Sicherheit von Workplace-Management-Software: Ein Leitfaden für IT-Manager

Die meisten IT-Manager, die die Sicherheit von Workplace-Management-Software bewerten, stoßen auf drei Probleme. Die Zertifizierungen der Anbieter decken die falsche Infrastruktur ab. Integrationen beeinträchtigen die Nutzer:innen-Zuordnung in den Prüfprotokollen. Eine geringe Nutzungsrate führt zu Schatten-Workflows, die Compliance-Teams nie zu Gesicht bekommen. Außerdem musst du testen, wie sich Identitätsbereitstellung, Zugriffskontrollen und Prüfpfade in realen Umgebungen verhalten – von der Schreibtischbuchung über Besuchermanagement bis hin zur Belegungserfassung.

Kurz zusammengefasst

Die Sicherheit von Arbeitsplatzmanagement-Software erfordert die Überprüfung des Zertifizierungsumfangs, das Testen von Identitätsintegrationen in einer Sandbox und die Bestätigung hoher Nutzungsraten. Das reduziert Schatten-Workflows, die deine Prüfpfade unterbrechen.

• Stelle sicher, dass die Berichte nach ISO 27001 und Service Organization Control 2 (SOC 2) Typ 2 genau das Produkt abdecken, das du kaufst, und nicht nur die allgemeine Infrastruktur des Anbieters.
• Teste die SCIM-Bereitstellung und -Aufhebung in einem Sandbox-Mandanten, bevor du dich für eine Plattform entscheidest
• Betrachte die Nutzungsrate als Sicherheitskennzahl, denn Tools, die Mitarbeitende umgehen, führen zu undokumentierten Arbeitsabläufen außerhalb deines Prüfpfads.

Was versteht man unter Sicherheit bei Software für das Arbeitsplatzmanagement?

Die Sicherheit von Workplace-Management-Software umfasst die Kontrollmaßnahmen, die die Daten schützen, die über Plattformen zur Verwaltung hybrider Büros fließen. Dazu gehören die Buchung von Schreibtischen und Räumen, Besucherprotokolle, Belegungsdaten und die Dienstpläne der Mitarbeitenden.

Diese Daten sind wichtig, weil sie personenbezogene Informationen und detaillierte Standortmuster enthalten. Das System weiß, wann sich bestimmte Mitarbeitende im Gebäude aufhalten. Es kann sensible Muster aufdecken, zum Beispiel, wer wann welche Räume gemeinsam nutzt. Der Schutz dieser Informationen erfordert eine strikte Mandantentrennung, umfassende Prüfprotokolle und klare Zugriffskontrollen.

Du musst zwischen Plattform-Sicherheit und Unternehmenssicherheit unterscheiden. Die Plattform-Sicherheit umfasst die vom Anbieter bereitgestellten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Cloud-Infrastruktur. Die Unternehmenssicherheit hängt davon ab, wie du die Zugriffsmodelle und Berechtigungen innerhalb deiner jeweiligen Mandantenumgebung konfigurierst. Beides muss Hand in Hand gehen.

Warum Sicherheitsbewertungen von Workplace-Management-Software scheitern

Sicherheitsprüfungen für Arbeitsplattformen scheitern oft daran, dass Demos und Marketingmaterialien die betrieblichen Einschränkungen nicht aufzeigen. Ein Tool mag in einer Demo toll aussehen, verursacht aber nach der Einführung einen erheblichen Wartungsaufwand.

Ein nicht übereinstimmender Prüfungsumfang ist das häufigste Problem. Anbieter stellen SOC-2-Berichte zur Verfügung, in denen genau das Produkt oder die Infrastruktur, die du tatsächlich kaufst, nicht berücksichtigt ist. Du musst den vollständigen Bericht lesen und sicherstellen, dass die Prüfung deine Nutzung abdeckt.

Oberflächliche Integrationen schaffen eine weitere Lücke. Konnektoren synchronisieren zwar grundlegende Daten, unterbrechen aber die Nachverfolgbarkeit, wodurch die Zuordnung zu den Nutzern verloren geht. Wenn du eine Aktion nicht mehr einem bestimmten Nutzer zuordnen kannst, wird deine Compliance-Situation geschwächt.

Die Tool-Flut verschärft diese Probleme noch. Unternehmen setzen zahlreiche Einzellösungen mit separaten Anmeldungen und ohne zentralisierte Zugriffskontrolle ein. Jedes zusätzliche Tool vergrößert deine Angriffsfläche und vervielfacht den Verwaltungsaufwand.

