Hot-Desking-Büroeinrichtung: Wie man Layouts, Zonen und Schreibtischflächen gestaltet

Hot-Desking-Büroeinrichtung: Wie du deinen Büroraum planst

Wenn du dein Büro in eine erfolgreiche Hot-Desking-Umgebung verwandeln willst, brauchst du einen soliden Plan. Was du brauchst, ist eine bewusste Neugestaltung deiner verfügbaren Büroflächen, damit sie für verschiedene Arten flexibler Arbeit geeignet sind.

1. Schau dir erst mal genau an, wie der Platz gerade genutzt wird.

Schau dir erst mal an, wie deine Büroräume gerade genutzt werden, indem du die Belegung verfolgst und Bereiche mit viel und wenig Verkehr aufzeichnest. Nutze diese Infos, um deine Hot-Desking-Strategie zu verbessern, Ressourcen neu zu verteilen und Räume so umzugestalten, dass sie den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Achte dabei auch auf Orte, an denen Leute zusammenkommen, wie Kaffeestationen oder Sitzecken, die dir zeigen können, wo gemeinsame Bereiche sein sollten. Wenn du dir die Muster anschaust, denk auch an die Anforderungen an die Nähe. Manche Teams profitieren immer noch davon, nah beieinander zu sein, sodass du ein Layout planen kannst, das sowohl Flexibilität als auch die Abstimmung der Arbeitsabläufe unterstützt.

2. Überleg dir Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit

Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeitende meisten Mitarbeitende hauptsächlich ins Büro kommen, um sich mit ihren Kollegen auszutauschen, zusammenzuarbeiten und zwanglose Gespräche zu führen. Bevor du anfängst, Bereiche zuzuweisen oder Möbel umzustellen, solltest du dir ein klares Bild davon machen, was dein Team hauptsächlich macht, wenn es vor Ort ist.

• Die wichtigsten Arbeitstypen festlegen: Versteh , warum dein Team ins Büro kommt. Ist es wegen der Zusammenarbeit, der Konzentration, der sozialen Kontakte, des Zugangs zu Geräten oder der Interaktion mit Kunden?
• Passe deine Gemeinschaftsräume an: Richte die Größe und Anzahl der Räume nach den tatsächlichen Nutzungsmustern aus , nicht nach Vermutungen (z. B. mehr kleine Räume, weniger große). Hier kannst du deine Workplace Analyticsnutzen.
• Unterstütze spontane Teamarbeit: Vergiss nicht , informelle Treffpunkte wie gemütliche Sitzecken und Ecken für kurze Besprechungen einzuplanen, um spontane Gespräche und Diskussionen zu fördern.

3. Überleg dir, wie viele Schreibtische du wirklich brauchst.

Der nächste Schritt ist, die Erkenntnisse über die Nutzung des Arbeitsbereichs und die Zusammenarbeit in eine realistische Anzahl von Schreibtischen umzuwandeln. Wenn du deine Planung auf Daten, wöchentliche Anwesenheitsmuster und teamspezifische Verhaltensweisen stützt , kannst du das optimale Verhältnis für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen für hybrides Arbeiten bestimmen.

• Schätze den Bedarf an Hot Desks anhand von Belegungsdaten: Leg die Anzahl der Schreibtische anhand der durchschnittlichen Anwesenheit pro Team vor Ort fest (nicht anhand der Gesamtmitarbeiterzahl) und berücksichtige dabei wöchentliche Muster, Teampläne und saisonale Schwankungen.
• Benutze die Benchmarks für die Hot-Desking-Quote mit Bedacht: Auch wenn die üblichen Quoten normalerweise zwischen 0,6 und 0,8 Schreibtischen pro Mitarbeiter liegen, solltest du sie eher als Richtlinien und nicht als feste Regeln sehen. Teams, die meistens asynchron arbeiten, können sich mehr Schreibtische teilen, während Teams, bei denen Interaktion wichtig ist, vielleicht mehr feste Sitzplätze brauchen.
• Nutze Berechnungstools, um deine Planung zu überprüfen: Tools wie der Büroflächenrechnerdeskbird helfen dir dabei, die richtige Anzahl an Schreibtischen zu schätzen und deine Bürofläche zu optimieren.

