Hot Desking erfolgreich verwalten: Best Practices und Tipps

Häufige Bedenken beim Hot Desking und wie ihr sie entkräften könnt

Hot Desking klappt am besten, wenn euer Team sicher ist, dass es den richtigen Arbeitsplatz findet und sich einfach mit den Kolleg:innen abstimmen kann. Der effektivste Weg dahin ist, häufige Probleme vorher zu erkennen und sie mit einem klaren, lösungsorientierten Ansatz anzugehen, der sowohl organisatorische Lösungen als auch die wichtigsten Funktionen eurer Hot Desking Software nutzt.

1. Keine Arbeitsplätze verfügbar

Viele Mitarbeitende haben die Sorge, dass sie keinen passenden Arbeitsplatz finden, wenn sie einen brauchen. Tools wie deskbird zeigen in Echtzeit, welche Plätze frei sind, und haben klare Buchungsregeln, damit Mitarbeitende schnell einen Schreibtisch buchen können, der ihren Bedürfnissen entspricht. Mit interaktiven Gebäudeplänen und Favoriten oder fest zugewiesenen Plätzen wird die Arbeitsplatzbuchung noch einfacher.

2. Verwirrende Benutzeroberfläche der Tools

Wenn eine Arbeitsplatzbuchungs-App verwirrend ist, wird sie nicht benutzt. Ein einfacher, geführter Buchungsablauf mit Schnellbuchungsoptionen und kurzen internen Tutorials hilft dabei, Vertrauen aufzubauen. Wenn ihr euch für eine Software entscheidet, die auf intuitive Benutzerfreundlichkeit ausgelegt ist, fällt die Umstellung von Anfang an leichter. deskbird zum Beispiel ist so benutzerfreundlich, dass es gar kein Training braucht.

3. Probleme, als Team zusammenzusitzen

Teams sind oft besorgt, dass sie nicht zusammen sitzen können. Unterstützt die Koordination, indem ihr übersichtlich zeigt, wo die Kolleg:innen gebucht haben, und es leicht macht, Schreibtische in der Nähe zu buchen. Wenn alle die Wochenpläne ihrer Teamkolleg:innen sehen, können sie ihre Tage vor Ort besser planen. Mit deskbird könnt ihr auch spezielle Teamzonen einrichten, damit eure Teams noch einfacher zusammensitzen können.

4. Unsicherheit bezüglich Ressourcen wie Parkplätze

Parkplätze und andere Bürressourcen können genauso wichtig sein wie der eigentliche Arbeitsplatz. Wenn ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, Ressourcen wie Parkplätze zu buchen, macht das ihren Arbeitstag deutlich reibungsloser. Hot Desking Apps wie deskbird machen auch zusätzliche Ressourcen im Büro buchbar, was Mitarbeitenden einen entspannteren Arbeitsweg und weniger Überraschungen am Morgen beschert.

5. Schwierigkeiten, einen passenden Arbeitsplatz zu finden

Nicht jeder Schreibtisch passt zu jeder Aufgabe, was zu Einwänden wie „Ich finde nicht den richtigen Platz für meine Arbeit“ führen kann. Die Kennzeichnung von Arbeitsbereichen nach Typ, z. B. Ruhezonen, Bereiche für Zusammenarbeit, höhenverstellbare Schreibtische oder bestimmte Gerätekonfigurationen, hilft den Mitarbeitenden, den für die richtigen Arbeitsplatz zu finden. Intelligente Ausstattungsfilter erleichtern es den Mitarbeitenden, einen Workspace zu wählen, der ihren täglichen Anforderungen wirklich gerecht wird.

6. Stress wegen Änderungen in letzter Minute

Pläne ändern sich, und euer Hot-Desking-System sollte sich einfach anpassen lassen, damit Mitarbeitende nicht das Gefühl haben, dass die Verwaltung ihrer Buchungen mühsam ist. Einfache Stornierungsmöglichkeiten, schnelle Umbuchungsoptionen, mobiler Zugriff und hilfreiche Erinnerungen verhindern, dass Schreibtische unnötig blockiert werden, und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. deskbird unterstützt Stornierungen mit einem Klick und intelligente automatische Freigaben bei versäumten Check-ins, sodass Teams ihre Pläne ganz einfach anpassen können.

