Agiles Bürodesign: Vorteile, Beispiele und Best Practices

Agiles Bürodesign schafft flexible, auf den Menschen ausgerichtete Arbeitsplätze, die sich an die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden anpassen. Durch die Kombination von anpassungsfähigen Layouts, Workplace Analytics und intelligenten Technologien können Unternehmen die Zusammenarbeit, die Produktivität und das Wohlbefinden verbessern und gleichzeitig ihre Flächen optimieren und die Kosten senken.

Das Wichtigste in Kürze:

• Achtet auf Flexibilität und Zweckmäßigkeit: Agile Büros ersetzen starre Layouts durch Mehrzweckzonen für Konzentration, Kreativität und Zusammenarbeit, sodass die Mitarbeitenden selbst entscheiden können, wie und wo sie am besten arbeiten.
• Nutzt Daten, um Entscheidungen zu treffen: Workplace Analytics zeigen, wie Räume und Flächen genutzt werden, und helfen euch dabei, euer Layout neu zu gestalten, das Engagement zu steigern und euer Büro an den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden auszurichten.
• Setzt auf Technologie für mehr Flexibilität: Tools wie deskbird ermöglichen die intelligente Buchung von Schreibtischen, die Verfolgung der Belegung in Echtzeit und eine nahtlose Koordination in hybriden Teams.

Was ist agiles Bürodesign?

Agiles Bürodesign verwandelt euren Arbeitsplatz in eine flexible Umgebung, die sich an die Bedürfnisse eures Teams anpasst, anstatt die Mitarbeitenden zu zwingen, sich an starre Strukturen anzupassen. Es geht darum, eine Mischung aus verschiedenen Arbeitsbereichen zu schaffen (z. B. für Konzentration, Zusammenarbeit, Kreativität oder Entspannung), um den Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Und das nicht nur in Bezug auf die Präferenzen für den Arbeitsplatz, sondern auch in Bezug auf die Ressourcen, die sie benötigen. Indem ihr die Raumgestaltung auf das Wohlbefinden und die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden abstimmt, fördert ihr das Engagement, steigert die Produktivität und macht euer Büro zu einem echten Leistungsförderer.

Was sind Beispiele für agile Arbeitsbereiche?

Agile Arbeitsbereiche sind darauf ausgelegt, die Bedürfnisse eures Teams zu erfüllen. Anstelle von festen Schreibtischen und Bürolayouts bietet ein agiles Büro eine Mischung aus Zonen, die Fokus, Zusammenarbeit, Kreativität und den sozialen Austausch unterstützen. Und das alles in einer flexiblen Umgebung. Beispiele für agile Arbeitsbereiche sind:

• Gemeinschaftsräume für den Austausch von Ideen und Gruppenprojekten;
• ruhige Ecken für konzentriertes Arbeiten;
• Hot Desks für einzelne Aufgaben;
• Meetingräume für offizielle Versammlungen; 
• Chill-Zonen für soziale Interaktionen;
• Breakout-Räume für Brainstorming-Sitzungen.

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Was sind die Vorteile eines agilen Bürodesigns?

Die Gestaltung eines agilen Arbeitsplatzes verwandelt euer Büro in eine dynamische, menschenzentrierte Umgebung, die sich an die sich verändernden Bedürfnisse anpasst. Es maximiert die Raumnutzung, senkt die Betriebskosten, verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

1. Optimierung der Büroflächen

Agile Arbeitsumgebungen helfen euch, den vorhandenen Raum optimal zu nutzen. Durch den Einsatz von Office Analytics zur Verfolgung von Auslastung und Nutzung könnt ihr ungenutzte Bereiche identifizieren und sie für eine höhere Effizienz umgestalten. Wenn beispielsweise nur 20 von 50 Schreibtischen regelmäßig genutzt werden, solltet ihr die restlichen Flächen zu Zonen für die Zusammenarbeit, zu Ruheräumen oder Kreativbereichen umwandeln. Dieser Ansatz maximiert nicht nur eure verfügbare Fläche, sondern schafft auch ein Layout, das zu der tatsächlichen Arbeitsweise eures Teams passt.

