Die 10 besten Softwareprogramme und Systeme zur Buchung von Besprechungsräumen im Jahr 2026

Kurz zusammengefasst

Die beste Software zur Buchung von Besprechungsräumen sorgt dafür, dass eure Raumkalender korrekt bleiben: Die Leute buchen dort, wo sie bereits Besprechungen geplant haben, und Räume, in denen niemand erscheint, werden wieder in den Pool zurückgeführt. Kalendersynchronisierung und Check-in entscheiden darüber größtenteils, also fangt dort an. Unsere Auswahlliste für 2026:

• deskbird. Ideal für Hybrid-Teams, die „ Meetingräume “, Schreibtische und Parkplätze in einer App verwalten möchten – die Kosten richten sich nach der Anzahl der aktiven Nutzer. „ Meetingräume “ synchronisiert sich in beide Richtungen zwischen „ deskbird “ und „Outlook“, und bei „Google Workspace Rooms“ funktioniert es genauso.
• Skedda. Eine gute Wahl für kleinere Teams, die eine öffentliche Preisliste, eine auf Speicherplatz basierende Preisgestaltung und eine bidirektionale Synchronisierung mit Microsoft 365 oder Google Workspace wünschen.
• Joan. Am besten, wenn die Anzeige an der Tür im Mittelpunkt steht: Joan läuft auf seinen eigenen E-Ink-Displays, auf Tablets jeder Marke oder auf deinen vorhandenen Bildschirmen.
• Microsoft Places und Teams Rooms. Für Unternehmen, die vollständig auf Microsoft 365 umgestellt haben, reicht das oft schon aus – vorausgesetzt, ihr plant eine Raumlizenz pro Raum ein, wenn ihr die automatische Freigabe nutzen wollt.

Einführung

Mit einer Software zur Buchung von Besprechungsräumen können Nutzer freie Räume finden und buchen, und die Räume werden wieder für alle freigegeben, wenn sich niemand anmeldet. Wir haben 10 Tools anhand der jeweiligen Preisseiten, Produktseiten und Hilfebereiche der Anbieter verglichen – Stand: 10. November 2026. „ deskbird “ ist unser Produkt: Wir führen es an erster Stelle auf und nennen seine Einschränkungen genauso offen wie die aller anderen Anbieter.

So wählst du die richtige Software zur Buchung von Besprechungsräumen für dein Team aus

Wähle das Tool, das die Raumbuchungen mit deinem Kalender synchronisiert und Räume freigibt, die niemand nutzt. Überprüfe zuerst diese beiden Punkte und vergleiche dann die Benutzeroberflächen, die Akzeptanz und den Preis.

• Beidseitige Kalendersynchronisierung. Ein in Outlook oder Google Kalender gebuchter Raum sollte im Buchungstool als belegt angezeigt werden und umgekehrt. Schau nach, in welchem Tarif das enthalten ist und welche Regeln dadurch deaktiviert werden.
• Einchecken und automatische Freigabe. Geister-Meetings blockieren Räume, die andere brauchen. Schau dir an, wie die Leute einchecken (App, QR-Code oder Bedienfeld) und ob die Freigabe nur über ein Bedienfeld an der Tür funktioniert.
• Raum-Panels auf der Hardware deiner Wahl. Manche Anbieter laufen auf jedem Tablet, andere verkaufen ihre eigenen Displays oder benötigen zertifizierte Geräte. Berechne den Preis für die Hardware und die Lizenzen pro Gerät zusammen.
• Akzeptanz. Ein Raum-Tool funktioniert nur, wenn die Leute es auch nutzen. Durch die Buchung über Outlook, Teams oder das Smartphone bleiben die Nutzer in den Apps, die sie ohnehin schon jeden Tag öffnen.
• Preismodell. Ob pro Nutzer, pro Zimmer, pro Bereich oder pro Standort – sobald du Schreibtische oder Parkplätze hinzufügst, ändert sich deine Rechnung erheblich. Frag nach dem Gesamtpreis, einschließlich der Plattformgebühren.

