Partage de bureau : ce que c’est et pourquoi les entreprises l’adoptent

Qu'est-ce que le partage de bureau ?

Le hot desking est une organisation de l'espace de travail flexible où les employés n'ont pas de postes attitrés mais choisissent librement n'importe quel poste disponible en arrivant au bureau. Ayant gagné en popularité avec l'essor des modèles de travail à distance et hybrides, c'est un excellent moyen d'utiliser l'espace de bureau plus efficacement, de s'adapter aux besoins changeants des équipes, de décloisonner et de stimuler la collaboration. Comme les employés partagent leur temps entre le télétravail et le bureau, le hot desking leur permet de choisir leur espace de travail en fonction de leurs tâches quotidiennes et de leurs besoins, rendant ainsi l'environnement de travail plus adaptable et dynamique​​.

Partage de bureau vs. hoteling

Le terme « hot desking » est souvent utilisé comme synonyme d’« office hoteling », mais les deux modèles diffèrent légèrement dans la manière dont les postes sont attribués.

En résumé :

• Partage de bureau (ou hot desking) : les postes sont occupés selon le principe du « premier arrivé, premier servi » ou via des plages horaires.
• Hoteling : les postes sont réservés à l’avance avec un système de réservation, souvent pour une durée plus longue (par exemple dans le cadre d’un projet).

Hot desking et espaces de travail modernes : toujours d’actualité ?

Selon un rapport CBRE de 2024, seuls 40 % des entreprises aux États-Unis utilisent encore un ratio 1:1 entre postes et employés. En 2023, ce chiffre était encore de 56 %. Le même rapport montre que 92 % des entreprises interrogées ont adopté un modèle hybride, rendant obsolète le concept traditionnel d’un poste par employé.

Dans la région DACH, les chiffres sont similaires. Le Office Report 2025 de teamgnesda montre que 61 % des entreprises germanophones ont un ratio de partage compris entre 0,5 et 0,8. Preuve que le partage de bureau non seulement existe toujours, mais gagne en popularité. À mesure que le travail hybride se stabilise, les entreprises adoptent davantage de modèles de partage des postes pour adapter leur espace aux taux de présence, réduire l’espace inutilisé et créer des lieux de travail plus dynamiques.

Quels sont les principaux avantages du partage de bureau?

Initialement perçu comme un moyen d’économiser sur les coûts immobiliers, le partage de bureau est source aujourd’hui d’avantages concrets, étayés par les données, pour les employés comme pour les entreprises. Il favorise le choix, la collaboration, la flexibilité et un environnement plus propre, tout en réduisant les coûts et en soutenant les initiatives durables, une conséquence directe de la réduction des postes nécessaires.

Avantages du hot desking pour les employés

• Choix de l'espace de travail en adapté à la tâche : les collaborateurs choisissent l’environnement le plus adapté (concentration, collaboration, brainstorming…), ce qui augmente performance et satisfaction.
• Flexibilité améliorée et soutien au travail hybride : les employés qui se rendent sur place seulement certains jours ne sont plus liés à un poste fixe.
• Hausse de la productivité : lorsqu’il est bien conçu, le partage de bureau améliore la productivité. Des études montrent que 46 % des employés se sentent plus productifs, et jusqu’à 85 % dans des environnements proposant une variété d’espaces.
• Collaboration et réseautage renforcés : l’absence de postes fixes encourage les échanges entre équipes, un véritable boost pour la communication et la collaboration et un avantage pour l’apprentissage informel.
• Bien-être des employés : lla mobilité et la variété des espaces réduisent la monotonie, stimulent la créativité et exposent les employés à de nouvelles perspectives.

Avantages du hot desking pour les employeurs

• Utilisation optimisée de l'espace : des études montrent que plus d’un tiers des bureaux restent vides dans le monde. Le partage de bureau permet une planification plus efficace et réduit les zones mortes. 
• Environnement propre et sans encombrement : sans postes attribués, les espaces restent plus ordonnés et professionnel, surtout avec une politique clean desk.
• Attraction et rétention des talents : la flexibilité est un atout majeur pour les candidats comme pour les employés.
• Réduction des coûts immobiliers et d'équipement : moins d’espace nécessaire se traduit par moins de loyers, d’énergie et de maintenance. Avec deskbird, les entreprises réduisent leurs coûts jusqu’à 32 %.