Das versteckte Risiko ist der Einbruch bei der Nutzungsrate. Tools bestehen zwar die Sicherheitsprüfung, versagen aber in der Praxis. Wenn Mitarbeitende das offizielle System nicht mehr nutzen, schaffen sie Schatten-Workflows außerhalb deines Prüfpfads.

Sicherheitsgrundlagen für Workplace-Management-Software

Jede Bewertung muss von einer strengen Sicherheitsgrundlage ausgehen. Du brauchst konkrete Nachweise für die Einhaltung der Vorschriften und keine Marketingversprechen.

Nachweise gemäß ISO 27001 und SOC 2 Typ II

Einigen Quellen zufolge verlangen 70 % der Unternehmenskunden SOC 2. Fordere den vollständigen SOC-2-Typ-2-Bericht an, anstatt dich mit einer Zusammenfassung oder einem Website-Badge zufrieden zu geben. Der Bericht beschreibt konkrete Kontrollziele und belegt, dass der Anbieter seine eigenen Sicherheitsrichtlinien einhält. Vergewissere dich, dass der Prüfungsumfang genau das Produkt und die Infrastruktur abdeckt, die du nutzen möchtest.

Achte auf den Prüfungszeitraum und etwaige festgestellte Ausnahmen. Ein Bericht vom Typ 1 belegt lediglich, dass ein Konzept zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert. Ein Bericht vom Typ 2 belegt die operative Wirksamkeit über mehrere Monate hinweg. Wenn der Prüfungszeitraum vor mehr als 6 Monaten endete, fordere eine Überbrückungsvereinbarung an, die die Lücke seit dem Ende der Prüfung abdeckt.

DSGVO, Datenspeicherort und Unterauftragsverarbeiter

Unternehmen, die in Europa tätig sind, müssen sich strikt an die Datenschutzgesetze halten. Überprüfe den genauen Standort des Datenhostings, zum Beispiel ein ausschließlich in der EU gelegenes Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland. So bleiben die Mitarbeiterdaten unter europäischer Rechtshoheit, vorausgesetzt, deine Liste der Unterauftragsverarbeiter und deine Vertragsbedingungen sehen keine Ausnahmen vor.

Fordere die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter an und überprüfe sie auf unerwartete Dritte. Anbieter nutzen oft externe Dienste für Analysen oder den E-Mail-Versand, die deine Daten außerhalb der EU verarbeiten. Überprüfe, ob eine Datenverarbeitungsvereinbarung und Standardvertragsklauseln (SCCs) vorliegen.

Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung

Der Datenschutz erfordert strenge Verschlüsselungsstandards sowohl bei gespeicherten als auch bei übertragenen Daten. Die Plattform sollte für die gesamte Netzwerkkommunikation TLS 1.2 oder höher verwenden. Gespeicherte Daten müssen in allen Datenbanken und auf allen Speichervolumes mit AES-256 verschlüsselt sein.

Prüfe die Verfahren des Anbieters zur Schlüsselverwaltung und die Richtlinien zur Schlüsselrotation. Zuverlässige Plattformen automatisieren die Schlüsselrotation und speichern die Schlüssel in speziellen Hardware-Sicherheitsmodulen (HSMs).

Prüfprotokolle und Aufbewahrungskontrollen

Umfassende Prüfpfade sind für Compliance-Prüfungen und die Untersuchung von Vorfällen unverzichtbar. Die Plattform muss alle Benutzeraktivitäten protokollieren: Anmeldungen, Schreibtischbuchungen und Besucheranmeldungen. Außerdem muss sie Administratoraktionen wie Konfigurationsänderungen und Rollenzuweisungen dokumentieren.

Überprüfe die Aufbewahrungsfristen für diese Protokolle. Du musst wissen, wie lange der Anbieter die Daten speichert und wie einfach du sie exportieren kannst. Die besten Plattformen bieten eine Export-API oder eine direkte SIEM-Integration (Security Information and Event Management) für die zentralisierte Überwachung.

Eine Integrationsarchitektur, die die Prüfpfade intakt hält

Integrationen stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da sie deine Angriffsfläche vergrößern. Eine sichere Workplace-Management-Plattform muss sich in deine bestehende Infrastruktur einbinden, ohne dabei die Prüfpfade zu unterbrechen.

Integrationen mit Microsoft 365 und Google Workspace

Native Integrationen mit Microsoft 365 (M365) und Google Workspace bewahren den Benutzerkontext und die Prüfpfade. Dank dieser tiefgreifenden Anbindungen können Mitarbeitende Räume direkt aus ihren bestehenden Kalendern buchen. Oberflächliche Konnektoren synchronisieren zwar Veranstaltungsdaten, verlieren dabei aber oft die Zuordnung zu den Benutzern.

