Comment collaborer efficacement dans un environnement de travail hybride

Le travail hybride a transformé la manière dont les équipes collaborent. Si les outils numériques facilitent la coordination à distance, le bureau physique conserve un rôle central lorsque les équipes se rencontrent en personne. La plupart des employés estiment que l'interaction en face à face est essentielle pour la collaboration et l'établissement de relations. Cela signifie que l'aménagement de votre bureau doit favoriser à la fois le travail d'équipe sur site et les connexions hybrides. La transformation doit être à la fois numérique et physique pour permettre une collaboration efficace dans tous les modes de travail.

Cet article explore pourquoi il faut repenser l'aménagement du bureau et comment créer un espace de travail hybride qui invite à la collaboration et promeut une expérience employé positive.

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Équipe hybride et collaboration : une combo parfaite

Collaboration : l'atout d'une entreprise prospère

Comme l'a dit Martha Goedert : « Si vous voulez aller vite, allez-y seul. Si vous voulez aller loin, allez-y ensemble. » Favoriser la collaboration est l'un des atouts majeurs pour le succès à long terme d'une entreprise.

Pourtant, le travail hybride a redistribué la manière dont les membres de l'équipe travaillent ensemble. Même lorsque les personnes sont équipées des meilleurs outils de collaboration à distance du marché, elles considèrent toujours l'interaction en personne comme un élément clé d'une collaboration florissante. Selon le rapport 2022 de Zippia sur les statistiques du travail hybride, 87 % des travailleurs estiment que se rencontrer en personne est important pour collaborer et établir des relations avec des collègues.

Le travail d'équipe et la collaboration sont essentiels pour le moral et l'expérience des employés. Ils favorisent la connexion au sein du lieu de travail, créent un sentiment d'appartenance et renforcent un esprit communautaire primordial pour le bien-être mental et la satisfaction au travail. Mais attention. Il ne s'agit pas ici de forcer les employés à travailler constamment en équipe. Notre but est de faciliter la collaboration et aider les individus à travailler ensemble grâce à un environnement professionnel et aux bons outils.

Travail hybride : la meilleure approche pour faire prospérer les équipes

Bien que le travail hybride oblige les entreprises et les managers à repenser la collaboration, ce nouveau style de travail est essentiel pour répondre aux attentes d'une main-d'œuvre moderne. Le bureau de 9 h à 18 h tous les jours n’a plus vraiment sa place. 

Les avantages du travail hybride sont considérables :

• Une plus grande satisfaction au travail
• Un meilleur équilibre vie pro vie perso
• Productivité accrue

Pour ces raisons et bien d'autres, le travail flexible est devenu non négociable pour de nombreux employés :

• 37 % des demandeurs d'emploi refuseraient une offre sans modalités de travail flexibles
• 28 % des employés refuseraient une promotion de carrière si cela impliquait un emploi du temps entièrement sur site
• 28 % des travailleurs refuseraient un nouvel emploi sans une politique de « travail de n'importe où »

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Collaborer dans un environnement de travail hybride : l'importance de transformer les lieux de travail numérique et physique en même temps

La collaboration entre les équipes hybrides n'est pas seulement numérique

Autoriser des modalités de travail plus flexibles oblige les entreprises à réfléchir à une stratégie de transformation numérique rapide et à la mettre en œuvre. Certaines organisations peuvent se sentir perdues face à cette évolution rapide. Cependant, il s'agit d'une étape essentielle pour garantir le succès des pratiques de travail hybrides et pour moderniser votre entreprise. Les membres des équipes doivent pouvoir travailler depuis chez eux et avec leurs collègues aussi facilement que lorsqu'ils sont tous au bureau.

Cependant, avec un modèle de travail hybride, tout ne se passe pas virtuellement comme dans le cadre d'une politique de travail à distance. Par conséquent, la collaboration doit également se développer sur place, que toute l'équipe soit au bureau ou non. C'est pourquoi il est essentiel de transformer à la fois le lieu de travail numérique et le lieu de travail physique. Lorsqu'ils sont sur place, les employés doivent avoir accès à des espaces de travail qui leur permettent de collaborer avec leurs collègues au bureau et avec ceux qui travaillent à distance.

