Facility planning: strategie per un ambiente di lavoro a prova di futuro

Gli ambienti di lavoro fisici si classificano come la seconda voce di costo più alta dopo le risorse umane, rendendoli un elemento primario del budget aziendale che richiede un'attenta gestione. Eppure molte organizzazioni prendono decisioni immobiliari da milioni di dollari basate su dati di accesso e prenotazioni del calendario che sanno essere inaffidabili. Questo articolo spiega come il facility planning ti aiuta a organizzare lo spazio ufficio, le risorse e l'infrastruttura per supportare gli obiettivi aziendali e le esigenze dei dipendenti, coprendo i quattro pilastri del facility management, perché i dati accurati sull'utilizzo dello spazio sono importanti per decisioni immobiliari difendibili e come costruire una strategia che riduca i costi creando spazi in cui i dipendenti desiderano lavorare.

Riepilogo

Il facility planning è un approccio strategico per organizzare lo spazio ufficio, le risorse e l'infrastruttura a supporto degli obiettivi aziendali e delle esigenze dei dipendenti. Una pianificazione efficace richiede dati accurati sull'utilizzo dello spazio, allineamento con gli obiettivi aziendali e tecnologia che fornisce insight affidabili. Per le organizzazioni che gestiscono oltre 40.000 metri quadrati di spazio ufficio, fare questo correttamente significa la differenza tra decisioni immobiliari difendibili e costose congetture. Una solida strategia di facility management combina persone, processi, spazio fisico e tecnologia per l'ambiente di lavoro per ridurre i costi, supportare il lavoro ibrido e creare spazi in cui i dipendenti desiderano lavorare.

Che cos'è la pianificazione delle strutture?

Il facility planning è un approccio che le aziende utilizzano per organizzare le loro strutture e risorse. Assicura che la giusta quantità di spazio e strumenti siano disponibili per i dipendenti, consentendo all'azienda di operare senza intoppi e raggiungere i suoi obiettivi. Per le organizzazioni con oltre 1.000 dipendenti e impronte d'ufficio complesse, questo diventa una funzione strategica che impatta direttamente le decisioni immobiliari.

Questo approccio proattivo richiede lo sviluppo di strategie di gestione dello spazio e delle risorse, anziché l'allocazione di strumenti e spazi di lavoro senza criterio. È un processo basato sui dati. La raccolta di dati sui tassi di utilizzo e di occupazione ti aiuta a capire in che modo uno spazio viene effettivamente utilizzato.

L'obiettivo finale del facility planning è garantire il successo aziendale creando uno spazio ufficio favorevole al lavoro, fornendo al contempo i dati necessari per decisioni difendibili a livello di consiglio di amministrazione.

I quattro pilastri del facility management

Gli aspetti più importanti nello sviluppo di un piano di facility management sono:

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1. Persone: cosa si aspettano i tuoi dipendenti dallo spazio e come soddisfi le loro esigenze affinché possano svolgere al meglio il loro lavoro?
2. Tecnologia: quali strumenti devono essere implementati per ottimizzare i processi e aiutare a raccogliere dati per decisioni sicure sull'utilizzo dello spazio?
3. Edificio e ambiente: come si presenta e funziona lo spazio effettivo, incluse le sue sale riunioni, scrivanie e planimetrie?
4. Processi e pratiche: qual è il processo organizzativo del facility management che aiuta ad allocare spazio e risorse in modo efficace?

Ruoli dei professionisti dell'immobiliare aziendale e dei facility manager

I professionisti del Corporate Real Estate (CRE) e i facility manager svolgono entrambi un ruolo chiave nel facility planning. Il loro obiettivo principale è migliorare l'efficienza dello spazio: adattare uno spazio per essere il più produttivo, conveniente e favorevole al lavoro possibile.

I loro ruoli si sovrappongono, ma differiscono per ambito. I professionisti CRE (corporate real estate, immobiliare aziendale) considerano la gestione immobiliare nel suo complesso. I facility manager si concentrano più specificamente su ciascuna struttura e sui miglioramenti necessari. Entrambi mirano a creare un luogo di lavoro fisico che si allinei ai piani aziendali e risponda alle esigenze dei dipendenti.

I team di Information Technology (IT) svolgono anche un ruolo crescente nelle decisioni relative alla tecnologia dell'ambiente di lavoro. Valutano le certificazioni di sicurezza, le integrazioni native con strumenti come Microsoft Teams e Azure Active Directory (Azure AD) e i requisiti di implementazione insieme ai responsabili delle installazioni.