2. Kosteneffizienz

Ein flexibles Layout senkt die Kosten, indem es Verschwendung vermeidet und die Raumnutzung verbessert. Gemeinsame Schreibtische, Mehrzweckbereiche und flexible Layouts ermöglichen es euch, euer Büro zu verkleinern, ohne den Komfort zu beeinträchtigen. Außerdem spart ihr bei Energie, Möbeln und Wartung und gewinnt an Anpassungsfähigkeit. Langfristig werden durch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung auch die Fluktuationskosten gesenkt, sodass Agilität sowohl ein finanzieller als auch ein kultureller Gewinn ist.

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3. Erfahrung der Mitarbeitenden vor Ort

Mit dem Aufkommen von Hybrid Work und flexiblen Arbeitsmodellen kommen Mitarbeitende heutzutage primär ins Büro, um Kontakte zu knüpfen, und nicht aus Zwang. Agiles Design macht die Arbeit vor Ort wieder sinnvoll, indem es Räumlichkeiten bietet, die auf unterschiedliche Arbeitsstile abgestimmt sind, von ruhigen Pods für kpnzentriertes Arbeiten bis hin zu kreativen Zonen. Wenn sich das Büro anfühlt, als wäre es auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten, sind die Mitarbeitenden motivierter, zu kommen, zusammenzuarbeiten und Höchstleistungen zu erbringen. Das Ergebnis? Ein Arbeitsplatz, der Top-Talente anzieht, beflügelt und hält.

4. Zusammenarbeit

Agile Büros sind für Teamarbeit gemacht. Flexible Arbeitsumgebungen und gemeinsam genutzte Bereiche fördern spontane Diskussionen, Brainstorming-Sitzungen und stärkere Verbindungen. Tools wie die interaktiven Gebäudepläne und das Desk-Booking-System von deskbird machen es den Mitarbeitenden leicht, die Kolleg:innen im Büro zu finden, gemeinsame Bürotage zu planen und sich nahtlos abzustimmen. Je mehr sich eure Mitarbeitenden verbunden fühlen, desto mehr Ideen und Innovationen fließen von selbst.

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5. Produktivität

Euer Bürolayout hat einen direkten Einfluss auf die Produktivität. Agile Arbeitsbereiche ermöglichen es den Mitarbeitenden, die Umgebung zu wählen, die ihre Aufgabe am besten unterstützt. Sei es eine ruhige Kabine für konzentriertes Arbeiten, ein komfortabler Loungebereich für kreatives Denken oder ein Projektraum für Teambesprechungen. Tatsächlich zeigen Studien, dass Aufgaben in aktivitätsbasierten Layouts 28 % schneller erledigt werden als in Großraumbüros. Diese Autonomie fördert Fokus, Komfort und Leistung. Indem ihr starre Strukturen aufbrecht, schafft ihr einen anpassungsfähigen, leistungsstarken Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeitenden jeden Tag ihr Bestes geben können.

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Was sind mögliche Nachteile eines agilen Bürodesigns?

Agile Arbeitsbereiche ermöglichen zwar mehr Flexibilität, Zusammenarbeit und höheres Engagement, aber die Umstellung auf diese Struktur kann mit kurzfristigen Herausforderungen verbunden sein. Mit der richtigen Planung, Kommunikation und den passenden digitalen Tools könnt ihr Unterbrechungen minimieren und eurem Team helfen, sich reibungslos auf die neue Umgebung einzustellen. Zu den wichtigsten Überlegungen bei der Umstellung auf einen agilen Arbeitsbereich gehören die folgenden Aspekte:

• Anpassungszeit: Einigen Beschäftigten fällt es anfangs vielleicht schwer, sich an eine nicht-traditionelle Büroeinrichtung anzupassen. Unterstützt sie mit klarer Kommunikation, Schulungen und einer schrittweisen Einführung.
• Vorübergehende Unterbrechungen: Die Umgestaltung eures Arbeitsplatzes kann es erforderlich machen, bestimmte Bereiche für einige Tage oder Wochen zu schließen. Plant vorausschauend und weicht für diese Zeit auf Remote Work oder alternative Räumlichkeiten aus.
• Change Management: Die Umstellung von festen Schreibtischen auf flexible Zonen erfordert einen Mentalitätswandel. Geht mit gutem Beispiel voran, erklärt die Vorteile und ermutigt die Mitarbeitenden zu offenem Feedback, um den Übergang zu erleichtern.
• Technologieeinführung: Eine agile Umgebung funktioniert am besten mit den richtigen Tools, wie z.B. einer Software für Desk Booking oder Workplace Management. Stattet eure Teams frühzeitig mit den nötigen Tools aus, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Upfront Investment: Auch wenn die langfristigen Einsparungen beträchtlich sind, kann die Neugestaltung eurer Büroflächen und die Implementierung von Technologien mit Vorlaufkosten verbunden sein. Sie sind jedoch eine strategische Investition in Effizienz und Engagement.

Wie kann man erfolgreich ein agiles Bürolayout einführen?

Die Gestaltung eines agilen Büros erfordert mehr als nur die Neugestaltung eurer Flächen. Es geht darum, eure Umgebung an die Bedürfnisse, Gewohnheiten und Workflows eurer Mitarbeitenden anzupassen. Um die Umstellung effektiv zu gestalten, solltet ihr Mitarbeiterfeedback, Workplace Analytics und die richtige Technologie miteinander kombinieren.

1. Gestaltet Arbeitsbereiche, die so einzigartig sind wie euer Unternehmen

Das Prinzip eines agilen Arbeitsplatzes ist, dass er sich an die Menschen anpasst. Daher muss er einzigartig und auf eure Mitarbeitenden zugeschnitten sein. Was für ein anderes Unternehmen funktionieren mag, muss nicht für euch und euer Team gelten. Nicht nur jeder Job hat spezifische Anforderungen, sondern auch jedes Teammitglied hat seine eigenen Bedürfnisse. Aus diesem Grund solltet ihr das neue agile Design mit eurem Team besprechen, bevor ihr Änderungen vornehmt.

2. Nutzt Workplace Analytics, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen

Workplace Analytics geben euch klare Einblicke in die Auslastung und Nutzung eures Büros. Wie oft kommen die Mitarbeitenden ins Büro? Buchen sie mehr individuelle Schreibtische als Meetingräume? Die regelmäßige Überprüfung eurer Workspace-Daten ist der Schlüssel zur Identifizierung von Problemen und zur entsprechenden Anpassung, um euren Teams die beste Arbeitsumgebung zu bieten und ihre Erfahrung vor Ort zu verbessern. So gestaltet ihr euer agiles Layout wirklich auf eure Mitarbeitenden zugeschnitten und helft ihnen, erfolgreich zu sein.

3. Setzt die richtigen Tools und Technologien ein

Wenn es um Office Space Management geht, ermöglichen euch digitale Tools, eure Einrichtungen zu betreiben und zu verbessern und gleichzeitig den Mitarbeitenden zu ermöglichen, die Büroflächen bei ihrer Anwesenheit optimal zu nutzen. Office Space Management Software wie deskbird ermöglicht intelligentes Desk- und Room Booking, liefert Echtzeit-Daten zur Auslastung und verbessert die Mitarbeitererfahrung durch Transparenz und Flexibilität. Die unverzichtbaren Workplace-Technologien, um die beste Vor-Ort-Erfahrung zu bieten, umfassen: 

• eine App für die Schreibtischreservierung;
• eine Raumbuchungssoftware;
• eine Office Analytics Lösung;
• ein Feedback-System;
• Cybersicherheits-Tools.

Warum agiles Bürodesign der Schlüssel zur Zukunft der Arbeit ist

Agiles Bürodesign ist nicht nur ein Trend, sondern ein strategischer Schritt hin zur Schaffung flexibler, effizienter und mitarbeiterorientierter Arbeitsplätze. Indem ihr eure Räumlichkeiten an die tatsächlichen Bedürfnisse eures Teams anpasst, steigert ihr das Engagement, die Zusammenarbeit und die Produktivität und optimiert gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen. Da die Art des Arbeitens immer hybrider und dynamischer wird, sollte sich auch euer Büro weiterentwickeln und sich von einem statischen Ort zu einem Tool werden, das Leistung und Wohlbefinden fördert.

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