Come scegliere il miglior software per l'hot desking

Perché hai bisogno di uno strumento di hot desking che non sia Excel

Gestire gli hot desk in Excel può andare bene per piccoli team, ma in un attimo diventa una gestione lenta, soggetto a errori e difficile da mantenere man mano che la tua organizzazione cresce. I fogli di calcolo funzionano con aggiornamenti manuali, il che porta a doppie prenotazioni, assenze ingiustificate e visibilità nulla sull'effettivo utilizzo del tuo ufficio. Ogni modifica richiede tempo amministrativo e ogni decisione si basa su pure congetture.

Il software di hot desking elimina tutti questi attriti, il che lo rende un'alternativa di gran lunga migliore alla prenotazione di scrivanie in Excel. Uno strumento software dedicato all'hot desking non solo risolve le sfide della coordinazione manuale delle scrivanie tramite fogli di calcolo, ma offre anche ulteriori vantaggi, come:

• Automazione che elimina il lavoro amministrativo sostituendo la modifica manuale e gestendo check-in, cancellazioni e no-show.
• Niente più doppie prenotazioni o errori umani grazie a regole di prenotazione chiare e aggiornamenti in tempo reale che assicurano che le scrivanie non possano essere sovra-prenotate.
• Analisi del workplace che forniscono insight sui tassi di occupazione, i giorni di maggiore affluenza e i modelli di presenza.
• Un'employee experience migliore grazie a una chiara visibilità su chi è in ufficio e alle prenotazione facili tramite desktop o mobile.
• Impatto positivo sul ROI grazie al taglio dei costi d'ufficio, a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e a una migliore disponibilità degli spazi.

Quali sono funzionalità principali cercare in una soluzione di hot desking?

I migliori strumenti di hot desking rendono la prenotazione semplice per i dipendenti e forniscono ai team del workplace i dati necessari per una pianificazione più intelligente. Quando si valutano le opzioni, vale la pena di concentrarsi sulle funzionalità che ottimizzano le operazioni quotidiane, si connettono con i tuoi strumenti esistenti e possono seguire l'evoluzione della tua azienda con facilità.

• Disponibilità delle scrivanie in tempo reale: i dipendenti dovrebbero vedere in un colpo d'occhio quali scrivanie sono libere, occupate o non disponibili, in modo da poter prenotare con sicurezza.
• Planimetrie interattive: una mappa interattiva aiuta le persone a scegliere il posto giusto e a comprendere immediatamente il layout dell'ufficio.
• Opzioni di check-in intelligenti: i check-in automatici o a tempo evitano le prenotazioni fantasma e assicurano che le scrivanie non utilizzate tornino velocemente disponibili.
• Regole e limiti di prenotazione chiari: cerca una soluzione che permetta di configurare le policy di prenotazione, inserendo ad esempio dei tempi di preavviso per la prenotazione, zone team o accesso prioritario, per dare vita al tuo modello di lavoro ibrido.
• Analisi: delle analisi del workplace approfondite, che evidenziano trend, giorni di punta e aree sottoutilizzate, ti aiutano a ottimizzare lo spazio ufficio e a evitare costi immobiliari non necessari.
• Scalabilità: assicurati che la soluzione possa gestire più sedi, un numero maggiore di utenti e funzionalità aggiuntive senza compromettere le prestazioni e che i prezzi rimangano trasparenti e allineati alla tua crescita.
• Interfaccia semplice e intuitiva: un design pulito e intuitivo riduce gli attriti e favorisce l'adozione del software da parte dei tuoi team.
• Integrazioni: il collegamento con calendari e piattaforme di comunicazione fa sì che le prenotazioni restino coordinate le con riunioni e i flussi di lavoro.

Quali integrazioni sono importanti quando si sceglie un software per l'hot desking?

Il tuo software di hot desking funzionerà al meglio quando sarà connesso al tuo stack di strumenti esistente in modo che i tuoi team possano prenotare scrivanie e risorse tramite gli strumenti con cui hanno già familiarità. Le integrazioni con altre tecnologie per il workplace e strumenti per il lavoro ibrido assicurano che i dati fluiscano automaticamente, le prenotazioni rimangano aggiornate e i dipendenti possano riservare le scrivanie senza dover imparare a usare un altro software. In breve, una configurazione integrata riduce l'attrito, migliora l'adozione da parte dei dipendenti e mantiene i dati del tuo workplace coerenti tra calendari, strumenti di comunicazione e sistemi interni.