Perché il facility planning è importante per la tua azienda

Rendi il tuo ambiente di lavoro efficiente e pronto a tutto

Le aziende dovrebbero implementare una strategia di facility management per una serie di ragioni, soprattutto perché nuove modalità di lavoro stanno diventando comuni. Una solida strategia consente alle organizzazioni di adattarsi al lavoro ibrido. Gestire il lavoro collaborativo quando i dipendenti sono in sede richiede le giuste tecniche di facility management. Ciò significa utilizzare la tecnologia giusta per gestire il tempo e la posizione di lavoro dei dipendenti.

Rendere l'ambiente fisico pronto a tutto ciò che il futuro può riservare richiede l'allineamento con le aspettative dei dipendenti, che ora includono maggiore sostenibilità in ufficio e una maggiore autonomia complessiva. Per creare un workplace più sostenibile, le aziende devono misurare e regolare il consumo energetico. Questo non può essere fatto senza .

Rendi lo spazio più efficiente per raggiungere gli obiettivi di business

Queste misure contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi business. Un workplace ben strutturato è essenziale per il successo complessivo, creando un ambiente favorevole al lavoro e progettato per migliorare l'esperienza individuale di ogni dipendente.

Utilizza il facility management per capire quali spazi sono più utilizzati e di cosa il tuo team ha più bisogno. Monitora per identificare le aree sottoutilizzate e i tempi di massimo utilizzo. Le organizzazioni che misurano l'utilizzo dello spazio in modo accurato possono ridurre la loro impronta immobiliare senza impattare l'esperienza dei dipendenti, sebbene i risultati varino a seconda dell'organizzazione.

Uno spazio di lavoro efficiente ha chiari benefici finanziari. Se uno dei tuoi obiettivi aziendali è aumentare l'efficienza dei costi, il facility planning aiuta a ridurre i costi attraverso la progettazione o il ridimensionamento dello spazio ufficio in modo diverso per soddisfare le esigenze aziendali.

Migliora l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti

I dipendenti sono centrali per il successo di qualsiasi azienda. Mantenerli soddisfatti è essenziale. Il facility planning garantisce che i membri del team abbiano il tipo di spazio di lavoro di cui hanno bisogno, che si tratti di aree di focus individuali, spazi di collaborazione di gruppo o parti dell'ufficio dedicate al benessere e al relax. Vuoi creare un ambiente fisico in cui i lavoratori si sentano bene e motivati. Migliore illuminazione, aree di riposo e più spazi verdi contribuiscono tutti a questo obiettivo. Se vuoi che le persone tornino in ufficio, devi dare loro un motivo per fare il pendolare.

Sviluppa un senso di appartenenza per aiutare a rafforzare la cultura aziendale. Negli ambienti flessibili, questo può essere complicato. Gli studi indicano che molti dipendenti sentono la mancanza di un contatto personale con i colleghi. L'utilizzo di strategie di facility planning, come la creazione di un ufficio che funga da hub sociale oltre che da spazio di lavoro, può aiutare a riunire le persone.

Riduci i costi dell'ufficio con dati accurati

La giusta strategia workplace può ridurre i costi dell'ufficio, con risultati che variano in base all'utilizzo attuale e alle condizioni di mercato. Un ufficio pienamente efficiente è quello in cui ogni spazio ha uno scopo e supporta la produttività. Con l'aumento degli affitti commerciali in molte grandi città, lo spazio sprecato è denaro sprecato.

Utilizzare il facility planning per comprendere i tassi di utilizzo e di occupazione dello spazio di lavoro garantisce che l'ufficio sia efficiente, o ridimensionato se non tutte le aree sono necessarie. Le organizzazioni con dati di utilizzo accurati possono identificare:

• Giorni e orari di punta in cui la domanda di spazio è più alta
• Piani o zone costantemente sottoutilizzati
• Modelli di prenotazione delle sale riunioni rispetto all'utilizzo effettivo
• Costo per metro quadro rispetto all'occupazione effettiva

Capire come e quando il tuo team utilizza uno spazio riduce anche il consumo energetico. Meno persone in uno spazio specifico significa meno energia consumata.

