Warum in Raumbuchungssoftware investieren
Buche einen Raum, wann immer du einen brauchst und egal wo du gerade bist.
Du hast morgen eine Präsentation und hast vergessen, einen Raum zu buchen? Oder hast du super kurzfristig einen Raum für eine größere Workshop-Gruppe? Eine Raumplanungs-Software ist die Lösung.
Eine Raumbuchungssoftware bietet euch einen digitalen Kalender, der die Auslastung von Büroflächen oder Coworking Spaces anzeigt, die z. B. von Mitarbeitenden gebucht und reserviert werden können. Mit einer solchen Buchungssoftware fürs Büro können Unternehmen eine Datenbank zum Zweck der Büroflächen- und Mitarbeiterverwaltung pflegen. Das kann euch helfen, überfüllte oder nicht ausgelastete Büroflächen effektiv zu nutzen und fair zu verteilen.
So können Mitarbeitende problemlos Räume für Besprechungen buchen oder umplanen und die gesparte Zeit für andere Aufgaben nutzen.
3 Gründe, warum Raumplanung so wichtig ist
1. Management von hybrid arbeitenden Mitarbeitenden
Die Pandemie hat dazu geführt, dass immer mehr Arbeitnehmende von zu Hause aus und im Büro arbeiten können. Vor allem im Hinblick auf das hybride Arbeiten wird es für Unternehmen immer wichtiger, eine Überbelegung von Arbeitsräumen zu vermeiden. Daher ist eine Raumplanung sinnvoll, um den tatsächlichen Bedarf und die Nutzung der Räume zu ermitteln. Stellt das Online-Buchungsmanagement fest, dass Büroflächen nicht ausgelastet sind, können Räume z.B. in Coworkingspaces ausgelagert werden, um Kosten zu sparen. Auch die Räume können umfunktioniert werden, um zum Beispiel das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu verbessern. Kaum genutzte Räume können in Ruhezonen umgewandelt oder besser für digitale Besprechungsräume ausgestattet werden.
2. Steigerung der Produktivität
Mit der Raumplanung sparen die Mitarbeitenden Zeit durch einfache Buchungsvorgänge und schnelles Orten anderer Mitarbeitenden. Darüber hinaus kann die Produktivität durch die Vermeidung von Unterbrechungen und Doppelbuchungen gesteigert werden. Ebenso können Ad-hoc-Besprechungen einfach und spontan in einem Raum abgehalten werden, der der Anzahl der Teilnehmenden entspricht. Über eine Book-a-Desk-App kann der Büroraum einfach gebucht werden, anstatt den umständlichen Weg über die Personalabteilung zu nehmen oder persönlich zum Raum gehen zu müssen, um den Namen des Mitarbeitenden einzutragen.
3. Einfachheit ist der Schlüssel für zufriedene Mitarbeitende
Die Implementierung der Räume und Arbeitsplätze in ein Tischreservierungstool, das Herunterladen der App und die Buchung sind intuitiv in der Anwendung und sind leicht handzuhaben.
Mit einem Online-Buchungsmanagement-System vermeiden die Beschäftigten die komplizierte Suche nach einem freien Arbeitsraum und stören niemanden mehr bei einer Besprechung. Außerdem wird eine Gruppe, die nicht erscheint, obwohl sie einen Raum gebucht hat, automatisch wieder ausgebucht. Die Büroplanung verhindert also unnötigen Frust und spart Zeit.
Die beste Reservierungssoftware für Arbeitsplätze ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen zu prüfen, sie direkt zu buchen, "Geisterbesprechungen" zu erkennen und zu beseitigen und ungenutzten Raum für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden umzuwandeln. Daher ist eine effektive Raumplanung die Lösung für all diese Probleme.
In Zukunft wird die Raumplanung an Wichtigkeit gewinnen, da die Zahl der mobilen und hybriden Mitarbeitenden zunimmt. Unternehmen, die maßgeschneiderte Raumkapazitäten bereitstellen, die Belegung der Büroräume messen und die Funktionalität der Räume anhand von Daten an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen, werden eine großartige und produktive Arbeitsathmosphere schaffen. Ein produktiver Arbeitsplatz und zufriedene Mitarbeitende sind der Schlüssel für die Zukunft der Arbeit!
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Raumbuchungssoftware wie funktioniert sie?
Eine Buchungssoftware für Meetingräume zentralisiert die Art und Weise, wie Teams Meetingräume finden, buchen und verwalten. User können verfügbare Räume über den Kalender oder den Gebäudeplan einsehen, Zeitfenster reservieren und Buchungen mit Tools wie Outlook oder Google synchronisieren. Intelligente Check-in- und Auto-Release-Funktionen geben ungenutzte Räume frei, wenn niemand erscheint, und schlagen so die Brücke zwischen digitalen Kalendern und der tatsächlichen Verfügbarkeit von Räumen.
Was sind die Vorteile von Buchungstools für Meetingräume?
Tools für die Buchung von Meetingräumen vermeiden Doppelbuchungen, sparen Zeit und verbessern die Übersichtlichkeit für alle Teams. Sie steigern die Produktivität durch die Bereitstellung von Echtzeit-Informationen zur Raumverfügbarkeit, rationalisieren die Koordination zwischen Remote-Teams und Mitarbeitenden vor Ort und sammeln Daten, um die Arbeitsplatznutzung zu optimieren und unnötige Kosten zu senken.
Auf welche Kriterien sollte ich bei einer Raumbuchungssoftware für Meetingräume achten?
Wählt eine Software, die Echtzeitverfügbarkeit, Integrationen mit Tools wie Outlook oder MS Teams, mobilen Zugriff und detaillierte Analytics bietet. Achtet auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, anpassbare Rollenberechtigungen und intelligente Benachrichtigungen, um die Buchung mühelos zu gestalten und sicherzustellen, dass euer System mit euren Geschäftsanforderungen skaliert.
Lässt sich deskbird mit Outlook, Google und Teams für die Buchung von Meetingräumen integrieren?
Ja. deskbird synchronisiert direkt mit Outlook, Google Kalender und Microsoft Teams, sodass Meetingraumbuchungen sofort in den Tools erscheinen, die deine Mitarbeitenden bereits nutzen. Das eliminiert Doppelbuchungen, unterstützt wiederkehrende Meetings und gewährleistet die Verfügbarkeit in Echtzeit. Smarte Check-ins und Mechanismen zur Vermeidung von No-Shows sorgen dafür, dass Räume effizienter genutzt werden und auf die Anforderungen für die Teamarbeit abgestimmt sind.
Keine Doppelbuchungen. Keine leeren Räume.
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- Erhöht die Raumauslastung mit datengestützten Erkenntnissen
