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Wie ihr erfolgreich Hot Desking an eurem Arbeitsplatz einführt
Erfahrt, wie Hot Desking funktioniert und wie ihr eure Büroflächen für dieses Arbeitsplatzkonzept einrichtet. Erhaltet praktische Tipps und Tricks, um die richtige Software auszuwählen und Shared Desks reibungslos zu verwalten.
Was ist Hot Desking?
Hot Desking ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keine fest zugewiesenen Schreibtische haben. Stattdessen buchen sie einen Arbeitsplatz, wenn sie ihn benötigen – sei es für ein paar Stunden, einen Tag oder für bestimmte Teamsitzungen. Das Ziel ist es, die Büroflächen besser zu nutzen, leer stehende Schreibtische zu reduzieren und hybrides Arbeiten zu unterstützen, indem ihr euren Mitarbeitenden die Freiheit gebt, selbst zu wählen, wann und wo sie vor Ort arbeiten möchten.
Was ihr in diesem Guide lernen werdet:
Egal, ob ihr Hot Desking zum ersten Mal einführt oder einen bestehenden Setup verbessern wollt, der nicht richtig läuft, dieser Guide liefert euch alles, was ihr wissen müsst, um es richtig zu machen. Wir verraten euch, wie ihr klare Regeln festlegt, eure Büroflächen passend plant, die richtige Software für die Arbeitsplatzbuchung auswählt, die Einführung reibungslos gestaltet und den Büroalltag danach ohne Chaos täglich verwaltet. Das Ziel ist einfach: Hot Desking soll effizient, fair und für Mitarbeitende einfach zu nutzen sein.
Das Wichtigste in Kürze:
- Hot Desking funktioniert am besten, wenn es die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeitenden unterstützt und nicht nur Bürofläche einspart.
- Klare Regeln, einfache Layouts und die richtigen Tools machen den Unterschied zwischen erfolgreichen und chaotischen Setups aus.
- Der eigentliche Gewinn kommt davon, Flexibilität und Struktur miteinander in Einklang zu bringen, damit Teams zusammenarbeiten können, ohne dass die Planbarkeit verloren geht.
- Die Akzeptanz der Mitarbeitenden steht und fällt mit Vertrauen, Transparenz und einem für alle Beteiligten unkomplizierten Buchungsprozess.
Kapitel
Warum ihr eine Hot-Desking-Lösung braucht
Hot Desking kann nur funktionieren, wenn Mitarbeitende, Flächen und Büropräsenz aufeinander abgestimmt sind.
Klarheit für alle schaffen
Gebt euren Mitarbeitenden Transparenz darüber, wo sie wann arbeiten und mit wem sie zusammenarbeiten werden.
Teams einfach koordinieren
Plant gemeinsam eure Bürotage, stimmt eure Wochenpläne ab und vermeidet, dass Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten im Büro sind.
Büros ohne Chaos verwalten
Verwaltet Buchungen und Daten über eure Büroflächen in einer nahtlosen, IT-freundlichen Plattform und behaltet den Überblick.
Mit deskbird wird euer Hot-Desking-Erlebnis noch besser
- Gebt eurem Team eine reibungslose Arbeitsplatzbuchung mit einer einfachen, mobilen App
- Steigert die Flächeneffizienz mit Echtzeit-Verfügbarkeit, smarten Buchungsregeln und automatischer Freigabe bei No-Shows
- Macht Hot Desking reibungslos mit automatisierten Check-ins, interaktiven Gebäudeplänen und Analytics
Mehr als 100.000 Mitarbeitende weltweit vertrauen auf deskbird
Häufig gestellte Fragen
Erfahrt mehr über Hot Desking und wie ihr es an eurem Arbeitsplatz umsetzen könnt.
Wie verbreitet ist Hot Desking?
Hot Desking ist mittlerweile weit verbreitet, weil immer mehr Unternehmen hybride und flexible Arbeitsmodelle einführen. Aktuelle Arbeitsplatzumfragen zeigen, dass über 50 % der Unternehmen jetzt irgendeine Form von gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen haben. Das ist besonders in Büros üblich, wo nicht jeder täglich vor Ort ist. So werden ungenutzte Schreibtische reduziert und dynamischere Arbeitsweisen gefördert.
Was sind die Vorteile von Hot Desking für Unternehmen und Teams?
Hot Desking hilft Unternehmen, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen, Immobilienkosten zu senken und sich an schwankende Anwesenheitsquoten anzupassen. Teams profitieren von mehr Flexibilität, besseren Möglichkeiten zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Zugang zu Arbeitsplätzen, die zu ihren täglichen Aufgaben passen. Insgesamt sorgt es für ein reibungsloseres hybrides Arbeitserlebnis und reduziert ungenutzten Arbeitsraum.
Ist Hot Desking kostengünstiger als feste Schreibtische?
Ja, Hot Desking spart meistens Kosten. Da nicht mehr für jeden Mitarbeiter ein eigener Schreibtisch gebraucht wird, können Unternehmen die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren, Büroflächen verkleinern und Gemeinkosten senken. Viele Unternehmen sparen viel Geld, indem sie die Anzahl der Schreibtische an die tatsächliche Nutzung anpassen, anstatt an wenig genutzten festen Schreibtischen festzuhalten.
Was ist eine Hot-Desk-Etikette?
Bei einer Hot-Desk-Etikette geht's darum, gemeinsame Arbeitsbereiche sauber, ordentlich und bereit für die nächste Person zu hinterlassen. Mitarbeitende sollten ihre persönlichen Sachen wegräumen, den Arbeitsplatz bei Bedarf einmal abwischen, die Buchungsregeln befolgen, die Sitzplätze anderer respektieren und es vermeiden, Schreibtische ohne wirklichen Bedarf zu blockieren. Das Ziel besteht darin, gemeinsame Arbeitsplätze fair, organisiert und angenehm für alle zu halten.
Welche Technologie oder Software braucht man, um Hot Desking effektiv zu nutzen?
Die meisten Unternehmen nutzen ein spezielles Hot-Desking- oder Arbeitsplatzbuchungssystem, um Shared Desks zu organisieren und benutzerfreundlich zu gestalten. Mit der richtigen Software können Mitarbeitende die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit sehen, Plätze im Voraus oder am selben Tag reservieren und bei ihrer Ankunft für ihre Buchung einchecken. Für Office Manager:innen bieten Lösungen wie deskbird Buchungsregeln, interaktive Gebäudepläne und Nutzungsanalysen, um Konflikte zu vermeiden, No-Shows zu reduzieren und eine effizientere Arbeitsplatznutzung sicherzustellen.
Was sind die größten Herausforderungen beim hybriden Arbeiten und wie können Unternehmen sie meistern?
Zu den häufigsten Herausforderungen des hybriden Arbeitens gehören unterschiedliche Erfahrungen der Mitarbeitenden, Kommunikationslücken zwischen Remote- und Büro-Mitarbeitenden, unklare Erwartungen und eine ineffiziente Nutzung der Büroflächen. Unternehmen können diese Probleme lösen, indem sie klare Hybrid-Work-Regeln defineiren, in zuverlässige Tools für Zusammenarbeit und Arbeitsplatzmanagement investieren und Führungskräfte darin schulen, verteilte Teams inklusiv zu führen.
