Perché investire in un software di room scheduling?

Prenota una sala: quando ne hai bisogno e ovunque tu ti trovi

Hai una presentazione domani e hai dimenticato di prenotare una sala riunioni? Oppure hai bisogno di uno spazio all'ultimo minuto per un gruppo di lavoro più numeroso? Un software di programmazione delle sale è la soluzione.

Un software di pianificazione delle sale ti fornisce un calendario digitale che mostra il livello di occupazione degli uffici o degli spazi di co-working, che possono essere prenotati e riservati, ad esempio, dai dipendenti. Con tali software di pianificazione degli uffici, le aziende sono in grado di mantenere un database ai fini della gestione degli spazi ufficio e dei dipendenti. Questo può aiutarti a utilizzare efficacemente e ad distribuire in modo equo gli spazi ufficio sovraffollati o sottoutilizzati.

Pertanto, i dipendenti possono prenotare o riprogrammare facilmente le sale per le riunioni e risparmiare tempo per svolgere altre attività.

3 motivi per cui la pianificazione delle sale è così importante

1. Gestione dei dipendenti che lavorano in modo ibrido

La pandemia ha portato un numero crescente di dipendenti a lavorare da casa al posto che dall'ufficio. Soprattutto per quanto riguarda il lavoro ibrido, è sempre più importante per le aziende evitare di occupare eccessivamente l'ambiente di lavoro. La pianificazione degli spazi è utile per determinare l'effettiva necessità e l'utilizzo dello spazio. Se il sistema di gestione delle prenotazioni online determina che lo spazio dell'ufficio è sottoutilizzato, le sale possono essere trasformate, per esempio, in spazi di coworking per ridurre i costi. La funzionalità degli spazi può anche essere modificata per migliorare il benessere dei dipendenti, in quanto le sale poco occupate possono essere trasformate in zone tranquille o essere meglio attrezzate per sale riunioni digitali.

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2. Aumento della produttività aziendale

Con la pianificazione delle sale, i dipendenti risparmiano tempo grazie a processi di prenotazione semplici e a una più rapida individuazione degli altri dipendenti. Inoltre, la produttività può essere aumentata evitando interruzioni e doppie prenotazioni. Allo stesso modo, le riunioni ad hoc possono essere facilmente organizzate in modo spontaneo in una stanza adatta al numero di partecipanti. Grazie a un'applicazione book-a-desk, lo spazio dell'ufficio può essere prenotato in modo semplice, invece di dover contattare il team delle risorse umane o di recarsi di persona nella sala per segnare il proprio.

3. La semplicità è la chiave per la felicità dei dipendenti

L'inserimento delle sale e delle postazioni di lavoro in uno strumento di prenotazione dei desk, il download dell'app e la prenotazione sono intuitivi da usare e possono essere gestiti da chiunque.

Con un sistema di gestione delle prenotazioni online, i dipendenti evitano una complicata ricerca di uno spazio di lavoro libero e non disturbano più nessuno durante una riunione. Inoltre, nel caso in cui un gruppo non si presenti anche se ha prenotato una sala, la prenotazione verrà automaticamente annullata. La pianificazione dell'ufficio previene così inutili frustrazioni e fa risparmiare tempo.

Il miglior software di prenotazione dei desk aziendali consente ai dipendenti di verificare la disponibilità delle sale riunioni, di prenotarle direttamente, di individuare ed eliminare le "riunioni fantasma" e di trasformare gli spazi inutilizzati per le esigenze dei dipendenti. Pertanto, una pianificazione efficace degli spazi è il segreto per risolvere tutti questi problemi.

In futuro, la pianificazione delle sale diventerà ancora più importante con l'aumento del numero di dipendenti da remoto e ibridi. Le organizzazioni che forniscono dimesioni delle sale personalizzate, misurano l'occupazione della sala e personalizzano le funzionalità della sala in base ai dati e alle esigenze dei dipendenti, e creeranno un ambiente di lavoro eccellente e altamente produttivo. Un luogo di lavoro produttivo e dei dipendenti felici sono la chiave per il futuro del lavoro!

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