Hot desking 101 : qu'est-ce que c'est et pourquoi les entreprises l'utilisent-elles ?

Qu'est-ce que le "hot desking" ?

Le hot desking est une configuration flexible du lieu de travail dans laquelle les employés n'ont pas de bureau attitré, mais choisissent librement n'importe quel bureau disponible lorsqu'ils arrivent au bureau. Ayant gagné en popularité avec l'essor des modèles de travail à distance et hybrides, c'est un excellent moyen d'utiliser plus efficacement l'espace de bureau, de s'adapter aux besoins changeants des équipes, de briser les silos et de stimuler la collaboration. Comme les employés partagent leur temps entre le travail à domicile et le bureau, le hot desking leur permet de choisir leur espace de travail en fonction de leurs tâches et besoins quotidiens, rendant ainsi l'environnement de travail plus adaptable et dynamique.

Bureau partagé ou bureau d'hôtel

Le terme « hot desking » est souvent utilisé de manière interchangeable avec « office hoteling ». Cependant, il existe de légères différences entre les deux concepts en ce qui concerne la manière dont l'accès aux bureaux disponibles est géré.

En bref :

• Bureaux partagés : les postes de travail sont attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi ou par créneau horaire.
• Hôtellerie : les bureaux sont réservés à l'avance via un système de réservation et sont conservés pendant une période plus longue, souvent en fonction d'un projet.

Popularité dans les lieux de travail modernes : le hot desking est-il toujours d'actualité ?

Selon un rapport CBRE de 2024, seulement 40 % des organisations aux États-Unis fonctionnent encore avec un ratio de 1 bureau pour 1 employé, ce qui signifie que chaque employé dispose de son propre bureau au travail. En 2023, le pourcentage d'entreprises sans bureau partagé était encore de 56 %. Le même rapport montre que 92 % des entreprises interrogées ont mis en place un modèle de travail hybride qui rend obsolète le ratio traditionnel d'un bureau par employé.

Pour la région DACH, les chiffres sont similaires. Comme le montre le rapport 2025 Office Report de teamgnesda, 61 % des entreprises des pays germanophones ont un taux de partage des bureaux compris entre 0,5 et 0,8. Cela montre que le hot desking est non seulement toujours d'actualité, mais qu'il gagne même en popularité. À mesure que le travail hybride se développe, de plus en plus d'entreprises adoptent des modèles de partage de bureaux afin de s'adapter aux habitudes de présence, de réduire les espaces inutilisés et de créer des lieux de travail plus dynamiques.

Quels sont les principaux avantages du hot desking ?

Initialement considéré comme un moyen de réduire les coûts immobiliers, le hot desking offredes avantages évidents, étayés par des données, tant pour les employés que pour les employeurs dans les environnements de travail hybrides et flexibles. Il favorise le choix des employés, renforce la collaboration, réduit les coûts et contribue à maintenir un environnement de travail propre et moderne. Ce concept s'inscrit également dans une démarche de développement durable, car il réduit le nombre de bureaux et de postes de travail nécessaires et contribue ainsi à réduire le gaspillage d'espace.

Avantages du hot desking pour les employés

• Choix de l'espace de travail en fonction des tâches : les employés choisissent l'environnement qui correspond le mieux à leur tâche du moment (par exemple, travail nécessitant de la concentration, collaboration, brainstorming), ce qui améliore leurs performances et leur satisfaction.
• Flexibilité améliorée et prise en charge hybride : grâce au hot desking, les employés qui ne viennent au bureau que certains jours peuvent éviter d'être liés à un bureau fixe.
• Augmentation de la productivité : lorsqu'il est correctement mis en œuvre, le hot desking peut contribuer à augmenter la productivité, car il permet aux employés de choisir l'espace de travail qui correspond le mieux à leurs tâches et à leurs besoins. Des enquêtes montrent que 46 % des travailleurs se sentent plus productifs dans un environnement de hot desking. Dans une configuration de hot desking bien conçue, qui offre une combinaison de différents espaces de travail, ce chiffre atteint même 85 %.
• Collaboration et réseautage améliorés : sans places fixes, les employés interagissent plus souvent avec leurs collègues d'autres équipes, ce qui favorise la communication et la collaboration entre les différents services et encourage l'apprentissage informel.
• Amélioration du bien-être des employés : le mouvement dynamique et le passage d'un espace ou d'un environnement de travail à un autre réduisent la monotonie, stimulent la créativité et exposent les employés à de nouvelles perspectives, ce qui favorise l'échange d'idées nouvelles.

