Software per il lavoro ibrido: come scegliere gli strumenti giusti per il tuo team

In che modo le soluzioni di lavoro ibrido risolvono le sfide tipiche del luogo di lavoro ibrido

Le soluzioni di lavoro ibride facilitano il coordinamento dei team tra le varie sedi, semplificano la prenotazione di scrivanie e sale, ottimizzano l'utilizzo delle risorse e aumentano il coinvolgimento in ufficio e in remoto, affrontando problemi comuni come:

• Caos nelle prenotazioni: disponibilità di scrivanie e sale riunioni in tempo reale, conferme automatiche e integrazione con il calendario prevengono le doppie prenotazioni.
• Scarso utilizzo dello spazio: L'analisi dell'occupazione rivela i modelli di utilizzo per adattare la disposizione e la capacità degli uffici.
• Coordinamento: la prenotazione delle scrivanie fa sì che i team possano prenotare i posti e collaborare efficacemente nei giorni di lavoro.
• Perdita di tempo: le piattaforme all-in-one centralizzano le prenotazioni, le comunicazioni e la condivisione dei documenti.
• Calo della produttività: automazione, calendari sincronizzati e promemoria mantengono i flussi di lavoro sotto controllo.

Quali sono gli strumenti essenziali per il lavoro ibrido?

Il lavoro ibrido richiede almeno 5 categorie di strumenti principali: prenotazione di scrivanie e sale, pianificazione, collaborazione, gestione dei visitatori e analisi del workplace. Insieme, coprono l'intera gamma di sfide di coordinamento che i team ibridi devono affrontare.

• Sistemi di prenotazione delle scrivanie: consentono ai dipendenti di prenotare le scrivanie in anticipo e di vedere dove siedono i colleghi, evitando doppie prenotazioni.
• Gestione delle sale riunioni: gestisce le prenotazioni delle sale, monitora la capacità e si assicura che le attrezzature giuste siano pronte per le riunioni di persona o ibride.
• Gestione dei visitatori: verifica i check-in degli ospiti, invia istruzioni pre-visita e aiuta a gestire la sicurezza in loco con registri chiari dei visitatori.
• Piattaforme per l'employee experience: consentono di eseguire sondaggi rapidi, di festeggiare i successi del team e di creare momenti che mantengono le persone connesse e impegnate.
• Strumenti di collaborazione ibridi: danno la possibilità ai team di lavorare insieme attraverso videochiamate, chat, documenti condivisi e lavagne virtuali.
• Analisi del luogo di lavoro: rivelano come vengono utilizzati gli spazi d'ufficio, aiutando i dirigenti a prendere decisioni più intelligenti in materia di layout.
• Strumenti di programmazione ibrida: aiutano i team a coordinare le giornate in ufficio in modo che le persone giuste siano presenti contemporaneamente.
• Gestione di progetti e attività: garantisce di avere una panoramica del lavoro, con scadenze chiare, responsabilità assegnate e monitoraggio dei progressi.

Cosa cercare in un software di lavoro ibrido?

Quando selezioni un software per il lavoro ibrido, dai priorità a strumenti che bilancino usabilità, funzionalità, sicurezza e costi. Le migliori soluzioni rendono il lavoro ibrido più semplice per i dipendenti e offrono ai manager la visibilità di cui hanno bisogno per gestire lo spazio e le presenze in modo efficace.

