Un guide pratique des systèmes intégrés de gestion de l'environnement de travail (IWMS)

Un système intégré de gestion de l'environnement de travail (IWMS) centralise la manière dont les entreprises gèrent l'immobilier, les installations et les opérations sur le lieu de travail. Il rassemble les données et les processus afin d'améliorer l'efficacité, la collaboration et la durabilité, ce qui est essentiel pour les environnements de travail hybrides et flexibles.

Les points à retenir :

• Unifiez les opérations et les données : l'IWMS intègre la planification de l'espace, la maintenance, les actifs, les baux et la durabilité dans une seule plateforme, offrant aux responsables des installations, du lieu de travail et de l'informatique une visibilité et un contrôle complets.
• Permettez des décisions plus intelligentes et rentables : l'analyse en temps réel aide à optimiser l'occupation, à réduire la consommation d'énergie et à aligner la stratégie d'espace sur les objectifs de l'entreprise.
• ‍Combinez l'IWMS avec des outils de travail hybrides : Des outils comme deskbird complètent l'IWMS en ajoutant une fonction intuitive de réservation de postes et de salles, de planification hebdomadaire de gestion des visiteurs et d'analyse du lieu de travail.

Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion de l'environnement de travail (IWMS) ?

Un système intégré de gestion de l'environnement de travail (IWMS) est une plateforme logicielle centralisée qui aide les organisations à gérer tous les aspects de leur immobilier d'entreprise (CRE) et de leurs opérations d'installations. L'ajout du terme “intégré” signifie que toutes les données et tous les processus sont unifiés dans un seul système, garantissant une visibilité et un contrôle en temps réel sur la manière dont les espaces, les ressources et les coûts sont gérés.

Quels sont les cinq aspects fondamentaux d'un système intégré de gestion de l'environnement de travail ?

Les systèmes intégrés de gestion de l'environnement de travail regroupent de multiples fonctions qui aident les organisations à gérer efficacement leurs espaces, leurs actifs et leurs opérations. Les cinq composantes principales d'un IWMS sont les suivantes :

1. Espace et installations : il fournit des plans d'étage et des données sur l'occupation. Il permet d'améliorer l'utilisation de l'espace, de réduire les dépenses liées à l'immobiliers et de gérer les réservations de bureaux et de salles de réunion.
2. Portefeuille immobilier et comptabilité des baux : il donne une vue d'ensemble de chaque bien immobilier, y compris sa superficie, son occupation et ses coûts.
3. Maintenance : ce logiciel peut être utilisé pour la gestion des demandes de service. Il permet de s'assurer que la maintenance est régulière et qu'elle anticipe les besoins, et de suivre les coûts.
4. Capital : il aide à contrôler les documents de construction, tels que les plans, les offres, les coûts et les calendriers.
5. Énergie et développement durable : il fournit une vue d'ensemble de la consommation d'énergie.

Que disent les dernières statistiques sur les systèmes intégrés de gestion de l'environnement de travail ?

Le marché des IWMS croît rapidement à mesure que de plus en plus d'organisations adoptent la transformation numérique, les objectifs de durabilité et les modèles de travail hybrides. Voici quelques prévisions et projections récentes de croissance du marché.

• En 2023, la taille du marché des IWMS a été estimée à environ 4,69 milliards de dollars US, avec des prévisions de 12,80 milliards de dollars US d'ici 2030.
• Le marché mondial des IWMS a été évalué à 5,31 milliards de dollars US en 2024 et devrait atteindre 5,95 milliards de dollars US en 2025, avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 10,69 %.
• Une prévision de Mordor Intelligence situe le marché à 6,17 milliards de dollars US en 2025, pour atteindre 11,96 milliards de dollars US d'ici 2030 (avec un TCAC d'environ 14,17 %).

Qui utilise les systèmes de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) ?

Le logiciel IWMS est conçu pour de multiples rôles au sein d'une organisation, des responsables IT et des gestionnaires de CRE aux professionnels des RH et de l'environnement de travail numérique. Que vous optimisiez l'espace, gériez les installations ou amélioriez l'expérience employé, le logiciel IWMS centralise les données, automatise les flux de travail et améliore la collaboration entre les départements.

