Le bureau passe au hot desking : comment adapter les plans, les zones et les postes ?

Une conception réfléchie des bureaux peut augmenter le bien-être des employés jusqu'à 33 %. Un aménagement de bureau en hot desking est le moyen idéal d'exploiter ce potentiel, mais uniquement s'il est mis en œuvre de manière intentionnelle. Passer des postes attribués au hot desking ne consiste pas seulement à réorganiser le mobilier, mais à repenser la manière dont votre espace de travail soutient la productivité, la connexion et l'expérience collaborateur.

Comment planifier un espace de bureau en hot desking ?

Pour transformer votre bureau en un espace hot desking efficace, il faut commencer par une planification solide. Il s’agit de repenser votre lieu de travail pour qu’il s’adapte aux différents types de travail flexible.

1. Analysez d'abord l’utilisation actuelle de l’espace

Tout d'abord, analysez l'utilisation actuelle de votre espace de bureau en suivant l'occupation et en cartographiant les zones à fort et à faible trafic. Utilisez ces données pour affiner votre stratégie de hot desking, redistribuer les ressources et repenser les espaces afin qu'ils reflètent les besoins réels, tout en identifiant les points chauds de collaboration comme les espaces café ou les zones de sièges confortables qui peuvent guider l'emplacement des zones partagées. Lorsque vous examinez les schémas d'utilisation, tenez également compte des exigences de proximité. Certaines équipes bénéficient toujours d'être proches les unes des autres, vous pouvez donc concevoir un aménagement qui favorise à la fois la flexibilité et l'alignement des flux de travail.

2. Pensez aux espaces de collaboration

La recherche montre que la principale raison pour laquelle la plupart des employés se rendent au bureau est d'échanger avec leurs collègues, de collaborer et d'avoir des conversations informelles. Avant de commencer à attribuer des zones ou à réorganiser le mobilier, vous devez avoir une idée claire des activités de travail principales que votre équipe effectue lorsqu'elle est sur site.

• Définissez le type de tâches principales : demandez-vous pourquoi votre team se rend au bureau. Est-ce pour la collaboration, la concentration, le lien social, l’accès aux équipements, ou pour rencontrer des clients ?
• Optimisez vos espaces de collaboration : Adaptez la taille et le nombre de salles aux modèles d'utilisation réels, et non à des hypothèses (par exemple, plus de petites salles, moins de grandes). C'est là que vous pouvez tirer parti de vos analyses de bureau.
• Encouragez le travail spontané :
   pensez à prévoir des zones pour des réunions informelles, pourquoi pas avec des fauteuils bien douillets ou des espaces pour des échanges rapides.

3. Déterminez le nombre réel de postes nécessaires

L’étape suivante consiste à traduire les informations sur l’utilisation des espaces et les besoins en collaboration en un nombre réaliste de postes de travail. En basant votre planification sur les données, la cadence de présence hebdomadaire et les comportements spécifiques aux équipes, vous pouvez déterminer le ratio optimal de partage de bureaux pour le travail hybride

• Estimez la demande en postes flexibles à partir des données d’occupation : basez votre calcul sur la présence moyenne sur site par équipe (et non sur l’effectif total) et gardez en tête la cadence hebdomadaire, les plannings des équipes et les fluctuations saisonnières.
• Utilisez judicieusement les ratios de référence en matière de bureaux partagés : bien que les ratios courants se situent généralement entre 0,6 et 0,8 postes par employé, considérez-les comme des repères et des règles fixes. Les équipes qui travaillent principalement de manière asynchrone peuvent partager davantage de postes, tandis que les équipes qui ont besoin d'intéragir plus souvent auront besoin de plus de places assises.
• Validez votre planification avec des outils de calcul : des outils comme le calculateur d’espace de bureau de deskbird vous aident à estimer le nombre exact de postes nécessaires et à optimiser l’utilisation de votre espace.

Comment concevoir un aménagement de bureau en hot desking ?

Concevoir un aménagement en hot desking implique de prendre des décisions pratiques concernant le zonage, la proximité, les espaces de réunion et les schémas de déplacement afin que les employés puissent trouver intuitivement l'espace adapté à la tâche à accomplir.

Les choix que vous faites ici affectent directement l'efficacité avec laquelle les personnes se déplacent dans le bureau, la fréquence à laquelle elles trouvent l'espace dont elles ont besoin, et si l'aménagement favorise à la fois la concentration individuelle et la collaboration d'équipe.

