12 Kennzahlen zur Büronutzung, die hybride Arbeitsplätze wirklich verbessern

Die meisten Immobilienmanager, die hybride Büros verwalten, checken die falschen Zahlen oder verlassen sich bei teuren Immobilienentscheidungen auf ihr Bauchgefühl. Dieser Leitfaden erklärt, welche Kennzahlen zur Büronutzung wirklich wichtig sind, wie man sie genau berechnet und welche Maßnahmen man ergreifen sollte, wenn man weiß, wie der Arbeitsbereich wirklich genutzt wird.

TL;DR

Mit Kennzahlen zur Büronutzung kannst du sehen, wie dein Arbeitsbereich im Vergleich zu seiner Gesamtkapazität wirklich genutzt wird. So kannst du dich auf Fakten statt auf Vermutungen verlassen. Mit den richtigen Daten kannst du die Größe deines Büros anpassen, Kosten sparen und die Arbeitsatmosphäre verbessern.

• Die Raumnutzungsrate zeigt, wie viel Prozent deines Büros während der Arbeitszeit wirklich genutzt werden.
• Die Spitzenauslastung zeigt dir die Tage mit dem höchsten Andrang, was für die Raumplanung wichtiger ist als Durchschnittswerte.
• Die Buchungs-zu-Erscheinungsraten zeigen Muster von Nichterscheinen, die Meetingräume Schreibtische verschwenden.

Was sind Kennzahlen zur Büronutzung?

Die Kennzahlen zur Büronutzung zeigen, wie dein physischer Arbeitsbereich im Vergleich zu seiner Kapazität genutzt wird. Sie verfolgen die Nutzung von Schreibtischen, Meetingräume, Etagen und Gemeinschaftsbereichen über bestimmte Zeiträume.

Diese Kennzahlen beantworten eine einfache Frage: Nutzen die Leute den Raum, für den du bezahlst, wirklich?

In normalen Büros dachten Unternehmen früher, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch braucht. Hybrides Arbeiten hat das geändert. Die Anwesenheit ist nicht mehr so vorhersehbar und feste Mitarbeiterzahlen passen nicht mehr zur Realität. Mit den Kennzahlen zur Raumnutzung, die jetzt von 83 % der CRE-Teams erfasst werden, kriegst du die Daten, um die flexible Anwesenheit zu verwalten und die Immobilienkosten im Griff zu behalten.

Büroauslastung vs. Bürobelegung: Was ist der Unterschied?

Viele Chefs am Arbeitsplatz bringen diese beiden Begriffe durcheinander. Dabei messen sie ganz unterschiedliche Sachen.

Die Belegung ist wie eine Momentaufnahme. Sie zeigt dir, wie viele Leute gerade in einem Raum sind. Die Nutzung dagegen schaut, wie der Raum über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Sie misst, wie lange ein Raum im Verhältnis zu den Stunden, in denen er verfügbar ist, genutzt wird.

[Table1]

Du brauchst beides. Die Belegung hilft dir, die Spitzennachfrage zu verstehen, während die Auslastung dir zeigt, ob die Räume sich im Laufe der Zeit rentieren.

Wie wird die Auslastung von Büroräumen berechnet?

Die Raumnutzungsberechnung vergleicht die Zeit, in der ein Raum genutzt wird, mit der Zeit, in der er verfügbar ist. Diese Formel funktioniert für einzelne Schreibtische, Meetingräume oder ganze Etagen.

Raumnutzungsrate = (tatsächliche Nutzungszeit ÷ verfügbare Zeit) × 100

Hier ist, wie du die einzelnen Teile aufschlüsseln kannst:

• Tatsächliche Nutzungszeit: Die Stunden oder Tage, an denen ein Raum wirklich genutzt oder gebucht wurde.
• Verfügbare Zeit: Die Gesamtzahl der Betriebsstunden oder Tage, an denen der Raum genutzt werden konnte.
• Zeitraum: Du kannst das je nach deinem Planungszyklus täglich, wöchentlich oder monatlich berechnen.

