Wie Arbeitsplatztechnologie die Arbeit verändert: Vorteile, Beispiele und Tools

Arbeitsplatztechnologie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen im hybriden Zeitalter Zusammenarbeit, Büroflächen und Produktivität verwalten. Von KI und Automatisierung bis hin zu IoT-Sensoren und Kollaborationsplattformen rationalisieren digitale Arbeitsplatz-Tools Abläufe, verbessern die Flexibilität und sparen Kosten. Workplace-Management-Systeme wie deskbird bringen Menschen, Daten und Flächen zusammen, um intelligentere, nachhaltigere und menschenzentrierte Büros zu schaffen, was sie zu einem wichtigen Bestandteil dieser Transformation macht.

Das Wichtigste in Kürze:

• Technologie sorgt für Flexibilität und Effizienz: Digitale und intelligente Bürotools unterstützen hybride Teams, automatisieren Prozesse und ermöglichen ein datengesteuertes Flächenmanagement.
• Workplace-Management-Systeme sind die neuen Kontrollzentren: Plattformen wie deskbird zentralisieren Planung, Analytics und Automatisierung und verwandeln Technologie in einen strategischen Vorteil.
• Die Zukunft ist menschenzentriert und nachhaltig: Neue Technologien wie KI, AR und IoT machen Arbeitsplätze nicht nur intelligenter, sondern auch umweltfreundlicher, gesünder und menschenorientierter.

Was ist Arbeitsplatztechnologie?

Arbeitsplatztechnologie ist die Gesamtheit der digitalen Tools und Systeme, auf die wir uns täglich verlassen, um die Arbeit reibungsloser und effizienter zu gestalten. Diese unsichtbaren Fäden verbinden uns, rationalisieren Prozesse und öffnen die Türen zu neuen Methoden der Zusammenarbeit. Technologie bildet das Rückgrat moderner Arbeitsumgebungen, von Kommunikationsplattformen, die alle auf dem Laufenden halten, bis hin zu Software, die hybride Büros verwaltet. Sie entwickelt sich ständig weiter, verändert die Art und Weise, wie wir unsere täglichen Aufgaben angehen und ermöglicht es uns, ein neues Niveau an Produktivität und Kreativität zu erreichen.

Der Aufstieg der Arbeitsplatztechnologie im Zeitalter des hybriden Arbeitens

Technologie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, schon lange geprägt, aber der Wandel hin zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Rolle der Technologie bei der Neudefinition des Arbeitsplatzes beschleunigt. Da Teams von verschiedenen Standorten aus arbeiten, vom Homeoffice über das eigentliche Büro bis hin zu dritten Arbeitsplätzen, sind Tools wie Desk-Booking-Systeme, Analytics-Plattformen und Automatisierungssoftware nicht mehr optional, sondern unverzichtbar. Tatsächlich planen 75 % der Unternehmen in den nächsten fünf Jahren KI-, Big-Data- oder Cloud-Technologien einzusetzen, was zeigt, wie zentral digitale Werkzeuge für die moderne Arbeit sind. 91 % der Unternehmen sind zudem bereit, mehr in technologiegestützte Büros zu investieren.

Was sind die wichtigsten Arten von Technologie am Arbeitsplatz?

In der sich ständig weiterentwickelnden Arbeitswelt von heute prägt die Technologie fast jeden Aspekt der Arbeitsweise von Unternehmen und der Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Aber welche Arten von Technologien werden heute am Arbeitsplatz eingesetzt? In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Kategorien von Technologien am Arbeitsplatz untersucht, von digitalen Plattformen, die den Arbeitsalltag vereinfachen, bis hin zu intelligenten Büroinnovationen, die Komfort, Nachhaltigkeit und Effizienz verbessern.

Beispiele für digitale Arbeitsplatztechnologie

Digitale Arbeitsplatztechnologie ist das Software-Ökosystem, das Arbeit organisiert, vernetzt und skalierbar macht. Es umfasst Plattformen, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und Teamführung sowohl in physischen als auch in virtuellen Arbeitsumgebungen verbessern. Zusammen bilden sie die Grundlage für einen datengesteuerten, hybriden und mitarbeiterorientierten Arbeitsplatz. Beispiele hierfür sind:

