Hot desking: cos'è e perché le aziende lo utilizzano

Cos'è l'hot desking?

L'hot desking è una disposizione degli spazi di lavoro in cui i dipendenti non hanno scrivanie assegnate. Invece, scelgono qualsiasi scrivania disponibile quando arrivano in ufficio, tipicamente in base all'ordine di arrivo o prenotando in anticipo tramite un sistema di prenotazione scrivanie.

Avendo guadagnato importanza con l'ascesa dei modelli di lavoro remoto e ibrido, è un ottimo modo per utilizzare lo spazio ufficio in modo più efficiente, adattarsi alle mutevoli esigenze del team, abbattere i silos e stimolare la collaborazione. Poiché i dipendenti dividono il loro tempo tra il lavoro da casa e l'ufficio, l'hot desking consente loro di scegliere il proprio spazio di lavoro in base alle attività quotidiane e alle esigenze, rendendo così l'ambiente di lavoro più adattabile e dinamico.

Hot desking vs. hoteling

Sia l'hot desking che l'hoteling eliminano le postazioni assegnate, ma differiscono nel modo in cui viene gestito l'accesso. L'hot desking è non strutturato: i dipendenti prendono qualsiasi scrivania disponibile all'arrivo. L'hoteling utilizza prenotazioni anticipate, tipicamente per soggiorni più lunghi o basati su progetti.

Il termine "hot desking" è spesso usato in modo intercambiabile con "office hoteling". Tuttavia, ci sono lievi differenze tra i due concetti per quanto riguarda la gestione dell'accesso alle scrivanie disponibili.

In poche parole:

• Hot desking: le postazioni di lavoro vengono occupate in base all'ordine di arrivo o a fasce orarie.
• Hoteling: le scrivanie vengono prenotate in anticipo tramite un sistema di prenotazione e vengono mantenute per un periodo più lungo, spesso legato a un progetto specifico.

Quanto è diffuso l'hot desking oggi?

Secondo un rapporto CBRE del 2024, solo il 40% delle organizzazioni negli Stati Uniti opera ancora con un rapporto scrivania-dipendente di 1:1, il che significa che ogni dipendente ha la propria scrivania in ufficio. Nel 2023, la percentuale di aziende senza hot desking era ancora del 56%. Lo stesso rapporto mostra che il 92% delle organizzazioni intervistate ha implementato un modello di lavoro ibrido che rende obsoleto un tradizionale rapporto scrivania-dipendente di 1:1.

Per la regione DACH, i numeri sono simili. Come mostra il rapporto 2025 Office Report di teamgnesda, il 61% delle aziende nei paesi di lingua tedesca ha un rapporto di condivisione delle scrivanie compreso tra 0,5 e 0,8. Questo dimostra che l'hot desking non solo è ancora una realtà, ma sta anche guadagnando popolarità. Con la maturazione del lavoro ibrido, sempre più organizzazioni stanno adottando modelli di condivisione delle scrivanie per adeguarsi ai modelli di presenza, ridurre gli spazi inutilizzati e creare luoghi di lavoro più dinamici.

Quali sono i principali vantaggi delle scrivanie condivise?

Le scrivanie condivise erano viste all'inizio come un modo per risparmiare sui costi immobiliari, ma oggi risultano evidenti alcunivantaggi, sia per i dipendenti che per le aziende in ambienti di lavoro ibridi e flessibili. È un sistema che permette la libertà di scelta dei dipendenti, rafforza la collaborazione, riduce i costi e contribuisce a mantenere un ambiente di lavoro pulito e moderno. Il concetto è anche in linea con gli sforzi di sostenibilità, poiché riduce il numero di scrivanie e postazioni di lavoro necessarie e quindi contribuisce a ridurre lo spreco di spazio.

Vantaggi dell'hot desking per i dipendenti

• Scelta dello spazio di lavoro in base alle attività: i dipendenti selezionano l'ambiente più adatto alle attività che devono svolgere (ad esempio, concentrazione, collaborazione, brainstorming), migliorando così le prestazioni e la soddisfazione.
• Maggiore flessibilità e supporto ibrido: grazie all'hot desking, i dipendenti che vengono in ufficio solo in determinati giorni possono evitare di essere vincolati a una scrivania fissa.
• Aumento della produttività: se adottato correttamente, l'hot desking può contribuire ad aumentare la produttività, poiché consente ai dipendenti di scegliere lo spazio di lavoro più adatto alle loro attività e alle loro esigenze. I sondaggi dimostrano che il 46% dei lavoratori si sente più produttivo in un ambiente dove le scrivanie sono condivise; in una configurazione ben progettata che offre una combinazione di diversi spazi di lavoro, questa percentuale sale addirittura all'85%.
• Maggiore collaborazione e networking: senza posti fissi, i dipendenti interagiscono più spesso con i colleghi di altri team, il che a sua volta favorisce la comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti e sostiene l'apprendimento informale.
• Migliore benessere dei dipendenti: muoversi in modo dinamico e passare da uno spazio all'altro e da un ambiente di lavoro all'altro riduce la monotonia, stimola la creatività ed espone i dipendenti a nuove prospettive, favorendo lo scambio di nuove idee.

