Conformità al GDPR per gli ambienti di lavoro ibridi: una guida pratica

La conformità al GDPR per gli ambienti di lavoro ibridi non consiste in una serie di regole a sé stante. Il regolamento si applica allo stesso modo indipendentemente dal fatto che il vostro team lavori dall’ufficio, da casa o da un bar in un altro Paese, ma le configurazioni ibride comportano rischi che gli ambienti d’ufficio tradizionali non hanno mai dovuto gestire: dispositivi personali che trattano dati aziendali, strumenti “shadow IT” adottati senza l’approvazione del reparto IT e dipendenti che accedono ai sistemi da reti che non sono sotto il vostro controllo.

In poche parole

La conformità al GDPR si applica allo stesso modo indipendentemente dal fatto che i dipendenti lavorino da casa, in ufficio o in qualsiasi altro luogo. Il regolamento non varia in base alla sede di lavoro. Le modalità di lavoro ibride comportano tuttavia nuovi rischi che è necessario gestire.

• L’IT ombra e i dispositivi personali elaborano dati al di fuori del vostro controllo, creando punti ciechi nella vostra strategia di conformità
• L'accesso transfrontaliero da parte dei dipendenti che lavorano all'estero comporta complesse norme in materia di trasferimento dei dati, che è possibile evitare utilizzando strumenti ospitati nell'UE
• Hai ancora 72 ore per segnalare una violazione, ma individuare gli incidenti sulle reti domestiche richiede più tempo rispetto a quanto avviene in ufficio

Cosa prevede il GDPR per gli ambienti di lavoro ibridi

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati è una normativa dell’Unione Europea che disciplina le modalità con cui le organizzazioni trattano i dati personali dei residenti nell’UE. Se la vostra azienda raccoglie, conserva o tratta informazioni relative a persone residenti nell’UE, è necessario attenersi a tali norme. Il regolamento si applica indipendentemente dal luogo in cui i vostri dipendenti svolgono fisicamente il proprio lavoro.

Il GDPR non fa distinzioni tra il lavoro da remoto e quello in ufficio. Per proteggere i dati, sia che ci si trovi al tavolo della cucina di casa propria sia nella sede centrale dell’azienda, sono necessarie le stesse misure tecniche e organizzative. La legge si concentra sui risultati, non sui luoghi.

Per capire chi è responsabile della conformità, occorre partire da due ruoli chiave. Il titolare del trattamento decide perché e come vengono trattati i dati personali. Il responsabile del trattamento gestisce i dati per conto del titolare. Nella maggior parte gestione dell'ambiente di lavoro , l'utente agisce in qualità di titolare del trattamento, mentre il fornitore del software agisce in qualità di responsabile del trattamento. Entrambe le parti condividono gli obblighi di conformità.

Nel contesto lavorativo, i dati personali comprendono più informazioni di quanto si possa immaginare. Rientrano in questa categoria i fascicoli dei dipendenti, i registri dei visitatori, i dati postazione e i registri degli accessi. È necessario proteggere queste informazioni in conformità con i principi fondamentali del GDPR, come quello della minimizzazione dei dati: raccogliere solo ciò che è effettivamente necessario per uno scopo specifico.

Le configurazioni ibride complicano l'adempimento dei diritti degli interessati. I dipendenti possono richiedere l'accesso ai propri dati personali, chiederne la rettifica o esigerne la cancellazione. Quando le informazioni sono distribuite su più dispositivi personali, reti domestiche e applicazioni cloud, la raccolta o la cancellazione di tali dati diventa una vera e propria sfida operativa. I sistemi centralizzati consentono di soddisfare tali richieste entro il termine di un mese previsto dal GDPR.

Rischi legati al GDPR specifici dei modelli di lavoro ibridi

Spostare i dipendenti al di fuori dei confini tradizionali dell'ufficio comporta una serie di vulnerabilità che i team IT e di conformità devono gestire in modo proattivo. Quando le persone lavorano da casa o in spazi pubblici, si perde il controllo diretto sull'ambiente fisico e sull'infrastruttura di rete.

Lo “Shadow IT” rappresenta uno dei maggiori rischi di non conformità in un ambiente ibrido. JumpCloud riferisce che il 65% dei lavoratori da remoto utilizza software senza l’approvazione del reparto IT. Ciò include app per la condivisione di file, piattaforme di messaggistica e strumenti di pianificazione adottati dai team per collaborare con i colleghi da remoto. Quando il personale utilizza queste applicazioni non autorizzate, il trattamento dei dati personali avviene completamente al di fuori della visibilità del reparto IT. Non è possibile garantire che questi fornitori terzi rispettino gli standard del GDPR se non si è nemmeno a conoscenza della loro esistenza.