• Esperienza utente (UX) e facilità d'uso: l'82% dei dipendenti afferma che la tecnologia sul posto di lavoro influisce significativamente sulla loro felicità e sul loro impegno (fonte: Business.com). Assicurati che il tuo software sia intuitivo e facile da usare, in modo che i dipendenti possano adottarlo rapidamente senza curve di apprendimento ripide.
• Funzionalità principali: scegli una soluzione che soddisfi le esigenze più delicate del lavoro ibrido della tua azienda, come la pianificazione, la prenotazione di scrivanie e sale, e che sia in linea con la tua strategia e i tuoi obiettivi aziendali.
• Supporto IT e formazione: una ricerca di PwC mostra che solo il 50% dei dipendenti e il 64% dei manager sono soddisfatti delle risorse disponibili per imparare e utilizzare le nuove tecnologie sul luogo di lavoro. Scegli quindi una piattaforma che preveda una buona assistenza del fornitore e materiali di formazione.
• Scalabilità e flessibilità: il software dovrebbe adattarsi all'evolversi della tua strategia ibrida, sia che tu aggiunga più sedi, dipendenti o nuove programmazioni di lavoro ibrido.
• Costi e ROI: i prezzi devono essere trasparenti e allineati al valore che apportano in termini di efficienza, produttività ed esperienza dei dipendenti.

Integrazioni comuni di software per il lavoro ibrido

Le integrazioni del software per il lavoro ibrido aiutano a gestire le tue risorse dell'ufficio e a coordinare i team ibridi in modo più efficace, riducendo l'attrito nei flussi di lavoro quotidiani e migliorando la produttività. Le principali integrazioni includono:

• App di calendario: sincronizza gli orari delle sale riunioni e le prenotazioni delle scrivanie su tutti i tuoi strumenti e calendari di lavoro ibrido (ad esempio, Google Calendar, Microsoft 365).
• App di comunicazione: accedi a funzionalità come la prenotazione delle scrivanie direttamente attraverso gli strumenti che usi quotidianamente, come Slack o MS Teams.
• HRIS: gestisci i dati dei dipendenti e sincronizza automaticamente aggiornamenti, come le assenze.
• Strumenti di gestione degli utenti: semplifica il provisioning, il deprovisioning e il caricamento di utenti in massa.
• Sistemi di controllo accessi: consentono check-in automatici delle scrivanie tramite badge di accesso. L'integrazione deskbird-Salto ne è un ottimo esempio.
• Sistemi di gestione dei visitatori: migliora la sicurezza in loco e coordina senza problemi l'accesso degli ospiti.

Considerazioni sulla sicurezza nella scelta del software di lavoro ibrido

La sicurezza è fondamentale quando si sceglie un software per il lavoro ibrido. I team ibridi devono accedere a strumenti e dati da diverse postazioni, il che crea ulteriori rischi di cybersecurity rispetto alle tradizionali impostazioni in ufficio. Standard di sicurezza elevati conquistano la fiducia dei dipendenti, proteggono le operazioni aziendali e mantengono l'azienda a norma in materia di protezione dei dati. Scegli un software per il lavoro ibrido che includa funzionalità come:

• Single sign-on (SSO): consente ai dipendenti di accedere a tutti gli strumenti con un unico login. Non c'è più bisogno di ricordarsi tutte le password e l'autenticazione è più sicura.
• Protezione e crittografia dei dati: conserva in modo sicuro i file riservati e le comunicazioni sensibili.
• Certificazioni di sicurezza e conformità: certificazioni come SOC 2 o ISO 27001 e il rispetto delle leggi sulla protezione dei dati come il GDPR garantiscono la conformità legale, evitano sanzioni e dimostrano una gestione responsabile dei dati.
• Gestione degli accessi e delle autorizzazioni: limita l'accesso ai dati in base a ruoli, posizioni o dispositivi per prevenire fughe di notizie o usi impropri.
• Audit di sicurezza regolari: identifica e correggi tempestivamente i punti deboli per ridurre i rischi per la sicurezza.
• Multi-tenancy: mantieni separati i dati per diversi team o organizzazioni, in modo sicuro e all'interno della stessa piattaforma.

Tecnologia e hardware per il lavoro ibrido per potenziare il tuo ufficio flessibile

Un ambiente di lavoro ibrido produttivo ha bisogno di tecnologia e hardware per uffici smart come display Chiosco, sensori e sistemi di accesso che si integrano con il software per il lavoro ibrido. Queste soluzioni ottimizzano l'uso dell'ufficio, migliorano la collaborazione e aumentano il comfort e la sicurezza dei dipendenti.

