Die beste Besuchermanagement-Software 2026: 9 Tools im Vergleich

Kurz zusammengefasst

Die beste Besuchermanagement-Software sorgt dafür, dass Gäste schon vor ihrer Ankunft angemeldet sind, ohne Warteschlange einchecken und ihre Gastgebenden sofort Bescheid wissen. Sicherheitsprüfungen und Preis entscheiden den Rest, und beides hängt vom gewählten Tarif ab. Unsere Shortlist für 2026:

• deskbird. Ideal für hybride Teams, die Besuchermanagement, Arbeitsplätze und Meetingräume auf einer Plattform wollen, mit Benachrichtigungen an Gastgebende per E-Mail und in Microsoft Teams. Besuchermanagement ist das Add-on Visitors Plus zu einem deskbird-Tarif, lizenziert pro Büro.
• Envoy. Ein kostenloser Tarif für ein kleines Büro, dazu Ausweisscan und Zutrittskontrolle im Enterprise-Tarif.
• Sign In App. Ein öffentlicher Preis pro Standort, Kiosks auf iPad oder Android und sechs Datenregionen zur Auswahl. SwipedOn und The Receptionist gehören inzwischen zur selben Gruppe.
• Lobbytrack. Ein kostenloser Tarif für bis zu 100 Besucher:innen im Monat und im höchsten Tarif ein Watchlist-Abgleich mit Strafregisterdatenbanken.

Was ist eine Besuchermanagement-Software?

Eine Besuchermanagement-Software ersetzt das Besucherbuch aus Papier durch Voranmeldung, Self-Check-in und eine Benachrichtigung an die Gastgebenden. Wir haben 9 Tools anhand der Produktseiten, Preisseiten und Help Center der Anbieter verglichen, Stand 11. November 2026. deskbird ist unser eigenes Produkt. Wir nennen es zuerst und benennen seine Grenzen genauso klar wie die der anderen, auch dort, wo ein eigenständiges Besuchertool die bessere Wahl ist.

Wie wählst du die richtige Besuchermanagement-Software aus?

Wähle das Tool, das zu den Sicherheitsanforderungen an deinem Empfang passt, und prüf dann, ob der Tarif, den du dir leisten kannst, das auch wirklich enthält. Mehrere Anbieter haben Ausweisscan, Watchlists oder Zutrittskontrolle nur in einem höheren Tarif.

• Voranmeldung. Gastgebende sollten Gäste dort einladen, wo sie das Meeting planen, etwa in Outlook oder Google Kalender, damit der Besuch angelegt ist, bevor jemand am Empfang steht.
• Self-Check-in. Ein Kiosk auf einem Tablet oder ein QR-Code hält die Warteschlange kurz. Prüf, auf welchen Tablets der Kiosk läuft und ob jeder Kiosk extra kostet.
• Benachrichtigungen dort, wo gearbeitet wird. Prüf, über welche Kanäle Gastgebende erreicht werden: E-Mail, Microsoft Teams, Slack oder SMS.
• Besucherausweise und Evakuierungsliste. Im Notfall musst du wissen, wer im Gebäude ist. Achte auf eine exportierbare Liste aller Anwesenden oder eine Funktion zur Anwesenheitskontrolle.
• Dokumente. NDAs und Sicherheitsunterweisungen, die vor oder beim Check-in unterschrieben und mit dem Besuch gespeichert werden, sparen dem Empfang viel Papier.
• Sicherheitsprüfungen. Ausweisscan, Watchlists und Zutrittskontrolle zählen vor allem an regulierten Standorten oder solchen mit hohen Sicherheitsanforderungen. Entscheide, ob dein Standort sie braucht, bevor du Tarife vergleichst.
• Datenschutz. Frag nach, wo Besucherdaten gehostet und wie lange sie gespeichert werden und ob du Besucher:innen deine eigene Datenschutzerklärung zeigen kannst.
• Preismodell. Die meisten Besuchertools in dieser Liste rechnen pro Standort ab. Einige Workplace-Plattformen, darunter deskbird, verkaufen Besuchermanagement als Add-on zur Arbeitsplatz- und Raumbuchung.

