Wie man in einer hybriden Arbeitsumgebung effektiv zusammenarbeitet

Hybrides Arbeiten hat die Art und Weise verändert, wie Teams zusammenarbeiten. Digitale Tools helfen zwar bei der Koordination aus der Ferne, aber das physische Büro spielt immer noch eine wichtige Rolle, wenn Teams sich persönlich treffen. Die meisten Mitarbeitende , dass persönliche Interaktion wichtig für die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen ist. Das heißt, dass die Gestaltung deines Büros sowohl die Teamarbeit vor Ort als auch hybride Verbindungen unterstützen muss. Die Umgestaltung muss sowohl digital als auch physisch erfolgen, um eine effektive Zusammenarbeit über alle Arbeitsmodi hinweg zu ermöglichen.

Dieser Artikel geht der Frage nach, warum es wichtig ist, die Bürogestaltung zu überdenken, und wie man einen hybriden Arbeitsbereich schafft, der zur Zusammenarbeit einlädt und eine positive Mitarbeitererfahrung fördert.

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Hybride Teams und Zusammenarbeit: die perfekte Kombination

Zusammenarbeit: der Dreh- und Angelpunkt eines erfolgreichen Unternehmens

Wie Martha Goedert mal gesagt hat: „Wenn du schnell vorankommen willst, geh allein. Wenn du weit kommen willst, geh gemeinsam mit anderen.“ Zusammenarbeit zu fördern ist einer der Schlüssel zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Aber hybrides Arbeiten hat die Art und Weise, wie Teammitglieder zusammenarbeiten, verändert. Selbst wenn die Leute die besten Tools für Remote-Zusammenarbeit haben, finden sie immer noch, dass persönliche Interaktion super wichtig für eine gute Zusammenarbeit ist. Laut dem Bericht „Hybrid Work Statistics 2022” von Zippia denken 87 % der Arbeitnehmer, dass persönliche Treffen wichtig sind, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten und Beziehungen aufzubauen.

Teamwork und Zusammenarbeit sind echt wichtig für die Motivation und Erfahrung der Mitarbeiter. Sie fördern den Zusammenhalt am Arbeitsplatz, schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit und stärken das Gemeinschaftsgefühl, das für das psychische Wohlbefinden und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz super wichtig ist. Aber Achtung: Wir reden hier nicht davon, die Leute zu zwingen, ständig zusammenzuarbeiten. Wir meinen damit, die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Leuten zu helfen, dank einer professionellen Umgebung und den richtigen Tools zusammenzuarbeiten.

Hybride Arbeit: der beste Ansatz für ein erfolgreiches Team

Auch wenn hybrides Arbeiten von Unternehmen und Führungskräften ein Umdenken in Sachen Zusammenarbeit erfordern, ist dieser neue Arbeitsstil entscheidend, um die Erwartungen einer modernen Belegschaft zu erfüllen. Zurückzugehen zum täglichen Büroalltag von 9 bis 18 Uhr ist keine Option.

Die Vorteile von Hybridarbeit sind echt krass:

• Mehr Zufriedenheit im Job
• Bessere Work-Life-Balance
• Höhere Produktivität

Aus diesen und vielen anderen Gründen ist flexibles Arbeiten für viele Mitarbeitende einfach ein Muss geworden:

• 37 % der Jobsuchenden würden ein Jobangebot ablehnen, wenn es keine flexiblen Arbeitsbedingungen gibt.
• 28 % der Mitarbeitende eine Beförderung ablehnen, wenn sie dafür nur noch im Büro arbeiten müssten.
• 28 % der Leute würden einen neuen Job ablehnen, wenn es keine „Arbeiten von überall”-Regelung gibt.