Überprüfe die OAuth-Bereiche und Berechtigungen, die die Anwendung anfordert. Die Plattform sollte nach Möglichkeit delegierte Berechtigungen anstelle von weitreichenden Anwendungsberechtigungen verwenden. Dadurch wird das Prinzip der geringsten Berechtigungen in deinem Verzeichnis durchgesetzt.

Ticketing-Integrationen mit ServiceNow

Ticket-Tools für den Arbeitsplatz sollten direkt in deine bestehenden IT-Service-Management-Workflows eingebunden werden. Eine sichere Plattform dient als einfaches Frontend, während ServiceNow die Lösung im Backend übernimmt. So werden doppelte Prozesse vermieden und die Zuordnung der Tickets bleibt erhalten.

Stell sicher, dass die Integration eine bidirektionale Synchronisierung und Statusaktualisierungen in Echtzeit unterstützt. Wenn ein Facility-Team ein Ticket in ServiceNow schließt, sollte die Workplace-App diese Änderung sofort anzeigen.

API-Dokumentation und Richtlinien zu Kompatibilitätsänderungen

Die Dokumentation der öffentlichen API gibt Aufschluss über den technischen Reifegrad einer Workplace-Management-Plattform. Eine gut dokumentierte REST-API (Representational State Transfer) mit klaren Versionsrichtlinien signalisiert langfristige Zuverlässigkeit. Die Webhook-Unterstützung ist ebenso wichtig für das Streamen von Echtzeit-Ereignissen in deine internen Systeme.

Schau dir die Richtlinien des Anbieters zur Auslaufphase sowie die Fristen für die Benachrichtigung über kompatibilitätsbrechende Änderungen an. IT-Teams brauchen eine ausreichende Vorwarnzeit, bevor eine API-Änderung eine wichtige Integration lahmlegt.

Anforderungen an die Identitäts- und Zugriffsverwaltung

Identitäts- und Zugriffsmanagement ist eine zentrale Sicherheitsanforderung für jedes Unternehmens-Tool. Du musst eine wartungsfreie Bereitstellung verlangen, um eine Zugriffsabweichung zu verhindern.

SSO mit SAML oder OIDC

Eine native Single-Sign-On-Unterstützung (SSO) ist für die Zentralisierung der Zugriffskontrolle zwingend erforderlich. Die Plattform muss Branchenstandards wie Security Assertion Markup Language (SAML) 2.0 und OpenID Connect (OIDC) unterstützen. Meide Anbieter, die SSO auf ihre teuersten Enterprise-Tarife beschränken.

Stell sicher, dass die Plattform eine strikte SSO-Durchsetzung unterstützt. Benutzer dürfen nicht die Möglichkeit haben, den Identitätsanbieter mit einem lokalen Benutzernamen und Passwort zu umgehen.

SCIM-Bereitstellung und -Entfernung

Die SCIM-Integration ist für die Sicherheit wichtig, weil sie den gesamten Identitätslebenszyklus automatisiert. Die Plattform sollte die automatische Nutzerbereitstellung aus Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) oder Okta unterstützen. Dadurch entfällt die manuelle Einrichtung und Löschung von Konten, was in vielen Unternehmen 5 bis 8 Stunden pro Mitarbeitendem in Anspruch nimmt.

Die sofortige Deaktivierung ist die wichtigste Sicherheitsfunktion von SCIM. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sollte die Verzeichnissynchronisierung den Zugriff auf den Arbeitsplatz innerhalb weniger Minuten widerrufen – je nach Synchronisierungsintervall deines Identitätsanbieters. Ohne SCIM bleiben verwaiste Konten aktiv und verursachen erhebliche Sicherheitslücken.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Eine sichere Plattform erfordert eine detaillierte, rollenbasierte Zugriffskontrolle. Du brauchst unterschiedliche Rollendefinitionen für Admins, Standortmanager:innen, Standardnutzer:innen und Auditoren mit Lesezugriff. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende nur auf die Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Das System muss standort- und teambasierte Zugriffsbeschränkungen unterstützen. Ein lokaler Büroleiter in London sollte keine Administratorrechte für die Niederlassung in New York haben. Die Plattform muss außerdem einen strengen Prüfpfad für alle Rollenzuweisungen führen.

Risiken bei der Einführung und der Zuverlässigkeit, die Sicherheitslücken verursachen

Eine geringe Nutzungsrate ist ein Sicherheitsrisiko. Einige Quellen schätzen, dass fast die Hälfte aller Cyberangriffe mit Schatten-IT in Verbindung steht. Wenn Mitarbeitende das offizielle Tool umgehen, schaffen sie Schatten-Workflows, die deine Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen.