Wenn dein Team auch Arbeitsplätze teilt oder Meetingräume bucht, decken unser Vergleich der besten Desk-Booking-Software und unser Vergleich der besten Raumbuchungssoftware diese Seiten des Büros ab.

9 Besuchermanagement-Systeme im Vergleich

Die Tabelle vergleicht, was die 9 Anbieter auf ihren eigenen Seiten veröffentlichen. Die Details zu jedem Tool folgen unten.

So haben wir ausgewählt: Ausgangspunkt waren die 7 Tools, die KI-Assistenten am häufigsten nannten, als wir nach der besten Besuchermanagement-Software für einen Büroempfang fragten, in 16 Antworten aus unserem eigenen Tracking im Oktober 2026. Drei davon, SwipedOn, The Receptionist und Sign In App, gehören inzwischen zu einem Unternehmen und teilen sich einen Eintrag. Wir haben Robin und Kisi ergänzt, die die Assistenten ebenfalls nannten, weil sie zwei andere Wege zeigen, Besuchermanagement zu kaufen: als Teil einer Plattform für Arbeitsplätze und Räume und als Teil einer Zutrittskontrolle. Lobbytrack vervollständigt die Liste, weil es im November 2026 bei englischsprachigen Google-Suchen nach Besuchermanagement-Software unter den Top 10 erscheint.

Du willst Besuche, Arbeitsplätze und Meetingräume auf einer Plattform sehen? Buch eine deskbird-Demo oder lies weiter: Unten findest du jedes Tool im Detail.

1. deskbird

Am besten geeignet für: Hybride Unternehmen, die Arbeitsplätze und Meetingräume auf einer Plattform buchen und Besuche am selben Ort verwalten wollen, mit Benachrichtigungen an Gastgebende per E-Mail und in Microsoft Teams.

Mit dem Besuchermanagement in deskbird beginnt ein Besuch dort, wo auch das Meeting beginnt. Dein Team lädt Gäste über die Web-App, über das Outlook-Add-in oder bei der Buchung eines einmaligen Meetingraums in der Web-App ein. Sobald der Gast eincheckt, bekommt die gastgebende Person eine E-Mail und zusätzlich eine Benachrichtigung in Microsoft Teams, wenn sie deskbird in Teams nutzt.

• Voranmeldung: Lade einen Gast ein oder importiere bis zu 500 aus einer CSV-Datei. Gäste mit E-Mail-Adresse bekommen eine Einladung mit einem persönlichen Besucherportal für Anfahrt, Hinweise und Dokumente, ganz ohne Konto.
• Self-Check-in: Ein Besucher-Kiosk läuft auf einem Android-Tablet, einem iPad oder in Chrome. Eingeladene Gäste geben den Code aus ihrer Einladung ein, spontane Besucher:innen registrieren sich direkt vor Ort.
• Dokumente und Besucherausweise: NDAs und Sicherheitsunterweisungen werden vor der Ankunft im Portal oder am Kiosk unterschrieben und mit dem Besuch gespeichert. Der Empfang druckt Ausweise aus dem Browser auf einem Drucker, der mit dem Empfangsrechner verbunden ist.
• Evakuierungsliste: Die Liste „Onsite now“ zeigt, wer im Gebäude ist, und lässt sich für eine Personenzählung exportieren. Für Audits kannst du Besuche nach Excel exportieren.
• Besucherdaten: Vier Felder pro Gast. Du legst pro Büro fest, ob Daten unbegrenzt gespeichert oder nach 30, 90 oder 180 Tagen anonymisiert werden.
• Achtung: Wir scannen keine Ausweise, machen keine Besucherfotos und prüfen keine Watchlists. Eingeladene Gäste checken mit einem Code ein, nicht mit einem QR-Code, Einladungen kommen aus der Web-App oder aus Outlook, aber nicht aus Google Kalender, und Benachrichtigungen an Gastgebende gehen per E-Mail und über Microsoft Teams, nicht über Slack oder SMS.
• Grenzen bei der Einrichtung: Es gibt keine eigenen Besucherfelder, ein Ausweisdesign gilt für das ganze Unternehmen, und wiederkehrende Raumbuchungen können noch keinen Besuch enthalten.
• Integrationen: Dein IT-Team kann Besuchsdaten in den Tarifen Professional und Enterprise über unsere Public API in Zutrittskontroll- oder Sicherheitssysteme übernehmen. Die Endpunkte für Besuche erlauben nur Lesezugriff.