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Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld: die Bedeutung der Umgestaltung sowohl des digitalen als auch des physischen Arbeitsplatzes

Hybride Teamzusammenarbeit ist nicht nur digital

Die Ermöglichung flexiblerer Arbeitsregelungen zwingt Unternehmen dazu, über eine schnelle Strategie für die digitale Transformation nachzudenken und diese umzusetzen. Einige Unternehmen könnten sich angesichts dieser schnellen Entwicklung verloren fühlen. Dies ist jedoch ein wesentlicher Schritt, um den Erfolg hybrider Arbeitsformen zu gewährleisten und euer Unternehmen zukunftssicher zu machen. Teammitglieder müssen in der Lage sein, von zu Hause aus und mit ihren Kolleg:innen genauso reibungslos zu arbeiten, wie wenn sie alle im Büro sind.

Bei einem hybriden Arbeitsmodell läuft jedoch nicht alles virtuell ab, wie bei einer reinen Remote-Strategie. Daher muss die Zusammenarbeit auch vor Ort gedeihen, unabhängig davon, ob das gesamte Team im Büro ist. Aus diesem Grund ist die Umgestaltung sowohl des digitalen als auch des physischen Arbeitsplatzes von größter Bedeutung. Wenn sie vor Ort sind, müssen die Mitarbeitenden Zugang zu Arbeitsbereichen haben, die die Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen im Büro und denen, die remote arbeiten, ermöglichen.

Die vier verschiedenen Arten der Zusammenarbeit in einer hybriden Landschaft

Zusammenarbeit kann ganz unterschiedlich aussehen. Hier sind vier Arten, die dir vielleicht bekannt vorkommen:

• Amselben Ort und synchron. In dieser Art von Zusammenarbeit Mitarbeitende am selben Ort zusammen. Zum Beispiel treffen sie sich mittwochs alle im Büro. Heutzutage werden eher Gemeinschaftsräume als Einzelbüros reserviert.
• Gemeinsamer Standort und asynchron. Auch hier teilen sich die Leute den gleichen Arbeitsplatz, arbeiten aber jeder für sich an seinen eigenen Aufgaben. In diesem Fall bevorzugen die Teammitglieder eher ruhige Bereiche und Einzelschreibtische.‍
• Remote und synchron. Bei einem Remote- und synchronen Kollaborationssystem arbeiten alle zusammen, aber von zu Hause oder einem anderen Arbeitsplatz aus. Das ist vor allem bei verteilten Teams der Fall. Die besten Online-Kollaborationstools sind dabei super wichtig.
• Remote und asynchron. Die letzte Art der Zusammenarbeit für hybride Teams ist, wenn jeder Mitglied einzeln und remote arbeitet. Sie konzentrieren sich auf Aufgaben für Gruppenprojekte, aber auf eigene Faust. Das passiert oft, bevor zum synchronen Modus gewechselt wird, zum Beispiel.

Die Rolle des Büroraums und seine Auswirkungen auf die Zusammenarbeit

Konzentration auf einzelne Aufgaben zu Hause und Planung der gemeinsamen Arbeit für die Tage vor Ort

Mit der hybriden Arbeitsweise Mitarbeitende viele Mitarbeitende ihre Arbeitsweise Mitarbeitende . Die meisten machen ihre individuellen Aufgaben lieber im Homeoffice und heben sich die Sachen, die mit Gruppenprojekten zu tun haben, für die Tage im Büro auf. Deshalb ändert sich die Rolle des physischen Arbeitsplatzes komplett. Auch wenn einige Teammitglieder immer noch gerne alleine im Büro arbeiten, freuen sich die meisten darauf, einen Platz in einer gemeinsamen Umgebung zu reservieren, um mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten. CRE- und Facility-Manager müssen diesen Aspekt berücksichtigen, um den Zweck des Büros zu überdenken und einen Arbeitsbereich zu schaffen, der die Erwartungen der hybriden Belegschaft erfüllt.

