Mehr Leute als Schreibtische: So organisiert TST Anker-Tage für ein 50-köpfiges Team in einem Londoner Büro

TST ist ein Beratungsunternehmen mit Sitz im London-Bridge-Viertel, das in den Bereichen Erlebnis-Training, Eventorganisation und Personalberatung tätig ist. Ein Team von 50 Mitarbeitenden betreut Kunden aus so unterschiedlichen Branchen wie Finanzdienstleistungen und Ingenieurwesen.

Ziel ihrer Arbeit ist es, Potenziale freizusetzen, indem Veränderungen bei Menschen sowie in Teams und Organisationen nachhaltig verankert werden. TST erreicht dies, indem es transformative Erfahrungen am Arbeitsplatz konzipiert und umsetzt – unter Einsatz von Wissenschaft, Kreativität und menschenzentriertem Design. Die Dienstleistungen lassen sich in drei Bereiche einteilen: Diagnose & Benchmark, Veränderung einleiten & verankern sowie Weiterentwicklung & Qualifizierung. Jeder Bereich lässt sich in unterschiedlichem Maße individuell anpassen, um verschiedenen Budgets und Anforderungen gerecht zu werden – von bestehenden „As-is“-Konzepten über einen „Fit-to-you“-Ansatz bis hin zu „Made-for-you“-Lösungen, die von Grund auf speziell auf die Herausforderungen einer Organisation zugeschnitten sind.

Genau diese Mischung aus Kundenbetreuung und interner Zusammenarbeit ist der Grund, warum das Büro nach wie vor wichtig ist. Die Mitarbeitenden von TST sind zwischen einem Tag im Monat und vier Tagen pro Woche vor Ort. Und das Team ist schneller gewachsen als die Anzahl der verfügbaren Schreibtische.

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Als TST nach der Pandemie wieder vom Homeoffice ins Büro zurückkehrte, befand sich das Unternehmen in derselben Situation wie viele andere Firmen, die sich zum ersten Mal mit hybrider Arbeit auseinandersetzen mussten. Das Team war mittlerweile größer geworden, als das Büro zu dieser Zeit Platz bot, und daraus ergaben sich zwei Probleme: Jeder, der ins Büro kam, brauchte einen Schreibtisch zum Arbeiten. Und die Meetingräume durfte nicht mehr doppelt oder dreifach belegt werden.

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Beides wurde bis dahin eher locker gehandhabt, ohne dass man einen Überblick darüber hatte, wer gerade da war oder welche Räume frei waren.

Was TST brauchte, war ein Tool, das sowohl Schreibtische als auch Räume abdeckt, einfach genug ist, damit die Leute es auch wirklich nutzen, und das eher auf ein einzelnes kleineres Büro als auf eine Unternehmenslandschaft zugeschnitten ist. Eine transparente Preisgestaltung, die bei dieser Größe Sinn machte, war ebenfalls wichtig, ebenso wie echte Auswertungen darüber, wie das Büro genutzt wurde. TST verglich einige Optionen und entschied sich schon früh für deskbird, weil es für sie einfach Sinn ergab.

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TST hat deskbird im Dezember 2023 in Betrieb genommen, inklusive der Buchung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen sowie der Integration von Microsoft Teams. Ausschlaggebend war, wie einfach es war, die Anordnung der Arbeitsplätze und Meetingräume auf dem richtigen Gebäudeplan einzurichten. Das Team ist seitdem zweimal umgezogen und die Einrichtung wurde mitgenommen: Heute befinden sich 34 Arbeitsplätze und vier Meetingräume in der 207 Union Street.

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Die Einführung wurde ganz bewusst vorbereitet. TST hat zuerst den Gebäudeplan und die Teams-Integration eingerichtet, damit das Tool so einfach und intuitiv wie möglich war, bevor es jemand zu Gesicht bekam. Dann haben sie es bei einer Besprechung mit dem gesamten Team vorgestellt, dabei gezeigt, wie schnell es zu bedienen ist, und das „Warum“ erklärt: Das erleichtert sowohl den Einzelnen als auch dem Ops-Team das Leben – nicht nur bei der Berichterstattung.

Wie bei jedem neuen System bedurfte es einiger Anstöße, bis es vollständig angenommen wurde. Das Ops-Team half denjenigen, die ohne Buchungen erschienen waren, nachträglich eine vorzunehmen, schlichtete gelegentliche Konflikte um Schreibtische und verschickte regelmäßig Erinnerungen, die Wochenpläne zu aktualisieren. Die Analyse- und Planungsansichten machten die Umsetzung einfach, da auf einen Blick ersichtlich war, welche Teams und Einzelpersonen ihren Arbeitsort geplant hatten und welche nicht.

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Zwei Drittel des Teams sind jede Woche im Büro

deskbird ist mittlerweile fester Bestandteil der Wochenplanung des Teams. Alle 50 Mitarbeitenden sind registriert und aktiv, und etwa zwei Drittel der monatlichen Nutzer kommen jede Woche ins Büro – eine hohe Rückkehrquote für ein Team dieser Größe.

Seit dem Start hat TST 3.650 Buchungen verzeichnet: 2.424 über die 34 Arbeitsplätze und 1.189 über nur vier Meetingräume. Gemessen an ihrer Anzahl werden die Räume intensiver genutzt als die Arbeitsplätze – was man von einem Unternehmen, das auf Workshops und Kundenterminen basiert, auch erwarten würde.

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Mittwoch ist der Haupttag

Der wöchentliche Rhythmus ist klar erkennbar: Der Mittwoch ist der Tag mit den meisten Leuten im Büro und Montag ist der ruhigste. Das ist kein Zufall. TST nutzt deskbird, um Anker-Tage für die Führungskräfte und die einzelnen Abteilungen zu steuern und sicherzustellen, dass sie das richtige Maß an Zusammenarbeit und Austausch bekommen.

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Automatische Check-ins, sauberere Daten

TST gehört zu den ersten Kunden von deskbird, die Workplace Intelligence nutzen, und das hat die Qualität der verfügbaren Einblicke deutlich verbessert. Das gesamte Büro ist erfasst, und dank der Monitor-Zuordnung über deskbird Dock werden die Mitarbeitenden nun automatisch an ihren Schreibtischen eingecheckt. Vorher waren die Zahlen von einer genauen Planung oder manuellen Check-ins abhängig, die niemals zu 100 % korrekt sein können.

Sam und die Büroleitung sehen sich die Dashboards wöchentlich an. Der nächste Schritt besteht darin, mithilfe von deskbird Dock über einige Monate hinweg saubere Daten zu sammeln, um anschließend die Planung und Einhaltung der Anker-Tage entsprechend zu überprüfen.

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