Les quatre différents types de collaboration dans un paysage hybride

La collaboration prend différentes formes. Voici les quatre types que vous pouvez rencontrer :

• Colocalisé et synchrone. Dans ce contexte de collaboration, les employés travaillent ensemble depuis le même lieu. Par exemple, ils se réunissent tous au bureau le mercredi. Ces jours-là, ils ont tendance à réserver plus d'espaces collectifs que d'espaces individuels.
• Colocalisé et asynchrone. Dans ce cas, les personnes partagent également le même lieu de travail mais travaillent séparément sur leurs propres tâches. Il s'agit d'un contexte qui pousse les membres de l'équipe à privilégier les zones calmes et les postes individuels.‍
• À distance et synchrone. Dans un système de collaboration à distance et synchrone, chacun travaille ensemble, mais depuis son domicile ou un tiers-lieu. C'est notamment le cas pour les équipes distribuées. Disposer des meilleurs outils de collaboration en ligne est primordial.
• À distance et asynchrone. Le dernier type de collaboration pour les équipes hybrides est celui où chaque membre travaille individuellement et à distance. Ils se concentrent sur les tâches des projets de groupe, mais de manière autonome. Cela se produit souvent avant de passer en mode synchrone, par exemple.

Le rôle de l'espace de travail et son impact sur la collaboration

Se concentrer sur des tâches individuelles chez soi et planifier le travail collaboratif pour les journées au bureau

Avec le travail hybride, de nombreux employés adaptent leurs méthodes de travail. La majorité privilégie les tâches individuelles pour le télétravail et réserve celles liées aux projets de groupe pour les jours au bureau. Par conséquent, le rôle du lieu de travail physique est en pleine mutation. Bien que certains membres de l'équipe apprécient toujours de travailler de manière autonome au bureau, la plupart aspirent à réserver un poste dans un espace collaboratif pour travailler avec leurs pairs. Les responsables immobiliers (CRE) et les facility managers doivent prendre en compte cet aspect pour repenser la finalité du bureau et créer un espace de travail qui réponde aux attentes de la main-d'œuvre hybride.

Créer des espaces qui encouragent les "bavardages autour d'un café" et les liens entre les membres de l'équipe

Dans un environnement de travail hybride, la fonction du bureau change également : il ne s'agit plus d'un lieu lié uniquement aux tâches professionnelles. Il devient un point de rencontre pour socialiser et renouer avec ses collègues après quelques jours ou semaines de travail à domicile. Quel lien avec la collaboration et l'aménagement des bureaux ? Il y a un réel intérêt à créer un espace dédié aux interactions en personne et à la cohésion d'équipe. Ces endroit "à la cool" ne sont pas faits pour travailler, mais pour passer du bon temps avec ses collègues et nouer des liens personnels. Cela a une grande influence sur la capacité d'interaction et de collaboration parmi les employés.

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Construire des espaces conçus pour des équipes hybrides

L'aménagement des bureaux peut contribuer à améliorer la cohésion et le travail d'équipe dans un environnement de travail flexible, qu'il s'agisse des équipements matériels ou des logiciels. Les équipes hybrides ont besoin d'accéder à des outils et des ressources propres à la collaboration hybrides pour travailler ensemble sans pour autant être au même endroit.

Nous avons presque tous vécu l'expérience de la vidéoconférence, du chat de Pauline qui passe devant l'écran et de Chloé qui râle contre sa connexion internet. Nous savons donc tous que la technologie joue un rôle clé dans l'efficacité de la collaboration dans une configuration de travail hybride. Dans la suite de cet article, nous expliquerons les outils et les ressources disponibles, comment ils favorisent la collaboration hybride et pourquoi les entreprises devraient fortement envisager d'investir dans ces outils.

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Bonnes pratiques pour favoriser le travail d'équipe et la collaboration dans une configuration hybride

Les données et les personnes : vos atouts pour créer un environnement de travail hybride prospère

1. Données

La première étape pour créer un espace de travail qui favorise le travail d'équipe et la collaboration est d'étudier en détail vos analyses du lieu de travail. Par exemple, vous devez déterminer vos taux d'utilisation et d'occupation des bureaux.

Questions clés que les données peuvent résoudre :

• Les espaces collectifs sont-ils principalement utilisés par votre effectif hybride ?
• Votre personnel préfère-t-il continuer à travailler sur des postes individuels comme dans un modèle de travail traditionnel ?
• Certaines salles de réunion sont-elles réservées plus souvent que d'autres ?
• Si oui, est-ce parce qu'elles sont équipées de matériel spécifique ?

Les données peuvent répondre à toutes ces questions et bien d'autres. Mais d'où proviennent ces informations ? Les analyses du lieu de travail sont une mine d'or ; par exemple, vous pouvez les trouver sur l'application deskbird.