Schaffung von Bereichen, die den Austausch zwischen den Mitarbeitenden und die Zusammenarbeit im Team fördern

Eine weitere Veränderung der Funktion des Büros in einer hybriden Arbeitsumgebung besteht darin, dass es nicht mehr nur ein Ort ist, der mit Arbeitsaufgaben in Verbindung steht. Es wird zu einem Treffpunkt, an dem man sich nach einigen Tagen oder Wochen im Homeoffice mit Kollegen austauschen und wieder Kontakte knüpfen kann. Was hat das mit Zusammenarbeit und Bürogestaltung zu tun? Sehr viel, denn es bedeutet, dass ein echtes Interesse daran besteht, Räume zu schaffen, die der persönlichen Interaktion und der Teambildung gewidmet sind. Diese „Chill”-Zonen sind nicht zum Arbeiten gedacht, sondern dazu, die Zeit mit Kollegen zu genießen und echte Beziehungen zueinander aufzubauen. Dies zu ermöglichen, hat einen starken Einfluss darauf, wie Mitarbeitende und zusammenarbeiten.

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Erstellt Räume für hybride Teams

Die Bürolandschaft kann zu einem besseren Zusammenhalt und Teamwork in einer flexiblen Arbeitsumgebung beitragen, von der Hardware bis zur Software. Hybride Teams brauchen Zugang zu speziellen Tools und Ressourcen für die hybride Zusammenarbeit, um zusammenzuarbeiten, ohne am selben Ort zu sein.

Wir haben fast alle schon mal erlebt, wie Samys Katze vor dem Bildschirm vorbeiläuft und Chloe mit ihrer schlechten Internetverbindung kämpft. Wir wissen also alle, dass Technik eine wichtige Rolle für eine gute Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld spielt. Später in diesem Artikel erklären wir, welche Tools und Ressourcen es gibt, wie sie die hybride Zusammenarbeit fördern und warum Unternehmen echt darüber nachdenken sollten, in sie zu investieren.

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Tipps, wie man Teamwork und Zusammenarbeit in einer hybriden Umgebung besser hinbekommt

Daten und Menschen: Eure wertvollsten Ressourcen zur Schaffung einer florierenden hybriden Arbeitsumgebung

1. Daten

Der erste Schritt, um einen Arbeitsbereich zu schaffen, der Teamarbeit und Zusammenarbeit fördert, ist, deinen Workplace Analytics genau zu checken. Du solltest zum Beispiel herausfinden, wie oft dein Büro genutzt wird und wie voll es ist.

Wichtige Fragen, die mit Daten beantwortet werden müssen:

• Werden Gemeinschaftsbereiche hauptsächlich von deinen hybriden Mitarbeitern genutzt?
• Möchten deine Mitarbeiter lieber wie beim traditionellen Arbeitsmodell an ihren eigenen Schreibtischen weiterarbeiten?
• Werden manche Meetingräume öfterMeetingräume als andere?
• Wenn ja, liegt das daran, dass sie mit spezieller Hardware ausgestattet sind?

Daten können all diese Fragen und noch viele mehr beantworten. Aber woher kriegst du diese Infos? Arbeitsplatzanalysen sind deine Goldgrube; du findest sie zum Beispiel in der deskbird .

2. Mitarbeiter

Das Treffen datengestützter Entscheidungen ist einer der Schlüssel zum Aufbau eines florierenden Arbeitsumfelds. Die Meinung der Menschen ist jedoch die geheime Zutat, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Zufriedenheit und das Glück unserer Mitarbeitenden zu steigern. Indem ihr eure Mitarbeitende direkt befragt, könnt ihr herausfinden, was in eurem hybriden System fehlt oder verbessert werden könnte. Dies kann durch einen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit geschehen, der speziell auf dieses Thema zugeschnitten ist, oder bei einem Kaffee mit euren Kolleg:innen.

Alle Abteilungen müssen zusammenarbeiten, um einen erfolgreichen kollaborativen Arbeitsraum zu gestalten

CRE- und Facility-Manager sind super wichtig, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Zusammenarbeit fördert. Aber um das richtig gut hinzukriegen, muss man unbedingt mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten.

Zu den wichtigsten Partnern gehören:

• IT-Team: Unverzichtbar für die effiziente und sichere Implementierung digitaler Hybrid-Tools für die Zusammenarbeit
• Teamleiter: Hilf dabei, besser zu verstehen, was Mitarbeitende , um die Teamarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern.
• Finanzmanager: Findet raus, ob diese Änderungen finanziell machbar sind, und schätzt ein, wie sehr eure Bemühungen um ein kooperativeres Arbeitsumfeld dem Geldbeutel des Unternehmens zugute kommen.