Preise: Besuchermanagement ist das Add-on Visitors Plus zu einem deskbird-Tarif, lizenziert pro Büro, Preis auf Anfrage. Der Business-Tarif kostet €2,75 pro aktivem User und Monat bei jährlicher Abrechnung oder €3,50 bei monatlicher Abrechnung, mit Arbeitsplatz-, Raum- und Parkplatzbuchung im Tarif, ab 25 Usern. Mehr dazu unter deskbird-Tarife und -Preise, oder sieh dir Besuchermanagement in einer Demo an.

2. Envoy

Am besten geeignet für: Unternehmen, die mit einem einzigen Anbieter vom kostenlosen Tarif für ein kleines Büro bis zu Ausweisscan und Zutrittskontrolle im Enterprise-Tarif wachsen wollen.

• Mitarbeitende melden Gäste an, und Besucher:innen bekommen in jedem Tarif Einladungs-E-Mails. Die Anmeldung aus einem Webkalender, Ausweisdruck, NDA-Unterzeichnung, Besucherfotos, SMS-Benachrichtigungen und QR-Check-in gibt es ab Premium.
• Der Enterprise-Tarif ergänzt Ausweisscan mit 500 Scans pro Jahr inklusive, eine interne Sperrliste sowie Sanktionslisten von Drittanbietern und Integrationen für Zutrittskontrolle wie Brivo, Kisi und LenelS2.
• Envoy verkauft Arbeitsplatz-, Raum- und Parkplatzreservierungen außerdem als separates Produkt für $5 pro buchbarer Ressource und Monat bei jährlicher Abrechnung, plus Plattformgebühr.
• Achtung: Der Besucher-Kiosk läuft nur auf dem iPad. EU-Hosting in Frankfurt gibt es für EU-spezifische Konten, die über einen Account Manager vereinbart werden. Unser Vergleich deskbird vs. Envoy deckt die Plattformseite ab.

Preise: Basic ist kostenlos für 1 Standort, bis zu 50 Mitarbeitende und 100 Einträge im Monat. Premium kostet $362 pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung, Enterprise gibt es auf Anfrage (Envoy-Preisseite, 11. November 2026).

3. Eptura Visitor (ehemals Proxyclick)

Am besten geeignet für: Unternehmen mit mehreren Standorten, deren Sicherheitsteam Zutrittskontrolle und Watchlist-Abgleich will, vor allem wenn sie schon Eptura Engage (ehemals Condeco) für Arbeitsplätze und Räume nutzen.

• Beide Stufen, Advanced und Power, umfassen Voranmeldung, ein Outlook-Add-in, einen iPad-Kiosk, Ausweisdruck auf AirPrint-Druckern, elektronische NDA-Unterzeichnung, Fotoaufnahme und ein digitales Besucherbuch mit Notfalllisten und Anwesenheitskontrolle.
• Gastgebende werden per E-Mail, SMS, Microsoft Teams oder Slack benachrichtigt.
• Die Stufe Power ergänzt Zutrittskontrolle (AMAG, Brivo, Gallagher, Genetec, Lenel, Paxton und weitere), eigene Watchlists und solche von Drittanbietern, WLAN-Zugangsdaten für Gäste, Zutritt per QR-Code oder Zutrittskarte sowie Gesichtserkennung.
• Achtung: Es gibt keinen öffentlichen Preis, und die Integration der Zutrittskontrolle braucht einen Windows-Client, der dauerhaft läuft. Aus Proxyclick wurde 2025 Eptura Visitor.

Preise: Nicht öffentlich. Eptura verkauft ein Jahresabo, dessen Preis sich nach der Anzahl der Standorte richtet, mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr (Eptura-Preisseite, 11. November 2026).

4. Sign In App (jetzt mit SwipedOn und The Receptionist)

Am besten geeignet für: Kleine Organisationen und solche mit mehreren Standorten, die einen öffentlichen Preis pro Standort, Kiosks auf iPad oder Android und die Wahl der Datenregion wollen.