I dispositivi personali rappresentano un ulteriore e significativo fattore di rischio. Molte aziende consentono ai dipendenti di utilizzare i propri laptop o smartphone per svolgere attività lavorative. Senza un adeguato software di gestione dei dispositivi, non è possibile garantire che questi dispositivi utilizzino metodi di crittografia o di cancellazione sicura dei dati. Se un dipendente smarrisce un telefono personale contenente e-mail aziendali o dati dei clienti, non è possibile cancellare da remoto i dati presenti sul dispositivo.

Le reti domestiche non dispongono dei firewall di livello aziendale e dei sistemi di monitoraggio del traffico presenti nelle reti aziendali. Lavorare in spazi condivisi espone inoltre le informazioni sensibili a chi potrebbe sbirciare da dietro le spalle. Un portatile lasciato sbloccato in un bar o uno schermo visibile in un appartamento condiviso comportano rischi per la sicurezza fisica che non esistono in un edificio per uffici con accesso controllato tramite badge.

Misure di sicurezza dei dati applicabili in tutte le sedi

La protezione dei dati personali in diverse sedi richiede una combinazione di misure tecniche di sicurezza e politiche organizzative chiare. Sono necessari controlli che garantiscano la sicurezza dei dati senza creare inutili ostacoli per i dipendenti.

Il controllo degli accessi costituisce il fondamento della sicurezza ibrida. Il Single Sign-On (SSO) consente ai dipendenti di utilizzare un unico set di credenziali per tutte le applicazioni di lavoro, mentre l’autenticazione a più fattori (MFA) aggiunge una seconda fase di verifica oltre alle password. Le autorizzazioni basate sui ruoli garantiscono che gli utenti abbiano accesso solo ai dati necessari per le loro specifiche mansioni. Le integrazioni native con Microsoft Entra e Okta, insieme al provisioning tramite SCIM (System for Cross-domain Identity Management), riducono gli errori manuali e assicurano che la revoca delle autorizzazioni avvenga automaticamente quando un dipendente lascia l’azienda.

La crittografia protegge i dati sia in transito che inattivi. Richiedete ai dipendenti di utilizzare una VPN quando accedono da remoto a sistemi interni sensibili. Assicuratevi che la crittografia degli endpoint sia abilitata su tutti i dispositivi che trattano dati aziendali, sia di proprietà dell’azienda che personali.

La gestione dei dispositivi mobili offre al reparto IT il controllo centralizzato su laptop e telefoni. Ciò include funzionalità di cancellazione remota dei dati, aggiornamenti obbligatori del sistema operativo e restrizioni sulle applicazioni. Quando un dipendente lascia l'azienda o smarrisce un dispositivo, è possibile proteggere immediatamente i dati aziendali.

La formazione sulla sicurezza informatica riduce i tassi di successo del phishing e aiuta i dipendenti a riconoscere i comportamenti a rischio. È importante che la formazione sia pratica e pertinente agli scenari di lavoro da remoto, piuttosto che concentrarsi su concetti astratti.

I registri di audit riportano chi ha consultato quali informazioni, quando e da dove. Questi registri soddisfano sia i requisiti di responsabilità previsti dal GDPR sia le esigenze di un’indagine rapida sugli incidenti.

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Norme sul lavoro a distanza transfrontaliero e sul trasferimento dei dati

Il lavoro ibrido comporta spesso che i dipendenti si spostino o si trasferiscano, il che può far scattare l’applicazione delle norme sul trasferimento internazionale dei dati senza che nessuno se ne renda conto. Se un dipendente accede a dati personali dall’esterno dello Spazio economico europeo (SEE), il GDPR considera tale operazione come un’esportazione transfrontaliera di dati. Le stesse norme si applicano se i fornitori del vostro software archiviano o trattano dati su server situati al di fuori del SEE.

Per garantire la conformità, è necessario assicurarsi che il paese di destinazione offra un livello adeguato di protezione dei dati. La Commissione europea tiene aggiornato un elenco dei paesi oggetto di decisioni di adeguatezza. Qualora non esista una decisione di adeguatezza per un determinato paese, è necessario avvalersi di complessi quadri giuridici per trasferire i dati in modo legale.

Le clausole contrattuali standard (SCC) costituiscono il quadro giuridico più diffuso. Si tratta di clausole legali preapprovate che è necessario includere nei contratti con i fornitori per garantire che gli standard di protezione dei dati accompagnino i dati stessi. Spesso le SCC da sole non sono sufficienti. È inoltre necessario effettuare valutazioni d’impatto sul trasferimento per verificare se le leggi locali del paese di destinazione compromettano le tutele garantite dalle SCC.

Scegliere fornitori che ospitano i dati esclusivamente nell’UE è il modo più semplice per garantire la conformità. L’hosting con sede nel SEE evita del tutto la necessità di ricorrere a meccanismi di trasferimento. È inoltre necessario verificare dove si trovano i sub-responsabili del trattamento dei propri fornitori. Un fornitore con sede in Europa che si avvale di un provider cloud che instrada i dati attraverso server situati in un paese terzo comporta comunque obblighi di conformità transfrontalieri.

