Wie man die Auslastung von Büroräumen ohne Sensoren misst

Kurz zusammengefasst

Du kannst die tatsächliche Büroauslastung messen, ohne Sensoren zu installieren, indem du Signale auswertest, die dein Gebäude ohnehin schon erzeugt: WLAN-Verbindungen, Bildschirmaktivität, Ausweis-Scans und Buchungs-Check-ins.

• Aus den Buchungsprotokollen geht hervor, was die Leute vorhatten, nicht, was tatsächlich passiert ist.
• WLAN, Netzwerkverbindungen und die Erfassung von Geräten sind in deinem Gebäude bereits vorhanden und können in die Belegungsanalyse einfließen.
• Die Erhebung anonymisierter, ausschließlich aggregierter Daten kann eine DSGVO-konforme Belegungsanalyse ermöglichen, ohne dass Kosten für die Installation von Sensoren anfallen.

Was sind Belegungsdaten ohne die entsprechende Hardware?

Nutzungsdaten ohne Hardware zu erheben bedeutet, die tatsächliche Nutzung deiner Büroräume zu messen, indem du Signale auswertest, die bereits in deinem Gebäude vorhanden sind. Es sind keine speziellen Sensoren, Kameras oder IoT-Geräte erforderlich.

Dein Büro sendet bereits digitale Signale aus. WLAN-Netzwerke verfolgen Geräteverbindungen. Monitore und Dockingstationen registrieren, wenn Laptops angeschlossen werden. Diese Signale geben Aufschluss darüber, wie der Raum funktioniert, ohne dass neue Geräte angeschafft werden müssen.

Dieser Ansatz unterscheidet sich von Buchungsdaten, die nur zeigen, was die Leute geplant hatten. Er unterscheidet sich auch von der Überwachung: keine Kameras, und du kannst weiterhin ausschließlich aggregierte Daten melden. Indem du diese vorhandenen Signale mit einer Plattform für das Arbeitsplatzmanagement verknüpfst, erhältst du ein klares Bild der Raumnutzung.

Hardwarefreie Methoden zur Erfassung der Raumbelegung im Büro

WLAN-basierte Anwesenheitssignale

Die WLAN-basierte Anwesenheitserfassung zählt die Geräte, die sich mit den Zugangspunkten in deinem Büro verbinden. Wenn sich das Handy oder der Laptop einer Person mit dem Netzwerk verbindet, registriert das System ihre Anwesenheit in diesem Bereich.

Bei dieser Methode wird die Infrastruktur genutzt, die du bereits hast. Damit lassen sich große Bereiche problemlos abdecken. Die Herausforderung liegt in der Genauigkeit: Eine Person mit Smartphone, Laptop und Tablet wird als drei Personen gezählt, sofern das System keine Duplikate entfernt. Außerdem muss dein Netzwerkteam einbezogen werden, und die Genauigkeit hängt stark von der Dichte der Zugangspunkte ab.

Netzwerk- und Ethernet-Verbindungssignale

Kabelgebundene Verbindungen wie Ethernet-Anschlüsse und Dockingstationen zeigen an, dass jemand an einem bestimmten Schreibtisch sitzt. Wenn ein Laptop an einen Monitor oder eine Dockingstation angeschlossen wird, erkennt das Netzwerk, dass gerade jemand an diesem bestimmten Schreibtisch arbeitet.

Dieser Ansatz bietet Präzision auf Schreibtisch-Ebene, ohne dass der Benutzer etwas tun muss. Die Einschränkung besteht darin, dass er nur bei kabelgebundenen Konfigurationen funktioniert. Für die softwarebasierte Erkennung ist eine MDM-Bereitstellung erforderlich, und die Anwesenheit wird nur erfasst, wenn „ Mitarbeitende “ ihre Geräte anschließen.

Buchungsdaten nach den Regeln von „ Check-in “

Buchungssysteme mit verbindlichen „ Check-in “-Richtlinien verbessern die Datenqualität. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitsplatzbuchung bei der Ankunft bestätigen müssen, verringert sich die Diskrepanz zwischen gebuchten und tatsächlich genutzten Plätzen. Eine automatische Freigaberichtlinie gibt den Arbeitsplatz frei, wenn der Nutzer sich nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters anmeldet.

Es ist keine neue Infrastruktur erforderlich. Einfach umzusetzen. Der Nachteil ist, dass es nach wie vor auf die Mitarbeit der Nutzer ankommt. Du misst die Absicht anhand eines Bestätigungsschritts und nicht durch kontinuierliche Anwesenheit über den Tag hinweg.

Signale zur Erkennung von Computern und Monitoren

Bei der softwarebasierten Erkennung wird ein schlanker Agent auf den Laptops der Mitarbeiter eingesetzt, um zu erkennen, wenn ein Gerät an einen Büromonitor angeschlossen wird. So funktioniert „deskbird Dock “.

Die Dockingstation erkennt das Vorhandensein eines WLAN-Netzwerks, den Zugangspunkt (BSSID) und das Standard-Gateway sowie die Verbindungen zu Monitor und Dockingstation. Anhand des Zugangspunkts und des Gateways lässt sich unterscheiden, ob sich ein Gerät tatsächlich vor Ort befindet oder über das VPN von zu Hause aus verbunden ist.