• Kommunikationsplattformen: Unterstützen Instant Messaging, Videoanrufe und standortübergreifende Zusammenarbeit.
• Cloud-Dateimanagement: Speichert, teilt und arbeitet sicher von jedem Gerät und Standort aus zusammen.
• Automatisierungs- und Workflow-Optimierungstools: Optimiert wiederkehrende Prozesse, reduziert Fehler und steigert die Produktivität, indem ihr Dateneingabe, Terminplanung und Reporting automatisiert.
• Projektmanagementsoftware: Verfolgt den Fortschritt, weist Aufgaben zu und optimiert die Teamarbeit.
• Desk Booking und Room Booking Apps: Vereinfachen die Buchung von Ressourcen und die Flächenaufteilung.
• Integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (IWMS): Kombinieren Immobilien-, Instandhaltungs- und Nachhaltigkeitsdaten.
• Human Resources Information Systeme (HRIS): Automatisieren Lohnabrechnung, Personalbeschaffung und Mitarbeiterdaten.
• Customer Relationship Management (CRM): Zentralisiert Kundendaten, um Kundenbeziehungen und Verkäufe zu stärken.
• Besuchermanagementsysteme: Digitalisieren den Check-in für Besucher:innen und verbessern die Sicherheit vor Ort.
• Cybersecurity-Lösungen: Schützen Netzwerke, Geräte und sensible Informationen.
• Plattformen für Mitarbeiterengagement: Überwachen das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sammeln Feedback und fördern eine positive Kultur.
• Workplace Management Software: Kombiniert Desk Booking und Raumbuchung, Analytics und Tools für die Wochenplanung, um die Koordination beim hybriden Arbeiten und die Büronutzung zu optimieren.

Beispiele für smarte Bürotechnologien für einen modernen Arbeitsplatz

Smarte Bürotechnologien nutzen IoT, KI, Automatisierung und Sensoren, um den Gebäudebetrieb, den Energieverbrauch und den Komfort der Mitarbeitenden zu verbessern. Diese Technologien machen die Büroumgebung anpassungsfähiger, energieeffizienter und arbeitnehmerfreundlicher. Beispiele hierfür sind:

• KI-unterstützte Tools: Automatisieren Routineaufgaben und geben Dateneinblicke in Flächen- und Energieeffizienz.
• Moderne Tools für Videokonferenzen: Unterstützen die nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Remote-Teams.
• Smarte Büromöbel: Verstellbare, ergonomische Möbel mit eingebauten Sensoren zur Verbesserung von Komfort und Körperhaltung.
• Belegungssensoren: Verfolgen die Nutzung eures Arbeitsplatzes und passen Beleuchtung, Temperatur und Belüftung automatisch an.
• Videoüberwachungssysteme: Erhöhen die Sicherheit durch Echtzeitüberwachung und Zugangskontrolle.
• IoT-Sicherheitsgeräte: Schützen Einrichtungen mit intelligenten Schlössern, Zugangssystemen und vernetzten Alarmanlagen.
• Proaktive Wartungstools: Erkennen Geräteprobleme frühzeitig, um Ausfallzeiten und Wartungskosten zu reduzieren.
• Intelligente HLK-Systeme: Regulieren Temperatur und Luftqualität für Komfort und Energieeinsparungen.
• Automatisierte Beleuchtungslösungen: Passt die Helligkeit basierend auf Belegung und Tageslicht an, um den Energieverbrauch zu senken.
• Intelligente Kaffeemaschinen: Nutzt Konnektivitätsfunktionen und KI-Funktionen, um das Kaffeezubereitungserlebnis zu verbessern.
• Virtual-Reality-Tools:Ermöglichen immersive Meetings, interaktive Schulungen und 3D-Visualisierung.
• Extended Reality (XR) Plattformen: Verschmelzen virtuelle und physische Welten, um immersive Schulungen, Design und Zusammenarbeit zu ermöglichen.
• Green-Tech-Lösungen: Überwacht und optimiert den Ressourcenverbrauch, reduziert den Kohlenstoffausstoß und erhaltet Einblicke, um die Nachhaltigkeit im Büro zu unterstützen.

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Wie haben sich neue Technologien auf den modernen Arbeitsplatz ausgewirkt?

Die Technologie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert und nahezu jeden Aspekt der Employee Experience verbessert. Der Einsatz digitaler Tools steigert die Zusammenarbeit und Produktivität, ermöglicht schnellere Entscheidungen und verbessert die Lernmöglichkeiten. Durch den Einsatz von Technologien am Arbeitsplatz schaffen Unternehmen intelligentere, besser vernetzte Arbeitsplätze, die sowohl die Menschen als auch die Leistung fördern.