Hot-Desking-Büroflächen: Wie du dein Büro einrichtest

Beim Entwerfen deines Layouts werden aus Plänen konkrete Entscheidungen über Zoneneinteilung, Nachbarschaften, Besprechungsräume und Bewegungsmuster. Das Ziel ist, eine Umgebung zu schaffen, in der die Leute intuitiv den richtigen Platz für ihre jeweilige Aufgabe finden.

1. Nutze Office Mapping, um deinen physischen Raum zu planen.

Mit Office Mapping kannst du die Raumnutzung optimieren, indem du Bereiche mit hoher und niedriger Aktivität identifizierst, um Layouts neu zu organisieren, ungenutzten Platz zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu verbessern. Durch einen strategischen Überblick darüber, wo jede Funktion angesiedelt sein sollte, kannst du festlegen, wo verschiedene Abteilungen, Arbeitsplätze, Gemeinschaftsräume und Einrichtungen platziert werden sollten, um die Effizienz zu steigern. Du kannst verschiedene Arten von Office-Mapping-Lösungen verwenden, um deinen physischen Arbeitsbereich zu visualisieren, darunter statische und interaktive Grundrisse, Sitzpläne und 3D-Karten.

2. Mach klare, gezielte Zonen, je nachdem, was da so abgeht.

Entwirf ein Büro, das verschiedene Arbeitsanforderungen unterstützt. Denk über ein flexibles Bürodesign nach und integriere verschiedene Arten von Arbeitsbereichen in dein Layout, damit Mitarbeitende den für ihre Aufgaben am besten geeigneten Platz Mitarbeitende wählen können. Zu den Bereichen könnten gehören:

• Fokus-Arbeitsplätze,
• Telefonzellen,
• Hybride Meetingräume,
• Zonen für Zusammenarbeit (z. B. Workshop-Bereiche oder Besprechungsräume),
• Soziale Räume (z. B. ein Arbeitscafé),
• Arbeitslounges,
• Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten,
• Flexible Projekträume (z. B. Teamräume) und
• Flexible Bereiche zum gemeinsamen Nutzen von Schreibtischen.

3. Plan für Meetingräume einer ausgewogenen Mischung aus Größen und Kapazitäten

Die neueste Ausgabe des Workplace Occupancy & Utilization Index zeigt, dass mehr als die Hälfte aller Meetingräume für fünf oder mehr Personen ausgelegt Meetingräume , während die tatsächliche Nachfrage nach kleinen Meetingräume einer Kapazität von 2 bis 4 Personen am höchsten ist. Das heißt, du solltest deine Besprechungsräume bei der Gestaltung deines Hot-Desking-Büro-Layouts überdenken. Stell dir Fragen wie:

• Wie viele Leute sind normalerweise bei einem Meeting dabei?
• Wie ist das Verhältnis zwischen persönlichen und hybriden Meetings?
• Wie oft sind Meetings in der Woche geplant und wann gibt's die meisten Terminkonflikte?
• Welche Teams oder Rollen brauchen Meetingräume am meisten und haben sie bestimmte Anforderungen (z. B. Privatsphäre, Ausstattung, Akustik)?