Vantaggi dell'hot desking per i datori di lavoro

• Utilizzo ottimizzato dello spazio ufficio: alcuni studi dimostrano che oltre un terzo delle scrivanie disponibili rimane inutilizzato nelle organizzazioni di tutto il mondo. L'hot desking risolve questo problema consentendo una migliore pianificazione dello spazio e delle risorse. Aiuta a utilizzare in modo efficace ogni centimetro dell'ufficio, riducendo le zone morte e rendendo più vivace l'ambiente di lavoro. 
• Ambiente di lavoro pulito e ordinato: l'assenza di scrivanie fisse incoraggia i dipendenti ad adottare abitudini di lavoro più ordinate, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più professionale, soprattutto se supportato da una policy "clean desk".
• Migliore attrazione e fidelizzazione dei talenti: la flessibilità attrae i lavoratori moderni e rende le aziende che lo adottano più competitive. Aumenta quindi l'attrazione e la fidelizzazione dei talenti.
• Costi immobiliari e attrezzature inferiori: con uno spazio ufficio ridotto per dipendente, è possibile ridimensionare lo spazio ufficio o utilizzare quello esistente in modo più efficiente. Grazie a questa flessibilità, i costi di affitto, energia e manutenzione diminuiscono. Infatti, strumenti come deskbird aiutare a ridurre i costi fino al 32%.

Quali sono le sfide e le preoccupazioni più comuni relative all'hot desking?

Nonostante i vantaggi, il fatto di condividere le postazioni presenta alcuni potenziali svantaggi, quali:

• Mancanza di personalizzazione: i dipendenti potrebbero sentire la mancanza della possibilità di personalizzare il proprio spazio di lavoro, il che potrebbe influire sul loro senso di appartenenza e sul loro impegno.
• Potenziale di conflitto e incomprensioni: la mancanza di postazioni di lavoro fisse può portare a conflitti nella scelta delle scrivanie e a difficoltà nel mantenere una comunicazione efficace.
• Preoccupazioni relative alla salute e all'igiene: la condivisione delle scrivanie solleva preoccupazioni in merito alla pulizia e alla diffusione dei germi, aspetto particolarmente importante nel contesto dell'accresciuta consapevolezza dovuta alla pandemia.
• Sfide collaborative: l'hot desking può rendere più difficile per i dipendenti trovarsi, il che può rallentare la comunicazione e indebolire la coesione del team. Ciò può portare a sentimenti di isolamento e creare ostacoli per un lavoro di squadra efficace, a meno che non si utilizzi una soluzione come deskbird consente ai dipendenti di trovare i propri colleghi grazie a planimetrie interattive.

Le scrivanie condivise influiscono sulla produttività?

L'hot desking può aumentare la produttività se ben implementato. Il 46% dei lavoratori dichiara di sentirsi più produttivo in un ambiente di hot desking, salendo all'85% in configurazioni ben progettate che offrono una varietà di spazi di lavoro. Le postazioni flessibili offrono ai dipendenti un maggiore controllo su dove e come lavorano, il che può avere un impatto positivo sulla concentrazione e sulla produttività. La variabile chiave è l'adattamento: la giusta progettazione dell'ufficio e l'infrastruttura tecnologica determinano se il modello aiuta o ostacola.

Tuttavia, le scrivanie condivise non sono un mezzo universalmente efficace per aumentare la produttività. L'impatto sulla produttività dipende dall'adeguatezza dell'ambiente di lavoro, dalle preferenze dei dipendenti e da un'implementazione ponderata. È fondamentale disporre di un'infrastruttura tecnologica solida (che includa una connessione Wi-Fi affidabile e l'accesso ai file di lavoro da qualsiasi dispositivo). Senza una configurazione tecnologica adeguata, la produttività può risentirne.

Come capire se l'hot desking è la soluzione giusta per il tuo ufficio?

L'hot desking funziona meglio per le organizzazioni che mostrano già segni di spazio sottoutilizzato, collaborazione tra team e una domanda di flessibilità da parte dei dipendenti. Le domande seguenti ti aiutano a valutare la prontezza nelle aree più importanti: cultura, tecnologia, progettazione degli spazi e sentiment dei dipendenti.

• I dirigenti sostengono modalità di lavoro flessibili?
• I dipendenti cambiano già occasionalmente spazio di lavoro?
• Il tuo ufficio è spesso sottoutilizzato?
• I team collaborano tra i vari dipartimenti?
• Il tuo personale è a proprio agio con gli strumenti digitali?
• I dipendenti sono sicuri che le risorse saranno disponibili quando necessario?
• La tua cultura valorizza l'autonomia e la responsabilità?
• Le attività lavorative traggono vantaggio da diversi tipi di spazi?
• La tua organizzazione è aperta al cambiamento?
• I dipendenti desiderano maggiore flessibilità nelle modalità e nel luogo di lavoro?
• La tua infrastruttura tecnologica è abbastanza affidabile da supportare sistemi di prenotazione e strumenti di lavoro ibridi?
• Il layout del tuo ufficio presenta già un mix di aree tranquille, zone collaborative e spazi accessibili?

Ottieni il massimo dall'hot desking, per te e il tuo team

L'hot desking offre un approccio moderno e adattabile alla progettazione degli spazi di lavoro che supporta il lavoro ibrido, riduce i costi inutili e aiuta i dipendenti a lavorare negli ambienti in cui si sentono più produttivi e coinvolti. Ma il suo successo dipende da una pianificazione attenta, dalla giusta configurazione dell'ufficio e dagli strumenti che rendono l'esperienza di hot desking semplice.

Nei prossimi capitoli di questa guida, ti illustreremo i diversi passaggi necessari per adottare efficacemente l'hot desking nella tua organizzazione, inclusa l'implementazione dell'hot desking, la configurazione del tuo ufficio per avere delle scrivanie condivise, la scelta del giusto software di hot desking per permettere le prenotazioni, il lavoro di squadra e l'analisi dei dati, e la gestione dell'hot desking nelle operazioni quotidiane.