KI am Arbeitsplatz: Was IT- und Führungskräfte im Arbeitsumfeld wissen müssen

Viele Arbeitnehmer befürchten, dass die Automatisierung ihre Aufgaben neu gestalten wird, doch allgemeine Trends im Bereich KI und zur Zukunft der Arbeit zeigen, dass durch diesen Wandel neue Aufgaben entstehen, während sich andere weiterentwickeln. Für Führungskräfte in der IT und am Arbeitsplatz lautet die eigentliche Frage nicht, ob KI Arbeitnehmende ersetzen wird, sondern wie man Produktivitätsgewinne nutzen kann, während man gleichzeitig den Validierungsaufwand in den Griff bekommt, die Ausbreitung von Schatten-KI verhindert und eine skalierbare Governance aufbaut. Hier sind unsere Beobachtungen und Erkenntnisse zum effektiven Einsatz von KI am Arbeitsplatz.

Kurz zusammengefasst

KI am Arbeitsplatz hat sich über Chatbots hinaus entwickelt und ist mittlerweile zu einer zentralen operativen Ebene für IT- und Arbeitsplatzteams geworden.

• KI unterstützt die IT durch Automatisierung, Datenanalyse, Sicherheitsüberwachung und Softwareentwicklung
• Zu den Vorteilen zählen eine verbesserte Effizienz und Verfügbarkeit rund um die Uhr, allerdings ist eine KI-Governance erforderlich, um Schatten-KI und den Validierungsaufwand zu bewältigen.
• Dieser Wandel erfordert neue Kompetenzen und Strategien, nicht den Ersatz von Arbeitsplätzen – dabei soll KI eher als Copilot denn als Autopilot fungieren.

Was sind die Vor- und Nachteile von KI am Arbeitsplatz?

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Die Vorteile von KI am Arbeitsplatz

Die Arbeit mit KI verbessert die Leistung

Wie in allen anderen Bereichen des Unternehmens trägt der Einsatz von KI auch in der IT-Abteilung dazu bei, die Effizienz und Produktivität zu steigern. Die Mitarbeitenden können langweilige, zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben mithilfe von Technologien erledigen, die auf KI und Arbeitsautomatisierung basieren. So haben sie die Möglichkeit, sich auf sinnvolle und komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Das Ergebnis wird dadurch verbessert.

Der Einsatz von KI am Arbeitsplatz verringert das Risiko menschlicher Fehler

KI-Systeme können riesige Datenmengen schnell und präzise verarbeiten und analysieren. Sie bearbeiten Daten konsistent und ohne Ermüdungserscheinungen, können jedoch dennoch Fehler produzieren, die eine Überprüfung durch Menschen erfordern. Außerdem können sie Muster und Anomalien erkennen, die für Menschen schwer zu entdecken sind, und so die Zuverlässigkeit von Entscheidungsprozessen verbessern. Das führt zu mehr Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz.

Durch die Zusammenarbeit mit Robotern ist euer Unternehmen 24/7 verfügbar und produktiv

KI-Systeme laufen kontinuierlich und ohne Ausfallzeiten. Sie arbeiten rund um die Uhr für dich und deine Teammitglieder. Ein gängiges Beispiel sind Chatbots: Sie können die Fragen deiner Kunden beantworten und jederzeit versuchen, ihre Probleme zu lösen. KI-Tools können auch außerhalb der menschlichen Arbeitszeiten weiterhin Daten sammeln und analysieren. KI hilft deinem Unternehmen auf vielfältige Weise, jederzeit verfügbar und produktiv zu bleiben.

Einsatz von KI-Tools verbessert die Entscheidungsfindung

KI hilft Mitarbeitenden auf vielfältige Weise bei der Entscheidungsfindung. Sie kann im Vertrieb helfen, indem sie über die Automatisierung auf LinkedIn mehr potenzielle Kunden anspricht. Außerdem kann sie dabei helfen, Hindernisse aus dem Weg zu räumen. So kann sich beispielsweise die Tatsache, dass KI keine Emotionen oder menschliche Sichtweisen hat, manchmal als positiv erweisen. Emotionale Entscheidungen werden vermieden, und Entscheidungen basieren ausschließlich auf Fakten. Das trägt dazu bei, Diskriminierung bei der Personalauswahl oder bei der Karriereentwicklung zu verhindern. Die Arbeit mit KI kann daher die DEI am Arbeitsplatz verbessern.

