Pourquoi avoir des espaces de travail dédiés dans les bureaux hybrides ?

Alors que le hot desking ne cesse de gagner en popularité, de nombreux employés expriment toujours un besoin clair d'espaces de travail dédiés. Cela ne signifie pas un retour en arrière sur la flexibilité, mais plutôt une adaptation aux besoins réels de votre effectif.

L'avenir du travail repose sur la centricité employé et l'adaptabilité. En conservant certains postes attribués aux côtés d'espaces flexibles, vous créez un environnement de travail qui équilibre l'efficacité des coûts et les préférences individuelles, aidant chacun à travailler dans les meilleures conditions.

Qu'est-ce qu'un poste ou un espace de travail dédié ?

Les bureaux dédiés, également appelés "bureaux assignés" ou "bureaux fixes", sont un type de disposition des sièges que l'on trouve couramment dans les espaces de travail traditionnels et les environnements de bureaux ouverts. Contrairement au modèle de hot desking, dans lequel vos employés réservent tous les bureaux disponibles, les bureaux dédiés sont généralement réservés à l'usage exclusif d'une personne spécifique.

Ce système offre aux utilisateurs un lieu de travail cohérent où ils peuvent laisser leur matériel et leurs affaires sans avoir à vider l'espace à la fin de chaque journée. Garder des bureaux dédiés dans un environnement de travail hybride peut s'avérer très utile pour trouver un équilibre entre la flexibilité du hot desking et la personnalisation des bureaux traditionnels. Ils offrent un sentiment de permanence et un endroit désigné pour se concentrer au sein d'un bureau partagé et agile.

Les espaces de travail dédiés se présentent sous deux formes : les bureaux à domicile pour le télétravail et les postes attribués au bureau. Les deux servent le même objectif : offrir aux employés un espace cohérent et personnalisé pour travailler efficacement.

• Espace de travail dédié au bureau : un poste attribué au bureau est la configuration de poste traditionnelle que la plupart des gens connaissent, un poste de travail spécifique désigné pour un employé particulier.
• Espace de travail dédié à domicile : chez eux, les employés peuvent dédier un espace spécifique exclusivement aux tâches liées au travail.

Les avantages d'un bureau dédié

Si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous soyez conscient de l'importance de la modernisation du lieu de travail et de l'adoption d'un bureau plus flexible. Cependant, le véritable enjeu répose sur la capacité de votre entreprise à adopter une approche centrée sur l'employé.

Si certains membres de votre effectif expriment le souhait de conserver un poste attribué, intégrez cela dans votre planification de l'espace de bureau. Connaître et prendre en compte les désirs de vos collaborateurs est essentiel.

Un poste fixe offre également certains avantages, notamment :

• Personnalisation possible : avec un bureau dédié, les employés ont le confort de s'approprier leur espace de travail. Il peut y installer des photos, des plantes ou même des équipements ergonomiques, ce qui le rend plus propice à la productivité et au plaisir.
• Plus de cohérence : le fait de revenir dans le même espace à chaque fois qu'ils se rendent sur le site offre un environnement de travail stable, ce qui favorise la routine quotidienne et la productivité.
• Une meilleure gestion des cyberrisques: les employés n'ont pas à s'inquiéter de laisser leurs effets personnels lorsque le bureau leur appartient en exclusivité.
• Il réduit le temps d'installation : votre personnel appréciera le fait de savoir qu'un espace aménagé lui est mis à disposition, avec tout le matériel à portée de main, pour un flux de travail mieux rationnalisé et donc une journée de travail plus efficace.

En fin de compte, l'intégration d'espaces assignés dans un plan de travail flexible combine structure et liberté, ce qui améliore la satisfaction et la productivité des employés. Cela peut être particulièrement bénéfique pour ceux qui privilégient la cohérence ou qui traitent des informations sensibles.

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Pourquoi prévoir des postes attribués dans un bureau hybride ?

Une garantie que les employés disposent de l'espace de travail dont ils ont besoin

Tout le monde ne souhaite pas s'asseoir à un bureau différent à chaque fois qu'il vient au bureau. Certains se contentent d'un seul poste de travail et ne veulent pas en changer constamment. D'autres peuvent avoir besoin d'un équipement particulier et un espace de travail spécifique qui répond parfaitement à leurs besoins.