• SwipedOn (seit April 2024) und The Receptionist (seit Januar 2026) gehören zur selben Gruppe. Ihre Websites verweisen Interessierte inzwischen auf die Tarife von Sign In App.
• Besucher:innen melden sich an einem Kiosk auf iPad oder Android an oder kontaktlos, indem sie mit dem eigenen Smartphone einen QR-Code scannen. Jeder Tarif enthält unbegrenzt viele Mitarbeitende, Anmeldungen und iPads.
• Gastgebende werden per E-Mail, Slack, Microsoft Teams, Push oder SMS benachrichtigt. Ausweise werden auf Brother-QL-Druckern gedruckt, und die Evakuierungsliste mit Anwesenheitskontrolle ist im Tarif Core enthalten.
• Die Daten bleiben in der Region, die du aus sechs auswählst, darunter Deutschland und Großbritannien. Arbeitsplatz- und Raumbuchung (Spaces) ist ab Enhanced enthalten, für bis zu 50 Arbeitsplätze bei Enhanced und 500 bei Pro. Zu den Integrationen gehören Outlook und Google Kalender sowie Zutrittskontrolle von SALTO, Gallagher, Avigilon und Genetec.
• Achtung: Ausweisscan gibt es ab Enhanced, Single Sign-on und SCIM ab Pro, und unterhalb von Pro wird SMS pro Nachricht berechnet. Jeder Standort braucht ein eigenes Abo.

Preise: Pro Standort und Jahr: Core €485, Enhanced €970 und Pro €1.450. Executive gibt es auf Anfrage, und die 15-tägige kostenlose Testphase funktioniert ohne Kreditkarte (Preisseite von Sign In App, 11. November 2026).

5. Greetly

Am besten geeignet für: Kleinere Büros, die Benachrichtigungen an Gastgebende über viele Kanäle und einen öffentlichen Preis wollen, ohne eine Workplace-Plattform zu kaufen.

• Gastgebende verschicken Einladungen im eigenen Branding aus Outlook oder Google Kalender, und Gäste bekommen einen persönlichen QR-Code für den Check-in. Im Help Center von Greetly ist die Kalender-Einstellung als Beta gekennzeichnet. Der Kiosk läuft auf einem iPad oder einem Android-Tablet.
• Jeder Tarif benachrichtigt Gastgebende per E-Mail, SMS, Slack, Google Chat oder Microsoft Teams und enthält elektronische NDA-Unterzeichnung, Besucherfotos, eine interne Watchlist und Unterstützung bei Evakuierungen.
• Du wählst Hosting in der EU oder in Nordamerika. Greetly gehört zu OfficeSpace, einem Anbieter einer Workplace-Management-Plattform.
• Achtung: Ausweisdruck und Ausweisscan brauchen den Pro-Tarif, der Ausweisscan erfasst nur US-Führerscheine, und Watchlists sind ausschließlich interne Listen. Greetly hat keine native Integration für Zutrittskontrolle.

Preise: Essential kostet $99 pro Monat und Pro $159 pro Monat, jeweils bei jährlicher Abrechnung. Der Preis hängt von deinen Standorten, Eingängen und Besuchertypen ab, und es gibt eine kostenlose Testphase (Website von Greetly, 11. November 2026).

6. Archie

Am besten geeignet für: Teams, die Besuchermanagement, Arbeitsplätze und Räume von einem Anbieter wollen, aber jedes Produkt lieber einzeln kaufen, mit Preisen pro Standort.

• Der Starter-Tarif umfasst Voranmeldung, eine Kiosk-App für iOS- und Android-Tablets, Check-in per QR-Code oder E-Mail, Ausweisdruck auf Brother-QL-Druckern, elektronische Unterschriften und ein Besucherprotokoll in Echtzeit.
• Benachrichtigungen an Gastgebende sind in Starter enthalten. Pro ergänzt Besucherfotos, SMS-Benachrichtigungen, die Integration mit Slack und Microsoft Teams, Anwesenheitskontrolle bei Evakuierungen, Single Sign-on und SCIM.
• Im Enterprise-Tarif nennt Archie Integrationen für Türzutritt mit Kisi, Brivo und UniFi sowie Integrationen für Gäste-WLAN.
• Achtung: Die Sperrliste und eine individuelle Datenresidenz gibt es nur in Enterprise, EU-Datenresidenz ist also eine individuelle Vereinbarung.