1. Innovative Technologie ermöglicht mehr Flexibilität am Arbeitsplatz

Technologie hat Flexibilität am Arbeitsplatz neu definiert, indem sie es den Mitarbeitenden ermöglicht, von überall aus effektiv zu arbeiten. Cloud-Plattformen, mobile Apps und Tools wie die All-in-One-Plattform für Workplace Management von deskbird erleichtern die Koordinierung von hybriden Arbeitszeitplänen, die Buchung von Arbeitsplätzen und Ressourcen und die nahtlose Zusammenarbeit an verschiedenen Arbeitsorten und sogar in unterschiedlichen Zeitzonen. Diese Anpassungsfähigkeit steigert die Zufriedenheit, senkt die Bürokosten und erweitert den Zugang zu globalen Talenten, wodurch Unternehmen agil und kosteneffizient bleiben können.

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2. Workplace Management Software optimiert Büroflächen und senkt die Kosten

Workplace Management Software (WMS) verschafft Unternehmen einen Echtzeitüberblick über die Nutzung ihrer Büros und hilft ihnen, ungenutzte Flächen zu minimieren und Gemeinkosten zu senken. Tools wie die Office Analytics von deskbird sammeln und analysieren Belegungs- und Nutzungsdaten und ermöglichen es Führungskräften, Bürolayouts und Ressourcen sofort anzupassen. Durch die Rationalisierung von Abläufen und die Verbesserung der Flächeneffizienz trägt ein WMS zu einem schlankeren, produktiveren Arbeitsplatz bei.

3. Technologie befähigt Mitarbeitende, smarter zu arbeiten

Moderne Arbeitsplatztechnologie vereinfacht komplexe Aufgaben und steigert die Produktivität verschiedener Teams. Projektmanagement-Tools halten Projekte auf Kurs, Kommunikationsplattformen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit und KI-gestützte Analytics zeigen Leistungstrends auf. Ergonomische Innovationen wie intelligente Schreibtische und Klimakontrollsysteme fördern die Gesundheit und den Komfort und schaffen eine unterstützende, effiziente Umgebung, in der die Beschäftigten effektiv arbeiten können.

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4. IWMS und CAFM steigern die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz

Integrierte Workplace Management Systeme (IWMS) und Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Tools helfen Unternehmen, Immobilien und Einrichtungen präzise zu verwalten. Sie optimieren die Raumplanung, rationalisieren die Instandhaltung und unterstützen die Koordination von hybrider Arbeit und Collaboration durch Echtzeitdaten. Durch die Anpassung der Ressourcen an die Bedürfnisse der Belegschaft verbessern diese Systeme die Effizienz, die Produktivität und die allgemeine operative Agilität.

5. Tools für die digitale Zusammenarbeit schaffen stärkere virtuelle Arbeitsumgebungen

Plattformen für die digitale Zusammenarbeit sind für hybride und dezentrale Teams unverzichtbar geworden. Tools wie Slack, Microsoft Teams, Asana und Trello ermöglichen eine nahtlose Kommunikation, Aufgabenverwaltung und den Austausch von Dateien über verschiedene Standorte hinweg. In Kombination mit immersiven Technologien wie VR fördern diese Lösungen das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden, schaffen Klarheit und machen Teamarbeit jederzeit und überall möglich.

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6. Der technologische Fortschritt mischt die Karten für die Cybersicherheit von Unternehmen neu

Parallel zur Technologie am Arbeitsplatz entwickeln sich auch Cyber-Bedrohungen weiter. Das macht robuste Cybersicherheit zu einer Top-Priorität und zwingt Unternehmen, ihre digitalen Abwehrmaßnahmen kontinuierlich zu aktualisieren, fortschrittliche Schutzinstrumente einzuführen und Mitarbeitende in IT-Sicherheit und Datenschutz zu schulen. Proaktives Cyber-Risikomanagement trägt dazu bei, sensible Informationen zu schützen, die Compliance aufrechtzuerhalten und einen sicheren, ununterbrochenen Betrieb in einer zunehmend digitalen Welt zu gewährleisten.

