation pour s'adapter à une large gamme de budgets et d'exigences, allant des solutions existantes « telles quelles » à une approche adaptée « sur mesure », en passant par des solutions « conçues sur mesure » élaborées de A à Z autour des défis spécifiques de l'organisation.

C'est précisément ce mélange entre la prestation de services aux clients et la collaboration interne qui explique pourquoi le bureau reste indispensable. Les collaborateurs de TST y passent entre un jour par mois et quatre jours par semaine. Et l'équipe s'est agrandie plus vite que le nombre de bureaux disponibles.

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Au moment de revenir au travail en présentiel après la pandémie, TST se trouvait dans la même situation que de nombreuses entreprises confrontées pour la première fois au modèle de travail hybride. L’équipe s’était agrandie au point de dépasser la capacité d’accueil des locaux à l’époque, ce qui a entraîné deux problèmes. D’une part, chaque collaborateur venant au bureau avait besoin d’un « poste » pour travailler. D’autre part, il fallait éviter que les salles de réunion ne soient réservées deux ou trois fois de suite.

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Les deux situations étaient gérées de manière informelle, sans qu'il y ait de vision commune quant aux personnes présentes ou aux salles disponibles.

Ce dont TST avait besoin, c'était d'un outil couvrant à la fois les postes de travail et les salles, suffisamment simple pour que les utilisateurs l'adoptent réellement, et adapté à la taille d'un petit bureau plutôt qu'à un parc immobilier d'entreprise. Une tarification transparente et adaptée à cette échelle était également importante, tout comme la possibilité de disposer de rapports concrets sur l'utilisation des locaux. TST a comparé plusieurs options et s'est très tôt orienté vers deskbird , car cette solution leur semblait tout simplement la plus logique.

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TST a mis en service la solution « deskbird » en décembre 2023, couvrant la réservation d’ poste , la réservation de salles de réunion et l’intégration de Microsoft Teams . Le facteur décisif a été la simplicité avec laquelle il a été possible de configurer les poste et la disposition des salles de réunion sur le plan d’étage correspondant. Depuis, l’équipe a déménagé deux fois, et la configuration a suivi : elle compte aujourd’hui 34 bureaux et quatre salles de réunion au 207 Union Street.

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Le déploiement a été délibérément concentré en début de processus. TST a d’abord mis en place le plan d’organisation et l’intégration avec Teams, afin que l’outil soit aussi simple et intuitif que possible avant même que quiconque ne le découvre. L’équipe a ensuite procédé au lancement lors d’une réunion réunissant l’ensemble du personnel, en faisant une démonstration de la rapidité d’utilisation de l’outil et en expliquant le « pourquoi » : cela facilite la vie de chacun ainsi que celle de l’équipe des opérations, et ne sert pas uniquement à établir des rapports.

Comme pour tout nouveau système, son adoption généralisée a nécessité un certain accompagnement. L’équipe des opérations a aidé les personnes qui se présentaient sans réservation à en effectuer une a posteriori, a joué le rôle de médiateur lors de quelques différends liés à l’ poste , et a envoyé des rappels réguliers pour inciter à mettre à jour les plannings hebdomadaires. Les outils d’analyse et les vues de planification ont facilité cette gestion, permettant de voir d’un seul coup d’œil quelles équipes et quels collaborateurs avaient planifié leur lieu de travail et lesquels ne l’avaient pas fait.

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Les deux tiers de l'équipe, présents chaque semaine

deskbird Cela fait désormais partie intégrante de la manière dont l'équipe organise sa semaine. Les 50 membres sont tous inscrits et actifs, et environ deux tiers des utilisateurs mensuels reviennent au bureau chaque semaine, ce qui représente un taux de retour élevé pour une équipe de cette taille.

Depuis sa mise en service, TST a enregistré 3 650 réservations : 2 424 pour les 34 postes de travail et 1 189 pour seulement quatre salles de réunion. Compte tenu de leur nombre, les salles sont plus sollicitées que les postes de travail, ce qui est tout à fait normal pour une entreprise dont l'activité repose sur des ateliers et des réunions avec les clients.

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Mercredi, c'est le journée de présence

La tendance hebdomadaire est claire : le mercredi est la journée la plus chargée et le lundi la plus calme. Ce n’est pas un hasard. TST utilise deskbird pour gérer journées de présence , tant au niveau de la direction que des différents services, afin de s’assurer qu’ils bénéficient d’un niveau adéquat de collaboration et de communication.

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enregistrements s automatiques, données plus fiables

TST fait partie des premiers clients d’ deskbird à utiliser intelligence du lieu de travail, ce qui a considérablement amélioré la qualité des données dont ils disposent. L’ensemble des locaux est cartographié, et l’ cartographie des écrans est gérée via deskbird . Dock enregistre désormais automatiquement la présence des employés à leur poste de travail. Auparavant, les chiffres reposaient sur une planification minutieuse ou sur l’ enregistrements manuelle, qui ne sont jamais exacts à 100 %.

Sam et le responsable administratif consultent les tableaux de bord chaque semaine. La prochaine étape consiste à constituer une base de données fiables couvrant plusieurs mois à l’aide d’ deskbird Dock, puis à examiner de manière approfondie la planification et le respect des objectifs de l’ journée de présence .

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