Ecco alcune integrazioni ì che dovresti cercare in primis quando scegli un software di hot desking.

• Outlook e Microsoft Teams: una sincronizzazione bidirezionale con MS Teams e Outlook fa sì che le prenotazioni delle scrivanie appaiano direttamente nei calendari dei dipendenti e rimangano aggiornate in tempo reale, evitando quindi che ci siano sovrapposizioni tra le prenotazioni.
• Google Calendar: un'integrazione con GCal consente ai dipendenti di prenotare e gestire gli spazi di lavoro dal calendario che usano già.
• Slack: l'integrazione dello strumento con Slack consente di prenotare velocemente, di ricevere notifiche push e promemoria direttamente all'interno dello strumento di uso quotidiano, riducendo la necessità di passare da un'app all'altra.
• Single Sign-On (SSO): l'SSO offre un accesso facile e aumenta la sicurezza consentendo ai dipendenti di accedere con le proprie credenziali aziendali esistenti.
• Integrazione HRIS: un'integrazione con il tuo sistema HR sincronizza automaticamente dati dei dipendenti, permessi e assenze, in modo che sia sempre chiaro chi è idoneo a prenotare le scrivanie e quando.
• Gestione utenti: l'integrazione del tuo software di hot desking con i sistemi di gestione utenti semplifica l'onboarding e la rimozione di un numero alto di utenti allo stesso tempo, mantenendo accessi, ruoli e informazioni di directory aggiornati senza lavoro manuale.

Perché il tuo software di hot desking dovrebbe offrire un'ottima esperienza sia agli utenti che agli amministratori IT

Un sondaggio di Gartner ha rilevato che un nuovo software diventa una fonte di frustrazione per il 60% dei dipendenti e che il 40% degli utenti evita di utilizzare un software dopo aver avuto una brutta esperienza. Un'esperienza utente positiva è quindi fondamentale per favorire l'adozione sia a livello di dipendente che di amministratore. I dipendenti adottano gli strumenti di hot desking solo se li trovano intuitivi e facili da usare. Lo stesso vale per gli amministratori IT e del workplace. Più facile è configurare, mantenere e scalare il sistema, più velocemente la tua organizzazione realizzerà il ROI atteso. Quindi, scegli una soluzione di hot desking che offra un'interfaccia intuitiva, una solida esperienza con l'app mobile, una facile configurazione e scalabilità, e controlli di autorizzazione chiari che mantengano la gestione semplice e allineata con le tue politiche di lavoro ibrido.

In che modo gli analytics integrati aumentano il valore della tua soluzione di hot desking

Gli analytics dettagliati sono una delle capacità più potenti del software di hot desking. Le dashboard di analytics integrate consentono ai workplace e facility manager di monitorare l'utilizzo delle scrivanie e comprendere l'occupazione degli spazi. Questi insight basati sui dati mettono fine alle congetture e permettono di prendere decisioni immobiliari più intelligenti. Quando si hanno dei chiari insight su occupazione, domanda e modelli di comportamento, diventa possibile ottimizzare il proprio spazio ufficio, riprogettare aree sottoutilizzate e pianificare futuri investimenti in ufficio in modo affidabile.

Quindi, quali analytics dovresti cercare quando scegli un software di hot desking?