Falls sich dein Team auch Schreibtische teilt, deckt unser Vergleich der besten Software zur Schreibtischbuchung genau diesen Aspekt des Büroalltags ab.

10 Systeme zur Buchung von Besprechungsräumen im Vergleich

Alle 10 Tools wurden genannt, als wir im November 2026 im Rahmen unserer eigenen Erhebung KI-Assistenten nach der besten Software zur Buchung von Besprechungsräumen gefragt haben. Die Tabelle zeigt, was die einzelnen Anbieter veröffentlichen, und die Details folgen weiter unten.

1. deskbird

Am besten geeignet für: Hybrid-Unternehmen, die „ Meetingräume “, Schreibtische und Parkplätze in einer App vereinen möchten – wobei die Kosten pro aktivem Nutzer statt pro Raum berechnet werden.

Mit der Besprechungsraum-Buchung in deskbird buchen deine Mitarbeiter Räume dort, wo sie ihre Besprechungen ohnehin schon planen: in Outlook, Google Kalender und Teams – mit „ Check-in “ und automatischer Freigabe. Meetingräume synchronisiert sich in beide Richtungen zwischen deskbird und Outlook, und Räume in Google Workspace folgen dem gleichen Modell.

• Outlook-Add-in: Räume direkt aus dem Outlook-Kalender heraus suchen, filtern und buchen – im Web, unter Windows und auf dem Mac. Details zur Einrichtung findest du auf unserer Seite zur Outlook-Kalender-Integration.
• Einchecken und automatische Freigabe: Man checkt per App, über den QR-Code am Zimmer oder über das Bedienfeld ein. Wenn sich innerhalb des Zeitfensters niemand eincheckt, wird das Zimmer für andere freigegeben.
• Raum-Kiosk: Der Raum-Kiosk auf euren eigenen Tablets läuft auf Android-Tablets, iPads oder in einem Webbrowser – ihr könnt also die Hardware selbst wählen. Jeder Tarif beinhaltet einen Raum-Kiosk für einen Besprechungsraum; für weitere Räume ist das Add-on „Rooms Plus“ erforderlich. Er funktioniert auch mit „ Microsoft Teams “-Raumgeräten.
• Office Analytics: Hier siehst du, wie die Räume an den verschiedenen Standorten genutzt werden, einschließlich der durchschnittlichen täglichen Nichtanwesenheiten. Die Daten werden einmal täglich aktualisiert.
• Achtung: Das Outlook-Add-in unterstützt keine mandantenfähigen Microsoft-Umgebungen sowie keine gemeinsam genutzten und delegierten Kalender. Für die mandantenfähige Raumsynchronisierung ist der Professional-Tarif oder „Rooms Plus“ erforderlich. Die Synchronisierung dauert in der Regel Sekunden bis zu einigen Minuten, bei hoher Auslastung von Microsoft oder Google jedoch bis zu 10–15 Minuten. „ Besuchermanagement “ ist das separate Add-on „Visitors Plus“.

Preise: Der Business-Tarif kostet 3,75 $ pro aktivem Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 4,75 $ bei monatlicher Abrechnung und umfasst die Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen ab 25 Nutzern. Die Preise für die Tarife „Professional“ und „Enterprise“ erhältst du auf Anfrage: Siehe deskbird plans and pricing. Möchtest du sehen, wie das mit deinen eigenen Räumen aussieht? Hol dir eine auf deine Büros zugeschnittene Demo.

2. Skedda

Am besten geeignet für: Kleinere Teams, die eine Raum- und Schreibtischbelegung mit raumbasierter Preisgestaltung und einer öffentlichen Preisliste wünschen.