1. Utilisez la cartographie du bureau pour organiser votre espace

La cartographie des bureaux permet d’optimiser l’usage de l’espace en identifiant les zones à forte ou faible activité, pour réorganiser l’aménagement, éliminer les espaces perdus et améliorer les flux de travail. Avec une vue stratégique de l’emplacement de chaque fonction, elle permet de définir où placer les différents départements, postes de travail, zones de collaboration et équipements pour plus d’efficacité. Différents types de solutions de cartographie peuvent être utilisés pour visualiser votre espace physique, y compris les plans fixes et interactifs, les plans de sièges et les cartes 3D.

2. Créez des zones distinctes selon l’activité

Créez un aménagement de bureau qui répond aux divers besoins de travail. Pensez au design de bureau agile et intégrez différents types d’espaces pour offrir aux employés la liberté de choisir l’endroit le plus adapté à leurs tâches. Les zones peuvent inclure :

• Postes de travail dédiés à la concentration
• Cabines téléphoniques
• Salles de réunion hybrides
• Zones de collaboration (par exemple, des espaces d'atelier ou des salles de réunion informelles)
• Espaces sociaux (par exemple, un café de travail)
• Salons de travail
• Zones calmes pour le travail de concentration
• Espaces de projet flexibles (par exemple, des salles d'équipe)
• Zones de partage de postes flexibles

3. Prévoyez un bon mélange de capacités et de tailles pour les salles de réunion

La dernière édition du Workplace Occupancy & Utilization Index montre que plus de la moitié des salles de réunion sont conçues pour accueillir cinq personnes ou plus, alors que la demande réelle est plus forte pour les petites salles de réunion pouvant accueillir 2 à 4 personnes. Il est donc nécessaire de repenser vos espaces de réunion lors de la conception de votre bureau en hot desking. Posez-vous des questions telles que :

• Combien de personnes participent généralement aux réunions ?
• Quel est le ratio entre les réunions en présentiel et les réunions hybrides ?
• À quelle fréquence les réunions sont-elles programmées dans la semaine et à quels moments surviennent les conflits de réservation ?
• Quelles équipes ou fonctions utilisent le plus les salles de réunion et ont-elles des besoins spécifiques (confidentialité, équipements, acoustique) ?

4. Astuces pour bien organiser son bureau partagé

• Concevez votre espace pour une collaboration hybride approfondie : Équipez les espaces de réunion et de collaboration d'écrans, de caméras et de microphones fiables, et utilisez du mobilier modulable afin que les salles puissent s'adapter rapidement à différents formats de réunion.
• Trouvez un bon équilibre entre les open spaces et les espaces au calmes : les open spaces seuls ne suffisent pas. Ajoutez des coins silencieux et des petites cabines acoustiques pour permettre aux employés de choisir le niveau de confidentialité et de calme dont ils ont besoin.
• Faites un choix délibéré pour rapprocher ou éloigner des zones : définissez quelles zones doivent être proches les unes des autres pour réduire le bruit et faciliter les flux de travail. Éloignez les zones calmes des espaces de rencontre, placez les salles de projet près des espaces de collaboration, positionnez les postes temporaires près des entrées et regroupez les équipes ayant des flux de travail communs.
• Anticipez les flux de circulation : observez comment les personnes se déplacent naturellement dans le bureau et gardez les couloirs les plus empruntés (vers cuisines, imprimantes, sanitaires, salles de réunion) à l’écart des zones de concentration.
• Basez votre aménagement sur les besoins réels des employés : avant de valider un nouvel aménagement, recueillez les retours de vos équipes sur leurs habitudes de travail. Identifiez quelles tâches ils effectuent, la fréquence de leur collaboration et ce qui ralentit leur productivité.

‍

Quel équipement pour un bureau en hot desking ?

Chaque poste de travail en hot desking nécessite, comme base, des moniteurs, des stations d'accueil, des sièges ergonomiques, un accès fiable à l'alimentation électrique et des matériaux de réinitialisation hygiénique. Au-delà de cela, le rangement, les outils acoustiques et la technologie de réservation de postes sont ce qui détermine si l'expérience quotidienne est fluide ou frustrante.