Warum ihr eine Hot Desking Policy braucht für einen reibungslosen Hybrid-Work-Alltag

Eine klare Hot Desking Policy ist unerlässlich, um hybrides Arbeiten im Alltag zu managen. Sie legt Erwartungen fest, schafft Struktur und stellt sicher, dass jeder versteht, wie gemeinsam genutzte Bereiche fair zu nutzen sind. Indem sie definiert, wie Arbeitsplätze gebucht werden, wie Teams ihre Anwesenheit koordinieren und wie mit gemeinsam genutzten Umgebungen umgegangen werden soll, wird die Richtlinie zur Grundlage für ein reibungsloses Hot-Desking-Erlebnis. Hier ist eine Übersicht, was in eurer Policy drinstehen sollte:

• Macht klar, warum Hot Desking wichtig ist: Erklärt, warum euer Unternehmen Hot-Desking-Büros einrichtet und wie das Flexibilität, Platzersparnis und hybride Arbeitsziele unterstützt.
• Setzt klare Ziele für eine faire Nutzung: Legt Regeln fest, die den Zugriff fair gestalten und dafür sorgen, dass jeder weiß, welche Schreibtische gerade frei sind.
• Definiert Buchungsregeln und -prozesse: Erklärt, wie Mitarbeitende ihre Schreibtische reservieren können, einschließlich der Buchungszeiträume, Stornierungen und Regeln für No-Shows.
• Integriert eure Regelungen für hybride Präsenzzeiten: Verbindet die Arbeitsplatzbuchung mit eurem hybriden Arbeitsmodell, macht klar, was vor Ort erwartet wird, und schafft Querverbindungen zwischen eurer Hot Desking Policy und eurer Hybrid-Work-Regelung.
• Klärt Themen rund um Datenschutz und Privatsphäre: Kommuniziert klar, welche Buchungsinfos sichtbar sind, wie mit den Daten umgegangen wird und wie Mitarbeitende mit sensiblen Daten in geteilten Arbeitsbereichen umgehen sollen.
• Legt Erwartungen an einen aufgeräumten Arbeitsplatz fest: Fördert eine saubere Arbeitsumgebung, damit die Arbeitsplätze für den nächsten bereitstehen, und integriert eine praktische Hot-Desking-Etikette.

Wie ihr Hot Desking durch gutes Mitarbeiter- und Change Management zum Erfolg macht

Gutes Mitarbeitermanagement vor, während und nach der Einführung von Hot Desking ist wichtig, um Vertrauen aufzubauen, Reibungsverluste zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden während der Umstellung auf flexible Büroflächen gut unterstützt werden. Klare Kommunikation, einfaches Onboarding, detaillierte Guidelines und kontinuierliches Feedback helfen euren Teams, das System zu verstehen, ihre täglichen Abläufe anzupassen und sich weiterhin für den täglichen Betrieb zu engagieren.

Vor dem Rollout

Schafft eine starke Basis mit klarer Kommunikation und einer frühzeitigen Abstimmung. Erklärt, warum Hot Desking eingeführt wird, was sich ändern wird und wie Mitarbeitende unterstützt werden. Schafft Raum für Fragen zur Verfügbarkeit von Schreibtischen, zur Sitzordnung im Team und zur Ausstattung, damit alle wissen, was sie erwartet. Frühzeitige Transparenz schafft Vertrauen, verringert Unsicherheiten und sorgt dafür, dass alle mit Zuversicht in die Umstellung gehen.

Während des Rollouts

Konzentriert euch auf einen einfachen, praktischen Onboardingprozess und regelmäßige kleine Reminder. Zeigt euren Mitarbeitenden mit kurzen Demos oder geführten Touren, wie sie in ihrem Alltag Arbeitsplätze buchen, stornieren oder Buchungen ändern können. Gebt kurze Tipps und ermutigt Führungskräfte in ihrem eigenen Arbeitsalltag Best Practices vorzuleben, um die Akzeptanz der Desk Booking Software zu steigern. Kleine, regelmäßige Erinnerungen helfen dabei, den neuen Arbeitsablauf zu normalisieren und das System für Mitarbeitende präsent zu halten.

Nach dem Rollout

Nutzt kurze Umfragen oder Pulsbefragungen, um Feedback zu sammeln und zu zeigen, dass die Meinung der Mitarbeitenden aktiv zu Verbesserungen beiträgt. Regelmäßiges Feedback hilft nicht nur, Probleme frühzeitig zu erkennen, sondern stärkt auch das Engagement der Mitarbeitenden während und nach der Einführung. Passt eure Hot Desking Policy, Bürolayouts oder Kommunikation an, wenn sich nach der Einführung bestimmte Muster abzeichnen, um auf veränderte Bedürfnisse reagieren zu können. Bietet klare Kanäle für die Fehlerbehebung und schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen, damit Mitarbeitende auch lange nach der Einführung verlässlich unterstützt werden.

Wie können Hot Desking Analytics den täglichen Betrieb verbessern?

Die Nutzung von Daten, um die Belegung, No-Shows und das Buchungsverhalten zu verfolgen, ist eine der besten Möglichkeiten, um alles reibungslos laufen zu lassen und euer Hot-Desking-Büro im Laufe der Zeit zu verbessern. Hot Desking Analytics helfen euch zu verstehen, wie die Mitarbeitenden euren Büroraum tatsächlich nutzen, zeigen auf, wo Ressourcen fehlen, und helfen euch, fundierte Entscheidungen über Layoutänderungen, Buchungsregeln oder Richtlinienanpassungen zu treffen. Mit den richtigen KPIs könnt ihr von Vermutungen zu einem vorhersehbaren, datengestützten Ansatz für euer Hot Desking Management übergehen.