Zuverlässigkeit des Buchungssystems

Teste die Zuverlässigkeit des Buchungssystems, bevor du die vollständige Einführung genehmigst. Simuliere Tage mit hohem Büroaufkommen und hoher gleichzeitiger Nutzerzahl, um zu sehen, wie sich das System unter hoher Auslastung verhält. Ein System, das an einem Dienstagmorgen abstürzt, verliert sofort das Vertrauen der Nutzer.

Überprüfe die Mechanismen zur Konfliktlösung und die Logik zur Vermeidung von Überbuchungen. Die Plattform muss gleichzeitige Buchungsversuche auflösen, ohne dass dabei doppelte Datensätze entstehen.

Maßnahmen gegen Phantombuchungen und No-Shows

Phantombuchungen treten auf, wenn Mitarbeitende Plätze buchen, aber nie erscheinen. Das führt zu einem Problem mit der Datenqualität, das die Genauigkeit deiner Auslastungszahlen beeinträchtigt. Außerdem verhindert es, dass andere Mitarbeitende die verfügbaren Ressourcen nutzen können.

Die Plattform muss die Anforderungen an das automatische Check-in und die Regelungen zur automatischen Freigabe durchsetzen. Wenn sich jemand nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums anmeldet, sollte das System den Platz freigeben.

Tool-Wildwuchs und separate Anmeldungen

Der Einsatz mehrerer Einzellösungen führt zu unnötigen Sicherheitslücken. Separate Tools für die Schreibtischbuchung, Besuchermanagement und die Ticketverwaltung bedeuten separate Zugriffskontrollen. Diese Fragmentierung vergrößert deine Angriffsfläche und vervielfacht den Verwaltungsaufwand.

Die Zusammenführung dieser Funktionen in einer einzigen Workplace-Management-Plattform verringert das Risiko. Mitarbeitende brauchen nur eine einzige Anwendung. Die IT muss sich nur um eine einzige Integration kümmern.

Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Sicherheitsbewertung

Wenn du einen strukturierten Bewertungsprozess befolgst, kannst du Sicherheitslücken frühzeitig erkennen. Nutze diese Checkliste, um Plattformen für das Arbeitsplatzmanagement zu bewerten.

[Table1]

Kennzahlen, die die Sicherheit nach der Einführung belegen

Sicherheit hört nicht mit der Bereitstellung auf. Du musst deinen aktuellen Sicherheitsstatus regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Plattform weiterhin den Vorschriften entspricht.

Verfolge die Nutzungsrate und die aktive Nutzungsrate. Eine große Lücke zwischen der Anzahl der berechtigten Nutzer:innen und der aktiven Nutzer:innen deutet darauf hin, dass Mitarbeitende das System umgehen. Vergleiche die Nutzungsrate an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Teams, um lokalisierte Compliance-Probleme zu erkennen.

Miss die Genauigkeit bei der Berechtigungsvergabe und die Latenz bei der Berechtigungsentziehung. Verfolge, wie lange es dauert, bis sich eine Änderung im HR-System in der Workplace-Management-Plattform widerspiegelt. Achte auf verwaiste Konten und unbefugte Änderungen an Berechtigungen.

Überwache den Zustand der Integration und das Volumen der Support-Tickets. Verfolge Integrationsfehler, API-Ratenbeschränkungen und Fehler bei der Datensynchronisation. Nutze Ticket-Trends, um sicherheitsrelevante Usability-Probleme zu erkennen, bevor sie zu weitreichender Frustration führen.

Wie deskbird sicheres Workplace-Management unterstützt

deskbird wird in Europa entwickelt und gehostet, wobei die Kundendaten in Frankfurt/Main gespeichert werden. So wird die Einhaltung der DSGVO gewährleistet und die Daten unterliegen der deutschen und EU-Rechtshoheit. Das System verwaltet die Buchung von Schreibtischen und Räumen, Besuchermanagement sowie das Workplace-Ticketing, ohne dass separate Einzellösungen erforderlich sind.

[Table2]

Die Benutzeroberfläche von deskbird sorgt für eine Nutzungsrate von über 90 % bei mehr als 10.000 Workplace-Teams – ganz ohne Schulungsaufwand. Diese hohe Nutzungsrate stellt sicher, dass deine Belegungsdaten korrekt bleiben und deine Prüfpfade intakt sind. Schau dir die Sicherheitskonfiguration von deskbird in einer Demo an.