Voici une liste complète des éléments essentiels du hot desking qui ne devraient pas manquer dans votre espace de travail hybride :

• Moniteurs, stations d'accueil et chargeurs universels (y compris USB-C et HDMI)
• Accès facile aux prises de courant, aux ports USB et gestion des câbles
• Casiers pour effets personnels
• Armoires ou tiroirs partagés pour les fournitures courantes
• Matériaux de réinitialisation hygiénique et de nettoyage de poste (par exemple, lingettes et sprays nettoyants)
• Casiers technologiques ou stations de prêt d'appareils pour claviers ou casques
• Cabines téléphoniques insonorisées, séparateurs de postes ou panneaux acoustiques

L’ergonomie dans les bureaux partagés : un gage de bonheur et bonne santé pour les employés

Les pratiques ergonomiques sur le lieu de travail jouent un rôle crucial pour garantir la santé, le confort et la productivité des employés. En équipant chaque poste de travail d'outils ergonomiques, vous pouvez améliorer considérablement le bien-être de vos employés. Voici quelques bonnes pratiques ergonomiques à suivre en matière de bureaux partagés.

• Des fauteuils entièrement réglables et de qualité : mettez à disposition des fauteuils avec hauteur, accoudoirs, soutien lombaire et inclinaison réglables, car le confort varie selon les individus.
• Bureaux réglables en hauteur ou  options assis-debout : permettez à vos employés de varier leur posture au cours de la journée, d’améliorer la circulation et réduire la sensation de fatigue.
• Bras pour les écrans, supports pour ordinateurs portables et accessoires ergonomiques : ces solutions permettent d’ajuster rapidement l’écran à hauteur des yeux et préserver une posture saine.
• Des solutions ergonomiques sur tous les postes : uniformez la qualité de chaque poste et proposez les mêmes éléments essentiels (fauteuil réglable, support écran) pour garantir un confort homogène, quel que soit le poste occupé.

Meilleures pratiques pour le hot desking en bureau

Les pratiques suivantes contribuent à maintenir l'efficacité et à assurer une expérience quotidienne cohérente aux employés, du moment de leur arrivée à celui de leur départ.

1. Installer une signalétique claire et des repères visuels

Utilisez des panneaux, des zones étiquetées et des codes couleur pour faciliter les déplacements et la localisation des postes. Selon la taille du bureau, vous pouvez envisager une application de wayfinding pour employés et visiteurs.

2. Choisir un outil de réservation avec des plans interactifs

Le logiciel de réservation choisi doit proposer des vues cartographiques pour que les employés trouvent et réservent facilement le bon poste. Avec les plans interactifs de deskbird, par exemple, chacun peut voir où sont ses collègues et où se situe son poste.

3. Rendre les enregistrements automatiques pour éviter les absences et les postes inutilisés

Mettez en place des enregistrements automatiques pour suivre l’occupation réelle et libérer les postes non utilisés. deskbird propose plusieurs options, comme l’enregistrement avec code QR ou géolocalisation, qui permettent aux employés de s’enregistrer facilement et qui libèrent les ressources qui sont réservées, mais non utilisées.

4. Rappeler visuellement la politique de bureau propre

Mettez des lingettes à disposition et affichez des rappels à chaque poste pour que le niveau d’hygiène soit maintenu et pour que les postes soient prêts à accueillir le prochain employé. Cela aidera tout le monde à garder le lieu de travail bien entretenu et rangé pour tous.

5. Placer les rangements de manière stratégique

Installez des casiers à accès rapide près des entrées ou des zones de travail pour que les employés puissent ranger et récupérer facilement leurs affaires.

6. Assurer l’accès au matériel de base pour tous

Chaque poste doit disposer de prises, de chargeurs et d'une connexion Wi-Fi fiable pour permettre aux employés de démarrer sans se soucier ni de l’alimentatio ni de la connexion.

Aménager votre bureau partagé : ce n’est que le début

La clé d'un environnement de hot desking réussi est de créer un espace de travail qui soutient véritablement la manière dont vos équipes collaborent, se concentrent et se connectent. Avec le bon agencement, les bonnes zones, l'équipement et l'ergonomie en place, votre bureau devient un lieu où les employés veulent vraiment être.

Cependant, l'aménagement de votre espace de travail physique n'est que la première étape de votre feuille de route pour la mise en œuvre du hot desking. Dans les prochains chapitres, nous examinerons de plus près comment sélectionner le bon logiciel de hot desking et comment gérer le hot desking pour maintenir des opérations de bureau quotidiennes fluides.