Die Nachteile der Arbeit mit KI

Bei der Arbeit mit KI muss herkömmliches Fachwissen und Computerkenntnisse kombinieren

Manche Menschen brauchen Zeit, um sich anzupassen und zu lernen, wie sie KI bei ihren täglichen Aufgaben einsetzen können. KI-Systeme sind dann erfolgreich, wenn sie mit menschlichem Fachwissen kombiniert werden. Gleichzeitig brauchen Mitarbeitende KI, um effizienter zu arbeiten, ihre Fähigkeiten zu erweitern und sich auf sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren. Du kannst von deinen Mitarbeitenden nicht erwarten, dass sie mit KI-Tools arbeiten und das Beste aus ihnen herausholen, ohne dass sie entsprechend geschult wurden.

Wenn man der KI am Arbeitsplatz mehr Raum gibt, kann sich manche Arbeit weiterentwickeln

Der Einsatz von KI am Arbeitsplatz verändert manche Aufgabenbereiche. KI automatisiert sich einfache und Routineaufgaben, die zuvor von Menschen erledigt wurden, wie zum Beispiel die Dateneingabe oder einfache Kundendienstaufgaben. Das führt zu einer Weiterentwicklung der Arbeitsplätze und erfordert von den Beschäftigten, sich weiterzubilden und sich an neue Aufgaben anzupassen, die komplexere Fähigkeiten und menschliche Interaktion erfordern.

Der Einsatz von KI-Technologie verringert die Kreativität

KI-Algorithmen sind darauf ausgelegt, bestimmte Regeln und Muster zu befolgen, die auf den Daten basieren, mit denen sie trainiert wurden. Ihnen fehlt die emotionale Intelligenz und Intuition, über die Menschen verfügen. Das führt zu einem Mangel an Originalität und Innovation bei den Ergebnissen. Wenn KI jedoch mit menschlichem Input und Fachwissen kombiniert wird, fördert sie die Kreativität und bringt eine einzigartige Perspektive in eine Aufgabe oder ein Projekt ein. Das ist einer der Hauptgründe, warum Mitarbeitende und KI-Systeme zusammenarbeiten müssen.

Schatten-KI birgt Sicherheits- und Governance-Risiken

Wenn Mitarbeitende KI-Tools ohne Genehmigung der IT-Abteilung einsetzen – was als Schatten-KI bezeichnet wird – sehen sich Unternehmen mit versteckten Sicherheits- und Compliance-Risiken sowie unnötigen Kosten konfrontiert. Ohne klare Richtlinien zur KI-Governance lässt sich nicht nachverfolgen, welche Daten in welche Tools fließen oder wer für KI-gestützte Entscheidungen verantwortlich ist. Die Zeit, die für die Überwachung und Korrektur von KI-Ergebnissen aufgewendet wird – was manchmal als „Botsitting“ bezeichnet wird – schmälert die Produktivitätsgewinne, wenn sie nicht gezielt gesteuert wird.

Zu den wichtigsten Aspekten der Unternehmensführung gehören:

• Bestandsaufnahme der aktuellen KI-Nutzung in den verschiedenen Teams
• Erstellung von Listen zugelassener Werkzeuge und Richtlinien zum Umgang mit Daten
• Festlegung der Verantwortlichkeit bei KI-gestützten Entscheidungen
• Festlegung von Validierungsprotokollen auf der Grundlage des Risikograds der Aufgabe

Wie kann KI IT-Teams unterstützen?

Automatisierung

Automatisierung ist ein bedeutender technologischer Fortschritt. Indem man repetitive Aufgaben der Automatisierung überlässt, spart man Zeit und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf wichtigere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Generative KI-Tools erweitern diese Möglichkeiten noch weiter. IT-Experten gestalten komplexe Prozesse effizienter und verringern gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler. Entwickler nutzen KI zum Beispiel, um Code zu vervollständigen oder zu korrigieren. Indem sie beim Programmieren mit künstlicher Intelligenz arbeiten, erledigen sie mehr Aufgaben in kürzerer Zeit und mit weniger Tastenanschlägen. Zu den Tools zur Code-Vervollständigung mit KI gehören Tabnine, GitHub Copilot, Visual Studio IntelliCode, PyCharm und AIXcoder.