Stell dir vor, ein Besprechungsraum ist 8 Stunden lang offen und wird 4 Stunden lang genutzt: Die Auslastung ist dann 50 %. Verschiedene Tools können die „Nutzung” ein bisschen anders berechnen. Wichtig ist, dass du eine Methode wählst und dabei bleibst, damit du die Ergebnisse im Laufe der Zeit vergleichen kannst.

Wichtige Kennzahlen zur Büronutzung für Führungskräfte am Arbeitsplatz

Nicht jede Kennzahl ist gleich wichtig. Konzentriere dich auf die, die was bewirken. Diese 6 Kennzahlen zur Planung von Büroräumen bieten den größten Nutzen für hybride Teams.

Raumnutzungsrate

Diese Kennzahl zeigt dir, wie viel Prozent von deinem gesamten verfügbaren Platz in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich genutzt werden. Sie ist deine Basis, um die Effizienz deines Büros zu verstehen.

Eine niedrige Quote bedeutet, dass du für ungenutzten Platz bezahlst und deine Büroräume besser nutzen solltest. Eine Quote von fast 100 % zeigt, dass es zu voll ist. Mit dieser Kennzahl kannst du ungenutzte Etagen oder Bereiche finden. Wenn eine Etage immer nur zu 20 % genutzt wird, während eine andere zu 80 % genutzt wird, kannst du Teams zusammenlegen, um Energie- und Reinigungskosten zu sparen.

Auslastung

Die Auslastung zeigt, wie viele Leute gerade da sind, geteilt durch die Gesamtkapazität zu einem bestimmten Zeitpunkt. Stell dir das wie eine Momentaufnahme vor, wie voll das Büro gerade ist.

Diese Kennzahl ist super wichtig für die Planung im Betrieb. Sie hilft den Facility-Teams dabei, zu wissen, wie viel Essen sie für die Kantine bestellen müssen oder wie oft sie Reinigungsdienste einplanen sollten, basierend auf den tatsächlichen Besucherzahlen.

Spitzenauslastung

Die Spitzenauslastung zeigt, wie viele Leute in einem bestimmten Zeitraum da waren. Die durchschnittliche Auslastung zeigt oft nicht, wie es mit hybriden Arbeitszeiten wirklich aussieht. Ein Büro könnte im Schnitt zu 30 % voll sein, aber mittwochs sind vielleicht 90 % der Plätze besetzt.

Du solltest deinen Platz für Spitzenzeiten planen, nicht für normale Tage. Wenn du den Platz nur anhand von Durchschnittswerten reduzierst, hast du an stressigen Tagen nicht genug Schreibtische. Diese Kennzahl zeigt die „Dienstag-bis-Donnerstag“-Anker-Tage, die bei hybrider Arbeit üblich sind.

Dichte pro Sitzplatz

Diese Kennzahl zeigt, wie viel Platz pro Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das beeinflusst direkt, wie wohl sich die Mitarbeiter fühlen und wie gut sie zusammenarbeiten können.

Hybride Büros versuchen oft, die Dichte zu verringern. Weil weniger Leute jeden Tag vorbeikommen, können Firmen Mitarbeitende Platz geben. Wenn du die Dichte im Auge behältst, stellst du sicher, dass du die Sicherheitsstandards einhältst und eine Umgebung schaffst, die konzentriertes Arbeiten unterstützt.

Leerstandsquote

Die Leerstandsquote ist der Prozentsatz der verfügbaren Schreibtische oder Räume, die während der Arbeitszeit nicht gebucht oder genutzt werden. Eine hohe Leerstandsquote deutet auf ungenutzte Büroflächen oder eine schlechte Raumgestaltung hin.

Wenn du die Leerstände im Auge behältst, kannst du deine Immobilienentscheidungen besser begründen. Wenn 40 % der Schreibtische 6 Monate lang jeden Tag leer stehen, hast du die Daten, um eine Untervermietung einer Etage oder eine Neuverhandlung deines Mietvertrags zu rechtfertigen.