• Eine bidirektionale Synchronisierung verknüpft Skedda-Räume mit Microsoft 365-Raumressourcen, und eine separate bidirektionale Synchronisierung deckt Google Workspace ab. Die Tablet-Anzeigen laufen auf euren eigenen iOS- oder Android-Tablets, auf denen sich Nutzer einchecken, direkt buchen oder einen Raum vorzeitig freigeben können.
• Buchungen ohne „ Check-in “ können automatisch gelöscht werden. Der Check-in ist Teil der Plus- und Premier-Tarife. Skedda hat auf seiner Preisseite eine Bewertung von 4,8/5 auf G2.
• Achtung: Die bidirektionale Synchronisierung mit Microsoft erfordert 15-minütige Buchungsfenster und es gibt keine Preisregeln; außerdem werden bei Microsoft getätigte Buchungen die Veranstaltungsortregeln von Skedda ignoriert. Die Details findest du in unserem Vergleich zwischen „ deskbird “ und Skedda.

Preise: Die Preise gelten pro Platz. In der EMEA- und APAC-Region kostet das „Starter“-Paket 99 US-Dollar pro Monat für 15 Plätze. In den USA und Kanada beginnt das „Plus“-Paket bei 249 US-Dollar pro Monat für 35 Plätze, die jährlich in Rechnung gestellt werden. Zusätzliche Plätze kosten jeweils 4,99 US-Dollar, und für eine 14-tägige Testphase ist keine Zahlungsmethode erforderlich (Skedda-Preisseite, 10. November 2026).

3. Robin

Am besten geeignet für: Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitende , die Räume, Schreibtische, Besucher und Analysen auf einer Plattform verwalten möchten.

• Das Outlook-Add-in integriert Robin in Outlook und schlägt außerdem Arbeitsplätze vor, sodass man direkt von dort aus einen Arbeitsplatz buchen kann. Auch Google-Raumkalender werden unterstützt.
• Der Schutz vor abgebrochenen Besprechungen gibt einen Raum frei, wenn sich niemand anmeldet – standardmäßig 10 Minuten nach Beginn.
• Achtung: Für die automatische Freigabe braucht man Raumdisplays, und Robin verkauft keine Hardware – Tablets muss man also separat kaufen. Robin selbst sagt, dass Teams, die nur Raumdisplays wollen, bessere Optionen haben. Wie sich „ deskbird “ und Robin unterscheiden, erfährst du in unserem Vergleich.

Preise: Nicht öffentlich. Robin erstellt für jede Organisation nach Ausfüllen eines Formulars ein individuelles Angebot, und alle Abonnements werden jährlich in Rechnung gestellt (Robin-Preisseite, 10. November 2026).

4. Joan

Am besten geeignet für: Büros, die an jeder Besprechungsraumtür ein physisches Display anbringen möchten – entweder mit den E-Ink-Displays von Joan oder mit Tablets beliebiger Marken.

• Joan beschreibt die bidirektionale Synchronisierung mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Exchange: Eine in Joan vorgenommene Buchung erscheint in Outlook, und eine in Outlook vorgenommene Buchung wird auf dem Raumdisplay angezeigt.
• Wenn innerhalb des von dir festgelegten Zeitfensters niemand eincheckt, gibt Joan das Zimmer wieder frei. Jeder Tarif umfasst neben den Zimmern auch die Buchung von Schreibtischen, „ Besuchermanagement “ und Analysen.
• Joan hat auf G2 eine Bewertung von 4,5/5 aus 248 Bewertungen auf seiner Zimmerbuchungsseite.
• Achtung: Jeder Tarif umfasst eine bestimmte Anzahl an Geräten – von 2 beim „Team“-Tarif bis zu 20 beim „Enterprise+“-Tarif –, und jedes weitere Gerät kostet 9,99 € pro Gerät und Monat. Die Joan-Displays selbst müssen separat gekauft werden: Das Joan 6 Pro kostet 649 € zzgl. MwSt.