Der nächste Schritt ist agentebasierte KI: Systeme, die mehrstufige Arbeitsabläufe autonom ausführen, anstatt nur Fragen zu beantworten. Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Eine KI, die die Terminplanung koordiniert, Raumkonflikte meldet oder Nutzungsmuster aufzeigt, ohne dass man sie manuell dazu auffordern muss. Der entscheidende Unterschied ist, dass agentische Systeme wie ein Copilot fungieren und dir Empfehlungen unterbreiten, die du prüfen kannst, anstatt eigenmächtig zu handeln.

Datenanalyse

Künstliche Intelligenz hilft IT-Mitarbeitenden dabei, Daten schneller zu analysieren. KI-Tools verarbeiten eine enorme Datenmenge – mehr, als das menschliche Gehirn jemals könnte. Die Datenanalyse braucht Zeit. IT-Teammitglieder, die mit KI arbeiten, bearbeiten mehr Daten in kürzerer Zeit und steigern so ihre Effizienz und Produktivität. So erkennen sie neue Markttrends noch vor deinen Mitbewerbern. Außerdem fallen ihnen bestimmte Verhaltensmuster bei Kunden auf.

Datensicherheit

Cybersicherheit hat für IT-Teams oberste Priorität, und künstliche Intelligenz spielt in diesem Bereich eine Schlüsselrolle. KI-Systeme erkennen potenzielle Bedrohungen oder Datenlecks. Maschinelles Lernen hilft der KI dabei, den Datenschutz und die Systemsicherheit zu verbessern. Das ist eine wichtige Unterstützung für IT-Teams, die mit KI arbeiten. Diese Tools senden dann entweder eine Warnmeldung über eine automatisierte Benachrichtigung oder blockieren verdächtige IP-Adressen direkt. In Verbindung mit klaren Governance-Richtlinien wird KI zu einer Erkennungsschicht, die eure allgemeine Sicherheitslage stärkt.

Software-Entwicklung

Berücksichtigt man all die bisherigen Erkenntnisse, verbessert KI die Softwareentwicklung erheblich. Sie unterstützt IT-Teams dabei, zeitaufwändige Aufgaben wie Code-Reviews und Tests zu automatisieren. Außerdem bleibt dadurch mehr Zeit für Innovation und Kreativität. KI identifiziert potenzielle Sicherheitsbedrohungen und empfiehlt Lösungen, was zu sichererer und zuverlässigerer Software führt. IT-Teams können ihre Softwareentwicklungsprozesse schnell verbessern, Kosten senken und qualitativ hochwertigere Produkte liefern. Letztendlich verschaffen sie sich damit einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Wie verändern KI-Systeme die IT-Berufe?

Der Einsatz von KI-Ressourcen bedeutet, die Arbeitsweise der IT-Teams zu überdenken

Um den Nutzen der KI voll auszuschöpfen, müssen IT- Mitarbeitende ihre Arbeitsweise anpassen. Sie sollten KI als einen Copiloten betrachten, mit dem sie Hand in Hand arbeiten und ihre Fähigkeiten erweitern können. Das bedeutet, KI in den gesamten Lebenszyklus der Softwareentwicklung einzubinden – vom Entwurf bis zum Testen – und sie zu nutzen, um Prozesse und Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern.

IT-Teams sollten außerdem mit der nötigen Infrastruktur und Schulung ausgestattet werden, um die Integration von KI zu unterstützen. Ethische und regulatorische Aspekte müssen berücksichtigt werden. Indem sie ihre Arbeitsweise anpassen, können IT-Teams die Vorteile der KI voll ausschöpfen und in einer sich rasant entwickelnden Technologielandschaft immer einen Schritt voraus bleiben.

KI am Arbeitsplatz kann risikofreudiges Verhalten und Innovation fördern

KI am Arbeitsplatz fördert Risikobereitschaft und Innovation, indem sie die Angst vor dem Scheitern verringert. KI simuliert Szenarien und testet Ideen in einer virtuellen Umgebung, sodass Teams neue Ansätze ausprobieren und Risiken eingehen können, ohne die Konsequenzen realer Misserfolge tragen zu müssen. KI liefert zudem Einblicke in aufkommende Trends und das Verbraucherverhalten und deckt so neue Innovationsmöglichkeiten auf. Durch den Einsatz von KI auf diese Weise fördern Unternehmen eine Kultur des Experimentierens und der Kreativität. Das führt zu Durchbrüchen, die mit herkömmlichen Mitteln nicht möglich gewesen wären. Unternehmen verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil, indem sie sich schnell an veränderte Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse anpassen.