• Sistemi di accoglienza digitali: i chioschi touchscreen o le app permettoni di fare velocemente check-in in autonomia, riducendo la congestione alla reception e migliorando l'esperienza dei visitatori.
• Chioschi per sale riunioni: i pannelli esterni alle sale mostrano la disponibilità in tempo reale e consentono la prenotazione immediata (ad esempio, la modalità Chiosco di deskbird).
• Sensori di occupazione: tracciano l'utilizzo di scrivanie e sale e forniscono tali dati al software per l'ambiente di lavoro per ottimizzare i layout e ridurre lo spazio sottoutilizzato.
• Sensori ambientali e di qualità dell'aria: tieni d'occhio i valori di CO2, la temperatura e la ventilazione per far sentire a proprio agio i dipendenti, risparmiare energia e fare uno sforzo in materia di sostenibilità.
• Hardware per videoconferenze: telesale, microfoni e sistemi di altoparlanti assicurano che le riunioni ibride siano inclusive, chiare e produttive per tutti.
• Sistemi di controllo accessi: Soluzioni biometriche, mobili o con badge regolano l'ingresso e, quando integrate con software ibridi, centralizzano la gestione sicura degli accessi.
• Armadietti smart e sistemi di archiviazione: forniscono spazio di archiviazione temporaneo e sicuro per i dipendenti in configurazioni di hot-desking.
• Tecnologia per il benessere: strumenti come postazioni di lavoro sit-stand e controlli dell'illuminazione aiutano a mantenere la salute, il comfort e la produttività dei dipendenti.

In che modo deskbird rinforza i team ibridi

deskbird è la tua piattaforma all-in-one per la gestione dell'ambiente di lavoro. Combinando la prenotazione di scrivanie e sale riunioni, la gestione della forza lavoro, la gestione dei visitatori e l'analisi dell'ambiente di lavoro in un'unica soluzione, deskbird aiuta le organizzazioni a ridurre i costi, ottimizzare lo spazio e mantenere i dipendenti connessi.

• Smart Desk Booking: i dipendenti possono prenotare una scrivania o una risorsa in anticipo, vedere dove sono seduti i colleghi ed evitare la frustrazione di arrivare in ufficio e non trovare uno spazio di lavoro adeguato. Meno spazio sprecato, migliore utilizzo delle attrezzature e minori costi infrastrutturali.
• Room Booking semplificato: grazie all'integrazione con il calendario e alla disponibilità in tempo reale, trovare lo spazio giusto per una riunione richiede solo pochi secondi. deskbird permette anche di fare prenotazioni su due piedi tramite i display Chiosco, riducendo il numero di sale inutilizzate.
• Workforce management: gli uffici ibridi possono sembrare vuoti se la presenza non viene gestita correttamente. La funzione di programmazione ibrida di deskbird mostra quando i membri del team prevedono di essere in ufficio, rendendo più facile coordinare le giornate in ufficio, aumentare l'interazione sociale e garantire che le policy dell'ufficio ibrido siano chiare per tutti.
• Gestione dei visitatori: l prime impressioni sono quelle che contano e i check-in disorganizzati non sono una buona carta da visita. deskbird Visitors semplifica l'accesso degli ospiti con pre-registrazione, Chioschi di check-in self-service e notifiche istantanee all'host. Gli ospiti vivono un'esperienza che fila liscia, mentre tu puoi tenere traccia di chi è in loco per mantenere la sicurezza sul posto di lavoro.
• Analisi e insight: invece di indovinare come viene utilizzato lo spazio ufficio, i manager di workplace e facility possono fare affidamento su dati concreti. deskbird traccia i modelli di occupazione, il comportamento di prenotazione e la conformità alle policy di lavoro ibrido, consentendo una pianificazione più intelligente, risparmi sui costi e design degli uffici che supportano meglio il modo in cui i tuoi team lavorano realmente.