2. Employés

Prendre des décisions fondées sur des données est l'une des clés de la construction d'un environnement de travail prospère. Cependant, l'avis de ses employés est l'ingrédient secret pour favoriser la collaboration et déclencher la satisfaction et le bonheur parmi nos équipes. En interrogeant directement les travailleurs, vous pouvez comprendre ce qui manque ou ce qui pourrait être amélioré dans votre système hybride. Cela peut se faire par le biais d'un questionnaire de satisfaction des employés spécifique à ce sujet ou en partageant un café avec vos collègues.

Tous les services doivent travailler ensemble pour concevoir un espace de travail collaboratif réussi.

Les responsables immobiliers (CRE) et les facility managers sont cruciaux pour créer un environnement de travail qui stimule la collaboration. Cependant, collaborer avec d'autres départements est fondamental pour en créer un qui soit réussi.

Les principaux collaborateurs incluent :

• Équipe informatique : une équipe indispensable pour la mise en œuvre efficace et sécurisée des outils de collaboration hybride numériques
• Chefs d'équipe : ils aident à mieux comprendre les besoins des employés pour faciliter le travail d'équipe sur le lieu de travail
• Responsables financiers : ils définissent si ces changements sont financièrement réalisables et déterminent dans quelle mesure vos efforts pour créer un environnement de travail plus collaboratif profitent aux finances de l'entreprise.

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Technologie : son rôle essentiel dans la promotion du travail d'équipe et de la collaboration sur le lieu de travail

3. Logiciel de réservation de salles

La réservation de salles, comme deskbird, est une application intégrée qui permet aux membres de l'équipe de réserver une salle de réunion pour une heure précise à partir de leur téléphone ou de leur ordinateur. Vos salles de réunion ne sont pas toutes équipées de la même manière. Certaines peuvent être équipées de tableaux blancs et de tables connectées, tandis que d'autres disposent de systèmes de partage d'écran en direct. Grâce à ce système de réservation d'espaces, les employés peuvent s'assurer d'obtenir la salle de réunion dont ils ont besoin pour collaborer dans des conditions optimales.

4. Plateforme de planification hybride

Imaginez à quel point il est frustrant d'arriver au bureau et de prévoir de travailler avec un collègue sur un projet commun pour se rendre compte que cette personne ne travaille pas sur place ce jour-là. Ces situations peuvent avoir un impact considérable sur le niveau de collaboration des employés. Pour résoudre ce problème, nous vous recommandons d'utiliser une plateforme "hybrid scheduling" (l'application deskbird est également équipée d'une fonction de planification hebdomadaire ). De cette manière, les managers et les membres de l'équipe peuvent voir les emplois du temps de chacun et planifier leur semaine en conséquence.

5. L'analyse du lieu de travail 

Comme nous l'avons mentionné, l'analyse de votre lieu de travail est une source d'information précieuse pour créer un environnement de travail qui favorise le travail d'équipe et la collaboration. Votre infrastructure numérique collecte et examine sans cesse les données pour déterminer si l'aménagement des bureaux est utilisé comme vous l'aviez imaginé. Cela vous permet également d'intercepter les marges d'amélioration afin de continuer à renforcer la collaboration au sein de votre main-d'œuvre hybride.

6. Matériel connecté

La technologie des bureaux intelligents joue un rôle clé dans la connexion des employés sur site et à distance dans un environnement de travail hybride. Les entreprises spécialisées dans ce domaine développent des technologies auxquelles nous n'aurions jamais pensé il y a quelques années.

Selon vos besoins et votre budget, vous pouvez investir dans les outils de collaboration hybride suivants :

• le partage d'écran en direct ;
• les dispositifs de réalité virtuelle (VR) ;
• les tableaux blancs ;
• des tables connectées ;
• des machines à café intelligentes ☕ (ne sous-estimez pas le pouvoir d'une pause-café pour resserrer les liens au sein de l'équipe et favoriser les idées créatives) ;
• etc.

Le lien entre l'aménagement du bureau et le travail d'équipe

La transformation de l'espace de travail numérique et le réaménagement de votre bureau sont essentiels pour favoriser la collaboration des équipes hybrides. L'analyse des données et les échanges avec vos employés et les autres services vous permettent de cerner les points les plus problématiques pour votre main-d'œuvre hybride et de définir les priorités. Grâce à des avis constructifs et à un bon travail d'équipe, vous pouvez répondre aux besoins des employés qui collaborent dans un environnement de travail hybride.

En plus d'ajuster les types d'espaces de travail que vous proposez, la mise à niveau des logiciels et du matériel doit également être envisagée afin d'équiper votre personnel des bons outils et ressources pour qu'il s'épanouisse dans un cadre de travail flexible. Recherchez-vous un système de gestion d'espace de travail hybride convivial qui s'adapte à vos exigences ?

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