Responsables informatiques

Les professionnels de l'IT sont la pierre angulaire de l'implémentation et de l'intégration de l'IWMS. Leur principale responsabilité est de connecter le système à l'infrastructure technologique existante de l'entreprise. Avec un IWMS, ils peuvent aider à automatiser les tâches de maintenance de routine, à rationaliser les flux de travail et à unifier les opérations sur le lieu de travail dans un environnement numérique sécurisé. Cela améliore non seulement la fiabilité du système, mais favorise également l'efficacité et l'évolutivité à long terme.

Responsables CRE et des installations

Les responsables de l'immobilier d'entreprise et des installations sont les principaux utilisateurs des plateformes IWMS. Leur travail consiste à s'assurer que tous les espaces physiques sont utilisés de manière efficace et efficiente. Un IWMS leur donne une vue complète des taux d'occupation, des données de location et des calendriers de maintenance, ce qui les aide à réduire les coûts immobiliers et à prendre des décisions de planification de l'espace fondées sur des données. Dans les modèles de travail hybrides, où l'occupation fluctue quotidiennement, les outils IWMS sont essentiels pour équilibrer la flexibilité et la rentabilité.

Professionnels de l'espace de travail numérique

Les professionnels du lieu de travail numérique, tels que les professionnels des RH et les chefs de service, utilisent l'IWMS pour améliorer l'expérience des employés et soutenir leurs équipes. Ces outils aident à tout, de l'intégration et des réservations d'espaces de travail à la gestion des ressources, grâce à une appli de réservation de postes. Par exemple, les équipes RH peuvent utiliser un IWMS pour gérer les plans d'attribution des places ou suivre la présence au travail hybride, tandis que les responsables peuvent analyser les tendances d'utilisation de l'espace de travail afin d'optimiser la collaboration de l'équipe.

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Pourquoi utiliser un système de gestion intégrée de l'environnement de travail ?

Un système intégré de gestion de l'environnement de travail (IWMS) vous aide à simplifier le fonctionnement de votre lieu de travail, de l'utilisation de l'espace et du contrôle des coûts à la collaboration et à l'expérience des employés. Il s'agit d'une plateforme unique, axée sur les données, qui prend en charge le travail flexible, une prise de décision plus intelligente et une organisation plus connectée et efficace.

Le travail flexible est devenu la nouvelle norme

Alors que les modèles de travail hybrides et flexibles s'imposent, la gestion manuelle de la logistique du lieu de travail ne fonctionne plus. Avec un IWMS, vous pouvez facilement suivre qui est au bureau et quand, ce qui vous aide à attribuer efficacement les postes, les salles de réunion et les ressources. Il fournit également les données dont vous avez besoin pour adapter la taille de votre bureau, que cela signifie réduire la taille de votre bureau ou réaffecter les espaces disponibles.

Les données permettent de prendre des décisions plus intelligentes

Les plateformes IWMS transforment les données brutes du lieu de travail en informations exploitables. Vous pouvez analyser l'utilisation de l'espace, les tendances d'occupation et les préférences des employés pour décider d'agrandir, de réaménager ou de réduire la taille des locaux. Les gestionnaires d'installations peuvent également identifier les zones sous-utilisées et les transformer en zones de collaboration ou en espaces de réunion, ce qui optimise à la fois les performances et le confort.

Les équipes collaborent et communiquent mieux

Un IWMS unit les personnes, les lieux et les processus dans toute votre organisation. En centralisant les informations, telles que les réservations, les demandes de maintenance et les ressources partagées, il élimine les allers-retours inutiles. Les équipes collaborent mieux, restent alignées sur la planification et accèdent aux données en temps réel depuis n'importe où, ce qui permet une communication plus fluide et plus rapide.

Les coûts sont réduits et optimisés

Les outils IWMS vous offrent une visibilité complète sur les coûts et la consommation d'énergie. En comprenant l'occupation et l'utilisation des ressources, vous pouvez réduire les coûts de bureau. Les capteurs intelligents des bâtiments connectés peuvent même suivre la consommation d'énergie en temps réel, ce qui permet d'identifier le gaspillage d'énergie et de prendre des décisions fondées sur des données pour améliorer la durabilité et réduire les frais généraux.