Rischi di un facility planning inadeguato

Senza un facility planning adeguato, le organizzazioni affrontano sfide significative che si aggravano nel tempo:

• Dati inaffidabili che portano a decisioni sbagliate: I badge e le prenotazioni sul calendario mostrano intenzioni, non la realtà. Quando le scrivanie prenotate rimangono inutilizzate a causa di no-show e prenotazioni fantasma, i tuoi numeri di utilizzo non possono supportare decisioni immobiliari a livello di consiglio di amministrazione.
• Spese immobiliari inutili: pagare per spazi che rimangono vuoti può costare alle organizzazioni somme significative per ogni scrivania inutilizzata annualmente, a seconda della posizione e dei prezzi di mercato. Senza dati precisi sull'utilizzo dello spazio, non puoi identificare quali aree consolidare o eliminare.
• Bassa adozione degli strumenti: i precedenti strumenti di prenotazione delle scrivanie spesso falliscono perché i dipendenti li trovano macchinosi. Una bassa adozione significa dati incompleti, il che significa che torni a fare ipotesi sulle esigenze di spazio.
• Frustrazione dei dipendenti: quando i dipendenti non riescono a trovare scrivanie disponibili, le sale riunioni sono prenotate due volte o l'ufficio sembra caotico, la soddisfazione diminuisce. Ciò mina le iniziative di rientro in ufficio e danneggia l'esperienza dei dipendenti.
• Incapacità di applicare le policy ibride: senza visibilità su chi è effettivamente in ufficio, le policy di lavoro ibrido diventano suggerimenti piuttosto che linee guida. I team non possono coordinarsi efficacemente e i manager mancano dei dati per supportare le loro decisioni.

Come costruire una strategia di facility management

Determinare gli obiettivi e le esigenze

Ogni buona strategia inizia con la definizione degli obiettivi che speri di raggiungere. Inizia pensando a come puoi allineare la tua strategia CRE e di facility management con gli obiettivi dell'azienda. Ad esempio, se gli obiettivi aziendali sono la riduzione dei costi e l'aumento dell'efficienza, elabora strategie su come il facility planning possa aiutare a raggiungerli. Cercare modi per ridimensionare o ridurre il consumo energetico gestirebbe i costi. Progettare un ambiente di lavoro che motivi il lavoro e soddisfi le esigenze dei dipendenti aumenterebbe l'efficienza.

Analizza la tua situazione attuale

Delineati gli obiettivi, il passo successivo è analizzare la situazione attuale del workplace. A seconda dell'obiettivo, questo potrebbe significare cose diverse. Se diventare più sostenibili è l'obiettivo, misura il consumo energetico per vedere quanto viene utilizzato e trova le aree in cui può essere ridotto. Traccia chi viene in ufficio ogni giorno per opportunità di carpooling o per sovvenzionare trasporti più ecologici.

Nella maggior parte dei casi, migliorare l'efficienza dello spazio inizia con la raccolta di dati sui tassi di occupazione e sull'utilizzo dello spazio. Un ottimo modo per farlo è utilizzare un'app di hot-desking o di pianificazione settimanale. Questo permette ai manager di vedere chi viene e quando, e quali aree dell'ufficio utilizzano maggiormente. Cerca strumenti che tracciano la presenza effettiva, non solo le prenotazioni, per evitare le lacune nei dati causate dai no-show.

Monitora le tendenze future del lavoro

Qualsiasi strategia moderna di facility planning richiede di stare al passo con le tendenze lavorative. Il più pertinente è quello dei modelli di lavoro flessibile. L'aumento del lavoro da remoto significa che i dipendenti utilizzano diversi luoghi di lavoro e sono possibilmente distribuiti in tutto il mondo. Ciò influisce sulla quantità di spazio necessaria o se un ufficio è necessario del tutto. Sposta anche le esigenze dei dipendenti. Potrebbero richiedere spazi di co-working o un budget per costruire il loro ufficio domestico.

Il lavoro ibrido è in forte crescita al momento, poiché combina i vantaggi del lavoro da remoto con la collaborazione delle interazioni di persona. Questo è importante che le aziende lo tengano a mente quando sviluppano la loro strategia di facility management perché influisce notevolmente su come verrà utilizzato lo spazio. I dipendenti probabilmente verranno in ufficio per socializzare e collaborare, ma manterranno il lavoro focalizzato a casa.

Creare una strategia di pianificazione della struttura

Il passo finale consiste nel mettere insieme tutti questi pezzi. Ora che tutti i dati sono stati raccolti e che hai un'idea chiara di ciò che deve essere realizzato, è il momento di metterlo in pratica.