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Technologie: ihre wesentliche Rolle bei der Förderung von Teamwork und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

3. Software zur Zimmerreservierung

Bei der Raumbuchung , wie bei deskbird, handelt es sich um eine integrierte App, die es Teammitgliedern ermöglicht, einen Besprechungsraum für eine bestimmte Zeit über ihr Telefon oder ihren Desktop zu reservieren. Eure Besprechungsräume sind vielleicht nicht alle gleich ausgestattet. Einige verfügen vielleicht über Whiteboards und angeschlossene Tische, während andere mit Live-Screen-Sharing-Systemen ausgestattet sind. Mit diesem Raumbuchungssystem können die Mitarbeitenden sicherstellen, dass sie den Besprechungsraum bekommen, den sie brauchen, um unter optimalen Bedingungen zusammenzuarbeiten.

4. Hybride Planungsplattform

Stellt euch vor, wie frustrierend es ist, ins Büro zu kommen und mit Kolleg:innen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten zu wollen, um dann festzustellen, dass diese Personen an diesem Tag nicht vor Ort sind. Solche Situationen können die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden stark beeinträchtigen. Um dieses Problem zu lösen, empfehlen wir euch die Nutzung einer Plattform für Hybrid-Scheduling (die App deskbird ist ebenfalls mit einer Wochenplanungsfunktion ausgestattet). Auf diese Weise können Manager und Teammitglieder die Zeitpläne der jeweils anderen sehen und ihre Woche entsprechend planen.

5. Arbeitsplatz-Analytics 

Wie gesagt, Workplace Analytics eine super Informationsquelle, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Teamarbeit und Zusammenarbeit fördert. Nutze deine digitale Infrastruktur, um weiterhin Daten zu sammeln und zu analysieren, um festzustellen, ob die Bürogestaltung so genutzt wird, wie du es dir vorgestellt hast. Außerdem kannst du so Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind, um die Zusammenarbeit zwischen deinen hybriden Mitarbeitern weiter zu verbessern.

6. Angeschlossene Hardware

Smart-Office-Technologie ist echt wichtig, um Mitarbeitende vor Ort und im Homeoffice Mitarbeitende einer hybriden Arbeitswelt zu verbinden. Firmen, die sich damit beschäftigen, entwickeln Technologien, an die wir vor ein paar Jahren noch nicht mal gedacht hätten.

Je nach deinen Bedürfnissen und deinem Budget kannst du in die folgenden hybriden Tools für die Zusammenarbeit investieren:

• Live-Bildschirmfreigabe;
• VR (Virtual Reality)-Geräte;
• Whiteboards;
• verbundene Tische;
• intelligente Kaffeemaschinen ☕ (unterschätzt nicht die Kraft einer Kaffeepause für die Teamzusammenführung und kreative Ideen);
• etc.

Der Zusammenhang zwischen Bürogestaltung und Teamarbeit

Die Umgestaltung des digitalen Arbeitsbereichs und die Neugestaltung deines Büros sind super wichtig, um die Zusammenarbeit in hybriden Teams zu fördern. Durch die Analyse von Daten und Gespräche mit Mitarbeitende anderen Abteilungen kannst du herausfinden, wo die hybride Belegschaft die größten Schwierigkeiten hat und was du zuerst angehen solltest. Mit konstruktivem Feedback und guter Teamarbeit kannst du die Bedürfnisse der Leute erfüllen, die in einer hybriden Arbeitsumgebung zusammenarbeiten.

Neben der Anpassung der Arten von Arbeitsbereichen, die du anbietest, solltest du auch überlegen, Software und Hardware auf den neuesten Stand zu bringen, damit deine Mitarbeiter die richtigen Tools und Ressourcen haben, um in einer flexiblen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein. Suchst du nach einem benutzerfreundlichen Hybrid-Arbeitsbereichsmanagementsystem, das sich deinen Anforderungen anpasst?

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