Preise: Die Tarife beginnen bei 49 € pro Monat. Zusätzliche Nutzer kosten 0,99 € pro Nutzer und Monat, und Nutzer, die ausschließlich über Outlook oder Google Kalender buchen, werden nicht in Rechnung gestellt. Es gibt eine 30-tägige kostenlose Testphase (Joan-Preisseite, 10. November 2026).

5. Envoy

Am besten geeignet für: Teams, die ständig Räume in ihrem Kalender buchen und zusätzlich Anzeigen, „ Check-in “ sowie Raumanalysen nutzen möchten – vor allem, wenn sie bereits Envoy für Besucher einsetzen.

• Envoy Rooms lässt sich mit deinem Google Workspace- oder Microsoft 365-Kalender verbinden, anstatt ihn zu ersetzen, sodass Mitarbeitende weiterhin in ihrem Kalender buchen können.
• Die Teilnehmer können sich von 5 Minuten vor bis 5 Minuten nach Beginn einchecken; andernfalls wird der Raum freigegeben. Ein „Rooms Analytics“-Dashboard zeigt an, welche Besprechungen stattgefunden haben, abgesagt wurden oder vorzeitig beendet wurden.
• Achtung: Als Raumdisplays kommen iPads oder der Logitech Tap Scheduler zum Einsatz, und der Preis pro Ressource enthält keine Plattformgebühr, die auf der Preisseite nicht ausgewiesen ist.

Preise: Reservierungen für Schreibtische, Räume und Parkplätze kosten 5 $ pro buchbarer Ressource und Monat, die jährlich in Rechnung gestellt werden, zuzüglich der Plattformgebühr. „Visitors Premium“ kostet 362 $ pro Standort und Monat. Es gibt eine kostenlose 60-tägige Testphase (Envoy-Preisseite und Hilfezentrum, 10. November 2026).

6. Microsoft Places und Teams Rooms

Am besten geeignet für: Unternehmen, die vollständig auf Microsoft 365 umgestellt haben und die Raumreservierung über Outlook, Teams oder die „Places“-App für ihre bestehenden Exchange-Raum-Postfächer nutzen möchten.

• Wann es ausreicht: Wenn du nur Räume brauchst und alle mit Microsoft 365 arbeiten, reicht „Places“ vielleicht schon völlig aus. Räume sind Exchange-Ressourcenpostfächer, daher erfolgt die Buchung direkt in Outlook.
• Die Panels sind zertifizierte „Teams Panels“- oder „Teams Rooms“-Systeme. Auf den Panels sind „ Check-in “ und „Auto-Release“ standardmäßig deaktiviert, und eine Änderung der Einstellungen kann bis zu 48 Stunden dauern.
• Achtung: Seit dem 1. April 2026 ist für die automatische Freigabe und Belegungsberichte eine Raumlizenz pro Raum erforderlich. Microsoft empfiehlt die automatische Freigabe nur für Räume mit Teams-Panels oder Teams Rooms-Geräten, damit jeder Nutzer die Möglichkeit hat, sich einzuchecken.

Preise: Die wichtigsten Funktionen sind in den entsprechenden Microsoft 365-Abonnements enthalten. Teams Rooms Pro kostet 40 US-Dollar pro Raum und Monat (jährliche Zahlung), und Teams Shared Space kostet 8 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat (Microsoft Learn und microsoft.com, 10. November 2026).

7. Kadence

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Raum- und Schreibtischbuchungen sowie Raumplanung wünschen, mit SpaceOps für Portfolioentscheidungen.