Diese Methode liefert ein Präsenzsignal auf Schreibtisch-Ebene ohne Hardware-Kosten. Für die Bereitstellung ist MDM erforderlich, und die Präsenz wird nur erkannt, wenn das Gerät eine Verbindung zur Workstation herstellt. Für IT-Teams liegt der Reiz darin, dass keinerlei Wartungsaufwand anfällt: keine Batterien, die ausgetauscht werden müssen, keine Geräte, die kalibriert werden müssen, und kein Hardware-Bestand, der verwaltet werden muss.

Wo die Belegungserfassung versagt

[Table1]

Wenn Führungskräfte am Arbeitsplatz an den Zahlen zweifeln, hören sie ganz auf, sie zu nutzen. Entscheidungen basieren dann wieder auf Vermutungen. Unternehmen messen ihre Finanzen weiterhin bis auf den letzten Cent genau, während sie ihre Büros nach Gefühl bewerten.

So sehen datenschutzkonforme Belegungsdaten aus

Die Belegungsmessung wirft eine berechtigte Frage zur Mitarbeiterüberwachung auf, und für Unternehmen, die in der EU tätig sind oder über Betriebsräte verfügen, entscheidet sie oft darüber, ob eine Einführung überhaupt stattfindet. deskbird Dock bietet hierfür drei Modi an.

Benutzer authentifiziert. Das Gerät ist mit einem deskbird -Konto verknüpft. Umfassende Analysen sowie Automatisierungen wie Auto- Check-in us und Schreibtischwechsel.

Anonym. Die Anwesenheit basiert auf einer pseudonymisierten Geräte-ID, niemals auf einem Namen.

Anonym mit täglicher Rotation. Die Geräte-IDs werden alle 24 Stunden zurückgesetzt, sodass Besuche nicht über mehrere Tage hinweg miteinander verknüpft werden können. Das ist der Modus, nach dem Betriebsräte normalerweise fragen.

Die Berichterstellung erfolgt in jedem Modus aggregiert. Die Plattform wird in Europa gehostet und ist nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert. Beim Wechsel in den anonymen Modus werden historische Daten auf Benutzerebene anonymisiert – das solltest du wissen, bevor du dich entscheidest.

Die Kosten für Sensoren im Vergleich zu hardwarefreien Anwesenheitsdaten

Die Sensoren müssen Etage für Etage fachgerecht installiert werden; danach sind Batterien und Kalibrierungen erforderlich, solange ihr sie besitzt. Die Software lässt sich über MDM innerhalb weniger Tage bereitstellen, lässt sich fast ohne zusätzliche Kosten auf neue Standorte ausweiten und überlässt der IT-Abteilung außer Updates keinerlei Wartungsaufwand.

Was sich bei den Daten auf Portfolioebene ändert

Mietvertragsereignisse. Jede Verlängerung, jede Kündigungsklausel und jede Entscheidung über eine Erweiterung wird zu einer Frage der Fakten statt der Schätzungen. Die Auslastung nach Etagen zeigt dir, welche Gebäude ihre Fläche wirklich auslasten, bevor du dich auf eine weitere Laufzeit festlegst.

Konsolidierung. Die Auslastungsdaten aller Standorte zeigen, wo zwei nur zur Hälfte genutzte Etagen zu einer zusammengefasst werden können und welche Standorte genug Nachfrage haben, um erhalten zu bleiben.

Kosten pro genutztem Arbeitsplatz. Die Belegungskosten geteilt durch die tatsächlich belegten Schreibtische – statt durch die zur Verfügung gestellten – sind die Zahl, die einer genauen Prüfung durch den Vorstand standhält. Es ist auch die Zahl, die die meisten Ressorts derzeit nicht vorweisen können.

Meldung der vorgeschriebenen Anwesenheitstage. Die Anwesenheitsdaten zeigen, ob eine RTO-Richtlinie zu Präsenzzeiten im Büro führt und ob sich die Teams überschneiden, wenn sie vor Ort sind. Die Daten sind aggregiert und anonymisiert, sodass sie Aufschluss über die Richtlinie geben und nicht über einzelne Personen.

Geplant versus genutzt. Die Differenz zwischen beiden Werten innerhalb eines Portfolios ist meist die erste Zahl, die jemanden dazu bringt, seine Meinung darüber zu ändern, wie viel Platz er eigentlich braucht.

Wie „ deskbird “ ohne Hardware genaue Belegungsdaten liefert

deskbird „Intelligence“ ist die Analyseebene des Betriebssystems „ deskbird “ für das Arbeitsplatzmanagement.

deskbird Dock nutzt die bereits in deinem Gebäude vorhandenen Monitore und Netzwerkaktivitäten für eine passive Anwesenheitserkennung. Es lässt sich über MDM für Windows und macOS unauffällig bereitstellen und erfordert weder zusätzliche Hardware noch Änderungen am Netzwerk.

Auf der agentenbasierten Ebene hören die Daten auf, nur noch ein Dashboard zu sein. Sie funktioniert direkt in den Assistenten, die eure Teams bereits nutzen, darunter Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT und Gemini – es muss also nichts Neues eingeführt werden.

Frag einfach in Klartext, welche Einsparungen eine Zusammenlegung an sechs Standorten bringen würde oder welche Etagen montags eine Auslastung von unter 40 % haben – und das Tool schlägt dir die Kennzahlen und das Layout vor, um diese Fragen zu beantworten, wobei die Einsparungen für jedes Szenario beziffert werden.

Wenn du eine zuverlässige Raumbelegungserfassung ohne Sensoren willst, schau dir „ deskbird : Dock in Aktion“ an.