Le plus important est que chaque employé ait accès à un espace de travail qui répond à ses besoins. Cette approche offre deux avantages clés :

• Améliore la productivité individuelle
• Améliore la satisfaction et le bien-être

Un espace de travail dédié pour se concentrer pleinement 

Supposons que votre collègue André vienne sur place deux fois par semaine, le mardi et le jeudi. Lorsqu'il planifie son emploi du temps, il consacre un jour à des projets de collaboration et l'autre à des tâches très ciblées qu'il ne peut pas effectuer chez lui.

Dans chaque bureau, certaines zones sont plus propices à la concentration que d'autres. André le sait et essaie constamment de réserver le même bureau. Malheureusement, ce poste de travail n'est pas toujours disponible. Cela l'oblige à réserver une autre place, à risque de ne pas pouvoir se concentrer et à être frustré.

Garder quelques bureaux dédiés dans votre espace de travail et en attribuer un à André chaque jeudi vous aide à résoudre ce conflit d'horaire et lui donne la meilleure chance d'être en mode concentration totale.

Une approche de la gestion de l'espace pour améliorer la satisfaction des employés

La demande croissante de formules de travail flexibles oblige les entreprises à adapter leurs politiques de travail et à repenser l'utilisation et l'aménagement du lieu de travail. L'espace de bureau doit répondre aux besoins d'une main-d'œuvre hybride tout en restant rentable.

Deux avantages principaux du passage à un modèle de travail hybride :

1. Réduction de l'espace de bureau et des coûts immobiliers
2. Diminution des charges et des coûts de maintenance

Cependant, n'oubliez pas de prendre en compte les attentes de vos employés lorsque vous prévoyez de réduire la taille de votre espace de travail. Posez-vous la question :

• Tous les membres de l'équipe sont-ils à l'aise avec un système de hot desking ?
• Certains viennent-ils plus souvent que d'autres et sont-ils prêts à travailler depuis le même poste à chaque fois qu'ils sont sur site ?

En conservant quelques bureaux fixes, vous avez plus de chances de satisfaire tout le monde. Chacun peut disposer du bureau qu'il souhaite et passer à un modèle de travail hybride à son propre rythme.

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Comment gérer les espaces de travail dédiés dans un environnement de travail hybride ?

Connaître les besoins de vos employés

La première étape pour créer un environnement de travail qui répond aux besoins de votre personnel est de les inclure dans le processus. Si vous voulez construire un lieu qui les aide à s'épanouir, la meilleure façon de réussir est de leur demander ce qu'ils attendent du lieu de travail physique.

S'ils peuvent choisir quand venir au bureau, envoyez des enquêtes pour comprendre :

• À quelle fréquence ils prévoient d'être sur site chaque semaine
• Quel type d'espace de travail ils ont l'intention de réserver habituellement (poste individuel isolé, place à une table collective, salle de réunion, etc.)
• S'ils acceptent de travailler depuis différentes zones du bureau, ou s'ils préfèrent s'en tenir au même poste de travail

Trouver le bon équilibre entre l'espace de travail dédié et les "hot desks"

L'un des principaux avantages du travail hybride pour les entreprises est son potentiel de réduction des dépenses. N'allez pas à l'encontre de cet avantage en prévoyant plus de bureaux attribuables que nécessaire. C'est pourquoi il est essentiel d'analyser d'abord les attentes de vos employés : vous pourrez alors trouver le bon équilibre entre leurs besoins et les vôtres.

Certains postes exigent plus de travail sur site que d'autres. Cela peut également être un indicateur utile :

• Une personne qui doit être au bureau la plupart des jours pourrait préférer travailler depuis le même poste chaque jour
• Un membre de l'équipe qui vient toutes les quelques semaines est plus susceptible de comprendre et de ne pas être dérangé s'il s'assied à un endroit différent à chaque fois

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Être juste et équitable envers tous les membres de l'équipe

L'attribution des postes de travail doit se faire de manière juste et équitable. Tous les employés doivent avoir droit à un espace qui leur permette d'effectuer leur travail dans les meilleures conditions. Pour ce faire, les responsables ne doivent pas faire des favoritismes ou des discriminations. 

