Planification de l'espace de bureau : 7 étapes pour la réussir

La plupart des bureaux hybrides se retrouvent avec des espaces de bureau inutilisés chaque jour. Des postes restent vides parce que les employés les réservent mais ne se présentent pas, ou parce que l'agencement ne correspond pas à la manière dont les gens travaillent réellement. La planification de l'espace de bureau y remédie en concevant votre espace de travail autour des schémas d'utilisation réels, et non des suppositions. Bien planifiée, elle réduit le gaspillage d'espace, diminue les coûts immobiliers et crée un bureau que les employés souhaitent utiliser.

TL;DR

La planification de l'espace de bureau consiste à concevoir un espace de travail qui correspond à la manière dont votre équipe travaille réellement, et non au nombre de postes dont vous disposez. Bien menée, elle réduit le gaspillage d'espace, diminue les coûts et rend le bureau attrayant pour le trajet.

• Commencez par analyser les données d'utilisation réelle de votre espace avant d'apporter des modifications.
• Privilégiez la variété et la flexibilité dans votre plan d'étage pour soutenir les équipes hybrides
• Utilisez les Analyses de bureau pour suivre l'utilisation et ajuster au fil du temps

Qu'est-ce que la planification de l'espace de bureau ?

La planification de l'espace de bureau consiste à concevoir un espace de travail qui répond aux besoins de l'entreprise et de ses employés. Elle maximise l'utilisation de l'espace tout en améliorant la créativité et la productivité de la main-d'œuvre. Les membres de l'équipe devraient apprécier de venir au bureau, sachant qu'ils peuvent travailler et collaborer dans les meilleures conditions. Cela inclut l'accès à l'équipement et à la technologie appropriés, tout en bénéficiant d'un regain de motivation de leur environnement de travail.

Repenser l'agencement de votre bureau et son design va au-delà de l'esthétique et de la configuration des sièges. Cela inclut l'atmosphère que vous souhaitez créer. Votre choix de mobilier, les plans d'étage de l'immeuble de bureaux et la décoration génèrent une certaine ambiance et reflètent vos valeurs. L'intégration d'espaces de détente améliore le bien-être des employés, ce qui favorise la créativité, l'engagement et la productivité. Ne pas anticiper le besoin de postes individuels et de zones calmes pour les personnes qui ont besoin d'un endroit pour se concentrer peut entraîner frustration et stress.

Pourquoi la planification de l'espace de bureau est importante pour les équipes hybrides

Si vous avez mis en place des modalités de travail flexibles au cours des dernières années, vous avez probablement remarqué que vous pouvez réduire la taille de votre bureau. Tout le monde ne vient pas tous les jours. Votre personnel se concentre sur les projets de groupe lorsqu'il est sur site et sur les tâches individuelles lorsqu'il travaille à domicile. Cela modifie entièrement le rôle du lieu de travail physique.

La création d'un espace de bureau bien conçu profite à votre entreprise et à ses résultats autant qu'elle stimule votre équipe. La planification de l'espace de travail vous aide à :

• Optimiser l'utilisation de l'espace et réduire les coûts immobiliers
• Favoriser l'expérience des employés et la satisfaction
• Améliorer la collaboration et le travail d'équipe
• Renforcer la culture organisationnelle
• Soutenir la santé physique et mentale des employés
• Stimuler la productivité et la performance
• Accroître l'attraction et la rétention des talents

7 étapes pour planifier votre espace de bureau

Que vous réaménagiez un espace existant ou en planifiez un nouveau, ces 7 étapes vous seront utiles. Elles vous guideront pour créer un espace de travail adapté à votre équipe hybride.

1. Analyser comment votre espace est actuellement utilisé

Avant toute planification, vous devez savoir comment votre espace de bureau est actuellement utilisé. Combien de personnes viennent sur site chaque jour ? Quel type d'espaces de travail préfèrent-ils ? Peuvent-ils accéder rapidement aux postes et aux salles de réunion dont ils ont besoin, ou y a-t-il des conflits d'horaire ?