Hot desking: défis et inquiétudes

Malgré ses avantages, le partage de bureau présente aussi des défis :

• Manque de personnalisation : certains employés peuvent regretter de ne pas pouvoir personnaliser leur poste.
• Risque de conflits et de malentendus :le choix d'un poste peut devenir source de tensions et s'avérer un véritable défi pour une communcation efficace.
• Hygiène et santé : le hot desking soulève des inquiétudes au sujet de la propreté et de la contamination, et ce surtout depuis la pandémie.
• Défis liés à la collaboration :le partage de bureau peut rendre plus compliqué la recherche de collègues pour les employés, une difficulté qui peut affaiblir la cohésion de l'équipe. Cela peut entraîner un sentiment d'isolement et créer des obstacles à un travail d'équipe efficace, à moins d'utiliser une solution telle que deskbird permet aux employés de trouver leurs collègues grâce à des plans d'étage interactifs.

Le partage de bureau affecte-t-il la productivité ?

Le hot desking peut améliorer la productivité en permettant aux collaborateurs de choisir l’espace de travail le mieux adapté à leurs tâches et à leur environnement de travail préféré. Les postations et scrivanie partagées offrent plus de contrôle sur le lieu et la manière de travailler, ce qui peut avoir un impact positif sur la concentration et la performance. De plus, travailler dans différents espaces et aux côtés de collègues variés peut stimuler la créativité et la pensée innovante, ce qui contribue indirectement à une productivité accrue.

Cependant, le hot desking n’est pas un levier universel pour augmenter la productivité. Son impact dépend de l’adéquation avec l’environnement de travail, des préférences des collaborateurs et d’une mise en œuvre réfléchie. Une infrastructure technologique robuste (incluant une connexion Wi-Fi fiable et l’accès aux fichiers de travail depuis n’importe quel appareil) est essentielle. Sans un environnement technologique adapté, la productivité peut en souffrir.

Comment savoir si le partage de bureau convient à votre organisation ?

Avant d’adopter le hot desking, il est essentiel de déterminer si votre organisation est réellement prête à sa mise en place. Les questions ci-dessous ont pour objectif d’évaluer votre organisation sur les dimensions clés qui conditionnent la réussite du hot desking, notamment les pratiques de communication, la fiabilité des technologies, l’aménagement des espaces de travail, le ressenti des collaborateurs et l’alignement culturel global.

• La direction soutient-elle les modalités de travail flexibles?
• Les employés changent-ils déjà parfois de poste ?
• Votre bureau est-il souvent sous-utilisé ?
• Les équipes collaborent-elles entre les différents services ?
• Votre personnel est-il à l’aise avec les outils numériques ?
• Les employés ont-ils confiance dans le fait que les ressources seront disponibles lorsqu'ils en auront besoin ?
• Votre culture valorise-t-elle l'autonomie et la responsabilité ?
• Les tâches nécessitent-elles différents types d’espaces ?
• Votre organisation est-elle ouverte au changement ?
• Les employés demandent-ils davantage de flexibilité dans leur façon de travailler et leur lieu de travail?
• Votre infrastructure technologique est-elle suffisamment fiable pour prendre en charge les systèmes de réservation et les outils de travail hybrides?
• L'aménagement de votre bureau propose-t-il une diversité d’espaces (silence, collaboration, etc.) ?

Tout pour réussir votre transition vers le partage de bureau

Le hot desking est une solution moderne et adaptable qui soutient le travail hybride, réduit les dépenses inutiles et améliore l’expérience des employés. Cependant, son succès dépend d’une planification soignée, d’un aménagement adapté et d’outils qui facilitent l’expérience au quotidien.

Dans les prochains chapitres de ce guide, nous vous présenterons les différentes étapes nécessaires pour mettre en place le hot desking dans votre organisation, notamment la mise en œuvre du hot desking, l'aménagement de vos bureaux pour le hot desking, le choix du logiciel de hot desking adapté pour faciliter les réservations, le travail d'équipe et les analyses, ainsi que la gestion du hot desking au quotidien.