• Kadence synchronisiert sich in beide Richtungen mit Outlook und Google Kalender. Microsoft 365-Organisationen erhalten außerdem ein Outlook-Add-in und Kadence in Teams.
• Kadence erkennt Nichterscheinen und gibt das Zimmer frei – mit „ Check-in “ über Display, Handy oder Sensor. Die Zimmerdisplays laufen auf jedem iOS- oder Android-Tablet oder auf Neat-Geräten.
• Die „WorkOps Team“-Stufe umfasst die Buchung von Schreibtischen, Räumen und Flächen sowie „ Besuchermanagement “ mit Benachrichtigungen an die Gastgeber.
• Achtung: Für die Raumdisplays und den Besucher-Kiosk ist WorkOps Pro erforderlich, die Preise sind nicht öffentlich und die Verträge laufen mindestens ein Jahr.

Preise: Nicht öffentlich, nur auf Anfrage. Kadence berechnet Gebühren für Kunden, die noch im laufenden Monat buchen; die Verträge werden jährlich abgerechnet, und die Einrichtungskosten betragen bei jedem Tarif 0 $ (Kadence-Preisseite, 10. November 2026).

8. YAROOMS

Am besten geeignet für: Kleine Büros und Veranstaltungsorte, die bei jedem Tarif einen öffentlichen Monatspreis und eine automatische Abrechnung wünschen.

• Räume werden in beide Richtungen mit den Kalenderressourcen von Outlook synchronisiert, und Aktionen im Raum-Panel werden zurück zu Outlook und Google Kalender synchronisiert. Für synchronisierte Räume müssen die Buchungszeiten in Fünf-Minuten-Schritten angegeben werden.
• „Smart Auto-Release“ ist in allen Tarifen enthalten: Buchungen ohne „ Check-in “ werden nach Ablauf der Nachfrist storniert.
• YAROOMS hat auf Capterra eine Bewertung von 4,6/5 aus 102 Bewertungen auf seiner Zimmerbuchungsseite.
• Achtung: Das Raum-Panel ist bei jedem Tarif ein kostenpflichtiges Add-on, die Hardware muss separat gekauft werden, und Kalendersynchronisierung sowie Analysen sind erst ab dem Business-Tarif verfügbar.

Preise: Das „Starter“-Paket kostet 99 $ pro Monat für 1 Standort und 20 buchbare Plätze. Das „Business“-Paket kostet 399 $ pro Monat für bis zu 200 Nutzer, und bei jährlicher Zahlung sparst du 20 % (YAROOMS-Preisseite, 10. November 2026).

9. Archie

Am besten geeignet für: Teams, die lieber pro Raum statt pro Nutzer bezahlen und bei Bedarf weitere Bildschirme hinzufügen möchten.

• Archie verwandelt jedes Android- oder iOS-Tablet in eine Raumanzeige und synchronisiert sich mit Outlook, Google Kalender und Microsoft Teams.
• Man checkt mit einem Fingertipp oder einem QR-Scan ein, und ungenutzte Räume werden automatisch freigegeben. Schreibtische, Räume und Besucher werden als separate Produkte angeboten.
• Archie hat auf seiner Zimmerbuchungsseite bei G2 eine Bewertung von 4,9/5.
• Achtung: Auf der Preisseite von Archie wird die Buchung über Teams und Outlook nur im 249-Dollar-Tarif angezeigt, nicht im 159-Dollar-Tarif, und es gilt eine monatliche Mindestgebühr.

Preise: Laut Archies eigenem Einkaufsleitfaden liegen die Zimmerpreise bei 8 Dollar pro Zimmer und Monat, wobei monatliche Mindestgebühren anfallen. Auf der Preisseite sind Tarife ab 159 Dollar pro Monat aufgeführt (archieapp.co, 10. November 2026).

10. Taktik

Am besten geeignet für: Büros, in denen Räume mehr als nur eine Buchung erfordern und Anfragen zu AV-Ausstattung, Catering und Ausrüstung über „Managed Rooms“ abgewickelt werden.