Kosten pro Sitzplatz

Berechne das, indem du die Gesamtkosten für den Arbeitsplatz (Miete, Nebenkosten, Dienstleistungen) durch die Anzahl der Arbeitsplätze teilst. Diese Kennzahl verbindet deine Raumdaten mit den finanziellen Ergebnissen.

Wenn du die Auslastung verbesserst, sinken oft die Kosten pro Arbeitsplatz, weil du mit denselben Ressourcen mehr Leute bedienen kannst. Das ist ein starkes Argument, um die finanziellen Vorteile einer gut gemanagten Hybrid-Arbeitspolitik zu zeigen.

Kennzahlen zur Buchung von Besprechungsräumen und Schreibtischen, die Nichterscheinen reduzieren

Buchungsdaten können irreführend sein, wenn Mitarbeitende Räume Mitarbeitende , aber dann nicht auftauchen. Diese „Geisterbuchungen” verschwenden Ressourcen und nerven Kollegen, die keinen Platz zum Arbeiten finden.

Um zu sehen, wie die Schreibtische genutzt werden, muss man nachverfolgen, was passiert, nachdem jemand reserviert hat:

• Buchungsquote: Wie viel Prozent der Buchungen haben tatsächlich zum Check-in geführt? Eine niedrige Quote zeigt, dass Leute gerne Plätze reservieren, ohne sie zu nutzen.
• No-Show-Rate: Der Prozentsatz der Buchungen, bei denen niemand aufgetaucht ist. Eine hohe No-Show-Rate deutet darauf hin, dass du strengere Richtlinien oder bessere Tools brauchst.
• Automatische Freigabe: Ein Zimmer oder ein Schreibtisch wird automatisch freigegeben, wenn innerhalb einer bestimmten Zeit, z. B. 15 Minuten, kein Check-in .

Tools wie die Funktionen „Desk Booking” und „Room Booking” deskbird helfen dir dabei, diese Auslastung im Blick zu behalten. Sie ermutigen Mitarbeitende anzumelden und nicht genutzte Plätze automatisch freizugeben, sodass deine Auslastungsdaten die Realität widerspiegeln.

Datenquellen zur Büronutzung und was Analysen zuverlässig macht

Du kannst Nutzungsdaten aus verschiedenen Quellen sammeln. Jede hat ihre Vor- und Nachteile.

[Table2]

Zuverlässige Analysen zur Büronutzung brauchen eine konsequente Datenerfassung und ein starkes Bekenntnis zum Datenschutz der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass ihre Daten sicher sind. deskbirdWorkplace Analytics von deskbird basiert auf einem datenschutzorientierten Ansatz und gewährleistet die vollständige Einhaltung der DSGVO, sodass Sie Vertrauen aufbauen und gleichzeitig Erkenntnisse gewinnen können.

Wöchentliche Muster, langfristige Trends und Prognosen zur Büronutzung

Momentaufnahmen sind nützlich. Aber erst die Muster über einen längeren Zeitraum zeigen, wie es wirklich läuft. Durch hybrides Arbeiten haben sich in den meisten Büros bestimmte wöchentliche Rhythmen entwickelt.

• Wöchentliche Muster: In den meisten Hybridbüros ist montags und freitags die Anwesenheit gering, während dienstags mit 51,5 % die höchste Auslastung herrscht. Wenn du das weißt, kannst du Ressourcen wie Catering und Energieverbrauch besser verwalten.
• Saisonale Trends: In den Sommermonaten und während der Ferien wird der Platz oft weniger genutzt. Wenn du diese Trends im Auge behältst, vermeidest du, dass du wegen vorübergehender Rückgänge dauerhaft Platz wegnehmen musst.
• Prognose: Du kannst den zukünftigen Platzbedarf einschätzen, indem du alte Daten mit Personalplänen kombinierst.