La norma sulla notifica delle violazioni entro 72 ore

Si verifica una violazione dei dati personali quando un accesso non autorizzato, una divulgazione accidentale o la perdita di dati compromettono le informazioni che proteggi. Ai sensi del GDPR, devi informare l’autorità di controllo entro 72 ore dal momento in cui vieni a conoscenza della violazione. L’unica eccezione è rappresentata dai casi in cui sia improbabile che la violazione comporti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Il lavoro ibrido complica la gestione degli incidenti. Spesso le violazioni sui dispositivi personali o sulle reti domestiche richiedono più tempo per essere individuate. Un dipendente potrebbe non rendersi conto che il proprio router di casa è stato compromesso. Potrebbe esitare a segnalare lo smarrimento del proprio telefono personale. Percorsi di escalation chiari garantiscono che i dipendenti sappiano esattamente a chi rivolgersi immediatamente se sospettano un problema relativo ai dati.

È necessario conservare registrazioni dettagliate di tutte le violazioni per dimostrare la propria responsabilità. Tale obbligo di documentazione si applica anche agli incidenti di minore entità che si decide di non segnalare all’autorità di controllo. Le registrazioni devono includere i fatti relativi alla violazione, i suoi effetti e le misure correttive specifiche adottate dal proprio team IT per garantire la sicurezza dei dati.

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In che modo deskbird il lavoro ibrido conforme al GDPR

La gestione di luogo di lavoro ibrido l'elaborazione dei dati relativi alle presenze dei dipendenti, postazione e ai registri dei visitatori. Tali informazioni sono considerate dati personali ai sensi del GDPR. deskbird una gestione dell'ambiente di lavoro progettata appositamente per trattare questi dati in modo sicuro, fornendo al contempo manager informazioni necessarie per ottimizzare lo spazio disponibile.

deskbird e ospita la propria piattaforma in Europa, garantendoti fin dal primo giorno controlli di sicurezza e privacy di livello aziendale. deskbird certificata ISO 27001 e utilizza un'infrastruttura certificata SOC 2 Tipo II.

I vostri dati sono ospitati a Francoforte, in Germania, e sono pienamente conformi al GDPR. L'hosting esclusivamente all'interno dell'UE spesso elimina la necessità di ricorrere a meccanismi di trasferimento transfrontaliero legati ai fornitori, quali le clausole contrattuali standard e le valutazioni d'impatto sul trasferimento che ne possono derivare. Inoltre, offre al vostro team IT una visione più chiara e meglio giustificabile della residenza dei dati.

Per i professionisti IT che devono gestire la proliferazione degli strumenti, deskbird il carico di lavoro di manutenzione grazie alle integrazioni native con Microsoft 365, Microsoft Entra (precedentemente Azure AD) e le principali piattaforme di sistemi informativi per le risorse umane (HRIS) come Personio BambooHR. Il provisioning automatico tramite SCIM e il supporto SSO garantiscono un controllo degli accessi rigoroso. Il deprovisioning avviene istantaneamente, senza necessità di richieste manuali tramite ticket.

Questa sicurezza di livello aziendale si abbina a un'esperienza utente che garantisce un tasso di adozione superiore al 90% in oltre 500 aziende, senza necessità di formazione. L'elevato tasso di adozione assicura l'accuratezza dei dati di utilizzo. Con deskbird Workplace Analytics, ottieni una visibilità precisa sui giorni di picco e sulla domanda di spazio per definire strategia workplace tua strategia workplace. I moduli Workforce Management e Visitor Management deskbird supportano politiche ibride personalizzate e il monitoraggio dei visitatori. Entrambi forniscono registri esportabili e pronti per gli audit a supporto del tuo programma di conformità al GDPR.

Garantire la conformità nel vostro luogo di lavoro ibrido

Controlli di sicurezza rigorosi e una buona esperienza dei dipendenti non devono necessariamente essere in contrasto tra loro. Le politiche di lavoro ibrido più sicure sono quelle che i dipendenti seguono effettivamente. Quando si combinano controlli di accesso rigorosi con strumenti intuitivi, si riduce la tentazione di ricorrere allo “shadow IT” e si mantengono i dati personali al sicuro all’interno del proprio perimetro di sicurezza.

luogo di lavoro ibrido di successo luogo di lavoro ibrido su dati accurati per utilizzare in modo efficiente lo spazio e gestire i costi. È possibile ottenere tali dati solo quando il proprio team utilizza attivamente gestione dell'ambiente di lavoro . Dando priorità sia alla sicurezza di livello aziendale che alla facilità d'uso, è possibile proteggere la propria organizzazione e, al contempo, creare un ambiente di lavoro in cui le persone desiderino impegnarsi. Scopri la configurazione di conformità deskbird, ospitata nell'UE, in una demo.