Preise: Starter kostet $109 und Pro $185 pro Standort und Monat, laut FAQ von Archie bei jährlicher Abrechnung, Enterprise gibt es auf Anfrage. Nach einer Demo folgt eine 14-tägige Testphase (Archie-Preisseite, 11. November 2026).

7. Lobbytrack

Am besten geeignet für: Standorte mit hohen Sicherheitsanforderungen wie Behörden, Gesundheitswesen und Schulen, die einen Watchlist-Abgleich mit Strafregisterdatenbanken brauchen.

• Jeder Tarif, auch der kostenlose, bietet berührungslose Anmeldung per QR-Code, Besucherfotos und Ausweisdruck auf Brother- oder Zebra-Druckern.
• NDAs und Führerscheinscan gibt es ab Professional.
• Ultimate ergänzt den Watchlist-Abgleich mit einer internen Liste und externen Strafregisterdatenbanken, Benachrichtigungen per SMS, Slack und Teams, Evakuierungsmanagement und Zutrittskontrolle mit Lenel S2, Openpath und Brivo.
• Achtung: Die meisten Sicherheits- und Integrationsfunktionen stecken in Ultimate, das keinen öffentlichen Preis hat. Laut Lobbytrack läuft die Zertifizierung nach ISO 27001 noch.

Preise: Starter ist kostenlos bis 100 Besucher:innen im Monat. Basic kostet $50 und Professional $100 pro Standort und Monat ohne Vertragsbindung, Ultimate gibt es auf Anfrage (Lobbytrack-Preisseite, 11. November 2026).

8. Robin

Am besten geeignet für: Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitenden, die Besuchermanagement als ein Modul einer kompletten Plattform für Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze wollen.

• Gastgebende melden Gäste im Web-Dashboard oder in der mobilen App an, Admins können eine CSV-Datei importieren, und das Outlook-Add-in legt für alle ausgewählten Teilnehmenden eines Meetings jeweils einen Besuch an. Gäste bekommen eine Einladung per E-Mail und 4 Stunden vorher eine Erinnerung.
• Spontane Besucher:innen melden sich an einem Ankunfts-Display auf einem iPad an, eingeladene Gäste können über den Link in der E-Mail auf dem Smartphone einchecken. Gastgebende werden per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams benachrichtigt.
• Ausweise werden auf Brother-Druckern gedruckt und können ein Foto des Gastes zeigen, das am Display aufgenommen wurde. Gäste bestätigen NDAs oder Haftungsausschlüsse am Display oder über die Einladung.
• Achtung: Ankunfts-Displays laufen nur auf dem iPad, und Integrationen für Zutrittskontrolle werden im Einzelfall gegen Aufpreis eingerichtet. Wie sich deskbird und Robin unterscheiden, zeigt unser Vergleich.

Preise: Nicht öffentlich. Besuchermanagement ist Teil der Robin-Plattform, den Preis gibt es nach einer Demo, und abgerechnet wird nur jährlich (Robin-Preisseite, 11. November 2026).

9. Kisi

Am besten geeignet für: Büros, die Zutrittskontrolle von Kisi nutzen oder nutzen wollen, damit der Einladungslink oder QR-Code eines Gastes auch die Tür öffnet.

• In jedem Tarif bekommen Besucher:innen Zugangslinks oder QR-Codes per E-Mail und Links per SMS an US-Nummern. Basic erlaubt bis zu 5 E-Mail-Links, Plus bis zu 500 und Pro bis zu 2.000. Ab Plus verschicken Gastgebende E-Mail-Einladungen mit integriertem Zutritt.
• Der QR-Self-Check-in auf dem Smartphone der Besucher:innen funktioniert in jedem Tarif. Tablet-Kiosk, Ausweisdruck und Benachrichtigungen an Gastgebende gibt es ab Plus. NDAs und Pflichtunterschriften beim Check-in gibt es nur in Pro.
• Kisi nennt Integrationen mit Envoy, Robin, Archie und Skedda und kann so auch Türen für Besucher:innen öffnen, die in einem anderen Tool registriert sind.
• Achtung: Kisi ist in erster Linie Zutrittskontrolle und hat keine eigene Arbeitsplatz- oder Raumbuchung. Türzutritt für Besucher:innen braucht den Controller Pro 2 von Kisi, das Öffnen von Türen per QR-Code ein Terminal Pro, und SMS-Links funktionieren nur für US-Nummern.