Si plusieurs personnes demandent le même poste chaque fois qu'elles viennent sur site, vous devez trouver la meilleure solution pour satisfaire tout le monde sans prendre de décisions partiales.

Par exemple, les personnes peuvent choisir leur bureau préféré pendant un mois et réserver d'autres espaces de travail le reste du temps. En utilisant deskbird vous pouvez dédier ce bureau spécifique à un membre de votre équipe pendant un mois grâce à la fonction "espace assigné".

Utiliser une technologie hybride de gestion de l'espace de travail 

Enfin, vous pouvez obtenir un soutien crucial et améliorer votre gestion de l'espace de travail hybride, y compris les attributions de postes, en utilisant une technologie de gestion d'espace de travail hybride.

Des outils comme deskbird vous permettent de :

• Optimiser votre bureau flexible
• Coordonner la réservation de postes et de salles
• Attribuer des espaces (postes, salles, places de parking, etc.)

Les professionnels de l'immobilier d'entreprise (CRE), les cadres RH et les chefs d'équipe peuvent le faire avec un seul outil et en quelques clics. Accessible de partout et à tout moment, cet allié numérique collecte également des données analytiques sur l'utilisation du bureau pour fournir des informations clés et vous aider à prendre les bonnes décisions concernant votre gestion de l'espace de bureau.

Réanalyser régulièrement l'utilisation de vos bureaux dédiés

Réévaluer régulièrement l'utilisation des bureaux dédiés est une pratique utile pour s'assurer qu'un modèle d'espace de bureau reste en phase avec les objectifs de l'entreprise et l'évolution des besoins des employés. La structure des équipes, les exigences des projets et la dynamique de la main-d'œuvre évoluent au fil du temps : la stratégie d'affectation des bureaux qui vous paraîssait optimale un jour, pourrait s'avérer obsolète.

Une analyse régulière permet de mettre en évidence les schémas d'utilisation, les zones sous-utilisées ou sur-utilisées et d'identifier les nouvelles préférences ou exigences du personnel. Cette approche proactive permet aux entreprises de réajuster l'agencement de leurs bureaux en fonction de l'évolution de la situation. Elles peuvent ainsi maintenir un environnement favorable et productif qui reflète les styles de travail actuels et améliore la satisfaction générale des employés. Une gestion adaptable de l'espace est donc fonctionnelle pour maintenir l'efficacité et favoriser une culture de bureau réactive.

Les postes dédiés font partie d'une planification plus large de l'expérience au bureau

L'objectif de l'introduction de <strong wg-1="">pratiques de travail</strong> plus <strong wg-1="">flexibles</strong> n'est pas de <strong wg-2="">réduire les effectifs </strong>, mais de favoriser un <strong wg-4="">environnement de travail productif</strong> et <strong wg-3="">centré sur l'employé</strong>. Permettre aux gens de <strong wg-5="">travailler de n'importe où</strong>, et parfois à n'importe quel moment, est une partie de la définition de la <strong wg-6="">flexibilité au travail</strong>. Elle implique également de s'adapter aux <strong wg-7="">attentes</strong> de votre <strong wg-7="">personnel</strong>.

Bien que cet article explique les avantages de permettre certains espaces de travail dédiés au bureau, cela ne signifie pas que votre équipe en a besoin. C'est spécifique à chaque organisation, et déterminer si des postes attribués sont nécessaires pour votre personnel est essentiel. Cependant, nous recommandons vivement d'adopter la flexibilité. C'est la clé d'un environnement de travail prospère qui tire pleinement parti des avantages de tous les types d'espaces de travail, des postes flexibles aux postes fixes et aux salles de réunion.

Si vous recherchez un outil moderne et convivial pour gérer votre espace de travail en toute fluidité, demandez une démo gratuite de l'application deskbird et découvrez toutes les fonctionnalités qui vous permettent d'optimiser votre espace de bureau et d'améliorer l'expérience employé.