Die Auswirkungen der KI auf den Arbeitsmarkt

Eine Gallup-Umfrage ergab, dass 27 % der Arbeitnehmenden in den USA befürchten, dass Technologie ihre Arbeitsplätze überflüssig machen könnte – ein Rekordhoch, das sich seit 2017 fast verdoppelt hat.

In einem Artikel von Zippia heißt es, dass 37 % der Amerikaner befürchten, durch die Automatisierung ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Der Einsatz künstlicher Intelligenz wird einige Berufe verändern. Der Vormarsch der KI wird jedoch mehr Arbeitsplätze schaffen, als er wegnehmen wird. Laut dem „Future of Jobs Report“ des Weltwirtschaftsforums werden durch Automatisierung und KI 85 Millionen Arbeitsplätze wegfallen, während in diesem Sektor 97 Millionen neue Beschäftigungsmöglichkeiten entstehen werden.

Die größere Veränderung betrifft die erforderlichen Fähigkeiten. KI funktioniert am besten als Copilot, nicht als Autopilot. Mitarbeitende, die lernen, mit KI zusammenzuarbeiten, deren Ergebnisse zu überprüfen und die Empfehlungen der KI mit menschlichem Urteilsvermögen zu ergänzen, werden feststellen, dass ihre Rollen dadurch gestärkt statt abgeschafft werden. Unternehmen, die KI ablehnen, werden ins Hintertreffen geraten. Alle Unternehmen sollten die Weiterqualifizierung und Umschulung ihrer Mitarbeitenden priorisieren. 

Technologie am Arbeitsplatzprägt, wie Mitarbeitende ihre täglichen Aufgaben erledigen. Die Arbeit mit KI erfordert von allen, einschließlich der IT-Teams, eine Anpassung. Eine angemessene Schulung hilft dabei, die Vorteile der Einführung von KI am Arbeitsplatz zu maximieren und die Nachteile zu minimieren. Der Einsatz künstlicher Intelligenz wird in der Tat zur Weiterentwicklung bestimmter Berufe führen. Für die Beschäftigten ist das eine Chance, ihre Fähigkeiten zu erweitern, mehr Sinn in ihrer Karriere zu finden und den Rest der KI zu überlassen.

Wie deskbird das KI-gestützte Arbeitsplatzmanagement unterstützt

deskbird basiert auf dem Prinzip, dass KI als Copilot fungieren sollte, niemals als Autopilot. Unsere Plattform für das Arbeitsplatzmanagement nutzt KI, um Erkenntnisse und Empfehlungen zu liefern, während die Menschen weiterhin die Kontrolle über die Entscheidungen behalten.

• deskbird Intelligence analysiert die Raumnutzungsmuster, um dir dabei zu helfen, deine Immobilien bedarfsgerecht zu dimensionieren und ungenutzte Kapazitäten zu reduzieren – und liefert dabei entscheidungsrelevante Daten, ohne einzelne Personen zu verfolgen
• Die Funktionen von Agentic Workplace koordinieren die Terminplanung und kennzeichnen Konflikte automatisch, wobei sie dir Empfehlungen unterbreiten, die du prüfen kannst, anstatt automatisch Maßnahmen zu ergreifen
• Eine kontrollierte KI-Integration bedeutet, dass Funktionen in die Plattform eingebaut werden, die dein IT-Team bereits verwaltet, wodurch das Risiko von Schatten-KI verringert wird

Unternehmen wie ILF Consulting Engineers Austria nutzen deskbird, um durch die Analyse der tatsächlichen Nutzungsmuster mehr Mitarbeitende auf derselben Fläche unterzubringen. Angesichts des rasanten Wachstums und begrenzter Büroflächen an sechs Standorten führte ILF Austria deskbird ein, um rund 800 Arbeitsplätze transparent zu verwalten. Die Plattform wird mittlerweile von über 80 % der Belegschaft genutzt, und das Unternehmen stellte durch detaillierte Analysen fest, dass es tatsächlich über genügend Platz verfügt, um weiter zu wachsen, ohne dass es zu einem Mangel an Schreibtischen kommt. Das Ergebnis: bessere Immobilienentscheidungen auf der Grundlage präziser Nutzungsdaten.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir eigentlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen, und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem wir mit deskbird die Schreibtischbelegung genau dokumentiert und alles im Detail ausgewertet hatten.

Josef P. Mayr, Geschäftsführer, ILF Consulting Engineers Austria