Suivez l'écart entre les réservations et l'utilisation réelle. Les no-shows et les réservations fantômes créent une fausse pénurie, où les postes semblent occupés mais restent vides. Si les membres de votre équipe réservent des postes mais ne se présentent pas, vous prenez des décisions basées sur des données inexactes. Suivez l'occupation réelle, pas seulement les réservations.

L'analyse de la manière dont votre personnel utilise l'espace de travail est cruciale. Si les membres de l'équipe travaillent sur leurs ordinateurs assis sur des canapés plutôt qu'à des tables, demandez-leur pourquoi. Ils pourraient se sentir plus productifs dans cet espace qu'à un poste de travail individuel avec un simple poste et une chaise dure.

Pour comprendre l'utilisation et l'occupation de votre bureau, utilisez notre Calculateur d'espace de bureau et consultez vos Analyses de bureau. Utilisez ces données pour prendre des décisions éclairées. Recueillez les commentaires de vos employés pour créer un environnement de travail centré sur l'employé.

2. Incluez les employés dans le processus de planification 

La conception de votre espace de bureau doit correspondre aux exigences de votre entreprise. Elle doit également soutenir des environnements qui améliorent la productivité et le bien-être des membres de votre équipe. Les employés sont le pilier de votre entreprise. Comprendre leurs préférences et leurs besoins est essentiel pour les satisfaire et stimuler leur performance.

Commencez par discuter avec votre équipe et créer un environnement de communication ouverte et honnête. La meilleure planification de l'espace de bureau reflète les besoins de vos employés. Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est essentiel pour une prise de décision plus intelligente. Vous pouvez leur demander en personne ce qu'ils pensent de l'utilisation actuelle de l'espace et ce qu'ils estiment manquant.

Les questionnaires de satisfaction des employés sont une solution simple pour obtenir des retours honnêtes et constructifs. Votre équipe a le temps de réfléchir à ses réponses. Elle peut noter les aspects les plus importants qu'elle attend lorsqu'elle vient sur site. Obtenir ces informations tôt permet d'éviter des problèmes d'adoption ultérieurs.

3. Alignez votre aménagement avec la culture et les valeurs de votre entreprise

L'aménagement de votre bâtiment de bureaux doit refléter votre culture organisationnelle et vos valeurs.

Votre culture est-elle centrée sur l'employé ? Alors votre bureau devrait prioriser le bien-être des employés par des espaces de repos et un design de bureau biophilique. Vous souhaitez favoriser le travail d'équipe ? Incluez différents types d'espaces collectifs dans la planification de votre espace de bureau. Avoir un impact positif sur la planète est-il l'un de vos objectifs clés ? Faites un réel effort pour considérer les pratiques de durabilité lors de la recréation de l'aménagement de votre bureau.

Construire un espace de bureau qui reflète votre culture d'entreprise favorise la loyauté et le lien. Cela devient encore plus crucial dans les environnements de travail hybrides, car moins de temps est passé au bureau à interagir en personne avec les autres.

4. Concevez pour la variété et la flexibilité dans votre plan d'étage

La flexibilité signifie plus que de simples modalités de travail. Pour répondre aux besoins de vos employés, vous devez créer un espace de travail agile, dynamique et fonctionnel.

Les postes individuels ne sont plus la seule configuration d'espace de travail utile. Les gens viennent au bureau pour se connecter avec leurs collègues. Mais un bureau composé uniquement d'espaces de travail collaboratifs ne répond pas aux besoins des emplois qui nécessitent des postes de travail calmes pour un travail concentré.

Vous ne pouvez pas avoir le nombre parfait de postes et de salles de réunion. Les besoins de votre personnel changent quotidiennement en fonction de leurs tâches. Offrir diverses configurations de bureau et des aménagements de postes flexibles est ce qui se rapproche le plus de la création d'un espace de travail prospère et centré sur l'humain.

Envisagez de concevoir votre plan d'étage autour du travail basé sur l'activité. Les employés choisissent les espaces en fonction de ce qu'ils font, et non de l'endroit où ils s'assoient. Maintenez votre plan d'étage à jour afin qu'il reflète la réalité. Les plans d'étage obsolètes entraînent confusion et conflits de réservation.