Mit Prognosen kannst du der Nachfrage immer einen Schritt voraus sein. Wenn dein Team um 10 % wächst, die Auslastung aber gleich bleibt, brauchst du vielleicht keinen neuen Platz. Tools für hybride Arbeitsplanung helfen dir, diese Trends zu erkennen und Wochen oder Monate im Voraus zu planen.

Tipps, wie man die Büroauslastung in einer hybriden Arbeitsumgebung verbessern kann

Daten sind nur dann nützlich, wenn du sie nutzt. Sobald du deine Nutzungsmetriken verstehst, kannst du praktische Änderungen vornehmen, um die Abläufe in deinem Büro zu verbessern.

1. Legt feste Anker-Tage für Teams fest: Sprecht ab, wann bestimmte Teams kommen. Das bringt mehr Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass das Büro lebendig wirkt und nicht leer.
2. Passe deinen Grundriss an: Nutze deine Nutzungsdaten und einen Büroflächenrechner, um ungenutzte Bereiche zu finden. Du könntest leere Schreibtischreihen in soziale Treffpunkte oder Meetingräume verwandeln.
3. Implementierung Desk-Sharing: Wechsel von festen Plätzen zu buchbaren Schreibtischen. So können weniger Arbeitsplätze mehr Leuten bequem dienen.
4. Check-in hinzufügen: Lass Mitarbeitende sie da sind. Dieser einfache Schritt reduziert No-Shows und schafft Platz für andere.
5. Überprüfe die Bestände an Besprechungsräumen: Wenn deine Daten zeigen, dass große Konferenzräume oft nur von zwei Leuten genutzt werden, teile sie in kleinere Fokusräume auf.

Weitere Tipps zur Gestaltung dieser Regeln findest du in den Best Practices für die Planung von Büroräumen.

Wie deskbird die Nutzung im Büro deskbird , ohne dass du mehr Verwaltungsarbeit hast

Manuelle Tabellen und Umfragen reichen nicht aus, um ein modernes Hybrid-Büro zu verwalten. deskbird den ganzen Prozess deskbird und gibt dir einen Überblick über die Raumnutzung, ohne dass du dich um die Verwaltung kümmern musst.

• Automatische Anwesenheitserfassung: Du kannst genau sehen, wer wann kommt, ohne dass die Manager die Zahlen manuell melden müssen.
• Dashboards zur Raumnutzung: Visuelle Berichte zeigen dir die Nutzung von Schreibtischen und Räumen nach Etage, Team oder Zeitraum, sodass du Trends sofort erkennen kannst.
• Integration mit alltäglichen Tools: Die Daten kommen direkt aus MS Teams, Slack, Outlook und Google Kalender, sodass Mitarbeitende neues Tool lernen Mitarbeitende .
• Datenschutzorientiertes Design: Deine Daten werden in der EU gehostet, komplett DSGVO-konform und mit ISO 27001-Zertifizierung.

ILF Consulting Engineers hatten ein echtes Problem: Sie mussten Platz für mehr Mitarbeiter schaffen, ohne teure zusätzliche Büroräume zu mieten. Mit deskbird haben sie auf ein Desk-Sharing-Modell umgestellt, das ihnen hilft, ihre Kapazitäten effizient zu verwalten. Die Plattform liefert ihnen die Daten, die sie brauchen, um ihre vorhandenen Räumlichkeiten optimal zu nutzen.

Es gibt keine Diskussionen mehr – wir haben aber auch festgestellt mit den ganzen Auswertungen, dass wir eigentlich genügend Platz haben. Also, wir könnten weiter wachsen, und dann werden die Plätze bei uns wahrscheinlich immer noch nicht knapp. Aber die Aussage, dass das so ist, die haben wir erst geschafft, nachdem wir mit deskbird uns die Platzbelegungen genau ansehen konnten und das alles genau ausgewertet haben.

Josef P. Mayr, Geschäftsführer | ILF Consulting Engineers Austria GmbH

‍

Für Nutzungsdaten, mit denen du wirklich was anfangen kannst, schau dir deskbird Aktion an.