Les 10 principaux défis liés au travail hybride pour les responsables administratifs et les responsables du lieu de travail

Le travail hybride n'est plus une expérience. Pour de nombreuses entreprises de la région DACH, le mélange entre travail au bureau et travail à distance fait désormais partie du quotidien. Dans le même temps, il apparaît de plus en plus clairement qu'un modèle de travail hybride ne peut fonctionner sans une organisation et une coordination actives.

Lors de nos conversations avec les responsables administratifs, les responsables sur le lieu de travail, les équipes RH et les équipes chargées des installations, nous entendons régulièrement dire que les processus existants ne répondent pas aux exigences liées au travail hybride. Le manque de transparence, les workflows manuels et les structures rigides rendent difficile le maintien d'une supervision tout en créant une expérience positive sur le lieu de travail pour les employés.

Sur la base de ces conversations, nous avons résumé les dix principaux défis liés au travail hybride pour 2025, ainsi que les approches possibles pour les surmonter qui se sont avérées efficaces dans la pratique.

Les points à retenir :

• Les défis liés au travail hybride sont similaires dans de nombreuses organisations, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité.
• Le manque de transparence, la flexibilité limitée et les processus manuels trop nombreux font partie des problèmes les plus courants. 
• Les modèles de travail hybrides efficaces reposent sur des règles claires, une infrastructure numérique solide et une prise de décision fondée sur les données.

1. Manque de solutions flexibles sur le lieu de travail pour les équipes hybrides

L'un des défis les plus courants liés au travail hybride est la fluctuation de la demande en espaces de bureau. Les employés travaillent certains jours à domicile et d'autres au bureau, souvent en fonction des jours d'équipe, des projets ou de leurs préférences personnelles. Les concepts rigides d'espace de travail ont du mal à refléter cette dynamique. L'attribution de bureaux fixes entraîne certains jours une sous-utilisation de l'espace et d'autres jours un manque de capacité. De nombreuses entreprises gèrent encore cette complexité à l'aide de tableurs ou d'une coordination manuelle.

Solutions possibles :

• Introduction de bureaux flexibles à la place des postes de travail attribués de manière permanente
• Utilisation d'un système de réservation qui affiche de manière transparente les capacités disponibles
• Analyser la fréquentation réelle comme base pour la planification de l'espace de travail

2. Aucune solution de partage de bureau disponible

Une question récurrente que nous entendons de la part des entreprises est : « Comment sommes-nous censés mettre en place le partage des bureaux si nous ne disposons pas de l'outil adéquat ? » Sans solution claire, l'utilisation des bureaux devient rapidement confuse et est souvent perçue comme injuste. Il en résulte un chaos dans les opérations quotidiennes du bureau et une perte de confiance dans le modèle de travail hybride. Les employés ne savent pas s'ils trouveront un bureau, et les équipes administratives perdent un temps précieux à coordonner manuellement les opérations.

Solutions possibles :

• Développer une étiquette et un concept clairs et communs pour le bureau, avec des règles, des zones et des rôles
• Déploiement structuré du logiciel de réservation de bureaux, y compris la communication interne
• Sessions de formation et directives claires pour les employés

3. Aucune visibilité sur les personnes qui travaillent à distance ou au bureau

Un défi classique lié au travail hybride auquel sont confrontées de nombreuses organisations : les équipes prévoient de se réunir au bureau, mais constatent que personne n'est présent. Sans une visibilité transparente sur la présence des collaborateurs, la collaboration devient inutilement compliquée. Il manque souvent une planification fiable pour les journées d'équipe, les ateliers ou les projets collaboratifs, et la coordination spontanée échoue en raison d'un manque de visibilité.

Solutions possibles :

• Un outil de travail hybride avec des fonctionnalités de planification et une vue d'ensemble centralisée des présences des membres de l'équipe au bureau.
• Indicateurs d'état clairs basés sur les réservations ou les calendriers
• Solutions mobiles qui facilitent la planification hybride hebdomadaire pour les employés, telles que les préférences hebdomadaires dans deskbird.

4. Pas assez de bureaux pour les employés sur place

De nombreuses entreprises avec lesquelles nous discutons font état d'un manque d'espace dans leurs bureaux. Certaines ont réduit leur surface de bureau lors du passage au travail hybride sans s'appuyer sur des données solides. Le résultat est simple : certains jours, il n'y a pas assez de bureaux disponibles. Les jours de pointe sont source de stress, de frustration et d'inefficacité dans le travail. Sans données fiables, il est difficile de savoir s'il s'agit d'incidents isolés ou de problèmes structurels.

Solutions possibles :

• Utilisation de l'analyse du lieu de travail pour collecter et analyser les données d'utilisation des bureaux afin de planifier de manière réaliste les capacités
• Adapter l'aménagement des bureaux en introduisant des zones spécifiques, telles que des espaces de concentration ou des espaces de collaboration.
• Développer une logique de priorisation pour certaines équipes ou certains rôles

5. Résistance au partage de bureau

Les défis liés au travail hybride ne sont pas tous d'ordre purement organisationnel. Les facteurs émotionnels jouent souvent un rôle majeur. Pour de nombreux employés, la perte de leur bureau attitré est perçue comme un changement important, ce qui entraîne naturellement une certaine résistance. Les préoccupations liées aux processus, à l'ergonomie ou à la confidentialité sur le lieu de travail intensifient ces sentiments, en particulier lorsque le partage de bureaux est introduit sans communication ni soutien suffisants.

