Planificación de instalaciones: estrategias para un espacio de trabajo a prueba de futuro

Los entornos de trabajo físicos se sitúan como el segundo costo más alto después de los recursos humanos, convirtiéndolos en un elemento principal del presupuesto empresarial que requiere una gestión cuidadosa. Sin embargo, muchas organizaciones toman decisiones inmobiliarias de millones de dólares basándose en datos de registro de tarjetas y reservas de calendario que saben que no son fiables. Este artículo explica cómo la planificación de instalaciones te ayuda a organizar el espacio de oficina, los recursos y la infraestructura para apoyar los objetivos empresariales y las necesidades de los empleados, cubriendo los cuatro pilares de la gestión de instalaciones, por qué los datos precisos de utilización del espacio son importantes para tomar decisiones inmobiliarias defendibles, y cómo construir una estrategia que reduzca los costos mientras creas espacios donde los empleados quieran trabajar.

Resumen

La planificación de instalaciones es un enfoque estratégico para organizar tu espacio de oficina, recursos e infraestructura con el fin de apoyar los objetivos empresariales y las necesidades de los empleados. Una planificación eficaz requiere datos precisos de utilización del espacio, alineación con los objetivos empresariales y tecnología que ofrezca información fiable. Para las organizaciones que gestionan más de 40.000 metros cuadrados de espacio de oficina, hacerlo bien significa la diferencia entre decisiones inmobiliarias defendibles y conjeturas costosas. Una sólida estrategia de gestión de instalaciones combina personas, procesos, espacio físico y tecnología de lugar de trabajo para reducir los costos, apoyar el trabajo híbrido y crear espacios donde los empleados quieran trabajar.

¿Qué es la planificación de instalaciones?

La planificación de instalaciones es un enfoque que las empresas utilizan para organizar sus instalaciones y recursos. Asegura que la cantidad adecuada de espacio y herramientas estén disponibles para los empleados, permitiendo que el negocio opere sin problemas y logre sus objetivos. Para organizaciones con más de 1.000 empleados y huellas de oficina complejas, esto se convierte en una función estratégica que impacta directamente en las decisiones inmobiliarias.

Este enfoque proactivo requiere desarrollar estrategias de gestión de espacio y recursos en lugar de asignar herramientas y espacio de trabajo sin reflexión. Es un proceso basado en datos. Recopilar datos de utilización y tasas de ocupación te ayuda a comprender cómo se está utilizando realmente un espacio.

El objetivo final de la planificación de instalaciones es asegurar el éxito empresarial creando un espacio de oficina que sea propicio para el trabajo, mientras se proporcionan los datos necesarios para decisiones defendibles a nivel de junta directiva.

Los cuatro pilares de la gestión de instalaciones

Los aspectos más importantes al desarrollar un plan de gestión de instalaciones son:

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1. Personas: ¿Qué esperan tus empleados del espacio y cómo satisfaces sus necesidades para que puedan desempeñar sus funciones lo mejor posible?
2. Tecnología: ¿Qué herramientas deben implementarse para agilizar los procesos y ayudar a recopilar datos para tomar decisiones seguras sobre la utilización del espacio?
3. Edificio y entorno: ¿Cómo se ve y funciona el espacio real, incluyendo sus salas de reunión, escritorios y plantas?
4. Procesos y prácticas: ¿Cuál es el proceso organizacional de gestión de instalaciones que ayuda a asignar espacio y recursos de manera efectiva?

Roles de los profesionales inmobiliarios corporativos y los gestores de instalaciones

Los profesionales inmobiliarios corporativos (CRE) y los gestores de instalaciones desempeñan un papel clave en la planificación de instalaciones. Su objetivo principal es mejorar la eficiencia del espacio: adaptar un espacio para que sea lo más productivo, rentable y propicio para el trabajo posible.

Sus roles se superponen, pero difieren en alcance. Los profesionales de CRE ven la gestión inmobiliaria en su conjunto. Los gestores de instalaciones se centran de forma más específica en cada instalación y en las mejoras necesarias. Ambos buscan crear un lugar de trabajo físico que se alinee con los planes de negocio y satisfaga las necesidades de los empleados.

Los equipos de tecnología de la información (TI) también desempeñan un papel cada vez mayor en las decisiones de tecnología del lugar de trabajo. Evalúan las certificaciones de seguridad, las integraciones nativas con herramientas como Microsoft Teams y Azure Active Directory (Azure AD), y los requisitos de implementación junto con los responsables de Facilities.