Découvrez 9 types de configurations de bureau pour créer un environnement de travail agile et dynamique.

5. Créez un environnement de travail sûr et sain

Créer un environnement de travail sûr et sain signifie suivre les directives en matière de santé et de sécurité au travail. Cela signifie également améliorer la santé physique et mentale.

La configuration de votre bureau et son design jouent un rôle crucial ici. Ils peuvent déclencher le stress et l'anxiété autant qu'ils peuvent favoriser le bien-être et la créativité. La lumière artificielle a un impact psychologique différent de la lumière naturelle. Il en va de même pour les employés dans un environnement biophilique par rapport à ceux dans un espace de travail épuré.

En fonction de votre budget et de vos priorités, considérez :

• Mettez en œuvre des pratiques ergonomiques au bureau
• Dédiez une salle aux activités sportives
• Concentrez-vous sur la qualité de l'air de votre bureau
• Planifiez un design d'espace de travail qui favorise la santé mentale
• Créez plus d'espaces pour promouvoir les interactions sociales et le sentiment de communauté
• Assurez la conformité aux codes du bâtiment locaux et aux exigences d'accessibilité

6. Planifiez la croissance future et l'évolution des besoins

Comme toute entreprise, vous souhaitez développer et étendre vos opérations. Si elle est correctement configurée, la configuration de votre bureau et les étapes que nous avons partagées peuvent aider à créer le bon environnement pour stimuler la croissance de l'entreprise. La planification de l'espace de bureau est cruciale car elle améliore la satisfaction et la productivité des employés. Des membres d'équipe plus heureux et plus engagés aident votre entreprise à prospérer et à se développer.

Anticipez l'avenir lors de la planification. Adaptez-vous à la manière dont les gens travaillent, à la technologie qu'ils utilisent et aux tendances émergentes en matière de gestion de l'espace de travail. Cela repose sur le suivi des données d'utilisation de l'espace et de leur évolution au sein de votre organisation.

Vous ne voulez pas d'aménagements de postes obsolètes dans quelques mois. Assurez-vous qu'ils répondent à vos besoins en capacité et aux exigences de vos employés. Gardez vos objectifs à l'esprit et ajustez votre stratégie de planification de l'espace de bureau en conséquence. Le bureau du futur continuera d'évoluer.

7. Testez les configurations avec des outils de planification de l'espace de bureau

À un certain moment, vous devrez visualiser vos idées pour voir si elles fonctionnent. Des outils de planification de l'espace de bureau comme SmartDraw vous permettent de concevoir numériquement des espaces de travail. Vous pouvez tester plusieurs options de configuration.

Lors du choix d'un outil de planification, recherchez :

• Des mises à jour faciles pour que votre plan d'étage reste à jour
• Des options d'exportation claires sans coûts cachés
• Des fonctionnalités de collaboration pour les équipes à distance
• Des vues de disponibilité en temps réel
• Une intégration avec vos systèmes de calendrier et de réservation existants

Certains outils ont des accès payants ou des processus d'exportation complexes. Testez avant de vous engager pour éviter des mises à jour frustrantes.

Utilisez notre Calculateur d'espace de bureau pour déterminer le meilleur ratio employés-postes pour votre bureau.

Erreurs courantes à éviter en matière de planification de l'espace de bureau

Même avec les meilleures intentions, la planification de l'espace de bureau peut mal tourner. Voici les erreurs les plus courantes à surveiller :

• Se fier à son intuition plutôt qu'aux données d'utilisation. Les hypothèses sur l'utilisation de l'espace sont souvent erronées. Suivez l'occupation réelle avant d'apporter des modifications.
• Conserver des plans d'étage obsolètes qui ne correspondent pas à la réalité. Si votre plan d'étage montre des postes qui n'existent plus ou des salles qui ont été réaffectées, les employés ne peuvent pas faire confiance au système de réservation.
• Ignorer les no-shows et les réservations fantômes lors du calcul de la capacité. Les postes réservés qui restent vides créent une fausse pénurie. Mesurez l'utilisation réelle, pas seulement les réservations.
• Concevoir uniquement pour la collaboration sans zones de concentration calmes. Les équipes hybrides ont besoin des deux. Un bureau avec uniquement des espaces ouverts frustre les personnes qui ont besoin de se concentrer.
• Choisir des outils avec des coûts cachés ou des exportations complexes. Si la mise à jour de votre plan d'étage est laborieuse, elle ne sera pas effectuée. Choisissez des outils qui simplifient l'entretien continu.