Preise: Basic ist kostenlos. Für Plus und Pro nennt Kisi auf seiner Preisseite Preise pro Standort, wobei die Seite zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung umschaltet, und Kisi-Hardware kostet extra (Kisi-Preisseite, 11. November 2026).

Welche Besuchermanagement-Software passt zu deinem Team?

Zwei Fragen entscheiden: wie viel Sicherheit dein Standort braucht und ob Besuche ins selbe Tool gehören wie Arbeitsplätze und Meetingräume. Wähle ein eigenständiges Besuchertool, wenn der Empfang die einzige Aufgabe ist, den Tarif, der die Ausweis- oder Watchlist-Prüfungen enthält, die dein Standort braucht, und eine Workplace-Plattform wie deskbird, wenn Besuche, Arbeitsplätze und Meetingräume zusammengehören.

• Kleines Büro, knappes Budget: Lobbytrack ist kostenlos bis 100 Besucher:innen im Monat, und Greetly beginnt bei $99 pro Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Hohe Sicherheit mit Ausweis- und Watchlist-Prüfung: Envoy Enterprise, Eptura Visitor Power oder Lobbytrack Ultimate für Watchlists, oder Sign In App ab Enhanced für den Ausweisscan.
• Viele Standorte mit öffentlichem Preis pro Standort: Sign In App, mit Daten in der Region deiner Wahl.
• Daten in Deutschland gehostet: Sign In App, bei dem Deutschland eine der sechs wählbaren Datenregionen ist.
• Nur Besuchermanagement, ohne Arbeitsplatz- oder Raumbuchung: Wähle ein eigenständiges Besuchertool aus dieser Liste.
• Besuche, Arbeitsplätze und Meetingräume auf einer Plattform, mit Benachrichtigungen an Gastgebende per E-Mail und in Teams: deskbird.

Warum verwalten hybride Teams Besuche in deskbird?

Mit dem Add-on Visitors Plus liegen Besuche direkt neben Arbeitsplatz-, Raum- und Parkplatzbuchung in der App, die deine Mitarbeitenden ohnehin nutzen. Gast, Meetingraum und Arbeitsplatz planst du an einem Ort.

• Füge einen Besuch hinzu, während du in der Web-App einen einmaligen Meetingraum buchst, und der Gast bekommt die Einladung mit deinen Hinweisen und Dokumenten.
• Gastgebende erfahren per E-Mail von der Ankunft, in Microsoft Teams, wenn sie deskbird dort nutzen, und können mit einem Klick melden, dass sie unterwegs sind, damit der Empfang Bescheid weiß.
• Ein Admin-Portal deckt alle Büros ab, und du entscheidest pro Büro, an welchen Standorten das Besuchermanagement läuft.
• ISO 27001, SOC 2 und DSGVO, mit einer Aufbewahrungsdauer für Besucherdaten, die du pro Büro festlegst.

Dank des Besuchermanagement-Moduls können wir den Zugang zu unseren Büros besser kontrollieren [...]. Die vollständige Integration in unsere Office 365-Plattformen sorgt für zeitnahe Benachrichtigungen und einen reibungslosen, vernetzten Arbeitsablauf.

Tatiana Gómez Alvira, CIO-Büroleiterin, Europastry

Mehr als 250.000 User in 10.000+ Workplace-Teams in 80+ Ländern nutzen deskbird, mit über 90 % täglicher Nutzungsrate. Wenn du Besuche, Arbeitsplätze und Räume zusammen für deine eigenen Büros sehen willst, buch eine deskbird-Demo.

Disclaimer

Die in diesem Artikel aufgeführte Software sowie ihre Preise und Funktionen basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen vom 11. November 2026 und können sich ändern. Wir haben die eigenen veröffentlichten Seiten der Anbieter verglichen und die Produkte nicht selbst getestet. Falls etwas falsch dargestellt ist, melde dich bitte bei uns.