Une meilleure expérience au travail favorise l'engagement

Une expérience positive au travail alimente le bonheur et la productivité des employés, et l'IWMS vous aide à y parvenir. Ces systèmes améliorent la transparence entre les dirigeants et les employés, en rendant les informations essentielles accessibles à tous. Ils soutiennent également le travail hybride et une communication fluide, renforçant ainsi la confiance et une culture organisationnelle positive et inclusive où les personnes se sentent valorisées et où l'engagement des employés est florissant.

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Comment deskbird peut améliorer votre stratégie de gestion du lieu de travail

La solution deskbird est la solution de gestion du lieu de travail idéale à ajouter à votre IWMS si vous souhaitez accroître l'autonomie de vos employés, avoir un aperçu de l'utilisation de vos bureaux et créer un système de hot desking efficace. 

Obtenez des données claires et exploitables sur l'utilisation des bureaux

L'application deskbird fournit des analyses sur le lieu de travail, permettant aux dirigeants d'examiner la répartition de leurs employés à distance, les présences au bureau et les absences. 

Il fournit également des données analytiques sur les bureaux, de sorte que les gestionnaires des installations comprennent quelles ressources sont souvent réservées et comment le bureau est utilisé dans l'ensemble. 

Ces données sont affichées en temps réel et peuvent être téléchargées dans des rapports personnalisables. Cerise sur le gâteau, elles peuvent être adaptées à chaque équipe. 

Responsabiliser les employés grâce à une planification hebdomadaire intelligente

La fonction de planification hebdomadaire donne aux employés l'autonomie de programmer les jours de travail au bureau et en télétravail, qui sont ensuite affichés à l'intention de leurs collègues. 

En outre, les membres de l'équipe peuvent réserver des bureaux et des salles de réunion, en choisissant l'espace qu'ils préfèrent à partir d'un plan interactif du bureau. Cela permet non seulement de motiver les employés à venir au bureau, mais aussi d'améliorer la gestion des locaux.

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Collaboration et expérience des employés

deskbird renforce la connexion et la collaboration sur le lieu de travail en facilitant les rencontres en personne des équipes. Lorsque les employés peuvent planifier leurs jours de présence au bureau et réserver des espaces de manière transparente, la collaboration se fait naturellement. L'application aide à recréer l'énergie sociale et créative qui manque à de nombreux travailleurs hybrides, ce qui stimule l'engagement et le travail d'équipe.

Optimiser les coûts grâce à une gestion plus intelligente de l'espace

En comprenant l'occupation et l'utilisation des bureaux, les possibilités de réduction des effectifs sont plus nombreuses. Si les données d'occupation recueillies montrent que seule la moitié de l'équipe vient chaque semaine, les gestionnaires de l'établissement et de la CRE disposent des données nécessaires pour justifier le déménagement dans un bâtiment plus petit. 

En outre, les données d'utilisation peuvent révéler que certaines parties du bureau sont moins utilisées que d'autres. Cela signifie qu'il est possible de réduire les coûts annexes dans cette partie du bureau en éteignant les sources d'énergie. 

Pourquoi les systèmes intégrés de gestion de l'environnement de travail sont essentiels pour l'avenir du travail

‍Le logiciel de système intégré de gestion de l'environnement de travail est une plateforme puissante qui combine diverses technologies et données dans un seul système, permettant une gestion efficace de l'immobilier d'entreprise. L'IWMS englobe cinq aspects fondamentaux : la gestion de l'espace et des installations, le portefeuille immobilier et la comptabilisation des baux, la maintenance, la gestion des capitaux et l'énergie et la durabilité. 

Avec l'essor des modèles de travail flexibles, les logiciels IWMS sont essentiels pour suivre l'utilisation des bureaux et optimiser l'allocation de l'espace. En outre, ces systèmes fournissent des informations sur les schémas d'utilisation, ce qui permet aux organisations de prendre des décisions fondées sur des données concernant la réduction ou l'agrandissement de l'espace de bureau. Sans compter que l'IWMS améliore la collaboration et la communication des équipes en rationalisant les opérations et en centralisant les données.

Des solutions comme deskbird contribuent à une gestion efficace du lieu de travail. Notre plateforme permet aux entreprises de s'adapter aux modèles de travail en évolution, de prendre des décisions fondées sur des données et de créer un environnement de travail productif. Demandez une démo gratuite pour en savoir plus sur les avantages de l'application deskbird !