4. Praktische Tipps für die Gestaltung deines Hot-Desking-Büros

• Gestalte deinen Raum für nahtlose hybride Zusammenarbeit: Rüste Besprechungs- und Kollaborationsräume mit zuverlässigen Bildschirmen, Kameras und Mikrofonen aus und nutze bewegliche Möbel, damit sich die Räume schnell an verschiedene Besprechungsformate anpassen lassen.
• Bring offene Bereiche mit geschlossenen, ruhigen Räumen in Einklang: Offene Grundrisse allein erfüllen selten die Bedürfnisse aller. Füge ruhige Arbeitsnischen und kleine Telefonkabinen hinzu, damit Mitarbeitende das Maß an Privatsphäre und Ruhe wählen Mitarbeitende , das sie brauchen.
• Plane die Nachbarschaft der Zonen bewusst: Leg fest, welche Bereiche zusammen sein sollten, um Lärm zu reduzieren und reibungslose Arbeitsabläufe zu unterstützen. Halte ruhige Zonen von sozialen Bereichen fern, platziere Projekträume in der Nähe von Gemeinschaftsräumen, stell Touchdown-Schreibtische an Eingängen auf und gruppiere Teams mit ähnlichen Arbeitsabläufen nahe beieinander.
• Sei bei der Planung der Wege bewusst: Schau dir an, wie sich die Leute im Büro normalerweise bewegen, und halte stark frequentierte Wege, wie zum Beispiel zu Küchen, Druckern, Toiletten und Meetingräume, von den Arbeitsbereichen fern.
• Richte dein Layout nach den echten Bedürfnissen der Mitarbeiter aus: Bevor du dich für ein neues Layout entscheidest, frag deine Teams nach ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen. Finde heraus, welche Aufgaben sie erledigen, wie oft sie zusammenarbeiten und was sie dabei ausbremst.

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Welche Hot-Desking-Ausstattung brauchst du?

Deine Hot-Desking-Büroeinrichtung ist erst komplett, wenn Mitarbeitende richtigen Tools, ergonomischen Komfort und nahtlosen Zugriff auf wichtige Ressourcen Mitarbeitende . Jeder Arbeitsplatz muss komplett ausgestattet, einfach zurückzusetzen und flexibel genug sein, um verschiedene Arbeitsstile zu unterstützen. Hier ist eine Liste mit Hot-Desking-Grundausstattungen, die in deinem hybriden Arbeitsplatz nicht fehlen sollten:

• Monitore, Docks und Universal-Ladegeräte (einschließlich USB-C und HDMI),
• Einfacher Zugang zu Steckdosen, USB-Anschlüssen und Kabelmanagement,
• Schließfächer für persönliche Sachen,
• Gemeinsam genutzte Schränke oder Schubladen für häufig verwendete Materialien,
• Sachen für Hygiene und einen sauberen Schreibtisch (z. B. Tücher und Reinigungssprays),
• Technikschränke oder Verleihstationen für Tastaturen oder Headsets und
• Geräuschdämpfende Telefonzellen, Schreibtischteiler oder Akustikplatten.

Ergonomie beim Hot Desking für glückliche, gesunde und flexible Mitarbeiter

Ergonomische Maßnahmen am Arbeitsplatz sind echt wichtig, damit Mitarbeitende , zufrieden und produktiv bleiben. Wenn du jeden Arbeitsplatz mit ergonomischen Hilfsmitteln ausstattest, kannst du das Wohlbefinden der Mitarbeitenden deutlich verbessern. Hier sind ein paar bewährte Methoden für ergonomisches Hot Desking, die du beachten solltest.

• Sorg für voll verstellbare, hochwertige Sitzmöbel: Die Stühle sollten in der Höhe, an den Armlehnen, an der Lendenwirbelstütze und in der Neigung verstellbar sein, weil jeder Mensch andere Komfortansprüche hat.
• Stellt höhenverstellbare Schreibtische oder eine Mischung aus Sitz-Steh-Optionen zur Verfügung: Sitz-Steh-Schreibtische helfen Mitarbeitende , ihre Haltung im Laufe des Tages Mitarbeitende , was die Durchblutung verbessert und Ermüdungserscheinungen verringert.
• Benutzt Monitorarme, Laptopständer und ergonomisches Zubehör: Die Mitarbeiter sollten Bildschirme schnell auf Augenhöhe hoch- oder runterfahren oder neigen können, um eine gesunde Haltung zu behalten.
• Sorg für einheitliche Ergonomie an allen Schreibtischen: Jeder Arbeitsplatz sollte die gleichen wichtigen ergonomischen Elemente haben, wie verstellbare Stühle und Monitorständer, damit Mitarbeitende bequem arbeiten Mitarbeitende , egal wo sie sitzen.

