Le bureau passe au hot desking : comment adapter les plans, les zones et les postes ?

Comment agencer votre espace pour le partage de bureau

Pour transformer votre bureau en un espace hot desking efficace, il faut commencer par une planification solide. Il s’agit de repenser votre lieu de travail pour qu’il s’adapte aux différents types de travail flexible.

1. Analysez d'abord l’utilisation actuelle de l’espace

En premier lieu, observez comment votre surface est utilisée : suivez les données d'occupation, identifiez les zones à forte et à faible occupation. Utilisez ces données pour optimiser la répartition des postes et des ressources. Repérez également les endroits de collaboration comme les coins café ou les zones où les sièges sont plus confortables, pour guider l’emplacement des zones partagées. Prenez en compte les besoins de proximité: certains employés travaillent mieux quand ils sont proches les uns des autres, il faut donc trouver un équilibre entre flexibilité et flux de travail.

2. Pensez aux espaces de collaboration

Des études montrent que la plupart des employés  se rendent au bureau surtout pour collaborer et bavarder. Avant de commencer à attribuer des zones ou à réamenager les lieux, vous devez avoir une vision claire des activités principales qui se déroulent dans vos locaux. 

• Définissez le type de tâches principales : demandez-vous pourquoi votre team se rend au bureau. Est-ce pour la collaboration, la concentration, le lien social, l’accès aux équipements, ou pour rencontrer des clients ?
• Ajustez vos espaces de collaboration : adaptez la capacité et le nombre des salles selon l’usage réel (par exemple, plus de petites salles, moins de salles grandes). Vos analyses du lieu de travail vous seront très utiles dans cette phase.
• Encouragez le travail spontané :
   pensez à prévoir des zones pour des réunions informelles, pourquoi pas avec des fauteuils bien douillets ou des espaces pour des échanges rapides.

3. Déterminez le nombre réel de postes nécessaires

L’étape suivante consiste à traduire les informations sur l’utilisation des espaces et les besoins en collaboration en un nombre réaliste de postes de travail. En basant votre planification sur les données, la cadence de présence hebdomadaire et les comportements spécifiques aux équipes, vous pouvez déterminer le ratio optimal de partage de bureaux pour le travail hybride

• Estimez la demande en postes flexibles à partir des données d’occupation : basez votre calcul sur la présence moyenne sur site par équipe (et non sur l’effectif total) et gardez en tête la cadence hebdomadaire, les plannings des équipes et les fluctuations saisonnières.
• Utilisez judicieusement les ratios de référence en matière de bureaux partagés : bien que les ratios courants se situent généralement entre 0,6 et 0,8 postes par employé, considérez-les comme des repères et des règles fixes. Les équipes qui travaillent principalement de manière asynchrone peuvent partager davantage de postes, tandis que les équipes qui ont besoin d'intéragir plus souvent auront besoin de plus de places assises.
• Validez votre planification avec des outils de calcul : des outils comme le calculateur d’espace de bureau de deskbird vous aident à estimer le nombre exact de postes nécessaires et à optimiser l’utilisation de votre espace.

Bureaux partagés : conception et aménagement des zones

La conception de votre aménagement est le moment où la planification se traduit en décisions tangibles au sujet des zones, de la proximité entre équipes, des salles de réunion et de la circulation. L’objectif est de créer un environnement où chacun peut intuitivement trouver l’espace le plus adapté à la tâche à accomplir.

1. Utilisez la cartographie du bureau pour organiser votre espace

La cartographie des bureaux permet d’optimiser l’usage de l’espace en identifiant les zones à forte ou faible activité, pour réorganiser l’aménagement, éliminer les espaces perdus et améliorer les flux de travail. Avec une vue stratégique de l’emplacement de chaque fonction, elle permet de définir où placer les différents départements, postes de travail, zones de collaboration et équipements pour plus d’efficacité. Différents types de solutions de cartographie peuvent être utilisés pour visualiser votre espace physique, y compris les plans fixes et interactifs, les plans de sièges et les cartes 3D.