Per raggiungere questi obiettivi, implementa la tecnologia per il luogo di lavoro per ottimizzare il processo, dalla raccolta dei dati all'organizzazione dei tuoi dipendenti e alla gestione dello spazio di lavoro stesso. Cerca un software che offra:

• Dashboard di workplace analytics che mostrano l'utilizzo in tempo reale e storico
• Planimetrie interattive per una facile prenotazione di scrivanie e sale
• Integrazioni native con Microsoft Teams, Outlook, Slack e sistemi HR come Azure AD
• Alti tassi di adozione (90%+) per garantire l'accuratezza dei dati
• Desk sharing e capacità di hot desking per una gestione flessibile dello spazio

App di hot desking, sistemi di prenotazione parcheggi e piattaforme di pianificazione settimanale sono ottimi esempi. Organizzazioni come IU hanno trasformato la loro gestione del workspace implementando strumenti che i dipendenti utilizzano effettivamente. Quando la prima soluzione di prenotazione scrivanie di IU non riusciva a gestire la complessità di 1.500 dipendenti in 30 sedi, hanno implementato deskbird e ottenuto prenotazioni di scrivanie in 20 secondi, fornendo ai real estate manager precise analytics sull'occupazione per informare le decisioni di investimento nello spazio.

Stavamo cercando uno strumento facile e intuitivo che potesse comunque soddisfare tutte le nostre esigenze. Soprattutto perché il progetto comportava una ristrutturazione del layout del nostro ufficio, è stato sorprendente quanto deskbird fosse flessibile verso le nostre mutevoli esigenze. Con deskbird, abbiamo trovato un software che offre un'ottima esperienza utente insieme a tutte le caratteristiche che desideravamo, specialmente SSO e restrizioni di accesso, che erano molto importanti per noi!

Jacqueline Schuster, Senior Project Lead HR

Impostazione di KPI per la gestione delle strutture

Dopo l'implementazione, è il momento di misurare il successo della tua strategia. Impostare KPI di facility management è il modo migliore per farlo.

Questi KPI aiutano a determinare se i cambiamenti apportati beneficiano l'azienda e i dipendenti. Le metriche chiave da monitorare includono:

• Tasso di utilizzo dello spazio: traccia questo nel tempo per capire come si presenta un utilizzo efficiente per il tuo modello di ufficio
• Tassi di occupazione per piano, zona e giorno della settimana
• Tasso di no-show: percentuale di scrivanie prenotate che rimangono inutilizzate
• Costo per metro quadro relativo all'utilizzo effettivo
• Punteggi di soddisfazione dei dipendenti relativi allo spazio di lavoro
• Consumo energetico per metro quadro occupato

Le risposte a queste domande consentono ai facility manager di capire se i cambiamenti implementati hanno avuto un impatto positivo. Rivelano anche aree di miglioramento per future strategie di facility planning. Questi KPI possono essere misurati tramite la tecnologia per l'ambiente di lavoro, l'Integrated Workplace Management System (IWMS), il feedback e i rapporti finanziari.

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Come deskbird supporta il facility planning

Il facility planning richiede dati accurati. Dati accurati richiedono strumenti che i dipendenti utilizzino effettivamente. deskbird combina workplace analytics di livello enterprise con l'esperienza intuitiva che porta a tassi di adozione superiori al 90% in oltre 500 aziende.

Ecco come deskbird aiuta i facility planner a prendere decisioni immobiliari sicure:

• Dashboard di analytics in tempo reale: traccia l'utilizzo dello spazio, i tassi di occupazione e i modelli di presenza con dati che riflettono l'utilizzo effettivo, non solo le prenotazioni. Identifica i giorni di punta, le zone sottoutilizzate e le opportunità per ottimizzare il tuo footprint.
• Integrazioni native: Connettiti con Microsoft Teams, Outlook, Slack e sistemi HR tramite Single Sign-On (SSO), System for Cross-domain Identity Management (SCIM) e Azure AD. Il provisioning a manutenzione zero significa che i team IT possono implementare senza aggiornamenti manuali o modifiche alla configurazione.
• Alti tassi di adozione: Quando i dipendenti trovano che sia facile prenotare, lo fanno. Una maggiore adozione significa dati più accurati, il che significa migliori decisioni di pianificazione. Dai un'occhiata alle recensioni dei nostri clienti per vedere come ci riescono le aziende che seguiamo.
• Sicurezza di livello enterprise: Conformità ISO 27001, SOC 2 Tipo II e GDPR con dati ospitati nell'UE a Francoforte. I tuoi dati di utilizzo rimangono sicuri e conformi.
• Spazi dinamici: Adatta le planimetrie e le configurazioni degli spazi man mano che le esigenze cambiano, senza ricominciare da capo.

Con la giusta tecnologia e un approccio incentrato sui dipendenti, puoi garantire il successo dell'implementazione del tuo piano. Ciò crea un ambiente di lavoro che mantiene e aumenta la soddisfazione dei dipendenti migliorando al contempo l'efficienza operativa.

Vuoi ridurre la capacità inutilizzata e massimizzare il ROI dell'ufficio? Esplora idee per la riduzione dei costi o segui deskbird su YouTube per vedere in che modo le aziende superano le sfide del lavoro ibrido.

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