Solutions possibles :

• Implication précoce des employés et communication ouverte
• Règles claires, normes et casiers pour les effets personnels
• Gestion ciblée du changement pour soutenir le déploiement
• Stratégies pour réussir l'introduction d'un logiciel de réservation de bureaux afin de maximiser l'acceptation par les employés
• Utilisation d'une application mobile simple et conviviale comme deskbird la réservation de bureaux

6. Retour difficile au bureau

Dans les configurations de travail hybrides, de nombreuses organisations ont encore du mal à motiver leurs employés à se rendre régulièrement au bureau. Le bureau n'est souvent plus perçu comme une réelle valeur ajoutée. Sans raisons convaincantes, la présence souhaitée au bureau ne se concrétise pas, voire est perçue comme une contrainte.

Solutions possibles :

• Repenser le bureau comme un lieu social et collaboratif où les employés prennent plaisir à travailler
• Horaires de travail hybrides basés sur le travail d'équipe, avec des jours de présence au bureau partagés, au lieu de règles rigides et générales.
• Communication claire des raisons qui motivent les attentes en matière de présence au bureau

7. Manque de visibilité de l'emplacement pour les collègues

La collaboration repose sur la connaissance des lieux et des horaires de travail de chacun. Lorsque cette transparence fait défaut, des malentendus surgissent autour des réunions, la charge de travail double, les temps d'attente augmentent et des opportunités sont manquées. Dans les configurations hybrides en particulier, la visibilité sur la présence des collègues au bureau est unfacteur clé pour une collaboration fluide. Pourtant, lors de nombreuses conversations avec des clients et des prospects, nous constatons régulièrement que cette transparence fait tout simplement défaut.

Solutions possibles :

• Une solution de travail hybride telle que deskbird visibilité directe du statut (par exemple, au bureau, à distance, absent) affichée dans le flux de l'équipe.
• Aperçu des équipes et politiques de travail hybrides flexibles pour aider les responsables à planifier les journées de travail au bureau
• Intégration et synchronisation automatique avec les systèmes RH et les outils de calendrier pour refléter les absences et les jours de présence prévus au bureau.

8. Les employés ne sont pas incités à retourner au bureau.

Pour de nombreux employés, savoir que leurs collègues seront présents sur place est une motivation essentielle pour se rendre au bureau. Cependant, les conversations avec les clients révèlent souvent qu'au-delà de la visibilité du lieu, de nombreuses entreprises manquent d'incitations supplémentaires pour encourager la présence au bureau. Sans avantages sociaux ou collaboratifs, la présence au bureau est considérée comme une obligation plutôt que comme une opportunité.

Solutions possibles :

• Conception de bureaux axée sur l'expérience, mettant l'accent sur la collaboration et l'expérience au bureau
• Mettre en œuvre des idées créatives pour inciter les employés à revenir au bureau, telles que des événements sur le lieu de travail faciles à organiser grâce à une application comme deskbird.
• Une forte concentration sur les échanges, la collaboration et la communauté au travail
• Communication claire et transparente de la stratégie de retour au bureau

9. Pas de partenaire central pour les applications destinées aux employés et la gestion du lieu de travail

De nombreuses organisations s'appuient sur un large éventail d'outils isolés. La réservation de bureaux, la réservation de salles de réunion, la gestion des visiteurs et la communication sont gérées par différents systèmes, voire parfois sans aucun outil numérique. Cela entraîne une charge administrative supplémentaire, des changements de contexte constants et une frustration pour toutes les personnes concernées. En résumé, de nombreuses entreprises nous indiquent qu'elles ne disposent pas du partenaire technologique adéquat pour la gestion de l'espace de travail et les applications destinées aux employés.

Solutions possibles :

• Utilisation d'une plateforme tout-en-un de gestion du lieu de travail
• Une solution de travail hybride comme deskbird offre une application mobile simple et intuitive pour les employés.
• Outils professionnels s'intégrant parfaitement aux systèmes RH, informatiques et calendriers existants

10. Gestion des espaces de travail flexibles et des zones de bureau via Excel

L'un des défis les plus visibles du travail hybride est que les espaces de travail, les salles et les bureaux partagés sont encore gérés manuellement. La gestion des réservations de bureaux via Excel est source d'erreurs, rarement à jour et ne fournit pas de données fiables en temps réel. Cela complique non seulement les opérations quotidiennes, mais empêche également la prise de décisions stratégiques concernant l'optimisation de l'espace de bureau et la planification de l'emplacement.

Solutions possibles :

• Remplacer progressivement les processus manuels par un outil de réservation en ligne
• Processus automatisés de réservation et de libération en cas de non-présentation
• Utilisation ciblée des données pour les décisions relatives à l'espace et à l'emplacement

Comment deskbird relever les défis du travail hybride

La multitude de défis auxquels sont confrontés chaque jour les responsables administratifs, les responsables sur le lieu de travail et les équipes RH et facilities met en évidence une chose : le travail hybride ne peut fonctionner sans une gestion active. Il nécessite des concepts clairs, des processus transparents et des outils qui soutiennent véritablement le travail hybride au quotidien.

Une plateforme intégrée de gestion de l'environnement de travail comme deskbird , rassemble tous ces éléments : réservation flexible de bureaux, visibilité des équipes, gestion centralisée des espaces de travail et informations basées sur les données, le tout en un seul endroit. Cela crée un environnement de travail hybride qui non seulement fonctionne bien, mais qui est également apprécié par les employés.

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