• I trend di occupazione giornalieri e settimanali ti permettono di vedere quanto è occupato l'ufficio nel tempo e di identificare i giorni di punta.
• La domanda di scrivanie e zone ti aiuta a capire quali aree sono più o meno richieste per ottimizzare i layout o riutilizzare lo spazio.
• I tassi di check-in vs. no-show ti permettono di individuare le prenotazioni non utilizzate e di quantificare l'effettiva occupazione.
• I modelli di presenza dei dipendenti rivelano i ritmi di lavoro ibrido a livello di team e/o dipartimento.
• L'utilizzo dello spazio per tipo di asset mostra le prestazioni delle diverse categorie di spazi di lavoro (scrivanie, sale riunioni, aree focus, zone di collaborazione).
• Capacità vs. utilizzo effettivo evidenzia se l'attuale uso del tuo ufficio è allineato alla domanda reale.

deskbird: il miglior software di hot desking per i tuoi team

deskbird è più di un semplice software di hot desking. È la tua app di riferimento per la gestione dell'hot desking e del lavoro ibrido. deskbird è stato progettato pensando alla semplicità come principio fondamentale: prenotare uno spazio di lavoro non richiede nessuno sforzo, e le aziende ottengono allo stesso tempo gli insight necessari per gestire un workplace performante e conforme. 

I team beneficiano collaborano meglio di persona grazie a funzionalità come planimetrie interattive e aggiornamenti di presenza in tempo reale, mentre le integrazioni profonde con strumenti come Outlook, MS Teams, Slack e i sistemi HRIS mantengono tutto collegato e senza attriti. La piattaforma di hot desking di deskbird offre una serie di funzionalità e vantaggi che rendono l'hot desking un gioco da ragazzi, tra cui:

• Prenotazione scrivanie semplificata: i dipendenti possono prenotare rapidamente scrivanie, sale e risorse, garantendo un utilizzo più fluido dello spazio e un facile accesso allo spazio di lavoro di cui hanno bisogno.
• Soluzione per il lavoro ibrido: progettato per modelli di lavoro flessibili, deskbird permette di organizzare sia gli orari da remoto che quelli in ufficio per adattarsi alle realtà dei team ibridi.
• Interfaccia user-friendly: un design intuitivo e pulito rende la navigazione più semplice, minimizzando i tempi di formazione e aumentando l'adozione.
• Analisi avanzate: analisi del workplace approfondite e dati sull'utilizzo dello spazio e sul comportamento dei dipendenti ti aiutano a ottimizzare i layout, ridurre gli sprechi e prendere decisioni immobiliari più intelligenti.
• Capacità di integrazione: integrazioni senza soluzione di continuità con strumenti come calendari, HRIS, MS Teams o Slack ottimizzano i flussi di lavoro e riducono lo sforzo amministrativo.
• Ottimizzazione costi e risorse: un'efficiente gestione delle prenotazioni e delle risorse riduce i costi operativi e aiuta a eliminare spese immobiliari o di risorse non necessarie.
• Flessibilità e adattabilità: impostazioni e policy personalizzabili consentono alla piattaforma di adattarsi ai tuoi flussi di lavoro, orari e strutture di team unici.
• Aiuto alla collaborazione: le funzionalità di prenotazione e di visibilità semplificate aiutano i team a coordinare i giorni in ufficio, rafforzare l'interazione e migliorare l'esperienza complessiva in sede.
• Conformità: le aziende possono garantire il rispetto delle policy di lavoro ibrido grazie all'analisi della forza lavoro e agli strumenti di workflow integrati, quali regole di prenotazione, approvazioni e applicazione delle politiche ibride.

Cosa tenere presente quando si sceglie un software per l'hot desking

Scegliere il software di hot desking giusto si riduce alla selezione di uno strumento appositamente progettato che automatizza le prenotazioni, semplifica il lavoro ibrido e ti fornisce i dati necessari per pianificare il tuo spazio di lavoro in modo intelligente. Cerca soluzioni che combinino disponibilità delle postazioni in tempo reale, prenotazioni mobili, UX intuitiva, forti integrazioni e analytics robusti, poiché queste funzionalità assicurano una buona operatività quotidiana, un alto tasso di adozione da parte dei dipendenti e un'ottimizzazione strategica dello spazio.

Molte piattaforme hanno solo alcune delle funzionalità di questo quadro generale, ma deskbird propone tutto in un'unica soluzione intuitiva e profondamente integrata, creata appositamente per il lavoro ibrido. Dall'implementazione dell'hot desking alla gestione efficace del tuo ufficio hot desking, deskbird ti aiuta a coordinare una forza lavoro ibrida e a promuovere un ambiente di lavoro flessibile, efficiente e collaborativo.