2. Créez des zones distinctes selon l’activité

Créez un aménagement de bureau qui répond aux divers besoins de travail. Pensez au design de bureau agile et intégrez différents types d’espaces pour offrir aux employés la liberté de choisir l’endroit le plus adapté à leurs tâches. Les zones peuvent inclure :

• des postes pour le travail concentré
• Des cabines acoustiques
• Des salles de réunion hybrides,
• Des zones de collaboration (par exemple, ateliers ou salles de réunion),
• Des lieux de rencontre (par exemple, une cafétéria où l'on peut travailler),
• Des espaces lounge,
• Des zones calmes pour le travail concentré,
• Des espaces flexibles en fonction du projet (par exemple, des salles pour le travail en équipe), et
• Des espaces de travail partagés flexibles.

3. Prévoyez un bon mélange de capacités et de tailles pour les salles de réunion

La dernière édition du Workplace Occupancy & Utilization Index montre que plus de la moitié des salles de réunion sont conçues pour accueillir cinq personnes ou plus, alors que la demande réelle est plus forte pour les petites salles de réunion pouvant accueillir 2 à 4 personnes. Il est donc nécessaire de repenser vos espaces de réunion lors de la conception de votre bureau en hot desking. Posez-vous des questions telles que :

• Combien de personnes participent généralement aux réunions ?
• Quel est le ratio entre les réunions en présentiel et les réunions hybrides ?
• À quelle fréquence les réunions sont-elles programmées dans la semaine et à quels moments surviennent les conflits de réservation ?
• Quelles équipes ou fonctions utilisent le plus les salles de réunion et ont-elles des besoins spécifiques (confidentialité, équipements, acoustique) ?

4. Astuces pour bien organiser son bureau partagé

• Envisagez un espace qui favorise une collaboration hybride fluide : équipez les espaces de réunion et de collaboration avec des écrans de qualité, des caméras et des micros, et utilisez du mobilier mobile pour moduler rapidement les salles à différents formats de réunions.
• Trouvez un bon équilibre entre les open spaces et les espaces au calmes : les open spaces seuls ne suffisent pas. Ajoutez des coins silencieux et des petites cabines acoustiques pour permettre aux employés de choisir le niveau de confidentialité et de calme dont ils ont besoin.
• Faites un choix délibéré pour rapprocher ou éloigner des zones : définissez quelles zones doivent être proches les unes des autres pour réduire le bruit et faciliter les flux de travail. Éloignez les zones calmes des espaces de rencontre, placez les salles de projet près des espaces de collaboration, positionnez les postes temporaires près des entrées et regroupez les équipes ayant des flux de travail communs.
• Anticipez les flux de circulation : observez comment les personnes se déplacent naturellement dans le bureau et gardez les couloirs les plus empruntés (vers cuisines, imprimantes, sanitaires, salles de réunion) à l’écart des zones de concentration.
• Basez votre aménagement sur les besoins réels des employés : avant de valider un nouvel aménagement, recueillez les retours de vos équipes sur leurs habitudes de travail. Identifiez quelles tâches ils effectuent, la fréquence de leur collaboration et ce qui ralentit leur productivité.

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Quel équipement pour un bureau en hot desking ?

Un bureau partagé ne sera complet que si les employés disposent des bons outils, d’un confort ergonomique et d’un accès facile aux ressources essentielles. Chaque poste doit être entièrement équipé, avec une prise en main rapide et suffisamment flexible pour s’adapter à différents modes de travail. Voici la liste des éléments indispensables pour un bureau partagé dans un environnement hybride :

• Écrans, stations d’accueil et chargeurs universels (USB-C et HDMI inclus)
• Accès facile aux prises électriques, ports USB et gestion des câbles
• Casiers pour les effets personnels,
• Armoires ou tiroirs partagés pour les fournitures couramment utilisées,
• Matériel pour l’hygiène et le nettoyage rapide des postes (lingettes, sprays désinfectants)
• Casiers IT ou stations de prêt (claviers, casques)
• Cabines acoustiques insonorisées, séparateurs de bureaux ou panneaux acoustiques

L’ergonomie dans les bureaux partagés : un gage de bonheur et bonne santé pour les employés

Les pratiques ergonomiques sur le lieu de travail jouent un rôle crucial pour garantir la santé, le confort et la productivité des employés. En équipant chaque poste de travail d'outils ergonomiques, vous pouvez améliorer considérablement le bien-être de vos employés. Voici quelques bonnes pratiques ergonomiques à suivre en matière de bureaux partagés.