6 Tipps, damit dein Hot-Desking-Büroalltag super läuft

Stell sicher, dass dein Hot-Desking-Arbeitsplatz gut ausgestattet und für den täglichen Betrieb bereit ist, damit alles reibungslos läuft. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, effizient zu bleiben und für alle ein nahtloses Erlebnis zu schaffen .

1. Beschilderung und Wegweiser einrichten

Benutz klare Beschilderungen, gekennzeichnete Bereiche und farbige Markierungen, damit Mitarbeitende leicht Mitarbeitende und die Schreibtische erkennen können. Je nachdem, wie groß dein Büro ist, kannst du auch eine Wegfindungs-App nutzen, damit sich sowohl Mitarbeitende die Besucher problemlos in deinem Büro zurechtfinden.

2. Such dir ein Buchungstool mit interaktiven Grundrissen aus.

Achte bei der Auswahl deiner Hot-Desking-Software darauf, ein Tischbuchungssystem zu wählen, das mit Kartenansichten arbeitet, damit Mitarbeitende den richtigen Arbeitsplatz leichter finden und buchen können. Mit den interaktiven Grundrissendeskbird Mitarbeitende zum Beispiel ganz einfach sehen, wo ihre Kollegen sitzen und wo sich ihr Schreibtisch im Büro befindet.

3. Check-ins automatisch machen, um Nichterscheinen und ungenutzte Schreibtische zu vermeiden

Richtet automatische Check-in ein, um Geisterbuchungen zu vermeiden und die tatsächliche Belegung genau zu verfolgen. Lösungen wie deskbird verschiedene Check-in-Optionen (z. B. Check-in Check-in Geolokalisierung), Mitarbeitende denen Mitarbeitende ganz einfach für ihre Buchungen Mitarbeitende und Ressourcen automatisch freigeben Mitarbeitende , wenn sie gebucht, aber nicht genutzt werden.

4. Mach dir visuelle Erinnerungen an deine „Sauberer Schreibtisch“-Regel

Stell an jedem Arbeitsplatz Reinigungstücher und Erinnerungen bereit, um für gleichbleibende Hygiene und Umsatzbereitschaft zu sorgen. Das kann echt dazu beitragen, den Arbeitsplatz für alle ordentlich zu halten.

5. Wähle die Speicherorte mit Bedacht aus

Stell schnell zugängliche Schließfächer in der Nähe von Eingängen oder Arbeitsbereichen auf, damit Mitarbeitende ihre persönlichen Sachen den ganzen Tag über verstauen Mitarbeitende . Achte darauf, dass die Schließfächer bequem erreichbar sind, damit Mitarbeitende schnell Mitarbeitende ihre Sachen Mitarbeitende , wenn sie bei der Ankunft was vergessen haben.

6. Stell sicher, dass jeder die grundlegende Ausrüstung hat.

Sorg dafür, dass alle wichtigen technischen Sachen verfügbar sind, indem du an jedem Arbeitsplatz genug Steckdosen, Ladegeräte und zuverlässiges WLAN bereitstellst. So können Mitarbeitende einfach Mitarbeitende , ohne erst nach Stromanschlüssen oder WLAN-Verbindungen suchen Mitarbeitende .

Die Einrichtung deines Hot-Desking-Büros ist nur der Anfang.

Bei der Neugestaltung deines Büros für Hot Desking geht's nicht nur darum, flexiblere Sitzmöglichkeiten zu schaffen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Hot-Desking-Umgebung ist die Schaffung eines Arbeitsbereichs, der die Zusammenarbeit, Konzentration und Vernetzung deiner Teams wirklich unterstützt. Mit der richtigen Raumaufteilung, den richtigen Zonen, der richtigen Ausstattung und Ergonomie wird dein Büro zu einem Ort, an dem Mitarbeitende gerne sind.

Die Einrichtung deines physischen Arbeitsbereichs ist aber nur der erste Schritt auf deinem Weg zur Einführung von Hot Desking. In den nächsten Kapiteln schauen wir uns genauer an, wie du die richtige Hot-Desking-Software auswählst und wie du Hot Desking verwaltest, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.

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