Come valutare il ROI del software per il lavoro ibrido

Valutare il ROI del software per il lavoro ibrido significa dimostrare che gli strumenti che hai scelto offrono un valore misurabile al di là del loro costo. Per farlo, devi valutare l'allineamento con gli obiettivi aziendali per garantire che gli investimenti vadano a vantaggio sia delle esigenze immediate che della strategia a lungo termine. Per avere un quadro completo dei ritorni tangibili e intangibili del tuo investimento in strumenti, devi considerare tre diversi aspetti: criteri di selezione iniziali del software, misurazione dell'impatto e metriche di adozione.

Criteri di valutazione da utilizzare prima e durante l'adozione

• Costo rispetto al valore: confronta i costi di licenza, hardware e formazione con i risultati misurabili.
• Integrazione: lo strumento si fonde bene con il tuo attuale ecosistema software per il lavoro ibrido?
• Scalabilità: lo strumento è in grado di crescere con l'azienda o dovrà essere sostituito con l'aumentare delle esigenze?
• Flessibilità: lo strumento si adatta a una policy di lavoro ibrido o a un modello in evoluzione (ad esempio, più giorni di lavoro da remoto, nuovi layout d'ufficio)?

Valutazione dell'impatto dello strumento dopo l'adozione

• Efficienza operativa: le attività vengono completate più velocemente o con meno errori grazie allo strumento?
• Collaborazione e comunicazione: la collaborazione tra team o tra sedi diverse è migliorata?
• Employee experience: i dipendenti sono più coinvolti, meno frustrati e meglio accompagnati in ambienti ibridi?
• Utilizzo dello spazio: le risorse dell'ufficio (scrivanie, sale riunioni, ecc.) vengono utilizzate in modo più efficace grazie allo strumento?

Misurazione dell'adozione da parte degli utenti per avere un quadro completo

• Tasso di adozione: quanto velocemente e in che misura i dipendenti utilizzano lo strumento?
• Frequenza d'uso: le persone lo usano tutti i giorni, tutte le settimane o se ne sono dimenticati?
• Tassi di completamento delle attività: i dipendenti utilizzano lo strumento per portare a termine le attività per cui è stato acquistato?
• Soddisfazione dei dipendenti: cosa rivelano sondaggi, punteggi di feedback o analisi del sentiment in merito alla facilità d'uso e alla soddisfazione?
• Tassi di abbandono: gli utenti stanno abbandonando lo strumento per usare soluzioni alternative?

Analisi dei ritorni tangibili e intangibili

La misurazione del ROI per gli strumenti di lavoro ibrido comprende sia i guadagni tangibili (ad esempio, tagli alle spese immobiliari o meno problemi IT) sia i vantaggi intangibili (ad esempio, una maggiore soddisfazione dei dipendenti o una cultura più forte). Per garantire il consenso degli stakeholder, combina metriche concrete a una narrazione avvincente basata sul feedback o sulle testimonianze dei dipendenti. Confronta i dati chiave prima e dopo l'adozione e, in caso di incertezza, esegui programmi pilota per testare l'impatto su scala ridotta. Questa duplice attenzione ai numeri e all'esperienza ti permette di avere una visione a 360° del valore fornito dal tuo investimento software. Prova il nostro calcolatore dello spazio ufficio per configurare il tuo spazio di lavoro e determinare quanto potresti risparmiare ogni mese utilizzando deskbird.

Ricapitolando: perché le soluzioni workplace smart sono fondamentali per le configurazioni ibride

Il software per il lavoro ibrido risolve le sfide quotidiane negli ambienti di lavoro ibridi. Inoltre, offre visibilità, efficienza e una migliore digital employee experience agli ambienti di lavoro flessibili. La conclusione? Questi strumenti non sono solo un optional. Sono la colonna portante della tua configurazione ibrida e garantiscono che il tuo ufficio funzioni senza intoppi, che i dipendenti si sentano sostenuti e che la direzione abbia i dati necessari per prendere decisioni informate.

Nel prossimo capitolo, vedremo meglio come mettere in atto la tua strategia ibrida. Imparerai a creare un piano di implementazione del lavoro ibrido chiaro e a fare un onboarding efficace dei dipendenti ibridi.