Por qué la planificación de instalaciones es importante para tu negocio

Haz que tu lugar de trabajo sea eficiente y a prueba de futuro

Las empresas deben implementar una estrategia de gestión de instalaciones por diversas razones, especialmente a medida que las nuevas formas de trabajo se vuelven comunes. Una estrategia sólida te permite adaptar tu organización al trabajo híbrido. Gestionar el trabajo colaborativo cuando los empleados están en la oficina requiere las técnicas adecuadas de gestión de instalaciones. Esto significa utilizar la tecnología correcta para gestionar el tiempo y la ubicación de trabajo de los empleados.

Preparar el entorno físico para el futuro requiere alinearse con las expectativas de los empleados, que ahora incluyen más sostenibilidad en la oficina y una mayor autonomía general. Para crear un lugar de trabajo más sostenible, las empresas deben medir y ajustar el consumo de energía. Esto no se puede lograr sin .

Haz que el espacio sea más eficiente para cumplir los objetivos de negocio

Estas medidas contribuyen directamente al logro de los objetivos de negocio. Un lugar de trabajo adecuado es esencial para el éxito general, creando un entorno propicio para el trabajo y diseñado para mejorar la experiencia individual de cada empleado.

Utiliza la gestión de instalaciones para entender qué espacios se utilizan más y qué necesita más tu equipo. Realiza un seguimiento para identificar áreas infrautilizadas y momentos de mayor uso. Las organizaciones que miden el uso del espacio con precisión pueden reducir su huella inmobiliaria sin afectar la experiencia del empleado, aunque los resultados varían según la organización.

Un espacio de trabajo eficiente tiene claros beneficios financieros. Si uno de tus objetivos de negocio es aumentar la eficiencia de costos, la planificación de instalaciones ayuda a reducir los costos mediante el diseño o la reducción del espacio de oficina de manera diferente para satisfacer las necesidades del negocio.

Mejora la experiencia y satisfacción del empleado

Los empleados son fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Mantenerlos satisfechos es esencial. La planificación de instalaciones asegura que los miembros del equipo tengan el tipo de espacio de trabajo que necesitan, ya sean más áreas de enfoque individual, espacios de colaboración grupal o partes de la oficina dedicadas al bienestar y la relajación. Quieres crear un entorno físico donde los trabajadores se sientan bien y motivados. Mejor iluminación, áreas de descanso y más espacios verdes contribuyen a este objetivo. Si quieres que la gente vuelva a la oficina, necesitas darles una razón para desplazarse.

Desarrolla un sentido de pertenencia para ayudar a impulsar la cultura corporativa. En entornos flexibles, esto puede ser complicado. Los estudios indican que muchos empleados extrañan la conexión personal con sus compañeros. Utilizar estrategias de planificación de instalaciones, como crear una oficina que sirva como centro social además de ser un espacio de trabajo, puede ayudar a unir a las personas.

Reduce los costos de oficina con datos precisos

La estrategia de espacio de trabajo adecuada puede reducir los costos de oficina, con resultados que varían según la utilización actual y las condiciones del mercado. Una oficina totalmente eficiente es aquella donde todo el espacio tiene un propósito y apoya la productividad. Con el aumento de los alquileres comerciales en muchas ciudades importantes, el espacio desperdiciado es dinero desperdiciado.

Utilizar la planificación de instalaciones para comprender la utilización y las tasas de ocupación del espacio de trabajo asegura que la oficina sea eficiente, o se reduzca si no todas las áreas son necesarias. Las organizaciones con datos precisos de utilización pueden identificar:

• Días y horas pico cuando la demanda de espacio es más alta
• Plantas o zonas consistentemente subutilizadas
• Patrones de reserva de salas de reunión frente al uso real
• Costo por metro cuadrado en relación con la ocupación real

Comprender cómo y cuándo tu equipo utiliza un espacio también reduce el consumo de energía. Menos personas en un espacio específico significa menos energía utilizada.

Riesgos de una planificación de instalaciones deficiente

Sin una planificación de instalaciones adecuada, las organizaciones se enfrentan a desafíos significativos que se agravan con el tiempo:

• Datos poco fiables que llevan a malas decisiones: Los registros de tarjetas y las reservas de calendario muestran intenciones, no la realidad. Cuando los escritorios reservados no se utilizan debido a ausencias y reservas fantasma, tus cifras de utilización no pueden respaldar las decisiones inmobiliarias a nivel de junta directiva.
• Gasto inmobiliario desperdiciado: Pagar por un espacio que permanece vacío puede costar a las organizaciones cantidades significativas por escritorio no utilizado anualmente, dependiendo de la ubicación y las tarifas del mercado. Sin datos precisos de utilización del espacio, no puedes identificar qué áreas consolidar o eliminar.
• Baja adopción de la herramienta: Las herramientas anteriores de reserva de escritorios a menudo fallan porque los empleados las encuentran engorrosas. Una baja adopción significa datos incompletos, lo que implica que vuelves a adivinar las necesidades de espacio.
• Frustración del empleado: Cuando los empleados no pueden encontrar escritorios disponibles, las salas de reunión están doblemente reservadas o la oficina se siente caótica, la satisfacción disminuye. Esto socava las iniciativas de regreso a la oficina y daña la experiencia del empleado.
• Incapacidad para aplicar políticas híbridas: Sin visibilidad de quién está realmente en la oficina, las políticas de trabajo híbrido se convierten en sugerencias en lugar de directrices. Los equipos no pueden coordinarse eficazmente y los gerentes carecen de los datos para respaldar sus decisiones.

Cómo construir una estrategia de gestión de instalaciones

Determina tus objetivos y necesidades

Toda buena estrategia comienza por determinar los objetivos que esperas alcanzar. Empieza pensando en cómo puedes alinear tu estrategia de CRE y gestión de instalaciones con los objetivos de la empresa. Por ejemplo, si los objetivos de la empresa son reducir costos y aumentar la eficiencia, elabora estrategias sobre cómo la planificación de instalaciones puede ayudarte a lograrlo. Buscar formas de reducir el tamaño o el consumo de energía gestionaría los costos. Diseñar un lugar de trabajo que motive el trabajo y satisfaga las necesidades de los empleados aumentaría la eficiencia.

Analiza tu situación actual

Una vez definidos los objetivos, el siguiente paso es analizar la situación actual del espacio de trabajo. Dependiendo del objetivo, esto podría significar cosas diferentes. Si el objetivo es ser más sostenible, mide el consumo de energía para ver cuánto se utiliza y encuentra áreas donde se puede reducir. Rastrea quién viene a la oficina cada día para oportunidades de coche compartido o para subvencionar un transporte más ecológico.

En la mayoría de los casos, mejorar la eficiencia del espacio comienza con la recopilación de datos sobre las tasas de ocupación y la utilización del espacio. Una excelente manera de hacerlo es utilizando una aplicación de hot-desking o planificación semanal. Esto permite a los líderes ver quién viene y cuándo, y qué áreas de la oficina utilizan más. Busca herramientas que rastreen la asistencia real, no solo las reservas, para evitar las lagunas de datos causadas por los no-shows.

Monitorea las tendencias futuras del trabajo

Cualquier estrategia moderna de planificación de instalaciones requiere mantenerse al día con las tendencias laborales. Las más pertinentes son los modelos de trabajo flexible. El auge del trabajo remoto significa que los empleados utilizan diferentes lugares de trabajo y posiblemente están distribuidos por todo el mundo. Esto afecta la cantidad de espacio necesario o si se necesita alguna oficina. También cambia las necesidades de los empleados. Pueden requerir espacios de coworking o un presupuesto para construir su oficina en casa.

El trabajo híbrido está en una tendencia al alza en este momento, ya que combina los beneficios del trabajo remoto con la colaboración de las interacciones presenciales. Esto es importante que las empresas lo tengan en cuenta al desarrollar su estrategia de gestión de instalaciones porque impacta enormemente en cómo se utilizará el espacio. Es probable que los empleados vengan para socializar y colaborar, pero mantengan el trabajo concentrado en casa.

Crea tu estrategia de planificación de instalaciones

El último paso consiste en unir todas estas piezas. Ahora que se han recopilado todos los datos y se tiene una idea clara de lo que hay que hacer, es hora de ponerlo en práctica.

Para ejecutar estos objetivos, implementa tecnología para el lugar de trabajo para optimizar el proceso, desde la recopilación de datos hasta la organización de tus empleados y la gestión del propio espacio de trabajo. Busca software que ofrezca:

• Paneles de análisis del lugar de trabajo que muestran la utilización en tiempo real e histórica
• Planos de planta interactivos para una fácil reserva de escritorios y salas
• Integraciones nativas con Microsoft Teams, Outlook, Slack y sistemas de RR. HH. como Azure AD
• Altas tasas de adopción (90%+) para asegurar la precisión de los datos
• Desk sharing y funcionalidades de hot desking para una gestión flexible del espacio

Aplicaciones de hot desking, sistemas de reserva de estacionamiento y plataformas de planificación semanal son excelentes ejemplos. Organizaciones como IU han transformado la gestión de su espacio de trabajo mediante la implementación de herramientas que los empleados realmente utilizan. Cuando la primera solución de reserva de escritorios de IU no pudo manejar la complejidad de gestionar 1.500 empleados en 30 ubicaciones, implementaron deskbird y lograron reservas de escritorios en 20 segundos, al tiempo que proporcionaban a los gestores inmobiliarios análisis precisos de ocupación para informar las decisiones de inversión en espacio.