Konzentriert euch auf Hot-Desking-Kennzahlen wie:

• Schreibtischauslastung: Zeigt euch, wie oft Schreibtische genutzt werden im Vergleich zu den insgesamt verfügbaren Plätzen, damit ihr besser einschätzen könnt, ob ihr zu viele oder zu wenige Arbeitsplätze habt.
• Spitzenauslastung vs. durchschnittliche Auslastung: Zeigt euch Muster bei der Anwesenheit im Büro, damit ihr Präsenzquoten, Ausstattung und Raumaufteilung an Tagen oder zu Zeiten mit hoher Nachfrage optimieren könnt.
• Auslastung der Hot Desks: Diese Kennzahl zeigt euch, wie viele flexible Schreibtische gerade benutzt werden, damit ihr überbelegte Bereiche oder ungenutzte Kapazitäten erkennen könnt.
• No-Show-Rate: Zeigt euch an, wie viele Reservierungen nicht genutzt werden, damit ihr Stornierungsregeln anpassen, Erinnerungen verschicken oder automatische Freigabefunktionen aktivieren könnt.
• Vorlaufzeit für Buchungen: Legt fest, wie weit im Voraus Mitarbeitende ihre Schreibtische buchen können, damit ihr besser entscheiden könnt, ob die Buchungszeiträume kürzer, länger oder flexibler sein sollten.
• Beliebteste und unbeliebteste Arbeitsbereiche: Seht, welche Zonen oder Schreibtischtypen überbucht oder zu wenig genutzt werden.

Verwaltet euer Hot-Desking-Büro mit deskbird

deskbird ist eine All-in-One-Plattform für die Verwaltung eures hybriden Arbeitsplatzes, die euch dabei hilft, Hot Desking reibungslos zu organisieren, und euren Mitarbeitenden eine einfache und zuverlässige Möglichkeit bietet, die benötigten Arbeitsplätze zu finden. Die intuitive Benutzeroberfläche und Tools sind darauf ausgelegt, den hybriden Arbeitsalltag zu unterstützen. Zu den wichtigsten Hot-Desking-Funktionen gehören:

• Einfache Arbeitsplatzbuchung: Mitarbeitende können in Sekundenschnelle Schreibtische reservieren, nach Ausstattung oder Zone filtern und die Verfügbarkeit in Echtzeit sehen.
• Transparenz und Koordination für Teams: Mit den interaktiven Gebäudeplänen könnt ihr sehen, wer im Büro ist und wo die Kolleg:innen sitzen, was die Zusammenarbeit im Team deutlich erleichtert.
• Smarte Buchungsregeln: Mit anpassbaren Vorlaufzeiten für Buchungen, Check-ins und automatischen Freigabefunktionen könnt ihr No-Shows vermeiden und dafür sorgen, dass gemeinsam genutzte Bereich fair genutzt werden.
• Benutzerfreundliche UX: Dank der übersichtlichen, intuitiven Benutzeroberfläche kann jeder ohne Schulung einen Arbeitsplatz buchen.
• Workplace Analytics: Einblicke die Auslastung, No-Shows, Nachfragemuster und beliebte Bereiche helfen euch dabei, euer Büro und eure Richtlinien immer weiter zu verbessern.
• Integrationen für reibungslosere Workflows: Verbindet deskbird mit euren Kommunikationsplattformen, Kalendertools und internen Systemen, um alle Interaktionen am Arbeitsplatz nahtlos zu gestalten.

Neben Hot Desking bietet deskbird Funktionen für Raumbuchung, Besuchermanagementund hybrides Workforce Management und ist damit eine perfekte Komplettlösung für Unternehmen, die moderne, flexible Büros betreiben.

Die wichtigsten Best Practices für die Verwaltung eures Hot-Desking-Büros auf einen Blick

Ein reibungsloses Hot-Desking-Erlebnis hängt von klaren Abläufen, benutzerfreundlichen Tools, guter Kommunikation und Best Practices ab, die diese Elemente miteinander verbinden. Die folgenden Gewohnheiten und Routinen für den Arbeitsalltag sorgen dafür, dass euer Hot-Desking-System effizient, fair und für alle einfach zu nutzen bleibt.

• Haltet eure Buchungsregeln einfach und klar.
• Sorgt dafür, dass die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Ressourcen klar und schnell ersichtlich ist.
• Macht das Onboarding schnell und einfach mit kurzen Tutorials und Demos.
• Stellt sicher, dass sich eure Teams einfach abstimmen können, indem ihr ihnen einen Überblick darüber gebt, wer im Büro ist und wo alle sitzen.
• Haltet eine konsequente Arbeitsplatz-Etikette aufrecht mit Regeln für persönliche Gegenstände, Aufräumen und Lärmpegel.
• Nutzt Daten, um Muster frühzeitig zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
• Macht Support-Kanäle für eure Mitarbeitenden leicht zugänglich, damit sie schnell Hilfe bekommen, wenn sie sie brauchen.
• Sammelt regelmäßig kurzes Feedback und setzt es um.