7. Smarte Technologien fördern Nachhaltigkeit und Effizienz

Smarte Bürotechnologien machen Arbeitsplätze umweltfreundlicher und kosteneffizienter. Sensoren und Automatisierungssysteme regulieren Beleuchtung, Temperatur und Belüftung auf der Grundlage von Echtzeit-Auslastungsdaten, was Energieverschwendung und Kohlenstoffemissionen reduziert. Diese Tools unterstützen nicht nur die Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz, sondern verbessern auch die Luftqualität und den Komfort und fördern so ein gesünderes und produktiveres Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden.

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Worauf sollte man bei moderner Arbeitsplatztechnologie achten?

Moderne Arbeitsplatztechnologie sollte sicher, skalierbar und einfach zu bedienen sein. Sie sollte die sich entwickelnden Bedürfnisse eures Teams unterstützen, sich nahtlos in eure bestehenden Systeme integrieren, sensible Daten schützen und durch Analytics Dateneinblicke in Echtzeit liefern. Ein reibungsloses Nutzererlebnis, ein hoher ROI und die Flexibilität, sich an Büro-, Remote- oder hybride Arbeitsmodelle anzupassen, sind ebenso wichtig.

1. Sicherheit und Compliance

Sicherheit sollte bei der Auswahl von Arbeitsplatztechnologien immer oberste Priorität haben. Die von euch eingesetzten Tools müssen wichtige Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO, die CCPA oder ISO 27001 einhalten, um Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zu schützen. Achtet auf Funktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und granulare Zugriffskontrollen, die einschränken, wer Daten einsehen oder bearbeiten kann.

2. Skalierbarkeit und Integration

Moderne Arbeitsplatz-Tools sollten mit eurem Unternehmen wachsen. Wenn euer Team wächst oder sich eure Organisation weiterentwickelt, muss die Technologie anpassungsfähig bleiben, ohne dass eine komplette Überholung erforderlich ist. Wählt Systeme, die flexibles Benutzermanagement, modulare Funktionen und einfache Upgrades bieten. Außerdem sollten sich eure Workplace-Tools nahtlos in euer bestehendes Software-Ökosystem integrieren und damit verbinden lassen, von HR- und CRM-Plattformen bis hin zu Kommunikations-Tools und Kalendern.

3. User Experience (UX) und Benutzerfreundlichkeit

Egal, wie fortschrittlich ein Tool ist, es ist nur so gut wie seine Benutzerfreundlichkeit. Eine klare, intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass sich die Mitarbeitenden schnell und ohne langwierige Schulungen zurechtfinden. Moderne Arbeitsplatztechnologien sollten auf allen Geräten zugänglich sein und auf Desktop, Tablet und Handy ein einheitliches Erlebnis bieten. Ein einfaches Onboarding, eine übersichtliche Navigation und ein integrierter Support sind wichtig, um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten. Je einfacher ein System zu bedienen ist, desto größer ist sein Nutzen für die Beschäftigten und die Unternehmensführung.

4. Analytics und Datentransparenz

Datengestützte Entscheidungsfindung ist zu einem Eckpfeiler des modernen Workspace Managements geworden. Die richtigen Tools bieten Echtzeit-Analytics und Dashboards, die Einblicke in die Nutzung der Räumlichkeiten und Ressourcen geben. Anpassbare Berichte helfen Führungskräften, Trends zu beobachten, die Leistung zu messen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Transparenz ermöglicht eine intelligentere Planung und trägt dazu bei, dass Investitionen in Arbeitsplatztechnologie messbare Ergebnisse liefern.

5. Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten

Jedes Unternehmen hat einzigartige Anforderungen, und die von euch gewählte Arbeitsplatztechnologie sollte das widerspiegeln. Plattformen mit anpassbaren Rollen, Berechtigungen und Einstellungen ermöglichen es euch, die Experience für verschiedene Teams, Abteilungen oder Arbeitsmodelle zuzuschneiden. Unabhängig davon, ob ihr vollständig remote, hybrid oder vor Ort arbeitet, stellt Flexibilität sicher, dass eure Technologie relevant bleibt und genutzt wird, auch wenn sich euer Arbeitsplatz weiterentwickelt.

6. Kosteneffizienz und ROI

Schließlich solltet ihr sowohl den kurz- als auch den langfristigen Wert eurer Investition in Betracht ziehen. Moderne Arbeitsplatztechnologie sollte Zeit sparen, repetitive Aufgaben automatisieren und Betriebskosten senken. Bewertet die Gesamtkosten, einschließlich Lizenzierung, Wartung und Schulung, im Vergleich zu messbaren Vorteilen wie verbesserter Produktivität, Optimierung der Büroflächen und Mitarbeiterengagement.