• Tactic unterstützt die bidirektionale Synchronisierung mit Outlook und Google Kalender und verknüpft jeden Raum mit seiner Exchange-Raumadresse.
• Wenn sich innerhalb des Zeitfensters niemand anmeldet, wird die Reservierung storniert und das Zimmer wird wieder freigegeben. Auf den Zimmeranzeigen läuft die App „Tactic: Station“ auf jedem iPad oder Android-Tablet.
• „Office Insights“ liefert Berichte zu Räumen sowie zu Schreibtischen, Parkplätzen und Besuchern.
• Achtung: Es gibt keinen öffentlich angegebenen Zimmerpreis, sondern nur einen Richtwert, bis du ein Angebot erhältst.

Preise: Nicht öffentlich. Der Rechner von Tactic liefert einen Richtwert, und die Produkte können einzeln oder im Paket gekauft werden (Preisseite von Tactic, 10. November 2026).

Welche Software zur Raumreservierung passt zu eurem Team?

„Microsoft Places“ eignet sich für Microsoft 365-Organisationen, die ausschließlich Besprechungsräume nutzen, „Joan“ für Türanzeigen und „ deskbird “ für Teams, die Besprechungsräume, Schreibtische und Parkplätze zusammen nutzen möchten.

• Voll auf Microsoft 365 setzen, nur für Räume: Fang mit Microsoft Places und Teams Rooms an und plane eine Raumlizenz pro Raum ein, wenn du die automatische Freigabe nutzen möchtest.
• Ein Display an jeder Tür: „Joan“ mit eigenen E-Ink-Displays oder ein tabletbasiertes Tool wie „Skedda“, „Archie“ oder „Tactic“.
• Kleines Büro, öffentliche Preise: YAROOMS gibt’s ab 99 $ pro Monat. Skedda kostet ab 99 $ in EMEA und APAC und ab 249 $ in den USA und Kanada.
• Großunternehmen mit Besuchern und Analysen: Robin und Kadence machen Angebote auf Anfrage, und Envoy berechnet zusätzlich zu seinem Preis pro Ressource eine Plattformgebühr.
• Räume, Schreibtische und Parkplätze in einer App, Preise pro Person: deskbird, mit Meetingräume , das sich in beide Richtungen mit Outlook und Google Workspace synchronisiert.

Warum Hybrid-Teams „ Meetingräume “ buchen bei deskbird

Die Raumreservierung erfolgt dort, wo die Leute ihre Besprechungen ohnehin schon planen – in Outlook, Google Kalender und Teams –, direkt neben der Reservierung von Schreibtischen und Parkplätzen.

• Meetingräume deskbird und Outlook werden in beide Richtungen synchronisiert, sodass ein auf einer der beiden Seiten gebuchter Raum auf der anderen Seite als belegt angezeigt wird.
• Durch den Check-in und die automatische Freigabe werden ungenutzte Zimmer wieder freigegeben, und Office Analytics zeigt die durchschnittliche tägliche No-Show-Rate an, sodass du sehen kannst, welche Zimmer leer stehen.
• Du zahlst pro aktivem Nutzer, nicht pro Raum, und der Business-Tarif umfasst die Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen.
• DSGVO, ISO 27001 und SOC 2, Hosting in der EU sowie SCIM und SSO mit dem Add-on „User & Data Management Plus“.

Mehr als 250.000 Nutzer in über 10.000 Teams an Arbeitsplätzen in mehr als 80 Ländern nutzen deskbird – mit einer täglichen Nutzungsrate von über 90 % – und wir sind die Nummer eins auf G2 und OMR. Um dir die Raumreservierung und Kalendersynchronisierung selbst anzusehen, buche eine Demo unter deskbird .

Disclaimer

Die in diesem Artikel aufgeführten Programme sowie deren Preise und Funktionen basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen vom 10. November 2026 und können sich ändern. Angaben der Anbieter, wie z. B. „bidirektionale Synchronisierung“, stammen von deren eigenen Seiten und wurden von uns nicht getestet. Die Informationen werden ohne Gewähr bereitgestellt. Falls uns ein Fehler unterlaufen ist, melde dich bitte bei uns.