Avantages du hot desking pour les employeurs

• Utilisation optimisée de l'espace de bureau : des études montrent que plus d'un tiers des bureaux disponibles restent inutilisés dans les organisations à travers le monde. Le hot desking résout ce problème en permettant une meilleure planification de l'espace et des ressources. Il vous aide à utiliser efficacement chaque mètre carré de votre bureau, en réduisant les zones mortes et en dynamisant votre lieu de travail. 
• Un lieu de travail propre et bien rangé : l'absence de bureaux permanents encourage les employés à adopter des habitudes de travail plus ordonnées, ce qui contribue à créer un environnement de travail plus professionnel, en particulier lorsqu'elle s'accompagne d'une politique de bureau rangé.
• Amélioration de l'attraction et de la rétention des talents : la flexibilité séduit les travailleurs modernes et favorise un recrutement compétitif, aidant ainsi les entreprises à attirer et à retenir les talents.
• Réduction des coûts immobiliers et d'équipement : avec une superficie de bureau réduite par employé, vous pouvez soit réduire la taille de vos locaux, soit utiliser plus efficacement l'espace existant. Grâce à cette flexibilité, les coûts de loyer, d'énergie et d'entretien diminuent. En effet, des outils tels que deskbird vous aider à réduire vos coûts jusqu'à 32 %.

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Quels sont les défis et les préoccupations courants liés au hot desking ?

Malgré ses avantages, le hot desking présente certains inconvénients potentiels, tels que :

• Manque de personnalisation : les employés pourraient regretter de ne pas pouvoir personnaliser leur espace de travail, ce qui pourrait nuire à leur sentiment d'appartenance et à leur engagement.
• Risque de conflits et de malentendus : l'absence de postes de travail fixes peut entraîner des conflits liés au choix des bureaux et des difficultés à maintenir une communication efficace.
• Préoccupations en matière de santé et d'hygiène : le partage des bureaux soulève des inquiétudes quant à la propreté et à la propagation des germes, ce qui est particulièrement important dans le contexte d'une sensibilisation accrue due à la pandémie.
• Défis liés à la collaboration : le hot desking peut compliquer la recherche de collègues pour les employés, ce qui peut ralentir la communication et affaiblir la cohésion de l'équipe. Cela peut entraîner un sentiment d'isolement et créer des obstacles à un travail d'équipe efficace, à moins d'utiliser une solution telle que deskbird permet aux employés de trouver leurs collègues grâce à des plans d'étage interactifs.

Le hot desking a-t-il un impact sur la productivité ?

Le hot desking peut augmenter la productivité en permettant aux employés de choisir l'espace de travail qui correspond le mieux à leurs tâches et à leur environnement préféré. La flexibilité des places assises donne aux employés plus de contrôle sur leur lieu et leur mode de travail, ce qui peut avoir un impact positif sur leur concentration et leur rendement. De plus, le fait de s'asseoir dans différents espaces et avec différents collègues peut stimuler la créativité et la pensée innovante, ce qui contribue indirectement à une plus grande productivité.

Cependant, le hot desking n'est pas un moyen universellement efficace pour augmenter la productivité. Son impact sur la productivité dépend de l'adéquation du lieu de travail, des préférences des employés et d'une mise en œuvre réfléchie. Une infrastructure technologique robuste (notamment un réseau Wi-Fi fiable et un accès aux fichiers professionnels depuis n'importe quel appareil) est essentielle. Sans une configuration technologique adéquate, la productivité peut en pâtir.

Comment savoir si le hot desking convient à votre bureau ?

Avant d'adopter le hot desking, il est essentiel de déterminer si votre organisation est réellement prête à mettre en œuvre ce système. Les questions ci-dessous ont pour but d'évaluer votre organisation dans les domaines clés qui déterminent la réussite du hot desking, notamment les pratiques de communication, la fiabilité technologique, l'aménagement de l'espace de travail, le sentiment des employés et l'alignement culturel global.

• Les dirigeants soutiennent-ils les modalités de travail flexibles?
• Les employés changent-ils déjà occasionnellement d'espace de travail ?
• Votre bureau est-il souvent sous-utilisé ?
• Les équipes collaborent-elles entre les différents services ?
• Votre personnel est-il à l'aise avec les outils numériques ?
• Les employés ont-ils confiance dans le fait que les ressources seront disponibles lorsqu'ils en auront besoin ?
• Votre culture valorise-t-elle l'autonomie et la responsabilité ?
• Les tâches professionnelles tirent-elles profit de différents types d'espaces ?
• Votre organisation est-elle ouverte au changement ?
• Les employés souhaitent-ils davantage de flexibilité dans leur façon de travailler et leur lieu de travail?
• Votre infrastructure technologique est-elle suffisamment fiable pour prendre en charge les systèmes de réservation et les outils de travail hybrides?
• L'aménagement de votre bureau offre-t-il un mélange d'espaces calmes, de zones collaboratives et d'espaces accessibles ?

Préparez-vous à tirer parti du hot desking pour vous et votre équipe

Le hot desking offre une approche moderne et adaptable de la conception des espaces de travail qui favorise le travail hybride, réduit les coûts inutiles et aide les employés à travailler dans les environnements où ils se sentent le plus productifs et engagés. Mais son succès dépend d'une planification réfléchie, d'une configuration adéquate des bureaux et d'outils qui rendent l'expérience du hot desking fluide.

Dans les prochains chapitres de ce guide, nous vous présenterons les différentes étapes nécessaires pour mettre en place le hot desking dans votre organisation, notamment la mise en œuvre du hot desking, l'aménagement de vos bureaux pour le hot desking, le choix du logiciel de hot desking adapté pour faciliter les réservations, le travail d'équipe et les analyses, ainsi que la gestion du hot desking au quotidien.