Comment deskbird soutient la planification de l'espace de bureau

deskbird aide les équipes hybrides à gérer leur espace de travail et à réduire le gaspillage d'espace. Notre application de gestion du lieu de travail vous aide à gérer votre espace de travail et à répondre aux besoins des employés. Elle vous aide également à éviter les problèmes courants de planification des bureaux hybrides.

ILF Consulting Engineers Austria a été confrontée à ce défi précis alors que ses effectifs augmentaient et que l'espace de bureau restait limité. Les départements étant en concurrence pour les postes et la direction arbitrant constamment les conflits d'espace, ils ont mis en œuvre deskbird pour gérer environ 800 postes de travail répartis sur six sites. Le résultat : un taux d'adoption de plus de 80 % par les effectifs, une répartition plus équitable des postes et la découverte qu'ils disposaient en fait de suffisamment d'espace pour continuer à croître sans acquérir de biens immobiliers supplémentaires.

Il n'y a plus de discussions et, grâce à toutes les analyses, nous avons également réalisé que nous avions en fait suffisamment d'espace. En fait, nous pourrions continuer à croître, et les postes ne deviendraient probablement toujours pas rares. Mais nous n'avons pu faire cette déclaration qu'après avoir utilisé deskbird pour examiner attentivement l'occupation des postes et tout évaluer en détail.

Josef P. Mayr, Managing Director chez ILF Consulting Engineers Austria

Analyses de bureau pour comprendre l'utilisation réelle de l'espace

Nos analyses de bureau vous aident à comprendre comment votre personnel utilise le bureau et à identifier leurs besoins. Vous pouvez voir le nombre de personnes présentes au bureau chaque jour, les zones les plus réservées et la durée des réservations. Suivez l'écart entre les réservations et l'occupation réelle pour repérer les no-shows et les zones sous-utilisées.

Utilisez vos observations et analyses pour aménager votre espace de bureau en toute confiance. Même avec des données claires, le feedback de vos employés reste tout aussi important.

Fonctionnalités centrées sur l'humain pour l'expérience employé

L'application deskbird facilite la vie de chacun et améliore l'expérience employé. L'avenir du travail est axé sur la flexibilité. Mais tout le monde n'apprécie pas de travailler depuis un poste différent à chaque fois qu'il vient sur site. La fonctionnalité d'espaces attribués permet aux administrateurs d'attribuer des espaces de travail spécifiques pour une durée déterminée en fonction des demandes des employés.

La planification hebdomadaire permet aux managers et aux collègues de consulter les plannings de chacun. Vous pouvez coordonner les jours de présence au bureau avec votre équipe.

Outils de collaboration pour les équipes hybrides

deskbird vous aide à stimuler la collaboration au sein de votre équipe hybride. Notre fonctionnalité de réservation de salles vous assure de disposer de l'espace de réunion dont vous avez besoin lorsque vous travaillez sur un projet collectif. Le plan d'étage interactif est idéal pour les visites de bureau de dernière minute. Les employés qui n'ont pas réservé d'espace de travail peuvent en trouver un rapidement.

Les méthodes de travail évoluent et deviennent plus flexibles. La planification de l'espace de bureau est désormais cruciale pour chaque organisation. Les installations actuelles doivent s'adapter aux nouveaux besoins des effectifs. Elles doivent également intégrer les tendances futures.

Les avantages d'une planification intelligente de l'espace de travail vont au-delà du simple design et du mobilier attrayant. Elle favorise la satisfaction des travailleurs, la productivité et le bien-être. Cela conduit à des performances accrues et à la croissance de l'entreprise. Les données de bureau, le feedback des employés, et l'analyse des tendances sont d'excellents points de départ. Utilisez-les pour créer un espace de travail dynamique et fonctionnel.