Pourquoi investir dans un logiciel de planification de salles ?
Réservez un bureau, quand vous le souhaitez et où que vous soyez.
Vous avez une présentation demain et avez oublié de réserver une salle de réunion ? Ou vous avez peut-être besoin d'un peu plus d'espace en dernière minute, pour un groupe de travail plus important ? Un logiciel de planification des salles est la solution.
Un logiciel de planification de salles affiche en temps réel le taux d’occupation des bureaux ou espaces de coworking, que les employés peuvent réserver facilement.
Ces outils permettent aux entreprises de suivre et de gérer leurs espaces de manière centralisée, tout en optimisant leur usage.
À la clé : une meilleure répartition des postes et une utilisation plus intelligente de chaque mètre carré.
Les employés peuvent donc facilement réserver ou reprogrammer des salles pour des réunions et ainsi gagner du temps pour effectuer d'autres tâches.
3 Raisons pour lesquelles la planification des bureaux est si importante
1. Gestion des employés travaillant en mode hybride
En raison de la pandémie, un nombre croissant d'employés sont en mesure de travailler à domicile et au bureau. En particulier en ce qui concerne le travail hybride, il devient de plus en plus important pour les entreprises d'éviter de surcharger l'espace de travail. La planification des locaux est utile pour déterminer le besoin et l'utilisation réels de l'espace. Si le système de gestion des réservations en ligne détermine que l'espace de bureau est sous-utilisé, les salles peuvent ainsi être externalisées, par exemple dans des espaces de coworking, afin de réduire les coûts. La fonctionnalité des espaces peut également être modifiée afin d'améliorer le bien-être des employés : les pièces à peine occupées peuvent être transformées en zones calme ou être mieux équipées pour devenir des salles de réunion numériques.
2. Augmentation de la productivité
Avec la planification des salles, les employés gagnent ainsi du temps grâce à des processus de réservation simples et à un repérage plus rapide des autres employés. En outre, la productivité peut être accrue en évitant les interruptions et les doubles réservations. De même, les réunions ad hoc peuvent facilement être organisées spontanément dans une salle qui correspond au nombre de participants. Grâce à l'application "book-a-desk", l'espace de bureau peut être simplement réservé au lieu de contacter l'équipe des ressources humaines ou de se rendre en personne dans la salle pour signer le nom de l'employé.
3. La simplicité est la clé pour des employés heureux
La mise en œuvre de salles et de postes de travail dans un outil de réservation d'espace, le téléchargement de l'application et la réservation sont intuitifs et peuvent être gérés par n'importe qui.
Grâce à un système de gestion des réservations en ligne, les employés ne doivent plus faire une recherche compliquée d'un espace de travail libre et il n'arrive plus que quelqu'un dérange les participants lors d'une réunion. De plus, si un groupe ne se présente pas alors qu'il a réservé une salle, celle-ci sera automatiquement libérée. La planification des bureaux évite ainsi les frustrations inutiles et fait gagner du temps.
Le meilleur logiciel de réservation d'espace, permet aux employés de vérifier la disponibilité des salles de réunion, de les réserver directement, de détecter et d'éliminer les "réunions fantômes" et de transformer les espaces inutilisés pour les besoins des employés. Par conséquent, une planification efficace de l'espace est la recette secrète afin de résoudre tous ces problèmes.
À l'avenir, la planification des salles deviendra encore plus importante à mesure que le nombre d'employés distants et hybrides augmentera. Les organisations qui fournissent une capacité de salle personnalisée, mesurent l'occupation des salles de bureau et personnalisent les fonctionnalités de la salle en fonction des données et des besoins des employés vont créer un environnement de travail formidable et hautement productif. Un lieu de travail productif et des employés heureux sont la clé de l'avenir du travail !
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Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un logiciel de planification de salles de réunion et comment fonctionne-t-il ?
Un logiciel de planification des salles de réunion centralise la manière dont les équipes trouvent, réservent et gèrent les espaces de réunion. Les utilisateurs peuvent consulter les salles disponibles via le calendrier ou le plan d'étage, réserver des créneaux horaires et se synchroniser avec des outils tels que Outlook ou Google. Les fonctions intelligentes d'enregistrement et d'annulation automatique libèrent les salles inutilisées lorsque personne ne se présente, comblant ainsi le fossé entre les calendriers numériques et la disponibilité physique des salles.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'outils de planification de salles de réunion ?
Les outils de planification des salles de réunion éliminent les doubles réservations, font gagner du temps et améliorent la visibilité entre les équipes. À la clé, une productivité accrue grâce à la disponibilité des salles en temps réel, une meilleure organisation de la coordination entre les employés à distance et sur site, et une collecte minutieuse des données pour optimiser l'utilisation de l'espace de travail et réduire les coûts inutiles.
Quels critères dois-je rechercher dans un logiciel de planification de salles de réunion ?
Choisissez un logiciel qui offre une disponibilité en temps réel, des intégrations avec des outils tels que Outlook ou MS Teams, un accès mobile et des analyses détaillées. Recherchez des interfaces conviviales, qui permettent de personnaliser les rôles autorisés et qui envoyent des notifications intelligentes pour faciliter la réservation et garantir que votre système évolue avec les besoins de votre entreprise.
deskbird s'intègre-t-il à Outlook, Google et Teams pour la réservation de salles de réunion ?
Oui. deskbird se synchronise directement avec Outlook, Google Agenda et Microsoft Teams afin que les réservations de salles de réunion apparaissent instantanément dans les outils que les employés utilisent déjà. Cela élimine les doubles réservations, prend en charge les réunions récurrentes et garantit la disponibilité en temps réel. Les enregistrements intelligents et la gestion des absences permettent de maintenir l'efficacité des salles et de les aligner sur les besoins de collaboration de l'équipe.
Fini les doubles réservations et les salles vides
Rendez la gestion des salles de réunion plus simple avec deskbird :
- Réservez des salles en quelques secondes grâce à la disponibilité en temps réel
- Évitez les conflits grâce à une planification et des intégrations intelligentes
- Augmenter l'utilisation des salles grâce à des informations étayées par des données
