Plus de collaborateurs que de postes : comment TST organise ses journées communes pour une équipe de 50 personnes à Londres

TST est un cabinet de services professionnels implanté dans le quartier de London Bridge, spécialisé dans la formation expérientielle, l'organisation d'événements et le conseil en ressources humaines. Son équipe, composée de 50 collaborateurs, accompagne des clients issus de secteurs aussi variés que les services financiers et l'ingénierie.

L’objectif est de libérer le potentiel en inscrivant le changement dans la durée, auprès des individus, des équipes et des organisations. TST conçoit et déploie pour cela des expériences transformatrices au travail, fondées sur la science, la créativité et une approche centrée sur l’humain. Ses services couvrent trois domaines : diagnostiquer et comparer, lancer et ancrer le changement, développer et renforcer les compétences. Chacun est proposé avec plusieurs niveaux de personnalisation, adaptés aux budgets et aux besoins : des formats existants, une approche adaptée ou une solution créée de toutes pièces autour des enjeux propres à l’organisation.

C’est précisément cette combinaison de missions clients et de collaboration interne qui maintient l’importance du bureau. Les collaborateurs de TST s’y rendent entre un jour par mois et quatre jours par semaine, tandis que l’équipe s’est développée plus vite que le nombre de postes disponibles.

‍

Après la période de télétravail liée à la pandémie, TST s’est retrouvée dans la même situation que de nombreuses entreprises découvrant le travail hybride. L’équipe était devenue plus nombreuse que la capacité des locaux, avec deux conséquences : il fallait garantir un poste à chaque personne présente et éviter les doubles, voire triples réservations de salles.

‍

Les deux situations étaient gérées de manière informelle, sans qu'il y ait de vision commune quant aux personnes présentes ou aux salles disponibles.

TST avait besoin d’un outil unique pour les postes et les salles, assez simple pour être réellement adopté et adapté à un seul bureau de taille modeste plutôt qu’à un vaste parc immobilier. Une tarification claire, cohérente avec cette échelle, ainsi que des données fiables sur l’utilisation des locaux étaient tout aussi importantes. Après avoir comparé plusieurs solutions, TST s’est rapidement tournée vers deskbird, qui répondait naturellement à ses besoins.

‍

TST a déployé deskbird en décembre 2023 pour la réservation des postes et des salles de réunion, avec l’intégration Microsoft Teams. La simplicité de configuration des postes et des salles sur le bon plan d’étage a été décisive. Depuis, l’équipe a déménagé deux fois et la configuration l’a suivie : elle compte aujourd’hui 34 postes et quatre salles de réunion au 207 Union Street.

‍

TST a concentré les efforts au début du déploiement. Le plan des locaux et l’intégration à Teams ont été configurés en amont afin que l’outil soit aussi simple et intuitif que possible dès sa découverte. Il a ensuite été présenté lors d’une réunion avec toute l’équipe, avec une démonstration de sa rapidité et une explication claire de son intérêt : faciliter le quotidien de chacun et celui de l’équipe des opérations, au-delà du simple reporting.

Comme pour tout nouvel outil, l’adoption complète a demandé un peu d’accompagnement. L’équipe des opérations a aidé les personnes arrivées sans réservation à la saisir après coup, réglé quelques désaccords ponctuels autour des postes et envoyé des rappels réguliers pour mettre à jour les plannings hebdomadaires. Les vues d’analyse et de planification ont simplifié ce suivi en indiquant immédiatement quelles équipes et quelles personnes avaient renseigné leur lieu de travail.

‍

Les deux tiers de l'équipe, présents chaque semaine

deskbird fait désormais partie des habitudes de planification de l’équipe. Les 50 collaborateurs sont inscrits et actifs, et environ deux tiers des utilisateurs mensuels reviennent au bureau chaque semaine : un taux élevé pour une équipe de cette taille.

Depuis sa mise en service, TST a enregistré 3 650 réservations : 2 424 pour les 34 postes de travail et 1 189 pour seulement quatre salles de réunion. Compte tenu de leur nombre, les salles sont plus sollicitées que les postes de travail, ce qui est tout à fait normal pour une entreprise dont l'activité repose sur des ateliers et des réunions avec les clients.

‍

Le mercredi, journée commune de l’équipe

Le rythme hebdomadaire est clair : le mercredi est le jour le plus fréquenté et le lundi le plus calme. Ce n’est pas un hasard. TST utilise deskbird pour organiser les journées communes de la direction et des différents services, afin de favoriser le bon niveau de collaboration et d’échanges.

‍

Check-ins automatiques, données plus fiables

TST compte parmi les premiers clients de deskbird à utiliser Workplace Intelligence, ce qui a nettement amélioré la qualité des données disponibles. L’ensemble des locaux est cartographié et, grâce à deskbird Dock et à la détection des écrans, les collaborateurs sont désormais enregistrés automatiquement à leur poste. Auparavant, les chiffres dépendaient d’une planification exacte ou de check-ins manuels, qui ne sont jamais fiables à 100 %.

Sam et la responsable du bureau consultent les tableaux de bord chaque semaine. La prochaine étape consiste à accumuler plusieurs mois de données fiables avec deskbird Dock, puis à évaluer précisément la planification et le respect des journées communes.

‍