Was kommt als Nächstes im Bereich der Arbeitsplatztechnologie?

Die nächste Welle der technologischen Innovationen am Arbeitsplatz wird die Grenzen zwischen der physischen und der digitalen Welt verschwimmen lassen. Technologien wie KI, AR, VR und das Metaverse werden die Art und Weise, wie Beschäftigte lernen, zusammenarbeiten und sich vernetzen, neu definieren, indem sie interaktive und sinnstiftende Erfahrungen schaffen. Die fortschreitende Automatisierung wird sich wiederholende Aufgaben ersetzen und neue Möglichkeiten eröffnen, die Kreativität, emotionale Intelligenz und Anpassungsfähigkeit erfordern.

Nachhaltigkeit und Wohlbefinden werden in den Workplace-Technologie-Trends von morgen ebenfalls eine zentrale Rolle spielen. In Zukunft können wir intelligentere, umweltfreundlichere Büros erwarten, die mit IoT-Systemen ausgestattet sind, die den Energieverbrauch überwachen, den Komfort verbessern und gesündere, effizientere Arbeitsumgebungen unterstützen. Im Büro der Zukunft geht es nicht nur um intelligentere Technologie, sondern um Technologie, die die Arbeit persönlicher, nachhaltiger und produktiver für die Mitarbeitenden macht.

Wie deskbird euren Tech Stack ergänzt und euer Büro zukunftssicher macht

Da flexibles Arbeiten zum neuen Standard wird, brauchen Unternehmen eine Technologie, die Menschen, Räumlichkeiten und Daten nahtlos miteinander verbindet. deskbird hilft Unternehmen genau dabei mit einer All-in-One Workplace-Management-Plattform, die entwickelt wurde, um hybride Büros effizient zu betreiben und ein besseres Mitarbeitererlebnis zu schaffen.

Mit deskbird können Unternehmen ihre physischen Arbeitsumgebungen leicht an die Bedürfnisse einer hybriden Belegschaft anpassen. Die Kernfunktionen umfassen Desk Booking, Raumbuchung, Workforce Management, Besuchermanagement und leistungsstarke Workplace Analytics, die Teams bei den folgenden Workflows und Aktivitäten unterstützen:

• Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze im Voraus buchen
• Gemeinsam genutzte Bereiche im Büro zuweisen und verwalten
• Hybride Arbeitswochen planen und Bürotage koordinieren
• Kolleg:innen über interaktive Gebäudepläne finden
• Die Belegung des Büros verfolgen, Daten sammeln und Office Analytics überwachen
  

Mit der modernen Workplace Management Software von deskbird könnt ihr euer hybrides Büro zukunftssicher machen, indem ihr eure Büroflächen optimiert, die Kosten für Immobilien und Nebenkosten reduziert, die hybride Wochenplanung automatisiert und Buchungen und Ressourcen einfach über eine einzige Plattform verwaltet.

Fazit: Arbeitsplatztechnologie ist zum Orchestrator des modernen Büros geworden

Technologie am Arbeitsplatz hat sich von einer einfachen Unterstützungsfunktion zu einem wahren Orchestrator der modernen Arbeit entwickelt. Von IoT-Geräten und intelligenten Sensoren bis hin zu KI-gesteuerten Plattformen und Tools für die Zusammenarbeit - technische Innovationen verbinden Menschen, Flächen und Systeme zu einem nahtlosen Ökosystem. Sie ermöglichen es Unternehmen, effizienter zu arbeiten, das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu steigern und nachhaltige, zukunftsfähige Arbeitsplätze zu schaffen.

Arbeitsplatzmanagementsysteme sind das Herzstück dieses Wandels. Sie sorgen dafür, dass sich der Arbeitsplatz dynamisch an die Bedürfnisse der Menschen und des Unternehmens anpasst. Sie machen Technologie zu einer strategischen Ressource, die die Produktivität steigert, Kosten spart und den Mitarbeitenden ein besseres Arbeitsumfeld bietet. Da die Technologie immer weiter voranschreitet, werden die erfolgreichsten Unternehmen diejenigen sein, die diese Tools nicht nur zur Verwaltung der Arbeit einsetzen, sondern auch um die Art und Weise, wie Arbeit stattfindet, neu zu gestalten.