• Des fauteuils entièrement réglables et de qualité : mettez à disposition des fauteuils avec hauteur, accoudoirs, soutien lombaire et inclinaison réglables, car le confort varie selon les individus.
• Bureaux réglables en hauteur ou  options assis-debout : permettez à vos employés de varier leur posture au cours de la journée, d’améliorer la circulation et réduire la sensation de fatigue.
• Bras pour les écrans, supports pour ordinateurs portables et accessoires ergonomiques : ces solutions permettent d’ajuster rapidement l’écran à hauteur des yeux et préserver une posture saine.
• Des solutions ergonomiques sur tous les postes : uniformez la qualité de chaque poste et proposez les mêmes éléments essentiels (fauteuil réglable, support écran) pour garantir un confort homogène, quel que soit le poste occupé.

6 bonnes pratiques pour un bureau partagé opérationnel au quotidien

Assurez vous que votre espace hot desking est bien équipé et prêt pour la rotation quotidienne : c’est la clé pour que tout se passe au mieux. Les bonnes pratiques suivantes vous aideront à garder vos espaces efficaces et à garantir une expérience fluide pour tous.

1. Installer une signalétique claire et des repères visuels

Utilisez des panneaux, des zones étiquetées et des codes couleur pour faciliter les déplacements et la localisation des postes. Selon la taille du bureau, vous pouvez envisager une application de wayfinding pour employés et visiteurs.

2. Choisir un outil de réservation avec des plans interactifs

Le logiciel de réservation choisi doit proposer des vues cartographiques pour que les employés trouvent et réservent facilement le bon poste. Avec les plans interactifs de deskbird, par exemple, chacun peut voir où sont ses collègues et où se situe son poste.

3. Rendre les enregistrements automatiques pour éviter les absences et les postes inutilisés

Mettez en place des enregistrements automatiques pour suivre l’occupation réelle et libérer les postes non utilisés. deskbird propose plusieurs options, comme l’enregistrement avec code QR ou géolocalisation, qui permettent aux employés de s’enregistrer facilement et qui libèrent les ressources qui sont réservées, mais non utilisées.

4. Rappeler visuellement la politique de bureau propre

Mettez des lingettes à disposition et affichez des rappels à chaque poste pour que le niveau d’hygiène soit maintenu et pour que les postes soient prêts à accueillir le prochain employé. Cela aidera tout le monde à garder le lieu de travail bien entretenu et rangé pour tous.

5. Placer les rangements de manière stratégique

Installez des casiers à accès rapide près des entrées ou des zones de travail pour que les employés puissent ranger et récupérer facilement leurs affaires.

6. Assurer l’accès au matériel de base pour tous

Chaque poste doit disposer de prises, de chargeurs et d'une connexion Wi-Fi fiable pour permettre aux employés de démarrer sans se soucier ni de l’alimentatio ni de la connexion.

Aménager votre bureau partagé : ce n’est que le début

Redessiner l’espace pour le hot desking ne se résume pas à placer des bureaux flexibles. L’objectif est de créer un environnement qui soutient la collaboration, la concentration et les interactions entre les équipes. Avec une bonne répartition des zones, du matériel adapté et une ergonomie soignée, votre bureau devient un lieu où vos employés s’épanouissent.

Cependant, la mise en place de l'espace physique n'est que la première étape de votre feuille de route pour la mise en œuvre du hot desking. Les chapitres suivants aborderont comment choisir le logiciel de hot desking adapté et gérer le partage de bureaux au quotidien.

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