Buscábamos una herramienta fácil e intuitiva que pudiera satisfacer todas nuestras necesidades. Especialmente porque el proyecto implicaba una reestructuración de la distribución de nuestra oficina, fue sorprendente la flexibilidad de deskbird con nuestras necesidades cambiantes. Con deskbird, hemos encontrado un software que ofrece una gran experiencia de usuario junto con todas las características que deseábamos, especialmente el SSO y las restricciones de acceso, que eran muy relevantes para nosotros.

Jacqueline Schuster, Líder Senior de Proyectos de RRHH

Establecimiento de KPI de gestión de instalaciones

Tras la implementación, es momento de medir el éxito de tu estrategia. Establecer KPIs de facility management es la mejor manera de hacerlo.

Estos KPIs ayudan a determinar si los cambios realizados benefician a la empresa y a los empleados. Las métricas clave a seguir incluyen:

• Tasa de utilización del espacio: Haz un seguimiento de esto a lo largo del tiempo para comprender cómo se ve el uso eficiente para tu modelo de oficina
• Tasas de ocupación por planta, zona y día de la semana
• Tasa de no-shows: Porcentaje de escritorios reservados que no se utilizan
• Costo por metro cuadrado en relación con el uso real
• Puntuaciones de satisfacción del empleado relacionadas con el espacio de trabajo
• Consumo de energía por metro cuadrado ocupado

Las respuestas a estas preguntas permiten a los facility managers comprender si los cambios implementados tuvieron un impacto positivo. También revelan áreas de mejora para futuras estrategias de planificación de instalaciones. Estos KPIs se pueden medir a través de tecnología para el lugar de trabajo, Sistemas Integrados de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS), feedback y reportes financieros.

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Cómo deskbird apoya la planificación de instalaciones

La planificación de instalaciones requiere datos precisos. Los datos precisos requieren herramientas que los empleados realmente utilicen. deskbird combina análisis del lugar de trabajo de nivel empresarial con una experiencia intuitiva que impulsa tasas de adopción superiores al 90% en más de 500 empresas.

Aquí te mostramos cómo deskbird ayuda a los planificadores de instalaciones a tomar decisiones inmobiliarias seguras:

• Paneles de análisis en tiempo real: Rastrea la utilización del espacio, las tasas de ocupación y los patrones de asistencia con datos que reflejan el uso real, no solo las reservas. Identifica los días pico, las zonas subutilizadas y las oportunidades para ajustar el tamaño de tu huella.
• Integraciones nativas: Conéctate con Microsoft Teams, Outlook, Slack y sistemas de RR. HH. a través de Single Sign-On (SSO), System for Cross-domain Identity Management (SCIM) y Azure AD. El aprovisionamiento sin mantenimiento significa que los equipos de TI pueden implementar sin actualizaciones manuales ni cambios de configuración.
• Altas tasas de adopción: Cuando los empleados encuentran fácil reservar, lo usan. Una mayor adopción significa datos más precisos, lo que se traduce en mejores decisiones de planificación. Consulta las reseñas de nuestros clientes para ver cómo las organizaciones logran esto.
• Seguridad de nivel empresarial: Cumplimiento de ISO 27001, SOC 2 Tipo II y GDPR con datos alojados en la UE en Fráncfort. Tus datos de utilización permanecen seguros y cumplen con la normativa.
• Espacios dinámicos: Adapta las plantas y las configuraciones de espacio a medida que cambian las necesidades, sin empezar de cero.

Con la tecnología adecuada y un enfoque centrado en el empleado, puedes asegurar la implementación exitosa de tu plan. Esto crea un espacio de trabajo que mantiene y aumenta la satisfacción del empleado al tiempo que mejora la eficiencia operativa.

¿Buscas reducir la capacidad no utilizada y maximizar el ROI de la oficina? Explora ideas para reducir costos o sigue a deskbird en YouTube para ver cómo las organizaciones resuelven los desafíos del trabajo híbrido.

¿Listo para ver cómo los datos de utilización precisos pueden transformar tu planificación de instalaciones? Comienza una prueba gratuita de la aplicación deskbird y descubre cómo te ayudamos a aprovechar al máximo tu espacio de oficina.